Инструкция по заполнению трудовых книжек — все о налогах

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.

Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.

В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.

А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.

Заполнение трудовых книжек: инструкция 2017 года

Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:

• все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
• инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
• нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
• поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2016 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.

Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр.

Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками.

Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.

Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.

Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2016 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.

Информация о работнике

Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:

• Ф. И. О.;
• точная дата рождения;
• информация об образовании (из аттестата либо диплома);
• специальность, записанная в именительном падеже.

Минимальный размер уставного капитала ООО

Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:

• подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
• подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
• дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
• печать организации, если таковая имеется.

Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.

Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными.

В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую.

Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.

Информация о работодателе

Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.

Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.

А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.

Запись в трудовую книжку

В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:

• прием на новое место работы;
• военная служба;
• какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
• взыскания;
• награждения;
• увольнение;
• восстановление на занимаемой должности;
• отмена судебного решения, относительно восстановления;
• период, который не включается в общий трудовой стаж.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке

Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.

Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.

В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.

Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы.

В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы.

Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.

Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку

На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.

В такую графу вносятся следующие сведения:

• о получении почетной грамоты;
• о присвоении очередного звания;
• о получении государственной награды;
• о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.

Запись об увольнении в трудовой книжке

После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.

Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.

Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.

Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.

А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.

Источник: https://tax.blankbuh.ru/article/instrukciya-po-zapolneniyu-trudovoy-knizhki

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Основную часть своей жизни здоровые физически и психологически люди, реализуя свой потенциал, трудятся на благо общества, обеспечивая при этом себя и своих близких материально.

Каждый человек имеет право на получение от государства пенсии, в зависимости от сферы своей деятельности:

• отработав до определенного возраста;
• имея необходимый трудовой стаж, если трудились в тяжелых и опасных для жизни и здоровья условиях, получив льготы по выходу на заслуженный отдых раньше достижения пенсионного возраста.

Для назначения пенсионных выплат одним из основных документов является именно трудовая книжка.

Ее отсутствие не играет роли лишь для назначения социальной выплаты, если инвалидом признается ребенок.

Во всех других ситуациях:

• случился несчастный случай и работник, получив трудовое увечье, группу инвалидности со стойкой утратой трудоспособности;
• в результате аварии на производстве, работник погиб и остались несовершеннолетние дети или другие лица, находившиеся при жизни на его иждивении, имеющие право на пенсию по потере кормильца;
• при наличии льготного стажа по профессиям, определенным российским законодательством или отработав в районах Крайнего Севера и аналогичных по климатическим условиям районах, на подземных работах и в карьерных разработках и прочее;
• по достижению женщинами 55 лет, мужчинами 60 лет,

для назначения пенсионного обеспечения, главным документом, подтверждающим стаж, является именно трудовая книжка.

Подтверждение трудового стажа и сферы деятельности человека оказывает существенное влияние также на размер пенсионных выплат.

Поэтому очень важно грамотное заполнение трудовой книжки.

В противном случае, при сборе документов могут возникнуть определенные сложности.

Так, например, если будет обнаружено, что допущены ошибки в персональных данных человека, придется обращаться на предприятие, если оно к тому времени еще функционирует, с которого начиналась трудовая деятельность для внесения исправлений.

В случае, когда организации уже нет как юридического лица к моменту, когда вы получили право на оформление пенсионных выплат, нужно будет

ходить по судебным инстанциям, доказывая, что трудовая книжка принадлежит именно вам, что довольно затяжная волокита, занимающая много времени и само собой выматывает любого человека морально и физически.

То же самое, если в сведениях о работе будут выявлены ошибки и несоответствия, нужно будет обращаться на предприятие, на котором работали в тот момент, для внесения изменений.

Вполне возможно, что эта организация находится за сотни километров от места жительства в настоящий момент, ведь за годы жизни можно поменять не только работу, но и города, а порой и страны, пока найти свою обитель. Запросы о предоставлении всевозможных справок, письменные переписки, необходимость поднимать архивные данные, занимают довольно много времени.

Вам придется приложить немало моральных усилий, чтобы доказать что действительно имеете право на пенсию по льготному стажу, либо по возрасту, также при переводах на другую работу с существенными изменениями условий труда и заработной платы, что непосредственно влияет на размер назначенной пенсии.

Трудовая книжка, заполненная изначально правильно – важный фактор оформления всех положенных пенсионных выплат без нервотрепки и промедлений.

На любом предприятии (в организации), именно руководитель отвечает за правильное ведение и своевременное сделанные записи в трудовую книжку обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью (п. 45 Правил ведения трудовых книжек).

При этом работодатель вправе издать приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за ведение и учет трудовой документации.

Обычно в организациях создана кадровая служба.

Если фирма имеет несколько сотрудников, может и не быть отдела кадров. Приказом руководитель имеет право назначить любого сотрудника отвечать за ведение трудовой документации (от главного бухгалтера до простого секретаря).

Статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает выдачу трудовой книжки человеку, устраивающемуся впервые на работу.

Обязанность работодателя оформить новый бланк трудовой книжки молодому сотруднику, или человеку, имевшему уже ранее трудовой опыт, но в силу различных обстоятельств (кража, пожар, потоп) утерявшему трудовую книжку, по его заявлению.

Ни в коем случае нельзя вновь принятого сотрудника принуждать принести бланк трудовой книжки, так как они относятся к документам строгой отчетности и получаются на предприятие в количестве экземпляров, зависящих от текучести кадров.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Государственной Думой РФ в декабре 2001 года Г был принят Федеральный закон, одобренный Советом Федерации № 197 – ФЗ, вступивший в силу 30 декабря 2001 года и регулирующий отношения, споры, возникающие в процессе трудовой деятельности между работодателем и наемными работниками.

За эти голы неоднократно вносились изменения и дополнения, корректирующие отдельные нормы законодательства в процессе изменений, происходящих в обществе.

В настоящее время ТК РФ действует на законодательной основе с последними вступившими в силу изменениями и дополнениями от 3 октября 2016 года.

Статьей 66 основного законодательного акта о труде определено, что трудовая книжка является главным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Второй частью этой же статьи установлен порядок ведения и хранения этого документа в соответствии с уполномоченным правительством органом исполнительной власти.

16 апреля 2003 года Постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» (на сегодня действует в редакции от 19 мая 2008 года), были введены Правила как правильно необходимо вести и хранить трудовые книжки на предприятии, где и в какой форме должны изготавливаться бланки и в каком порядке обеспечиваться ними работодатели.

Пунктом 13 вышеуказанных Правил определено, что трудовые книжки должны заполняться в порядке, утвержденном Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

10 октября 2003 года вышло Постановление Министерства труда «О трудовых книжках» и была введена в действие Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек.

Благодаря этой Инструкции, даже начинающие работники кадровой службы, могут найти ответы на все возникающие вопросы при ведении записей в трудовые книжки сотрудников организации.

В случае необходимости внесения изменений и исправлений в связанные с трудовой деятельностью работника записи также необходимо обратиться к нормам, прописанным в Инструкции.

При нарушении правил ведения трудовых книжек ответственные лица привлекаются к административной ответственности согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Предусмотрена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Отсутствие учета на предприятие движения трудовых книжек, а также прихода и расхода бланков трудовых книжек и вкладышей к ним считается серьезным нарушением, за которые предусмотрена административная ответственность:

• наложение штрафа;
• когда ответственное лицо ранее уже привлекалось к административной ответственности за аналогичные нарушения, возможно отстранение от работы на срок от одного до трех лет.

Задержки выдачи трудовых книжек при расчете, внесения неправильных данных об основаниях увольнения работника, может повлечь за собой судебные разбирательства, взыскание морального ущерба, нанесенного работнику.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает возможность вынесения предупреждения, в случае незначительного нарушения выявленного при ведении трудовых книжек и наложения штрафа:

• на физических лиц в размере от 1 до 3 минимальных заработных плат;
• на должностное лицо организации от 3 до 5 минимальных размеров зарплаты.

Пошаговый порядок заполнения трудовой книжки

1. Прежде всего, общими положениями инструкции определены правила заполнения трудовых книжек:

• применение для ведения записей только арабских цифр;
• неиспользование сокращений;
• записи должна вестись только чернилами привычного для письма цвета (синего, фиолетового или черного);
• не допускается черкания, подтирания ластиком, наведения сверху написанного слова других букв;
• в случае обнаружения описки или ошибки в написанном тексте записи в сведениях о работе, вносится уточнение, что запись за определенным порядковым номером признается недействительной и записывается ниже правильная формулировка;
• при увольнении, признанном впоследствии незаконным и восстановлении работника в прежней должности, по его желанию возможна выдача дубликата трудовой книжки.

Все записи, кроме последней об увольнении и восстановлении на работе переносятся в новый бланк с обязательным указанием на титульной странице номера первоначально выданной трудовой книжки.

2. Во втором пункте инструкции уделено внимание правильному заполнению сведений о работнике, которые отражены на первой титульной странице трудовой книжки.

Все персональные данные, начиная от имени, отчества и фамилии работника вносятся только на основании представленных документов при приеме на работу:

• паспорта (любого другого документа, удостоверяющего личность);
• аттестата об окончании школы, дипломов и другой документации о полученном образовании и специальности, квалификации;
• дата заполнение трудовой книжки может не совпадать с датой приема на работу, поскольку работодателю разрешается заносить записи о работе по истечению пяти дней от момента, как новый сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Проверив визуально заполненные о себе сведения, владелец трудовой книжки должен поставить личную подпись, после чего расписывается должностное лицо ответственное за ведение трудовых книжек и ставится печать организации.

Если обнаружена ошибка в новой трудовой книжке на титульной странице, бланк нужно аннулировать и выписать новую книжку.

При необходимости внесения изменений в процессе трудовой деятельности (смены фамилии, данных об образовании, полученной специальности), запись, которую нужно откорректировать перечеркивается одной чертой, рядом пишется уточнение и на внутренней стороне обложки записывается номер и дата документа, на основании какого внесены изменения.

3. В третьей части описаны правила заполнения сведений о работе.

При приеме на работу вначале должно быть записано название организации без сокращений и аббревиатура.

На следующей строке после этого указывается порядковый номер записи, дата, когда человека принимают на работу (переводят на другую должность), сами сведения о работе и основания по которым человека приняли на работу, уволили или перевели на другую должность.

Обязательно указывается номер приказа и дата его издания.

В том случае, если за время трудовой деятельности вносятся изменения в квалификационные справочники или штатное расписание организации, сведения доводятся до сотрудников.

После издания приказа по предприятию, вносятся изменения в трудовые книжки.

Получение другой специальности или профессии должно быть также отражено следующей по нумерации записью.

Аналогично при повышении разряда, категории по специальности, это должно быть зафиксировано в трудовой книжке.

Если сотрудник имеет работу по совместительству, запись об этом трудовой книжке может по его желанию заноситься по основному месту работы при предоставлении соответствующего приказа с предприятия, где он подрабатывает в свободное от основной трудовой деятельности время.

При различных реорганизациях предприятия, изменении наименования, записывается отдельная строка в графе, где обычно вносят сведения о работе с новым названием предприятия и основанием его переименования (номер и дата приказа).

Если сотрудник отбывал наказание за совершенное преступление в виде исправительных работ, этот период не включается в трудовой стаж.

Для выделения этого срока также заносят соответствующую запись с указанием четкого периода, не засчитываемого в непрерывный стаж со ссылкой на распоряжение или решение работодателя с указанием номера и даты.

Восстанавливается непрерывный стаж аналогично.

4. Часть четвертая уделяет внимание заполнению сведений о награждении работника за высокие показатели и другие достижения в работе.

Здесь также обязательно должно быть указано название организации, дата, причины награждения, сам вид поощрения, и как основание номер и дата приказа.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вписывается.

5. Следующая, пятая часть рассматривает все нюансы при занесении записей в трудовую книжку при увольнениях по разным причинам.

Основным для всех случаев является указание даты последнего рабочего дня, как даты увольнения.

В сведениях о работе указывается причина увольнения со ссылкой на нормы трудового законодательства и в точной формулировке, совпадающей с ТК РФ.

Также как основание должны быть прописаны номер и дата издания приказа.

Если работник увольняется по собственному желанию, аргументируя причины, согласно которым законодательство предоставляет льготы, это должно быть отражено в записи трудовой книжки.

6. По аналогии ведения записей приема на работу и увольнения в шестой части инструкции более детально рассмотрены случае увольнения работника по переводу в другую организацию или выборную должность.

7. Заключительная седьмая часть инструкции концентрирует внимание на особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Здесь самым важным моментом является то, что со слов записи сделаны быть не могут.

Только при наличии подтверждающих документов о стаже с предыдущих мест работы, работодатель может внести данные в новый бланк трудовой книжки.

Основанием для внесения записей являются только представленные работником документы.

Источник: https://Vse-o-Trude.ru/instrukciya-po-zapolneniyu-trudovyx-knizhek/

Инструкция по заполнению трудовых книжек

БЕСПЛАТНАЯ ЮРКОНСУЛЬТАЦИЯ

Москва +74999384765, Санкт-Петербург: +78124256482, Общий: +78003332987

Главная Финансовое право

Перед тем как составлять безотлагательный документ, советуем расслабившись разбить смысл на три групп. Эти разделы не всегда будут написаны в этом же порядке. Прежде всего нужно осмыслить к чему вы хотите в конце концов, потом выпишите причины.

Это могут оказаться писаные правила, законодательные акты, местные обычаи. Введение очень существенная часть, который оставляет след. Также постарайтесь понимать кому будет направлен приготовляемый просительный документ и кто конкретно вынужден будет осуществить действие.

Несмотря на обещания чиновников отменить трудовые книжки, данный документ по-прежнему является самым красноречивым доказательством профессиональности работника или соискателя.

Ведь именно на содержащуюся в ней информацию работодатели обращают свое внимание в первую очередь.

Кроме того, если кадровая служба организации заполняет согласно инструкции и правил трудовые книжки, то у сотрудников не возникнет проблем ни с налоговой, ни со службой занятости, ни с пенсионным фондом.

Правительство своим постановлением № 225 от 16.04.2003г. утвердило инструкцию по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним . Настоящие правила предусматривают, что вносить в документ информацию может лишь работодатель (его представитель) или лица прямо указанные законодательством.

Даты в трудовую книжку вписываются исключительно арабскими цифрами. Все записи могут осуществляться лишь синими, черными или фиолетовыми чернилами. Запрещено сокращать слова.

Все исправления необходимо вносить в порядке, который определен инструкцией по заполнению трудовой книжки 2015 . Если возникла ошибка, не надо зачеркивать.

Ниже, под следующим по порядку номером, осуществляется запись следующего содержания «запись под номером … считать недействительной». Затем записываются верные сведения.

Основные правила заполнения трудовых книжек

Специалисты кадровой службы всегда могут воспользоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек или скачать образец на нашем сайте в качестве наглядного пособия.

В трудовую книжку записываются следующие данные:

информация о работнике – данная информация указывается на первой странице: ФИО, дата рождения, образование, специальность (профессия), а также подпись владельца, которой он подтверждает достоверность внесенных личных данных. На этой странице подписывается кадровик и указывает свои ФИО. Записи заверяются печатью организации;

данные о работе – специалист кадровой службы вносит информацию о работодателе, а также ведомости о принятии на работу, должность, присвоении разряда или категории, переводе и увольнении;

ведомости о награждении. В соответствующем разделе указывается полное и сокращенное наименование организации, дата награждения, кем награжден, основание для внесения записи (документ и его реквизиты).

При заполнении дубликата трудовой следует руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек. Вначале необходимо указать информацию об общем непрерывном стаже, который подтвержден документально. Общий стаж вначале записывается суммарно, а потом, ниже, указываются периоды работы в конкретных организациях.

Содержание

Правила заполнения и ведения трудовых книжек

Записи в трудовой книжке ведутся на государственном языке ручкой с чернилами синего, черного либо фиолетового цвета без каких-либо сокращений.

Записи вносятся на обложку (в случае изменения личных данных работника, например, фамилии), титульный лист и в содержательную часть трудовой книжки (в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»).

В случае изменения личных данных работника (фамилии, имени и т.п.

) прежняя запись в трудовой книжке на титульном листе зачеркивается одной чертой и рядом производится новая запись на основании соответствующих документов (при получении нового образования, профессии, специальности прежняя запись не зачеркивается, через запятую вносится новая). На внутренней стороне обложки делаются ссылки на эти документы и заверяются подписью работодателя либо ответственного лица, а также печатью организации.

Как заполнить трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на титульном листе вносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество работника полностью, без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность;

дата рождения полностью на основании документа, удостоверяющего личность (месяц словами, число и год – цифрами). Например: 02 мая 1985 года;

образование (основное/среднее общее, начальное/среднее/высшее/послевузовское профессиональное, незаконченное разного уровня) на основании документа об образовании (диплома, аттестата и др.);

профессия, специальность на основании документов об образовании, квалификации либо наличия специальных знаний;

дата заполнения – проставляется по тем же правилам, что и дата рождения.

Правильность внесенных в титульный лист трудовой книжки сведений заверяется подписью работника.

Титульный лист также подписывает сотрудник организации, ответственный за ведение и выдачу трудовых книжек (ставит разборчиво свою подпись либо пишет свою фамилию).

На титульной странице обязательно ставится печать организации, которая оформила трудовую книжку. Без нее трудовая книжка считается недействительной.

Важно отметить, что в случае ошибки любые исправления на титульном листе не допускаются. Испорченный бланк подлежит списанию.

Правила заполнения трудовых книжек, разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» читайте в статье Записи в трудовой книжке .

Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників

(назва із змінами, внесеними згідно з наказом

Міністерства праці та соціальної політики України,

Міністерства юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

Наказ Міністерства праці України,

Міністерства юстиції України,

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

17 серпня 1993 р. за N 110

Із змінами і доповненнями, внесеними

наказом Міністерства праці України,

Міністерства юстиції України,

Міністерства соціального захисту населення України

від 26 березня 1996 року N 29 ,

наказами Міністерства праці та соціальної політики України,

Міністерства юстиції України

від 8 червня 2001 року N 259/34/5 ,

від 24 вересня 2003 року N 266/118/5 ,

наказами Міністерства соціальної політики України,

Міністерства юстиції України

від 8 листопада 2013 року N 748/2354/5 ,

від 16 вересня 2014 року N 661/1541/5 ,

від 6 жовтня 2014 року N 720/1642/5

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 N 301 «Про трудові книжки працівників» Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України НАКАЗУЮТЬ :

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників. що додається.

(пункт 1 із змінами, внесеними згідно з наказом

Міністерства праці та соціальної політики України,

Источник: https://bfmac.com/finansovoe-pravo/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Заполнение трудовых книжек по инструкции — рассмотрим правила

Трудовая книжка — главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО — обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании — в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень — высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения — ее пишут или полностью цифрами, или так — число и год цифрами, месяц — словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя — необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк — красивым и эстетичным, буквы и цифры — не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос — какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет — позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное — чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

к содержанию ↑

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

1. Внесение информации на титульный лист — с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
2. Следующий ответственный шаг — внесение информации в раздел с записями о работе.

Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

3. Следующий шаг — вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 — «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 — самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу — это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее — его номер, и точную дату — цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

• сначала — номер, под которым оформляется запись, цифрами — непосредственно дата поощрения;
• вид поощрительных действий — к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
• документ, обосновывающий поощрение — приказы, постановления.

к содержанию ↑

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.

2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа — запись под номером (указать его) считать недействительной.

4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация — запись с устраненной ошибкой;
4. вносится дата именно исправления;
5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

• неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
• на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
• вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
• ставят подпись руководителя, штамп.

к содержанию ↑

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого — новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

к содержанию ↑

Как сделать выписку из книжки?

Выписка — это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например — копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

1. Если она составляется вручную — на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

3. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

4. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту — приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

к содержанию ↑

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа — контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

1. на страницах ставятся номера;
2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

к содержанию ↑

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

• пишется номер с учетом требований хронологии;
• в графе 2 надо поставить дату увольнения — только цифрами;
• в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание — статья, пункт, часть Трудового кодекса;
• само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
• в последней графе пишут распорядительный акт;
• далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
• ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется — так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

к содержанию ↑

Индивидуальный предприниматель — нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

к содержанию ↑

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

• вписывается полное название учреждения;
• пишется номер по порядку в графе 1;
• ставится дата цифрами;
• производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название — директор, гендиректор;
• в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.

к содержанию ↑

По совместительству

Занесение информации в книжку при совместительстве — еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки

Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

• на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
• пишутся все данные для титульного листа;
• на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий — сколько лет, месяцев и дней;
• заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой — смотрите видео:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

• Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
• Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

• ТК оформили неверно;
• ТК потеряли;
• Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

• Подтверждённый рабочий стаж;
• Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

• Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
• Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
• Книга учета движения ТК– 75 лет;
• Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

• ФИО по паспорту (не сокращаем)
• Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
• Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
• В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
• Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
• Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
• Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

• Порядковый номер записи
• Дата приема сотрудника
• «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
• Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Источник: https://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html