Должностная инструкция помощника руководителя — образец — все о налогах

Должностные инструкции помощника руководителя — Кредитный юрист

Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора. 2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями. 2.3.

Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю. 2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства. 2.5.

Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором. 2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности. Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности. 3.

Полномочия Помощник руководителя имеет право: 3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию. 3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Важно

Должностные инструкции

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании. Инструкция личного помощника директора Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

403 forbidden

Права, предоставляемые работнику.
Пределы ответственности за нарушения.
Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
Что должен знать сотрудник на данной позиции.
Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.
Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты. Должностная инструкция помощника руководителя: образец Утверждено: Директор (название организации) подпись (Ф.И.О.) дата утверждения Должностная инструкция «Помощник руководителя» 1.ВниманиеОсновные условия 1.1. Профкатегория «Руководители». 1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.1.3. Подчинение: непосредственно директору. 2. Функции Помощник руководителя: 2.1.

Помощника руководителя и заместителя директора должностная инструкция

Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления.

Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

В должностной инструкции помощника руководителя, выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

относится к категории специалистов;
подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора.

Источник: https://helpcredits.ru/dolzhnostnye-instruktsii-pomoshhnika-rukovoditelya-2/

Должностная инструкция помощника генерального директора

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:

Должностная инструкция – шаблон.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

перечень основных должностных обязанностей;
список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

администратору;
переводчику;
специалисту по кадрам;
специалисту по связям с общественностью;
делопроизводителю;
секретарю руководителя;
юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в письменном варианте.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:

наименование организации;
гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

пронумеровать;
прошнуровать;
заверить печатью организации (при наличии);
сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров).

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_generalnogo_direktora/

Личный помощник руководителя: обязанности и требования :

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Функциональные обязанности помощника руководителя:

Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
обеспечение психологического комфорта начальства;
проведение первичных переговоров;
перевод;
обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

умение работать во всех офисных программах;
высокая скорость печати;
грамотность;
знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
знание основ действующего законодательства;
грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
ведение переписки от имени организации;
прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-lichnyj-pomoshhnik-rukovoditelya-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Должностная инструкция помощника директора: шаблон, типовой образец, бланк, права и обязанности

Должность помощника руководителя трактуется в каждой компании по-своему.

В одних организациях – это специалист, причисляемый к категории руководителей, поскольку помогает директору осуществлять оперативное управление предприятием.

Другие же организации считают этого специалиста работником, выполняющим вспомогательные или организационно-технические функции, в связи с чем называют данную должность секретарем-референтом, секретарем-помощником руководителя.

Для того чтобы определить наиболее точно функционал сотрудника, его права и ответственность, потребуется разработка должностной инструкции, в которой будут отражены все особенности возлагаемых на сотрудника обязанностей.

Общие сведения о документе

Разработка в организации должностных инструкций позволяет определить основные обязанности, выполняемые работниками на рабочем месте, закрепить области ответственности и полномочий сотрудников и сформулировать требования к их компетентности.

Наличие такого документа помогает предупреждать возникновение разногласий между работниками и работодателем, возникающих в связи с отсутствием однозначно сформулированных требований к специалистам компании.

Цели и задачи разработки

Разработка должностной инструкции помощника руководителя позволит:

разграничить обязанности секретаря и помощника директора, определить области их ответственности, убрать дублирующие функции, поскольку в некоторых компаниях работают одновременно и секретари, и офис-менеджеры, и помощники руководителей;
определить требования к квалификации сотрудников;
сформулировать обязанности и определить параметры оценки результатов работы;
определить область ответственности и права и полномочия, необходимые для качественного выполнения обязанностей.

Какими нормативными актами регулируется

Не смотря на то, что законодательство не обязывает работодателей разрабатывать должностные инструкции в обязательном порядке, и достаточным действием является перечисление основных функций работника в трудовом договоре, практически все организации занимаются разработкой ДИ.

Для того чтобы создать качественный документ, компании могут воспользоваться утвержденным профессиональным стандартом №447 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Именно этот стандарт позволяет определить разницу между секретарем руководителя и его помощником, определяя функциональные задачи, которые они должны решать, требования предъявляемые к их образованию и навыкам.

Для того чтобы должностная инструкция помощника директора отражала реальную специфику деятельности работника, для ее разработки необходимо использовать внутренние организационно-распорядительные документы: организационную структуру предприятия, основные положения по документообороту, инструкции по оформлению, регистрации и архивному хранению документации и иные регламенты и инструкции, которыми специалист руководствуется в своей работе.

Виды

При разработке ДИ, как правило, используется две основных формы: типовая инструкция или индивидуальная.

Типовой формат применим в том случае, если компания является холдинговым предприятием, в состав которого входит несколько организаций и в каждой из них есть должность помощника директора.

Если же речь идет об инструкции для обычной организации, то в этом случае всегда составляется индивидуальный ее вариант, предусмотренный для формирования требований к одной конкретной должности.

Законодательно не запрещено иметь другие форматы документов, заменяющих ДИ. Это может быть профиль должностей, приложение к трудовому договору с подробным описанием функций сотрудника, или иной вариант, удобный для организации.

Кто составляет ДИ

Составлением инструкции должен заниматься непосредственный руководитель сотрудника, поскольку именно он определяет состав функций, выполняемых сотрудником, требования к его квалификации.

Но поскольку сам формат документа, требования к его оформлению в большей степени известны сотрудникам отделов персонала, как правило, ответственными за разработку инструкций в компаниях назначаются именно они.

В случае если на должность разработан профессиональный стандарт, то кадровые специалисты – первые сотрудники в компаниях, занимающиеся его изучением и дальнейшим использованием в работе организации. Поэтому логично, если кадровики будут привлечены к разработке инструкции.

Менеджеры по персоналу или инспекторы по кадрам могут получить у директора информацию о задачах должности помощника, функциях, которые ему планируется поручить, и далее разработать проект инструкции. Согласование и утверждение текста документа может проводиться после его изучения юристом организации.

Положения должностной инструкции помощника директора

Любая инструкция имеет типовую структуру, в которую каждый работодатель при необходимости может внести изменения.

Общие положения

В данном разделе обязательно указывается правильное название должности, принятая система подчиненности и должность непосредственного руководителя, требования к уровню и квалификации помощника директора.

Цели должности

Основная цель должности помощника руководителя – это обеспечение информационной, аналитической, организационной и административной поддержки деятельности директора.

Для достижения этой цели, специалист выполняет следующие задачи:

Анализ информации и предоставление результатов руководителю.
Планирование рабочего времени директора.
Организация встреч и мероприятий с участием директора организации.
Обеспечение взаимодействия руководителя с сотрудниками компании и внешними организациями.
Контроль исполнения решений директора сотрудниками предприятия.
Ведение документооборота.

Требования к знаниям и навыкам

Для достижения поставленных целей помощнику необходимо иметь высшее образование (бакалавриат). Как правило, для того, чтобы стать помощником директора, необходимо иметь опыт работы. Если опираться на требования профессионального стандарта, то он должен составлять не менее 3-х лет по профилю деятельности предприятия.

Если же организация не попадает под категорию предприятий, обязанных следовать требованиям профессиональных стандартов, то работодатель может по своему усмотрению определять требования к опыту сотрудника.

Для того чтобы качественно выполнять свои обязанности, помощник должен обладать знаниями в области:

организации документооборота, правил оформления, регистрации и хранения деловой документации;
методов и способов эффективного планирования рабочего времени;
правил подготовки мероприятий, совещаний;
методик трансляции задач директора сотрудникам предприятия, контроля исполнения его решений;
делового этикета.

Среди основных навыков, имеющих важное значение для выполнения функций должности, можно выделить:

ведение протоколов рабочих встреч и их оформления;
использование в работе программных средств, хорошие пользовательские навыки при работе с компьютером и орг. техникой;
умение проводить анализ информации и готовить на его основе сводных справок;
разработка отчетов;
взаимодействие с внешними подрядчиками предприятия;
планирование рабочего дня руководителя.

О роли помощника директора расскажет видео ниже:

Взаимодействие

Помощник директора взаимодействует со всеми без исключения сотрудниками компании. Поэтому при подготовке этого раздела инструкции, необходимо сделать акцент не на количестве служб, с которыми может работать специалист, а на тех вопросах, по которым он взаимодействует с ними

Например, информация может быть описана следующим образом.

Помощник директора взаимодействует со всеми службами организации в части:

Организации рабочих встреч и совещаний с директором компании.
Ознакомления с протоколами и решениями руководителя.
Постановки рабочих задач и контроля их выполнения.
Сбора и подготовки информации или отчетов для директора.

Должностные обязанности

Обязанности помощника директора составляются с учетом реальных задач, которые выполняет сотрудник. При разработке раздела можно дополнительно обратиться к описанию функций, предложенных в профессиональном стандарте и адаптировать их с учетом конкретных производственных реалий.

Скачать ДИ можно здесь.

Должностная инструкция помощника директора (образец)

Источник: https://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/pomoshhnika-direktora.html

Должностная инструкция помощника генерального директора

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей.

Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел.

Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник генерального директора

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
Трудовой договор.
Приказы, изданные непосредственным руководителем.
Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Читайте также! Аттестация госслужащих — что это такое?

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

Организация нормальной деятельности своего руководства.
Ведение кадровых вопросов.
Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
Сбор и обработка информации, ее анализ.
Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу.

Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов.

Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/dolzhnostnaya-instrukciya-pomoshhnika-generalnogo-direktora.html

Должностные инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя должен знать: – постановления, распоряжения, приказы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; – структуру и руководящий состав организации; – организацию делопроизводства; – методы оформления и обработки документов; – архивное дело; – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; – основы административного права и законодательства о труде; – правила внутреннего трудового распорядка; – правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 1.7. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.8.

Должностная инструкция помощника руководителя

ВниманиеОбеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. 2.7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, готовит ответы авторам писем. 2.8.

Участвует в подготовке к проведению заседаний и совещаний, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.9.

Контролирует исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. 2.10. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 2.11.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. 2.12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

2.13.

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Как определить круг трудовых обязанностей? Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
Помощник руководителя.

Должностные инструкции

Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона. Режим работы личного ассистента Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов.

Просто время отдыха и работы становятся непостоянными. Должностная инструкция помощника руководителя Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции.

Источник: https://sv-groups.ru/dolzhnostnye-instruktsii-pomoshhnika-rukovoditelya/

Должностная инструкция помощника руководителя

Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.

Помощник руководителя — настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк. Если в штатном расписании предусмотрена должность личного помощника директора, постарайтесь как можно подробнее прописать ее функционал в трудовом договоре и должностной инструкции.

Подробнее о должностной инструкции читайте в статьях:

Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений. Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется.

А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника.

Кроме того, в ДИ перечисляются все требования к опыту практической работы и квалификации специалиста (см. статью «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам»).

Скачайте документы по теме:

Должностная инструкция «Помощник руководителя»: структура и содержание

Единой, обязательной для всех работодателей формы должностной инструкции не существует.

Справка

Однако есть удобный шаблон, состоящий из нескольких разделов:

общие положения;
функциональные обязанности и квалификационные требования;
права и полномочия;
ответственность;
порядок пересмотра инструкции.

К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее.

Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией.

Перечислите основные документы — должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда.

Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно. Помощник руководителя должен знать:

структуру предприятия и особенности отрасли;
нормы делопроизводства и архивное дело;
стандарты системы оформления организационно-распорядительной документации, деловых писем и коммерческих предложений;
трудовое законодательство РФ;
правила делового общения и основы экономики.

Не забудьте отразить в ДИ основные права и зоны ответственности помощника директора. Как и любой другой сотрудник, он вправе:

знакомиться с документами, определяющими должностные полномочия;
получать сведения и документы, необходимые для полноценного выполнения трудовой функции, и требовать создания необходимых для этого условий;
получать все социальные гарантии, предусмотренные законодательными и локальными нормами;
подтверждать и повышать свою квалификацию;
знакомиться с решениями руководства, касающимися его деятельности.

Помощник руководителя несет материальную и дисциплинарную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ. Поскольку данная должность относится к числу руководящих, работнику нередко приходится иметь дело с конфиденциальной информацией и документами ограниченного допуска.

За нарушение правил работы с такими документами, разглашение коммерческой тайны и другие правонарушения, совершенные при выполнении трудовых обязанностей, предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность.

В помощь кадровику — статья «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам».

Последний раздел наполняется сведениями о порядке и периодичности пересмотра инструкции, правилами ознакомления с ней, количестве экземпляров.

Справка

Ознакомление работников с ДИ

Ознакомить с ДИ под роспись необходимо всех работников, занимающих данную должность. Если у директора компании несколько помощников, каждый должен получить на руки свой экземпляр инструкции и в дальнейшем хранить его на рабочем месте.

Должностные обязанности помощника руководителя

Наиболее важный раздел инструкции содержит описание трудовой функции.

Рекомендуется использовать формулировки, максимально точно описывающие рутинные задачи, которые решает помощник директора, должностные обязанности, порядок взаимодействия с подчиненными.

При этом учитываются объективные факторы, влияющие на объем полномочий работника, например, общее число помощников руководителя и принципы распределения обязанностей между ними. Например, в обязанности помощника директора может входить:

организация телефонных переговоров и деловых встреч;
оформление протоколов, деловых писем и других документов;
подготовка конференций и собраний;
сбор справочных материалов;
подготовка отчетов, предложений, докладов;
прием посетителей, содействие рассмотрению пожеланий и просьб персонала;
посещение государственных инстанций по поручению начальства;
прием заявлений, служебных записок, запросов;
сопровождение командировок руководителя (заказ билетов, бронирование жилья).

Работодатели, применяющие профстандарты, при разработке ДИ для помощника директора могут руководствоваться профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Данный профстандарт, утвержденный приказом Минтруда РФ №276 от 6.05.2015 г., содержит функциональную карту профессии и основные требования к квалификации работника.

О правилах применения новых стандартов коммерческими и государственными организациями читайте в статье «Семь главных вопросов о профстандартах».

Прежде чем перенести сведения из профстандарта в должностную инструкцию, убедитесь, что они соответствуют трудовым действиям, выполняемым помощником руководителя конкретной компании. Подробности — в статье «Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов».

Должностная инструкция помощника руководителя: порядок оформления

Чтобы проект ДИ вступил в силу, его необходимо утвердить. Процедура утверждения идентична схеме, применяемой при разработке локальных нормативных актов (см. статью «Как разработать и утвердить локальные акты в организации»).

Сведения о работодателе и гриф «Утверждаю» можно проставить в верхней части бланка, тогда руководителю компании остается просто подписать документ. Другой, не менее распространенный механизм — утверждение приказом.

Издается отдельный распорядительный документ, которым одна или несколько ДИ вводятся в действие.

Обратите внимание! Юристы советуют утверждать должностную инструкцию как самостоятельный документ. В этом случае любые поправки, за исключением изменений, затрагивающих трудовую функцию, вносятся в одностороннем порядке — без согласования с работником.

Если же ДИ утверждается как приложение к трудовому договору, перед внесением корректив придется заключать дополнительное соглашение.

А это и лишняя бумажная работа, и определенный риск — если работник не готов пойти навстречу, работодатель не имеет права заставлять его подписывать соглашение.

Детали — в статьях «Как изменить название должности и сохранить трудовую функцию» и «Как без согласия работника поменять его обязанности и не выйти за рамки трудовой функции».

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384374-doljnostnaya-instruktsiya-pomoshchnika-rukovoditelya-18-m4