[лайфхак] сотрудник внепланово задержался в командировке. как оформить? — все о налогах

Работник остается в командировке — Адвокат

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда. Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере.

День отдыха не оплачивайте. Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки.

Внимание

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г.

№ 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована.

Налоги и право

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп.

1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения). Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Какие документы должен принести сотрудник по возвращении из командировки

Работник задержался в командировке по своим делам. Кто оплатит проезд Бывает, что работник по окончанию своей командировки, решает остаться в этом городе еще на несколько дней. Например, командировка оканчивается в пятницу, а работник хочет остаться еще на выходные.

Можно ли учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость обратного билета? Ведь дата в обратном билете не будет совпадать датой окончания командировки в командировочном удостоверении. По мнению Минфина России – можно. Правда, разрешение должен дать руководитель компании.

Важно

Источник: https://advokattat.ru/rabotnik-ostaetsya-v-komandirovke/

Порядок оформления командировки

Командировка представляет собой поездку в область, удаленную от основного рабочего места. Она осуществляется сотрудником на основании приказа директора предприятия.

Работнику при поездке служебного характера должны быть компенсированы все затраты, связанные с ней: оплата найма жилья, билетов на самолет или поезд и дополнительные расходы.

Целью командировки является выполнение задания, связанного с трудовой деятельностью.

Подобная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. В ее рамках сотрудник может уехать за границу или остаться в РФ.

Вне зависимости от вида командировки и ее срока, оформляться она должна на основании действующих законодательных актов.

Что нужно знать?

Период нахождения служащего в месте командировки определяется на основании предоставленных им после возвращения из поездки документов о проезде.

Сотрудник может предоставить нанимателю следующие бумаги:

квитанции об оплате проезда;
путевой лист;
кассовые чеки.

Работнику, отправленному в подобную поездку, должны быть выплачены суточные. Это компенсация, выплачиваемая за каждый календарный день пребывания в командировке по долгу службы.

Нормативная база

Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:

в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.

Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.

Оформление командировки в 2018 году

Служебная командировка может быть оформлена для работников, осуществляющих деятельность на основании трудового договора.

Ее оформление возможно в случае, если труд сотрудника не связан с регулярными разъездами (к примеру, работа курьера или водителя).

Запрещается по желанию нанимателя отправлять в поездку, связанную со служебными обязанностями, следующих категорий работников:

лиц младше 18 лет;
беременных работниц;
женщин, имеющих малышей возрастом младше 3 лет;
сотрудников, осуществляющих постоянный присмотр и уход за заболевшими членами семьи, при этом факт болезни должен быть подтвержден медицинскими справками;
сотрудников, которые имеют несовершеннолетних детей-инвалидов.

При этом некоторые категории работников все же могут быть отправлены в служебную поездку с собственного согласия, при условии, что это не запрещено им на основании заключений из медучреждений.

Служебной

В командировку может быть направлен работник, официально трудоустроенный в фирме и не относящийся к тем категориям сотрудников, кого запрещено направлять в служебные поездки.

Какие предусмотрены виды наказаний:

выговор;
замечание;
увольнение.

На личном автомобиле

При направлении в командировку сотрудника на личном автомобиле порядок ее оформления не изменяется.

Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

Без суточных

Существуют ситуации, при которых работодатель может не выплачивать сотруднику суточные:

Когда служащий направляется в однодневную поездку по России.
Когда работник направляется в служебную поездку на несколько дней, однако, при этом имеет возможность каждый день возвращаться домой и не проживать в месте командирования.

Последний вид служебных поездок необходимо отличать от разъездной работы.

При разъездной работе сотрудник регулярно трудится вне места нахождения нанимателя. В пример можно привести работу водителей, которые занимаются междугородними перевозками.

На 1 день

В случае однодневной поездки суточные работнику не выплачиваются, а компенсируется только проезд.

Если командировка задерживается на более длительный срок, то работодатель обязан произвести расчет суточных.

Местной

Выполнение поручения нанимателя в том же городе, в котором находится организация, не является командировкой. Такая процедура может называться служебным поручением в другой фирме.

В некоторых случаях на практике применяется термин «местная командировка». При направлении работника с каким-либо поручением, за ним сохраняют рабочее место и средний оклад в фирме, где он трудоустроен.

В выходной день

Считается, что во время обычных служебных поездок сотрудник использует выходные и праздничные дни для отдыха. Поэтому по возвращении из поездки никакая компенсация в форме дополнительных выходных дней или их оплаты для сотрудника не предусматривается.

За такие дни служащий вправе получить дополнительные дни отдыха или увеличенный размер оплаты труда.

За границу

Выплата сотруднику суточных при отправлении в служебную поездку за пределы РФ имеет свои особенности.

Так, в случае однодневных командировок за рубеж, суточные сотруднику полагаются, в отличие от аналогичных поездок по России.

При этом они должны рассчитываться как 50% от величины подобной компенсации в день, предусмотренной для заграничных поездок работников.

Необходимые документы

Служебная поездка сотрудника должна быть оформлена при помощи необходимых документов. Причем часть из них составляется до командировки, а часть ‒ после нее.

Оформление командировки в 2018 году сопровождается составлением следующих обязательных бумаг:

Приказа нанимателя о направлении сотрудника или группы сотрудников в служебную поездку. Для составления данной бумаги имеются стандартные формы ‒ №Т-9 и №Т-9a (для одного человека и нескольких, соответственно).
Поручения для командировки с отчетом о выполнении ‒ для документа предусмотрена форма №Т-10а.
Командировочного удостоверения. Это бумага для служащего, составляемая по форме №Т-10.
Маршрутного листа.
Доверенности.
Журналов учета.

Недавно произошли изменения, которые внесли нововведения в положения о правилах направления сотрудников предприятий в служебные поездки.

Эти изменения сделали весь процесс документирования процедуры более упрощенным в связи с тем, что уменьшилось число необходимых бумаг.

Так, в текущем году не являются обязательными при оформлении командировки следующие документы:

маршрутный лист;
командировочное удостоверение;
отчет о совершенной поездке;
доверенность и журналы учета.

Отчетные документы, составляемые после возвращения служащего:

Авансовый отчет по форме №АО-1 о потраченных во время служебной поездки средствах.
Отчет о поездке.
Служебная записка.

Маршрутный лист

При использовании во время командировки транспортного средства, принадлежащего компании, или личного авто сотрудника, должен быть оформлен маршрутный лист.

В эту бумагу вносятся следующие данные:

даты начала и окончания поездки;
цель поездки;
наименование фирмы, где работает сотрудник;
номер документа;
ФИО работника, его должность;
штамп, удостоверяющий о пройденном медосмотре;
госномер и марка авто;
маршрут.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой особую бумагу, которая удостоверяет факт нахождения командированного работника на месте, а также даты его отъезда и приезда из поездки.

Ее оформление требуется в следующих случаях:

если служащий отправляется в командировку на арендованном, личном авто или на машине, принадлежащей организации;
если работник не имеет при себе документацию, которая могла бы подтвердить присутствие факта его проживания или проезда.

Бумага, в основном, требуется для начисления суточных, поскольку для их расчета требуется знать точное время, которое сотрудник провел в поездке.

Доверенность

Доверенность может потребоваться, например, если сотрудник уезжает в служебную поездку на автомобиле третьего лица.

Компания может оформить выплаты за проезд в качестве компенсации за пользование личным имуществом во время служебной поездки.

При этом подобную компенсацию может получить как собственник транспортного средства, так и работник, использующий его на основании доверенности.

Авансовый отчет

В авансовом отчете сотрудник отчитывается о своих затратах. К бумаге необходимо приложить квитанции и чеки на оплату проживания и проезда, питания и прочих расходов.

Что обычно указывается в этом документе:

его номер;
размер аванса, выданного работнику;
дата предоставления аванса;
ФИО и должность работника, получившего аванс;
сумма потраченных средств;
при наличии остатка денег ‒ его величина;
документы, удостоверяющие расходы.

Возмещение расходов

За работником во время его служебной поездки сохраняется средний заработок.

Сотруднику, направленному в командировку, также производится оплата расходов, связанных с проживанием, проездом, а также дополнительными тратами.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ не взимается с суточных, если они не превышают 700 р. в день ‒ для поездок по России и 2500 р. в день ‒ для зарубежных поездок.

Если суточные, выплачиваемые работнику, больше данных лимитов, то они считаются прибылью и подлежат обложению НДФЛ по ставке в 13%.

В текущем году работодателям рекомендуется устанавливать величину суточных не больше установленных в соответствии с НК РФ лимитов, поскольку крупные суммы подлежат еще и обложению страховыми взносами (кроме взносов, связанных с травматизмом).

На видео о порядке оформления

Источник: https://nam-pokursu.ru/oformlenie-komandirovki/

Командировку отменили: как оформить и отразить в учете

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок.

Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену.

Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется.

Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок.

А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов.

В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.

uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными:

объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
субъективными, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).

В таких случаях руководитель принимает решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п. А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы.

Оформление отмены командировки

Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку.

Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:

составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см. образец 1 в конце консультации). В зависимости от причины отмены такая записка может быть подготовлена начальником структурного подразделения, в котором трудится командированный, самим командированным или другим ответственным лицом на предприятии;

издается приказ об отмене командировки (см. образец 2 в конце консультации) согласно ранее изданному приказу, в котором указываются: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он обязан вернуть в бухгалтерию предприятия полученный аванс на командировку. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись;

вносятся записи об аннулировании поездки работника в журнал регистрации приказов о командировке (по форме приложения к Инструкции № 59), составляется работником и представляется в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – авансовый отчет).

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене и отзыве в связи с этим работника из командировки.

В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в ус-тановленные сроки отчитаться по командировке.

Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Если был выдан аванс и часть его израсходована на приобретение проездных документов, то при отзыве из командировки такие расходы с разрешения руководителя возмещаются работнику (абзац пятый и девятый п. 12 разд. II, абзац пер-вый п. 11 разд. III Инструкции № 59):

на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиабилет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Учет расходов при отмене командировки

В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).

Согласно изменениям, внесенным в Налоговый кодекс (далее – НК) Законом от 28.12.14 г. № 71-VIII, с 1 января 2015 года в налоговом учете расходы отражаются по правилам бухгалтерского учета.

При этом объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам бух-учета согласно П(С)БУ или МСБУ и скорректированный на разницы, определенные по правилам НК.

Ограничения по командировочным расходам НК не предусмотрены.

Плательщики налога на прибыль могут включать в состав налоговых расходы, связанные с хозяй-ственной деятельностью предприятия (непосредственно с получением доходов). К таковым в составе прочих относятся и расходы на командировки при условии их документального подтверждения.

При отмене командировки расходы по выданным и частично использованным средствам вполне логично включить в командировочные расходы (как правило, Дт 94 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Пример

На предприятии издан приказ о направлении в командировку работника отдела продаж для выполнения производственного задания. Из-за неблагоприятных погодных условий распоряжением директора командировка отменена.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены так:

(грн.)

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/3370-0

№п/п	Содержание операции	Первичные документы	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
1	Выдан работнику аванс на командировку	Приказ, расходный кассовый ордер типовой формы № КО-2*	372	301	1 500
2	Уплачены комиссионные при возврате билетов на поезд	Квитанция железной дороги	949	372	70
3	Возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма аванса	Приказ об отмене командировки, авансовый отчет, приходный кассовый ордер типовой формы № КО-1**	301	372	1 430
* Приведена в приложении 3 к Положению № 637.** Приведена в приложении 2 к Положению № 637.

В нашем случае расходы (70 грн.), понесенные в связи с возвратом билета на поезд по уважи-тельной причине (отмена командировки), документально подтверждены, могут считаться связанными с хоздеятельностью предприятия и подлежат включению в состав налоговых.

При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.

<\p>

Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:

ссылку на ранее изданный приказ о командировке;
причины ее отмены (переноса), сроки возврата работника из командировки (в случае отзыва из нее), сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной суммы аванса (если были понесены предварительные расходы).

Для правильного оформления и отражения в учете таких операций на предприятии должно быть разработано и утверждено Положение о служебных командировках работников предприятия.

ОБРАЗЕЦ 1

Директору ООО «Варежка» Журавлеву В. Б.

Начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Докладная записка от 08.01.15 г. № 1

Источник: https://uteka.ua/publication/Komandirovku-otmenili-kak-oformit-i-otrazit-v-uchete

10 ответов на вопросы по поводу командировок

Оформлять командировки для многих бухгалтеров, которые ведут параллельно и кадровый учет, дело довольно рутинное. Вроде бы, процесс командирования отработан, и трудностей здесь не должно быть. Но, как показывает практика, случаются ситуации, когда необходимо поломать голову.

В данной статье приведены ответы на 10 подобных вопросов.

Вопрос № 1: регулярные поездки экспедитора являются ли командировками?

Ответ: нет, не являются.

Это следует из ст. 166 Трудового кодекса.

В ней говорится, что поездки по работе работников, чья регулярная работа тесно связана с разъездами (работники прямых продаж, курьеры, электрики, сантехники, оказывающие услуги населению), или вообще проходит в пути (проводники, водители, машинисты, пилоты, экспедиторы) не считаются командировками.

Следовательно, таким работникам не нужно на каждую поездку составлять удостоверение по командировке и выплачивать суточные. Это правило распространяется, даже если поездка необходима на несколько дней и в другой город (к примеру, в ситуации с экспедиторами).

Вопрос № 2: может ли служебная поездка быть только 1 день?

Ответ: да, такое возможно.

Как оказалось, в Положении о командировках и Трудовом кодексе вопрос о минимальной длительности командировки полностью не прояснен. Только в п.

2 старой, еще советского времени, Инструкции о служебных поездках говорится, что командировочное удостоверение может быть не выписано, если работник возвращается из служебной поездки в тот же день, в который он был отправлен. Из вышесказанного, возможно, сделать вывод, что служебная поездка может проходить и 1 день.

Впрочем, как уже ранее оговорено, более поздний закон (ТК России и Положение о командировках) подобной поправки не включает. Но и запрет на однодневные служебные поездки эти акты тоже не содержат.

Получается – однодневные служебные поездки не запрещаются, но документацию по ним лучше составлять, в полной мере (отчет и командировочное удостоверение). Это не станет лишним и для налоговой службы.

Следует обратить внимание, что суточные при командировке на 1 день оплачиваются лишь при поездках за рубеж, и то в размере 50% от норматива. При однодневных поездках внутри страны суточные не оплачиваются (п.

11 и 20 Положения о служебных поездках).

Вопрос № 3: как правильно высчитать день отъезда, в случае если вылет самолета осуществляется в начале 1-го ночи?

Ответ: днем выезда обычно считают день, который предшествует дню вылета самолета. Связывают этот факт с тем, что следуя п.

4 Положения о служебных поездках при высчитывании дня отъезда необходимо учитывать время, требуемое для проезда до станции, аэропорта, либо пристани, если эти объекты расположены за чертой города.

Так как аэропорты обычно расположены за городом, то днем выезда будет считаться день, когда работник начнет двигаться в сторону аэропорта.

Следует обратить внимание, что в подобном случае день отъезда не совпадет с датой, которая указана в авиабилете. Следовательно, лучше сказать работнику, чтобы он сохранил и предоставил бухгалтеру также билет на тот транспорт, на котором он ехал до аэропорта.

Вопрос № 4: необходимо ли предоставлять сотруднику, который вернулся из служебной поездки, дополнительные выходные, если в месте служебной поездки он трудился 6 дней в неделю?

Ответ: нет, не нужно.

Допустим, сотрудник на основном месте работы работает по пятидневке, а в период служебной поездки он трудился 6 дней в неделю. Имеет ли он полное право на получение дополнительных выходных? Ответ на данный вопрос можно найти в п. 8 Инструкции о командировках.

Там оговаривается, что сотрудник, который находится в служебной поездке, должен придерживаться режима рабочего времени и отдыха того учреждения (объединения, организации, предприятия), в которое он командирован. Это будет значить, что если в месте служебной поездки установлена шестидневка, то сотрудник должен работать и в субботу.

И давать ему по прибытию из командировки дополнительный отдых вместо этих рабочих суббот нет необходимости.

Вопросы, которые возникали при оплате труда работников, направленных в командировку рассматривались в статье «Командировочные траты: оплата труда во время служебной поездки».

Вопрос № 5: следует ли оплачивать суточные и отель, если командированный сотрудник заболел?

Ответ: да, необходимо.

Этот пункт также урегулирован в нормативной документации. Так, в п.

25 Положения о служебных поездках говорится, что сотруднику, который заболел в период командировки, необходимо возмещать затраты по найму жилья и оплачивать суточные за весь период, пока он не имеет возможности из-за болезни исполнять работу или возвратиться к месту жительства.
А п.

16 Инструкции о командировках позволяет решить вопрос о продлении командировки на период болезни. Причем решает его очень просто – дни болезни не включены в период служебной поездки, который указан в удостоверении командировочного работника.

Вопрос № 6: какую документацию в обязательном порядке следует составлять при направлении работника в служебную поездку?

Ответ: командировочное удостоверение.

Этот вопрос на сегодняшний день решен очень четко. В п. 7 Положения о служебных поездках говорится: «если работодатель примет решение, то сотруднику составляется командировочное удостоверение, которое определяет период его пребывания в командировке, а также устанавливает дату приезда в назначенный пункт и дату отъезда из него».

Следовательно, при отправлении работника в служебную поездку необходимо иметь решение руководителя организации (форма данного решения не уточнена, поэтому, оно может быть и в устной форме, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, которое оформлено по унифицированной форме № Т-10 (утверждено постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Отметим, что раньше в этом вопросе происходила путаница по поводу того, что закон предусматривал вариативность оформления.

Руководитель компании имел право сам решить, какую документацию составить: командировочное удостоверение, либо приказ о служебной поездке (п. 2 Инструкции о служебных поездках).

Но эта норма больше не используется, потому, что она явно противоречит Положению о служебных поездках (ст. 423 ТК России).

Вопрос № 7: следует ли компенсировать траты на бензин, если работник едет в служебную поездку на собственном авто?

Ответ: необходимо, но, если соблюдается конкретное условие.

Трудовое законодательство не определяет, каким конкретно транспортом сотрудник должен ехать до места служебной поездки. Возможно, предположить, что этот выбор осуществляется руководителем предприятия, учитывая соотношение сроков проезда и стоимости, а также необходимости обеспечения комфортабельности и безопасности командированного сотрудника.

Следовательно, если работодатель разрешил командировочную поездку на собственном транспорте (должно быть подтверждение документально), то он должен будет возмещать траты сотрудника, которые связаны с проездом к месту служебной поездки и обратно.

Помимо этого, в данном случае работнику положена компенсация за применение своего имущества в рабочих целях, размер которой будет определяться путем соглашения сторон трудового контракта (ст. 188 ТК России).

Организация сможет учитывать компенсационную сумму в тратах при обложении прибыли налогами.

Вопрос № 8: как поступить, если сотрудник не пришел вовремя, т.е. опоздал на самолет, либо поезд?

Ответ: следует приобрести ему новый билет.

В случае, когда сотрудник опаздывает к отправлению транспорта, на котором он должен доехать в командировку или из нее, компания может оказаться в правовом тупике. Суть в том, что ст.

166 ТК России обязывает руководителя предприятия оплачивать проезд сотрудника к месту исполнения служебного задания и назад. Обязывает без каких-нибудь альтернатив и исключений.

Следовательно, не оплачивать второй билет руководитель компании не имеет права.

Удерживать стоимость «просроченного» билета с работника руководитель компании не может. В этой ситуации ему мешает ст. 137 ТК России. В нее включен полный перечень ситуаций, когда можно удерживать деньги из заработной платы работника. И в данном перечне ничего не говорится о возможности удерживать стоимость билета, который был не использован.

Следовательно, работодатель может или договориться с работником по-хорошему, или подавать иск в суд о взыскании с сотрудника необходимой суммы.

Если работник добровольно дает согласие внести в кассу денежные средства в счет компенсирования причиненного организации ущерба, то ККТ использовать не потребуется, поскольку не было факта продажи услуги, работы, товара.

Как выбрать отель для командировки?

Источник: https://moskowchek.ru/voprosy-po-povodu-komandirovok

Командировка на машине: как подтвердить расходы

Источник: журнал «Главбух»

Как оформить командировку, если работник отправился туда на личной, служебной или попутной машине? Действующее законодательство не дает готовых ответов Поэтому мы подготовили подборку решений с учетом мнения чиновников из Роструда.

Командировка на машине нескольких сотрудников

После возвращения из командировки на личной машине работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет, служебную записку и первичные документы, подтверждающие затраты и использование личного транспорта (п.7, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

О том, какие документы должны представить пассажиры, в действующих правилах отдельно не сказано. Мы считаем, что можно ограничиться авансовым отчетом, служебной запиской и первичкой, подтверждающей затраты (если они были).

Путевые листы пассажиры оформлять не должны. Ведь Правила дорожного движения требуют наличия такого документа исключительно у водителя (п. 2.1.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Чеки на бензин тоже не понадобятся, если на заправке расплачивался водитель, а не кто-то из попутчиков.

Служебная записка нужна, чтобы определить даты начала и окончания поездки. Поэтому такой документ должен представить каждый из командированных работников вне зависимости от того, управлял он машиной или нет.

Той же логики безопаснее придерживаться, если речь идет о служебном транспорте или арендованной машине. В Положении № 749 порядок оформления документов прописан только для личных машин и мотоциклов.

Но если сотрудник ездит в командировку на арендованном или служебном автомобиле, то компании все равно нужен документ, подтверждающий срок поездки.

Это нам подтвердили и в Минфине, и в ФНС России

Конечно, водитель служебной машины оформит путевой лист. Но, во-первых, его могут выдать на несколько дней, а сотрудник вернется раньше. Во-вторых, помимо водителя в машине могут быть и другие сотрудники. Тогда у них на руках не останется первички, подтверждающей срок поездки.

Правило об оформлении служебной записки для тех работников, которые ездят в служебные поездки на арендованной или служебной машине, стоит закрепить во внутреннем положении о командировках или в любом другом документе, принятом у вас в компании. Готовые формулировки и образец документа смотрите в электронном «Главбухе» №6, 2015.

По дороге работник поймал попутку

Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики. В такой ситуации у работника не будет расходов на проезд.

Тем не менее безопаснее взять с работника служебную записку. Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно. Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (ст. 168 ТК РФ). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку машине, которая ехала попутно. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно. Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.

То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету. Дополнительных документов никто не потребует.

Тот же порядок действий, если работник отправился в поездку на транспорте контрагента, например подрядчика или заказчика. То есть помимо авансового отчета и приложений в виде первички и чеков работник представит служебную записку.

Изменился срок командировки

Уважительные причины задержки в командировке: заболел, поломался транспорт, плохие погодные условия и др. Эти обстоятельства тоже нужно отразить в служебной записке. За время вынужденной задержки надо выплатить суточные и возместить расходы на проживание (п. 14, 19, 21 Положения № 749).

Если работник болел, то ему нужно выплатить пособие. Конечно, если он принес листок нетрудоспособности. При этом средний заработок за дни болезни не сохраняется (п. 25 Положения № 749).

Если сотрудник задержался по другим уважительным причинам, то дополнительные дни включаются в период командировки и за них надо начислить средний заработок.

Другое дело, если уважительных причин для задержки не было. В таком случае средний заработок работника можно не сохранять, суточные не выплачивать и расходы по найму жилья не возмещать. Решающее слово за руководителем Проверяющие скорее всего будут против таких расходов.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/45461-komandirovka-na-mashine-kak-podtverdit-rashody.html

Как отправить в командировку сотрудника — пошаговое руководство

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Часто мне задают вопросы, связанные с командировочными. О том, кто оплачивает проезд, кого нельзя отправлять в командировку, является ли нарушением отправка в командировку внештатного сотрудника организации.

Сегодня я собрала все эти вопросы в одну большую статью, материала в ней много и вы сможете разобраться что к чему. Если вопросы все равно возникли — пишите их в комментариях.

Также очень интересно почитать, как на вашем предприятии отправляют в командировку, следуя правилам или нарушая их?

Как отправить сотрудника в командировку

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя. В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

что такое командировка;
кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения. В служебную поездку нельзя отправить:

беременных;
несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом.

Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как отправить в командировку не сотрудника организации (внештатного)

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера.

Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);
приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года. Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
протяжность поручения, дата его начала и конца;
название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного.

Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет.

По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких. В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;
отдел, в каком он работает;
место командировки;
время;
цель.

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и представительства заграничных фирм;
организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Источник: https://nebopro.ru/blog/komandirovka

Как отправить сотрудника в командировку

В ходе ведения экономической деятельности в определенных случаях для решения организационных вопросов сотрудники могут быть направлены в командировку, для этого необходимо знать какие документы необходимо оформлять до поездки и после.

Какие изменения произошли

Изменения 2015 года несколько упростили документооборот при отправлении сотрудника в командировку, так с 8 января 2015 года в соответствии с новыми правилами были отменены 3 ранее применяемые документа, однако для внутренних целей организации их также можно применять – для этого необходимо внести такую норму в нормативные акты, так для этих целей может применяться «Положение о командировках». Перечень отмененных документов с 08.01.2015 года:

Отменили необходимость применять командировочное удостоверение.

Ранее данный документ был необходим для подтверждения сроков поездки, в настоящее время для этих целей служат проездные документы и документы, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице или другом арендуемом жилье.
Более нет надобности составлять служебное задание.
Отчет о командировке более не нужен, но может применяться для внутренних нужно, по желанию, как оценка эффективности работы сотрудника.

С 8 августа 2015 года внесли еще одну коррективу в список документов, так исключили еще один документ: Журнал учета командируемых сотрудников, как уехавших, так и приехавших вести не требуется.

Для того, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

Первым делом издается приказ на командировку, с указанием сроков поездки, место направления, а также пишется цель поездки.
Командируемый получает аванс на командировку по расходному кассовому ордеру. Сюда входят суточные расходы, на проживание и другие цели.
В табеле учета рабочего времени отражается период отсутствия сотрудника специальным цифровым кодом «06» или же буквенным обозначением «К». Отработанное количество часов в форме Т-12 или 13 в соответствующей графе не указывается.
По истечение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться в бухгалтерии по потраченным денежным средствам, для этого предоставляется авансовый отчет (форма АО-1), а также все необходимые документы для подтверждения указанных в данном документе сведений.

Например, проездные документы (сюда будут также входить и расходы на постельное белье и оформление проездных), чеки за проживание в гостинице или другом съемном жилье.
Если сотрудник ездил на личном автомобиле, то дополнительно прикладывается служебная записка, подтверждающая длительность поездки. К ней могут быть приложены чеки заправок, придорожных кафе и т.д.

, а также отметки принимающей стороны, на основании чего можно подтвердить сроки приезда и выезда работника.
Далее бухгалтерия сверяет документы и подсчитывает сумму понесенных сотрудником расходов, если она превышает выданный ранее аванс, то разница компенсируется сотруднику по расходному кассовому чеку, а если остались не потраченные деньги, то их принимают по приходному кассовому ордеру.

Если в локальных нормативных актах руководство закрепило применение дополнительных документов, хоть и не требуемых на законодательном уровне, то их следует применять в работе.

Ранее отмененные документы могут упорядочить кадровый и организационный учет, так можно продолжить применять в работе командировочное удостоверение, составлять пред отъездом служебное задания для определения круга решаемых вопросов, а также журнал регистрации командируемых, для фиксации отсутствия сотрудников для ведения кадрового учета.

Если поездка назначена на определенные сроки, но по определенным обстоятельствам, например, при необходимости увеличить срок пребывания в результате подписания нового контракта, необходимо составить приказ руководителя о переносе даты выбытия работника. В силу некоторых обстоятельств поездка может и вовсе не состояться, причин на это может быть довольно много, то следует издать приказ об отмене командировки.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html

Сотруднику, работающему в организации по гражданско-правовому договору, необходимо поехать в командировку. Как компенсировать ему расходы, связанные с поездкой?

Цена договора подряда включает компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) и причитающееся ему вознаграждение. При этом издержки должны быть связаны непосредственно с выполнением договора, например, расходы на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения договора, или на проезд до места фактического выполнения работ и проживание (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

Отметим, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса РФ). Работник и работодатель являются сторонами трудового договора. Компания не может отправить в командировку физическое лицо, работающее по договору гражданско-правового характера.

. В первом случае организация выплачивает подрядчику вознаграждение за минусом НДФЛ, начисляет страховые взносы в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования, а расходы учитывает при исчислении налога на прибыль. Взносы в Фонд социального страхования по договорам подряда не начисляются. Во втором случае все не так однозначно. Рассмотрим его более подробно.

НДФЛ

Источник: https://blognalog.com/uchet/kak-otpravit-v-komandirovku-sotrudnika-poshagovoe-rukovodstvo.html