Работа с содержащими коммерческую тайну документами — все о налогах

Тема 4. Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну

Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на:

Информацию, отнесенную к государственной тайне
Конфиденциальную информацию.

Эти понятия регламентируются законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне».

Государственная тайна — защищаемые государством сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ в области его деятельности: военной, экономики, науки, техники, внешней политики и экономики, разведывательной деятельности, контрразведывательной деятельности, оперативно-розыскной деятельности.

^ Гриф секретности — это реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе или в сопроводительной документации на него.

Устанавливаются три степени секретности и соответствующие им грифы секретности:

Особой важности
Совершенно секретно
Секретно.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность.

^ Сведения, не подлежащие засекречиванию:

О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан;
О стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
О состоянии экологии, здравоохранении, санитарии, демографии, образовании, культуре, сельском хозяйстве;
О состоянии преступности;
О привилегиях, компенсации и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностных лицам, организация, учреждениям и предприятиям;
О фактах нарушения прав и свобод гражданина;
О размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ;
О фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Сведения конфиденциального характера:

Информация о гражданах (персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, ТК РФ ст. 85)
Информация конфиденциальная — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (КТ) предприятия (постановление Правительства РФ)

Учредительные документы и Устав;
Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные документы, патенты, лицензии);
Сведения отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимой для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
Документы о платежеспособности;
Сведения о численности, составе работающих, их ЗП и условиях труда, о наличии свободных рабочих мест;
Документы об уплате налогов и обязательных платежах;
Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
Сведения об участии должностных лиц предприятия в негосударственных объединениях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

^ Сведения КТ предприятия условно подразделяют на два блока:

Технологическая информация (сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы, используемые материалы, рецептуры, методы и способы производства, новые технологии, программное обеспечение ПЭВМ);
Деловая информация (сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов, сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции, планы и объемы реализации продукции, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок, планы рекламной деятельности, списки торговых и других клиентов, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.).

^ Защита информации на предприятии

Цель защиты информации — предотвращение ее утечки, овладения ее конкурентами.

Мероприятия по защите информации

Установление правил отнесения информации к КТ;
Разработка и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
Ограничение доступа к документам, содержащим КТ;
Ведение делопроизводства, обеспечивавшего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Тема 5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Номенклатура дел– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.

Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).

^ Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:

В дело подшивают только исполненные документы;
В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;
В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.

^ Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).

Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.

Источник: https://studopedya.ru/1-113017.html

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну :

Информационное поле предприятия можно разделить на три крупные группы: технические данные, оперативные, коммерческие. Все они необходимы для корректного и полноценного функционирования. Определенная информация доступна всем желающим, другая засекречена и представляет собой коммерческую тайну.

Какие данные существуют?

Коммерческие – это те, которые связаны с выпускаемыми компанией продуктами, а также представлениями об объемах. Сюда относят данные, посвященные контрагентам, с которыми заключаются сделки, ценам, по которым товар предоставляется заказчику. Наконец, коммерческая информация – это понятие о расходах на изготовление, хранение, реализацию продукта.

Техническая информация позволяет узнать все о продукте, о том, как его создают. Из этих данных следует, какие материалы, комплектующие нужны для изготовления продукта, машины и оборудование, технологии и инструментарий, используемые в рабочем процессе. Она отвечает на вопрос о том, какова последовательность изготовления качественного изделия.

Наконец, оперативные данные – это такие, которые регламентируют работу персонала, то есть дают понятие о задачах, а также используются в контроле над работниками.

Оперативная информация открывает, как регулируется производственный процесс на предприятии, как можно откорректировать коммерческие, управленческие мероприятия.

Польза таких данных – возможность связать все процессы в единый комплекс, позволяющий создавать при минимальных затратах качественный продукт в достаточном количестве.

Когда данные – это богатство

Зачем на предприятии нужно постановление о перечне сведений, составляющих коммерческую тайну? Откуда вообще берется информация, подлежащая засекречиванию? Для чего прятать данные?

Нужно понимать, что информация может иметь определенную предпринимательскую ценность. Разглашение таких данных может привести к небезопасности компании с экономической точки зрения. Исходя из этого, выделяют три крупные группы сведений, связанных с работой любой современной компании:

открытые для использования широкими кругами;
ограниченные, доступные органам, чьи права прописаны в законе (например, следователи, прокуроры, налоговые инспекторы);
доступные только внутри компании ряду работников, а иногда – только руководящему составу.

Как вторая, так и третья группа – это такие данные, которые включают в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Это означает, что им свойственен некоторый уровень конфиденциальности (определяется индивидуально), а на распространения есть строгие ограничения. Их нарушение может привести к довольно серьёзным последствиям.

Закон и порядок

Чтобы некоторая информация стала конфиденциальной, необходимо ввести на предприятии соответствующий документ – перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Определять, что включить в него, следует исходя из особенностей работы конкретной организации.

Документирование этого шага – очень важный этап.

Если в будущем некто разгласит засекреченные данные, обратиться в суд и доказать нарушение интересов можно будет только в том случае, когда внутренний документооборот компании содержит соответствующее положение и приказ о его вводе в силу.

Кто определяет перечень сведений, составляющих коммерческую тайну? Разработка перечня производится совместными усилиями высшего руководящего состава, начальников отделов и ответственного за документооборот лица, но утверждение – это преференция генерального директора.

Перечень должен иметь реквизиты по правилам документооборота, храниться на материальном носителе. Важно, чтобы в общей системе документации его реквизитов было достаточно для быстрого поиска и идентификации.

Данные, указанные в таком перечне, должны быть достаточными, чтобы давать представление о том, что подлежит сохранению в тайне, но и не разглашать ничего лишнего.

Охрана – под охраной

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (медцентр, производственный комплекс, адвокатская контора – не суть важно, в какой области работает компания, действие закона в равной степени применимо для всех), нужен не просто так. Если в него была внесена информация, ее секретность обеспечивается законами нашей страны. Выделяют следующие группы тайн, охраняемых правовыми нормативами:

банковские;
коммерческие;
государственные;
военные;
служебные.

Коммерческая – это термин, приравненный к предпринимательской тайне.

А если попроще?

Если свести воедино все то, что указано выше, можно прийти к следующему выводу: под коммерческой тайной принято понимать такое неотъемлемое право любой фирмы, которое позволяет некоторые данные внутри назвать секретными и охранять их.

При этом информация не будет секретом на государственном уровне. Тайна связана с деятельностью компании, с ее управленческими решениями, технологическими наработками, денежными аспектами.

Ключевой показатель причисления некоторой информации к коммерческой тайне – ущерб экономическому положению организации в случае публикации данных.

К тайне можно причислить не только те сведения, которые уже сейчас ценны с коммерческой точки зрения, но и любую информацию, потенциально способную стать таковой.

Перечень сведений, составляющих коммерческую служебную тайну, содержит все те типы данных, которые не должны попасть в третьи руки, чтобы фирма не потерпела убытки.

На законном основании доступ к таким сведениям получить не удастся, но предприятие должно предпринимать меры защиты.

Можно и нельзя

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, определяет, какие данные можно открывать третьим лицам, а что придётся держать в секрете. Но стоит понимать: какую попало информацию в него включать нельзя. В 1991 году в России было принято постановление под номером 35. В нем перечислены все те категории информации, которые скрывать нельзя.

Итак, прятать не получится:

учредительную документацию;
данные, из которых следует, что предприятие имеет право работать;
информацию по формам отчетности, позволяющую проконтролировать, правильно ли платятся налоги и иные платежи, регламентированные действующим законодательством;
количество работников на предприятии, уровень оплаты труда, производственные условия, вакансии;
информацию, отражающую соблюдение правил относительно обязательных отчислений, выплат, а также законов, регламентирующих защиту окружающей среды, охраны труда;
данные, связанные с антимонопольным законодательством;
информацию, подтверждающую, что фирма продавала товары, нанесшие здоровью граждан вред;
данные, подтверждающие, что должностные лица также участвуют в АО, кооперативах, иных предприятиях.

Для всех ли?

Итак, создавая перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, все вышеперечисленное в него включить не получится – это говорит закон. В то же время для всех подряд эту информацию оглашать тоже не нужно. Данные не принадлежат к категории открытого доступа.

Проще всего объяснить это на примере.

Так, информация о том, насколько велики заработные платы, в каком состоянии находится отчетность по финансовым операциям доступна только специализированным государственным инстанциям.

Властные структуры направляют предприятию требование по разглашению этих сведений, и бизнесмен открывает только то, что у него было запрошено, в установленном законами порядке.

Некоторые юридические лица имеют право запросить доступ к тем или иным данным из вышеуказанного списка. Их перечень можно найти в законах страны. Клиенты могут потребовать предоставить им устав компании, а также различные сертификаты и лицензии, подтверждающие, что компания работает легально и имеет необходимый уровень квалификации в своей области.

Защита информации – это сложно

Почему так непросто составить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации? Дело даже не в законодательных ограничениях.

С одной стороны, клиента можно привлечь, если предоставить ему исчерпывающие данные о своих преимуществах.

Чем больше у потенциального заказчика информации, чем полнее его представление о фирме, тем выше вероятность принятия решения в пользу именно этой организации.

С другой стороны, конкуренты не должны получить слишком много данных о фирме, чтобы всегда отставать на шаг. Всего лишь небольшой перегиб уже приводит к утечке, что в условиях жесткой конкуренции современного рынка может привести к мгновенной потере доминирующего положения.

Пример перечня сведений, составляющих коммерческую тайну

Условия действующих контрактов.
Процессы, применяемые на производстве.
Планы, перспективы, предполагаемые шаги по развитию компании.
Стандарты предпринимательских процессов.
Данные, связанные с переговорами с теми или иными лицами (инвесторами, заказчиками, партнерами).
Идеи, исследования, ноу-хау.
Финансирование (внутреннее, внешнее).
Риски, планирование в области налогообложения.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, в каждой фирме формируется индивидуально. При этом учитывают специфику области деятельности и особенности рабочих процессов.

Можно ли ввести на предприятии перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, образец которого взят из всемирной паутины? Обратите внимание: в интернете все подобные перечисления даются в общих чертах, поэтому нужно тщательно изучить приглянувшийся вариант на предмет соответствия особенностям работы именно вашей фирмы.

Хотя, безусловно, в качестве «скелета», когда создается перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, образец приходится как нельзя кстати.

Коммерческая тайна: подробнее

В первую очередь нужно более подробно рассмотреть особенности стратегического развития компании. Связанные с этим засекреченные данные – это залог успешного развития компании, которую не смогут опередить конкуренты. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, в этой сфере:

ноу-хау, производственные нововведения, секретные технологии;
планы развития предприятия, программы, информация, отражающая планирование;
инвестиции, методы привлечения вложений;
бизнес-процессы, правила, в соответствии с которыми они налажены, технологии ведения предприятия;
особенности настройки и функционирования управленческого аппарата организации;
информация, отражающая специфику охраны фирмы.

А если о деньгах?

В этой области примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, таков:

договоры, контракты, заключенные фирмой, их условия, содержание;
структура формирования цены на продукт, себестоимость производимого товара, поставляемой услуги;
бюджет, особенности его формирования;
информация, отражающая доход предприятия, рентабельность компании и то, насколько велики объемы реализованной продукции;
величина спроса, предложения;
данные об имуществе фирмы, включая размер, состав, запасы, денежные возможности;
оборот товаров и денег в фирме;
информация, демонстрирующая кассовые, банковские операции, инвестирование, остатки на счетах, займы, обязательства;
итоги маркетинговых исследований;
данные о заработной плате работников, в том числе награды, выплаты натурой, доплаты.

Персональная информация

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, в области структуры фирмы и персональных данных:

договоры, заключенные от лица предприятия с сотрудниками;
адреса, семейное положение работников, номера телефонов;
информация, отражающая запланированные изменения в штате фирмы.

Взаимоотношения с другими лицами

Коммерческая тайна предполагает сокрытие от посторонних данных о том, с какими фирмами предполагается работать, какие шаги предприняты в этом направлении, ведутся ли переговоры и на какой они стадии. Кроме того, подлежат засекречиванию данные, отражающие заказы, предложения, получаемые компанией и взятые ею в работу.

Кроме напрямую перечисленной информации к коммерческой тайне относятся и косвенные данные, связанные с ней. К примеру, при анализе засекреченных сведений получаемый продукт – данные, также недопустимые к разглашению.

Что еще спрячем?

Помимо перечисленного выше также можно внести в принятый на предприятии перечень данные, связанные с типами применяемого оборудования и особенностями его размещения. Можно засекретить информацию о решениях, связанных с различными вопросами функционирования организации – от управленских до научных.

Можно придать статус коммерческой тайны информации, связанной с проводимыми в компании совещаниями, а точнее, темами, обсуждаемыми в их рамках. В этом случае нельзя будет разглашать как цели проведения совещаний, так и методы их организации, а также результаты мероприятий.

Если компания участвует в аукционах, торгах, она вправе засекретить информацию об этом. В частности, не подлежат разглашению планы предприятия относительно аукционов, меры подготовки к мероприятию. Можно также объявить закрытой информацией результаты торгов.

Технологии – на первом месте

На практике чаще всего секретными в фирме назначают сведения, связанные с финансами организации и ее наработками в области науки и техники. Это неудивительно, ведь во многом инновационные технологии – то, что гарантирует выживание на рынке в ближайшее время.

Можно спрятать данные о том, какие научные исследования ведутся, какие запланированы, какие задачи поставлены перед учеными и какие программы они применяют в своей работе. Не стоит разглашать и основные идеи компании в этой области.

Можно объявить конфиденциальными характеристики продукции, параметры процессов, в ходе которых те производятся.

В этом случае третьи лица не будут иметь доступа к тому, какого объема и размера выпускаются товары, из каких компонентов они сделаны, при каких условиях.

Если в ходе работы удалось обнаружить ранее неизвестные закономерности, их также можно засекретить вне зависимости от формы выражения: аналитика, графики.

И напоследок

Наконец, нужно упомянуть аспекты безопасности.

Конечно, любая фирма должна беречь секреты, связные с производственным процессом и нововведениями, перспективами и планами, но только лишь один закон, как известно, от конкурентов не спасет.

Стоит прибегать к новейшим и самым эффективным мерам безопасности. А как каким именно – это личное дело предпринимателя, руководителя компании. Разглашать особенности созданной для своей фирмы системы безопасности – рискованное занятие.

По закону можно назвать конфиденциальными данные о том, как организована охрана в компании, как работает пропускной режим, какая сигнализация установлена. Если есть некоторый порядок защиты коммерческой тайны, его также нужно беречь от посторонних лиц и оформить как конфиденциальный. Наконец, если фирма имеет доступ к секретным данным партнёров, она должна также охранять их от разглашения.

Источник: https://BusinessMan.ru/primernyiy-perechen-svedeniy-sostavlyayuschih-kommercheskuyu-taynu.html

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну — часть 3

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна».

Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.[10]

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день.

С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».[11]

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копни документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

[12]

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

— проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

— отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

— отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.[13]

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» под коммерческой тайной понимается конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Под информацией, составляющей коммерческую тайну в соответствии с указанным законом, понимается научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства («ноу-хау»), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Таким образом, по смыслу законодательства, если в организации отсутствует введённый режим коммерческой тайны, то отсутствует и сама коммерческая тайна.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.

На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. — Ст. 3256.

Источник: https://MirZnanii.com/a/195509-3/organizatsiya-raboty-s-dokumentami-soderzhashchimi-kommercheskuyu-taynu-3