Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)? — все о налогах

График отпусков (форма Т-7): скачать бесплатно образец, правила составления, бланк и приказ на утверждение

Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.

Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Что говорит закон?

Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.

Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.

В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:

должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Правила составления

Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.

Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:

Принимать во внимание мнение сотрудников.
Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.Документооборот при оформлении
В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:
- Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
- Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
- женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
- сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
- трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
Число сотрудников, осуществляющих деятельность в одном отделе, которые могут уйти в отпуск в один временной период, должно быть ограничено.Виды
Следует принять во внимание следующее, если в организации трудятся сотрудники, которые были недавно приняты в штат, им положен отдых не ранее чем через 6 месяцев трудовой деятельности.
После составления и согласования, документ подписывается руководителем кадрового отдела и утверждается ответственным должностным лицом — руководителем предприятия.

Порядок оформления

Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:

Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.
Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:
- ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;Количество дней, учитываемых при расчете отпускных
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
- отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.
Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:
- определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
- следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.
Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.
Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:
- переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);Заявление о переносе
- переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
- переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.

Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:

в 8 графе указывается основание переноса;
9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
в 10 графе вносятся различные примечания.

Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:

Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.

Форма составления

Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.

Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Бланк по форме Т-7

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:

Полное наименование предприятия.
Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
ФИО должностного лица.
Табельный номер работника (указывается при наличии).
Длительность (количество дней).
Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
Фактические даты.
Предполагается в случае переноса.
Даты перенесённого отдыха.
Примечания.

Заполненный образец бланка Т-7Скачать бланк по форме Т-7 в формате .doc

Нюансы составления приказа об утверждении

Когда график разработан, его необходимо ввести в действие, для этого и составляется приказ.

Данная бумага в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

Наименование предприятия.
Место и дата составления.
Номер документа.
Основная информация распоряжения, также указывается нормативно- правовой акт, на который ссылается приказ.
Перечень ответственных лиц, участвующих в оформлении распоряжения.
Подпись руководителя организации.
Подпись сотрудников об ознакомлении с приказом.

Образец документа об утверждении

Необходимо уточнить, что докумет об утверждении графика – это составляющая внутреннего документооборота организации и поэтому не является обязательным условием соблюдения.

Образцы сопроводительной документации

Образец листа для ознакомления:

Пример листа ознакомления работников с приказом

Образец журнала для ознакомления:

Пример журнала для ознакомления

Образец уведомления сотрудника о начале отпуска под роспись:

Уведомление о начале

Образец приказа об утверждении графика:

Приказ об утверждении

ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком. Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.

Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком.

Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?

Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие — основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.

Распространённые ошибки

Не смотря на то, что правила и порядок составления графика известны каждому работнику отдела кадров, тем не менее это не исключает вероятности возникновения определённых погрешностей. Существует ряд типичных ошибок, которые допускаются при оформлении, приведём некоторые из них:

Поздние сроки подачи графика.
Неверное оформление документа.
Неточности при заполнении.
Не были приняты во внимание мнения сотрудников. В данной ситуации, первоочередное право имеет определённая законом льготная категория работников. Об этом мы говорили выше.

Сравнительно недавно появился новый инструмент, основной целью которого является оптимизация деятельности кадрового отдела – умная таблица, с помощью которой работа с отпусками значительно упрощается.

Умный график

Умный график на 2018 год осуществляет следующие функции:

Высчитывает дату окончания отпусков с учётом праздничных дней.
Показывает пересечение отпусков работников.
Предупреждает о имеющихся сотрудниках, которым в скором времени следует уйти на отдых.
Делит отпуска на 7 частей.
Заполняет специализированную форму Т-7, нажатием одной кнопки.

Заключение

Как видим, оформление отпускного графика – очень ответственное занятие, которое требует соблюдения определённых условий и сопоставления многих ключевых факторов, которые в свою очередь могут повлиять на конечный результат. Выше мы выявили основные тезисы, благодаря которым вы сможете грамотно составить документ такого типа.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/grafik-otpuskov.html

Приказ о внесении изменений в график отпусков

График отпусков является важным и необходимым документов в организации.

У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации.

Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Чем опасна не актуальная информация в графике отпусков?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в графике отпусков была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: “График отпусков. Дополнение №…”. Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке.

Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве.

Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков.

Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза – его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации.

Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, “В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.”.

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в “Примечании”, колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников.

Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии.

Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Особенности при составления график отпусков

Бланк приказа

Приказ о внесении изменений в график отпусков образец скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/prikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-grafik-otpuskov.html

Как внести изменения в приказ на отпуск | Помощь Юриста

Это могут быть приказы:

касаемые условий работы сотрудников;
каких-то локальных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.п.);
смены должностных лиц;
отношений между работодателем и подчиненными.

Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.

Для чего вносить изменения Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись.

Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.

ВниманиеОдновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.

К последним относятся:

название компании;
место, номер, дата составления приказа;
обоснование и основание для него.

В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).

Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников. Требования к оформлению приказа Оформление приказа также как и его содержание может быть абсолютно произвольным: документ можно печатать на компьютере или писать от руки на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.

При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика.
При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Смена даты отпуска.

Приказ о внесении изменений в приказ

Важно

С Осоргиным был заключен трудовой договор, и о его приеме на работу в качестве водителя был издан приказ.

Непосредственно после этого (в процессе оформления личной карточки по форме № Т-2) было выявлено отсутствие у Осоргина документа, подтверждающего наличие у него специальных знаний, необходимых для работы водителем — водительского удостоверения.

В связи с этим руководитель предприятия в соответствии с п.

5 ст.

Указания должностным лицам, которые должны быть выполнены в связи с внесением изменений в прежний приказ (пункт, пункты приказа) и изданием нового.

4 Пункт или пункты приказа, которые потеряли законную силу, в связи с изданием нового приказа. 5 Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ или его пункты осуществляется на листах бумаги формата А4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003.

Полезный совет Закрытое Акционерное Общество «Мегаполис» ПРИКАЗ 22.05.20011 год № 105-АХСанкт-Петербург О внесении изменений в п.

Источник: https://s-help.ru/kak-vnesti-izmeneniya-v-prikaz-na-otpusk/

Как внести изменения в график отпусков

Работник идёт в ежегодный отпуск не по графику, написал заявление о переносе отпуска, издан приказ на отпуск, а обязательно ли издавать приказ о внесении изменений в график отпусков? Или достаточно , на основании заявления, внести фактические даты. Здравствуйте, Елена! Достаточно в График отпусков внести даты (дни) фактического отпуска и указать основание (но только не заявление, а Приказ, в котором заявление упоминается).

План отпусков утверждается на будущий год не позднее чем за две недели до окончания текущего (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако жизнь в компании не стоит на месте: приходят и увольняются сотрудники. Нужно ли внесение изменений в график отпусков в таких случаях?

Подробнее: www.glavbukh.ru

Отпускам посвящена гл. 19 ТК РФ. График отпусков является обязательным элементом кадрового документооборота каждого предприятия, его обязаны соблюдать все стороны трудовых отношений. Утверждение документа осуществляется не позднее двух недель до начала очередного календарного года, однако закон не запрещает вносить изменения в график отпусков.

Ольга Полякова, юрист Начался очередной календарный год, утвержден и доведен до руководителей подразделений график отпусков.

На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен нанимателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится менять.

Какие изменения в него можно вносить и как это грамотно сделать, читайте в статье.

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Часто бывает так, что сотрудники заявили в графике один период, а фактически пошли в отпуск в другой.

Неужели на каждый такой перенос нужно бумажки о переносе составлять? А если вместо 2х недель человек решил пойти на 1 неделю, а когда использовать вторую ещё не решил?Неужели недостаточно заявления на отпуск для правильного оформления этого?И ещё непонятно насколько обязательны все уведомления о начале отпуска. Сотрудник же сам пишет заявление на отпуск, зачем его ещё и уведомлять?

Подробнее: trudowoeprawo.blogspot.ru

Не позднее, чем за две недели до нового года, работодатель обязан утвердить график отпусков, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Автор рассказывает, как правильно заполнить все кадровые документы, относящиеся к составлению графика; какие категории работников и на каком основании имеют право использовать отпуск в удобное для них время; как внести изменения в график отпусков, если работник передумал и просит о другом времени.

Подробнее: www.Delo-Press.ru

Предыдущая Приказ об утверждении графика отпусковСледующая Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60) Похожие записи Приказ об утверждении графика отпусков 12.06.2017 Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Процедура составления отпускного графика – это процесс обязательный для выполнения абсолютно каждым работодателем. Он регламентируется положениям ст. 123 ТК РФ. Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается приказом. Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?

Подробнее: azbukaprav.com

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней.

Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

Внесение изменений в график отпусков для опытного кадровика — задание несложное. А вот у начинающих работников отдела кадров все еще остается много вопросов. Но давайте подробно рассмотрим, какие документы нужно собрать, чтобы внести необходимые изменения?

Подробнее: nalog-nalog.ru

Внесение изменений в график отпусков может потребоваться как по инициативе работодателя, так и по просьбе работника. О том, как правильно оформить изменения и дополнения к графику, расскажем в этой статье. Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

Когда можно вносить в него изменения, да и можно ли вообще — на этот вопрос не сразу ответят даже некоторые предприниматели. Но, дабы помочь простым сотрудникам и начальству разобраться в данном казалось бы на первый взгляд сложном документе, наши специалисты составили данную статью с необходимой информацией о графике отпусков.

Источник: https://www.chsvu.ru/kak-vnesti-izmeneniya-v-grafik-otpuskov/

Как и когда составить график отпусков: образец заполнения и приказа об утверждении по форме Т 7

Любой график подразумевает некую очерёдность. График отпусков — не исключение. По сути, это та же очередь, которая составляется централизованно для всех сотрудников. Причины составления две: требование закона РФ (ст.123 ТК РФ) и предупреждение конфликтных ситуаций в организации. Составить его можно, ориентируясь на форму Т 7 и предложенные ниже образцы.

Обязательно или желательно

Изучив статью 123 ТК РФ, приходим к такому выводу: оформленный график отпусков должен лежать у инспектора по кадрам в специальной папке. Там, где обычно хранятся локальные правовые документы организации.

График может быть один на всю организацию. Это удобно, если штат маленький.

Если на предприятии есть крупные структурные подразделения, практичнее оформить график по отделам.

Особое влияние оказывает профсоюз (если таковой на этом предприятии имеется). Под его руководством разрабатывается чёткая инструкция по составлению документа.

То есть график разрабатывается исключительно организацией с учётом требований законодательства. Одновременно берутся к сведению все льготы работающих и пожелания коллектива.

Работаем над составлением графика

Знакомство работника с графиком отпусков

Будьте готовы к тому, что не всем работникам ваш график придётся по душе. Возможны различного рода недоразумения. Чтобы быть во всеоружии, подготовьте убедительные факты того, что очерёдность построена правильно.

Что это за факты? Это документы, подтверждающие право на первоочередной отпуск отдельных работников.

Принимаются к сведению семейные обстоятельства, личные заслуги каждого работника, необходимость обязательного присутствия конкретных сотрудников в определённые периоды.

Варианты уведомления сотрудников:

Унифицированная форма №Т-7 рекомендуется для составления графиков отпусков. Ничего противозаконного не случится, если в форму добавить столбец с названием «Ознакомлен (а)». Дата и подпись обязательны.
Оформление специальной формы (произвольный вариант), с указанием таких сведений: Ф.И.О. сотрудника, подпись, дата.

Образец произвольной формы ознакомления с графиком отпусков

Как вариант, специалисту по кадрам подготовить приказ и утвердить у руководителя. Приказом назначается ответственное лицо, которое отвечает за ознакомление работников одного или нескольких подразделений с формой на предстоящий год.

В приказе пофамильно указываются все лица, которым потребуется поставить подпись об ознакомлении с приказом.

Документ допустимо выслать на корпоративную почту для работников. Но не факт, что все ознакомятся. Или не признаются, что ознакомлены.

Поэтому выбираем старый и надёжный способ — под подпись.

Правила составления + образец заполнения

Алгоритм составления графика отпусков с учётом требований ст. 123 ТК РФ:

С первого раза составит полноценный график лишь кадровик-виртуоз. Согласитесь, таких немного. Поэтому приступим к изготовлению своеобразного черновика. В первую очередь делим всех сотрудников по отделам. Затем сортируем по вероятной взаимозаменяемости, чтобы не пострадали рабочие процессы. Подсчитываем и вносим в график-проект продолжительность каждого отпуска, возможные разделения отпуска по частям. Вообще, в каждой организации свои тонкости, поэтому здесь приведён своеобразный шаблон, которого стоит придерживаться. Когда все необходимые данные будут внесены в сводную таблицу, кадровик сразу увидит вероятные нестыковки и внесёт необходимые поправки.
Обязательное согласование документа с организацией профсоюза, если таковая имеется. Профсоюз вправе рассматривать обсуждаемый график до 5 дней. После обязан дать обоснованные комментарии и предложить вероятные поправки.
Утверждение готовой формы руководителем организации.
Статьёй 123 ТК РФ не предусмотрено обязательное ознакомление работников с графиком отпусков. Но сделать это всё же стоит. Так кадровик подстрахует в первую очередь себя, проверит правильно ли учтены интересы всех сотрудников.
Копии документа раздаются руководителям всех подразделений для возможной корректировки и внесения пожеланий сотрудников. Как бы кадровик и руководители отделов ни старались максимально учесть все варианты, в график отпусков будут периодически вноситься поправки.

Пример заполнения формы Т-7 (график отпусков)

Приказ на утверждение графика отпусков

Ссылаясь на ст.123 ТК РФ, можно с уверенностью утверждать, что такой приказ в обязательном порядке не составляется.

Подготовить приказ можно в следующих случаях:

руководитель обязует начальника отдела кадров подготовить график для последующего утверждения;
руководитель оповещает начальников всех подразделений, что требуется собрать сведения о желаемых датах отпуска у сотрудников.

То есть, приказ является дополнительным напоминанием о подготовке к отпускной кампании в организации.

Образец заполнения приказа на составление графика отпусков

Вносим изменения в график отпусков

График отпусков на один год в организации должен быть один.

Возникают ситуации, когда данные ранее утверждённого графика становятся неактуальными. Это происходит по ряду причин:

приём на работу новых сотрудников;
работающие в организации граждане, которые имеют право потребовать отпуск в любое время;
смена специфики деятельности организации;
внеплановая командировка;
болезнь сотрудника либо руководящего лица;
финансовые возможности организации.

Законодательство не требует каждый раз знакомить всех сотрудников с окончательным видом графика. Это остаётся на усмотрение руководства.

Если перенос отпуска вызван внеплановыми производственными моментами, то руководство дополнительно согласовывает с работником дату переносимого отпуска. Если же, наоборот, сотрудник хочет перенести отпуск на другую дату, то пишется заявление на имя руководителя.

В законе точно не прописано, можно ли вносить изменения в документ. Чтобы не мучиться ненужными сомнениями, будем действовать по проверенному алгоритму:

изменение в график отпусков инициирует непосредственно руководитель (либо в интересах организации, либо в интересах сотрудника);
утверждение приказа на внесение изменений;
ознакомление работников, отпусков которых коснулись изменения, под подпись;
издание нового графика отпусков с внесёнными изменениями.

Ошибки недопустимы

Вопрос организации отпускной кампании в каждой организации находится под особым контролем у проверяющих органов. При выявлении нарушений чаще всего наказывают рублём. Либо конкретное виновное лицо, либо организацию.

Длительный стаж проверок кадровых служб позволил выявить типичные ошибки и нарушения:

График отпусков не утверждается руководителем.
Отпуска оформляются лишь на основании заявления сотрудника без составления приказа и графика отпусков.
Несоблюдение очерёдности отпусков, указанной в графике. Отсутствие соответствующих приказов о внесении изменений в график.
Внесение некорректных записей в график (например, отпуск сотрудника по беременности и родам, отпуск по уходу за детьми до трёх лет).
Неправильное деление отпуска на части. Одна часть не должна быть менее 14 дней.
Накопление неиспользованных отпусков (более двух лет).
Неверная оплата за неиспользованные дни отпуска.
Отправка сотрудника в отпуск 2 раза в год. Такой вариант допускается, если сотрудник принят на работу, например, в 2015 году, а в отпуск два раза идёт в 2016г.
Одновременная отправка в отпуск сотрудников, выполняющих схожие функции. В таком случае организация остаётся без узких специалистов.
Отказ льготным категориям работников уходить в отпуск в удобное для них время.
Нелегальный способ: работник одновременно оформляет отпуск и продолжает трудиться.

Срок хранения графика отпусков

Срок хранения графика отпусков рассмотрим на примере.

График отпусков составлен на 2017 г. Начало срока хранения — 1 января 2018 г.

Окончание срока хранения — 31 декабря 2018 г.

Списать и уничтожить график отпусков за 2017 год можно с 1 января 2019 г.

Как накажут?

В силу различных причин в организации нарушают соблюдение графика отпусков. Такие деяния контролирующие органы назовут нарушением законодательства о труде.

За отсутствие графика, за некорректное заполнение, за нарушение прав работников привлекают к административной ответственности.

Несвоевременное внесение изменений либо игнорирование факта вносимых изменений в график отпусков: наказывается виновное лицо в виде привлечения к дисциплинарной ответственности (статья 192 ТК РФ). Вопрос такого наказания в компетенции руководителя.

Несоблюдение или отсутствие графика отпусков влечёт несвоевременный расчёт с сотрудником, уходящим в отпуск.

Совет, который в любом случае окажется беспроигрышным: всю кадровую документацию ведите согласно требованиям законодательства. Сомневаетесь в необходимости оформления какого-либо документа — оформите его на всякий случай. Ведь законодательство меняется, причём эти изменения могут пройти мимо вашего внимания. Будьте во всеоружии!

Наталия Бадрак
Распечатать

Источник: https://dela.biz/svoy-biznes/5767-forma-t-7-grafik-otpuskov.html

Приказ о внесении изменений в график отпусков: как правильно составить

Приближается время, когда кадровые работники должны представить своим руководителям разрабатываемые на следующий год графики отпусков, которые фиксируют периоды отдыха всех сотрудником компании. Однако, так как он разрабатывается на год, то его периодически приходится корректировать. Для этого составляется приказ о внесении изменений в график отпусков.

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Действующие положения нормативных актов разрешают осуществлять внесение изменений в график отпусков, который ранее был утвержден и введен в действие. Напомним, что график отпусков вводится на основании приказа об утверждении графика отпусков не позднее 17 декабря предшествующего года.

Изменения в график отпусков вносятся, когда кто-то из работающих на предприятии переносит свой период отдыха или происходит изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника, который трудоустроился уже в текущем году.

Следует только помнить, что прием нового сотрудника в обычных условиях не требует обязательного его включения в график, ведь отпуск ему положен после 6 месяцев выполнения обязанностей.

Также нормы права предусматривают ситуации переноса периода отдыха в силу сложившихся обстоятельств, и работодатель должен все это оформить.

Можно обозначить следующие такие случаи:

Период отпуска совпадает с периодом болезни. Однако, здесь следует учитывать условие о том предупредил ли работник работодателя или нет. Если он ушел в отпуск, а потом оформил лист нетрудоспособности и известил администрацию компании об этом, то отпуск у него увеличивается на количество дней больничного. Когда же о периоде нетрудоспособности стало известно только после того, как работник приступил к работе, отпуск должен перенесен быть на удобное для сотрудника время.
Во время отпуска работник выполнял свои гражданские обязанности (был присяжным, свидетелем, призывался на военные сборы и т.д). ТК РФ устанавливает, что на все это время он освобождается от работы, и ему начисляется средний заработок.

бухпроффи

Внимание! Трудовое право определяет обязанность работодателя известить работник о начале его ежегодного и (или) дополнительного отпусков не менее чем за 14 дней. Если это правило будет нарушено администрацией, сотрудник получает право перенести свой период отдыха на удобное для него время. Для этого ему достаточно только написать заявление.

Работодателю также предоставляется право переносить отпуска работника, но при соблюдении определенных условий.

К таким ситуациям относятся:

Для выполнения срочного поручения с высокой степенью важностью, когда это осуществить может только данный человек.
При структурных изменениях на предприятии.
При изменении технологического процесса, в частности для пуско-наладочных работ.
Когда на предприятии проходят проверки контролирующих органов.
Привлечение работника к работе с целью отправления его в командировку.
Период нетрудоспособности руководящего состава работников, когда в соответствии с положениями и учредительными документами обязанности по управлению должны быть возложены на строго определенных лиц.

Главное при этом помнить, чтобы привлечь работника к трудовой деятельности во время ежегодного отпуска необходимо получить его согласие, ведь это является обязательным условием подобного изменения графика отпусков.

бухпроффи

Внимание! ТК РФ устанавливает в качестве гарантий определенным категориям граждан, возможность уходить в отпуск по их желанию в необходимое время. К ним относятся несовершеннолетние, беременные, работающие по совместительству, почетные доноры, лица, подвергшиеся радиации и т.д.

Как внести изменения в график отпусков

В действующем законодательстве не содержится конкретных указаний о том, можно ли производить изменения в этом нормативном акте, а также как правильно это произвести. Однако кадровики считают, что вносить изменения все же нужно.

И на это есть следующие причины:

Неверный документ может вносить путаницу в очередности предоставления отпусков, а также повлечет санкции со стороны проверяющих органов;
Незапланированное отсутствие сотрудника на месте работы может отрицательно повлиять на работу компании.

В любой ситуации выполнение изменений в графике должно быть разрешено администрацией фирмы, а также это нужно согласовать с самим работником.

В ситуации, когда сотрудник желает перенести отдых на другое время, нужно написать заявление на имя руководителя. В нем нужно вежливо изложить просьбу о переносе времени отпуска на другой, желаемый срок. Подписанное руководителем заявление отдается в кадровый отдел, который составляет необходимый приказ. В самом графике, в поле «Примечание» проставляются сведения о заявлении.

бухпроффи

Внимание! Если перенос выполняется по производственной необходимости, порядок действий практически тот же. Только работник должен оформить не заявление, а согласие на перенос отпуска на новый срок. В графике в этом случае указываются реквизиты поданного документа.

Скачать образец приказа

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для данного документа нет какой-либо обязательной формы. Организация может оформлять его произвольно, в том числе используя свой фирменный бланк.

Приказ в своей верхней части обязательно должен содержать название организации, ее налоговые коды, адрес регистрации, банковские реквизиты.

Ниже на следующей строке записываются место оформления и текущая дата.

Далее нужно записать название документа – «Приказ», после чего указать его номер. На следующей строке можно записать его краткое содержание — например, «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Иванова А. И.».

После этого следует вводная часть документа, в которой необходимо описать причину переноса отпуска у работника. Это можно сделать так: «На основании заявления работника о переносе отпуска..» либо «В связи со вводом в эксплуатацию оборудования на основании письменного согласия работника..».

Затем идет слово «Приказываю», после которого излагаются положения распоряжения:

Произвести перенос отпуска на новую дату, с обязательным указанием с какой даты передвигается отдых;
Указание кадровому работнику внести необходимые изменения в действующий график отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков должен подписать руководитель организации. Ниже идут графы для отметки об ознакомлении упомянутых в документе работников.

Нужно ли знакомить сотрудников с изменениями

График отпусков является локальным нормативным документом, и по закону, работодатель должен с ним ознакомить всех сотрудников под роспись. При внесении изменений в график, с ними необходимо знакомить только того сотрудника, которого это напрямую касается. Производить повторное ознакомление всех остальных работников, упомянутых в документе, нет надобности.

Выполнять эту операцию можно несколькими способами. Вместе с графиком отпусков можно предусмотреть ознакомительный лист, в который будет вноситься отметка о сути внесенных изменений, а работник будет ставить рядом свою подпись.

Кроме этого, можно предусмотреть в приказе, на основании которого вносятся изменения, отдельную графу, где сотрудник также должен будет поставить отметку.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!(1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-grafik-otpuskov.html

Как внести изменения в график отпусков?

Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.

Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.

По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
скорая реорганизация предприятия;
возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Отзыв сотрудника и досрочный выход

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2018 году?

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

в учетной карточке;
в соответствующем табеле дней;
в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
Издает приказ.
Оповещает об изменениях сотрудника.
Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2018 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

наименование организации;
инициалы работодателя;
персональные сведения;
сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
дату составления;
подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

наименование организации;
сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Типичные ошибки

Типичные ошибки заключаются в следующем:

при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
указание некорректных сведений;
наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части — важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.

Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.

Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.

Источник: https://buhdzen.ru/kadry/otpusk/vnesenie-izmenenij-v-grafik-otpuskov/