Компенсация за такси в командировке не облагается страховыми взносами — все о налогах

Как учесть командировочные расходы на проезд общественным транспортом при налогообложении (спецрежим)

1 НДФЛ и страховые взносы
2 УСН
3 ЕНВД

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364). Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена.

Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс? Впоследствии он улетел по новому билету.

Ответ: нет, не нужно.

Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:

– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;

– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;

– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации.

И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей.

Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшат налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.

Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п.

12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при расчете единого налога.

Основанием для этого служит подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное личное страхование пассажиров не предусмотрены статьей 346.16 Налогового кодекса РФ. Поэтому учесть их при расчете единого налога нельзя.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/67. При этом финансовое ведомство, разрешая учесть при налогообложении страховой взнос, ссылается на более старые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на территории СССР.

А именно на пункт 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Однако этот пункт аналогичен по содержанию пункту 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Несмотря на то что данные разъяснения адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно распространить и на организации, которые применяют упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: как организации на упрощенке (доходы минус расходы) учесть при расчете единого налога, НДФЛ и страховых взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси?

Такие расходы учитываются при расчете единого налога. НДФЛ с них не удерживается и страховые взносы не начисляются. Но при выполнении ряда условий.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси.

В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

до места командировки и обратно к месту постоянной работы;

до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);

по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете единого налога. Это объясняется так.

В состав командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, включены расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом не конкретизируется, каким именно видом транспорта должен быть осуществлен проезд.

Кроме того, перечень командировочных расходов, приведенный в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Следовательно, к ним можно отнести любые расходы (в т. ч. и стоимость проезда командированного сотрудника на такси), произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности и документальном подтверждении (подп. 13 п.

1, п. 2 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).

Арбитражная практика также подтверждает возможность учета расходов на такси в уменьшение налогооблагаемой базы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Несмотря на то что большинство указанных писем Минфина России и судебные постановления адресованы плательщикам налога на прибыль, выводами, сделанными в них, могут руководствоваться и организации на упрощенке (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97. При этом в письме от 14 мая 2010 г.

№ 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило, что оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) осуществляется в интересах самой организации, а не сотрудника.

Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

до места назначения и обратно;

в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется.

Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на медицинскую страховку во время пребывания в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы».

Ответ: да, можно.

Многие государства с визовым и безвизовым режимом не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. К тому же медицинское страхование необходимо лично сотруднику и организации, так как позволит избежать непредвиденных медицинских расходов во время командировки.

Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтверждают их страховым полисом.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки включите в состав командировочных расходов и спишите в уменьшение налоговой базы. Основание – подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на аренду автомобиля в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно.

Аренда автомобиля в период зарубежной поездки может быть предусмотрена внутренними документами организации. Например, Положением о командировках. Тогда плату за аренду можно компенсировать в качестве иных расходов, понесенных сотрудником с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, открыт (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности, в том числе и плату за аренду автомобиля во время загранкомандировок (ст. 168 ТК РФ, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009, Уральского округа от 3 сентября 2007 г. № Ф09-7059/07-С2).

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: какие налоги и взносы нужно начислить с компенсации командированному сотруднику документально не подтвержденных расходов на проезд? Организация применяет упрощенку.

Начислите НДФЛ и взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете единого налога учесть нельзя (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

С компенсации документально не подтвержденных расходов на проезд нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Не облагается страховыми взносами только компенсация расходов, которые подтверждены документами. Такой порядок установлен частью 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктом 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

От НДФЛ освобождены только документально подтвержденные расходы:

на проезд до места назначения и обратно;

на оплату сборов за услуги аэропортов (комиссионных сборов);

на проезд до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок, а также на провоз багажа.

Если какие-либо из перечисленных расходов сотрудник не подтвердил документально, с компенсации надо удержать НДФЛ.

Это следует из положений абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть сумму, удержанную транспортным агентством при сдаче авиабилета командированным сотрудником по причине переноса даты вылета?

Ответ: да, можно.

По общему правилу при расчете единого налога организация может учесть затраты на командировку (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В том числе и затраты на проезд. При этом такие расходы, помимо прочего, должны быть экономически обоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чтобы обосновать расходы, связанные с возвратом авиабилетов, в отчете о командировке укажите причины переноса даты вылета. Например, такими причинами могут быть форс-мажорные обстоятельства или затянувшиеся переговоры. В этом случае такие расходы организация сможет включить в расчет единого налога.

Подтверждает такой вывод и Минфин России в письме от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Причем ведомство рекомендует использовать данный подход и в том случае, если возвратить билет не будет возможности. В этом случае стоимость такого билета также учитывайте в составе расходов на командировку (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на проезд во время командировки не влияют.

Источник: https://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_uchest_komandirovochnye_raskhody_na_proezd_obshhestvennym_transportom_pri_nalogooblozhenii_specrezhim/59-1-0-1547

Можно ли включать в расходы услуги такси

Вопрос

Ответ

Попытка учесть в расходах проезд работников на такси от офиса до дома может вызвать споры с налоговыми органами.

Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях:

(или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
(или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда.

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

Если Вы не сможете обосновать данный расход, то учитывать его при исчислении налога на прибыль рискованно.

Поездки на такси к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя можно учесть в составе прочих производственных расходов. В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать.

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему:

(или) кассовый чек, напечатанный таксометром;

(или) квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него.

(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам.

По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки).

Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства

Если организация заключила договор со службой такси и поездки сотрудников оплачиваются по безналичному расчету с банковского счета организации, то, по моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber), и выписки с банковского счета.

Если же договора организации со службой такси нет, а работник зарегистрировался в службе такси на свое имя и расплатился за проезд собственной банковской картой, ему необходимо приложить к авансовому отчету выданный водителем кассовый чек либо бланк строгой отчетности.

Распечаток из электронной системы такси и выписки с банковской карточки работника для признания организацией таких расходов может быть недостаточно, так как там могут отсутствовать все необходимые реквизиты.

Например, наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

Что касается НДФЛ. Если Вы сможете обосновать расходы на такси, например:

Представительское мероприятие или иные деловые поездки в рабочее время,
Проезд из дома до места работы и обратно, если использование такси необходимо в связи с технологическими особенностями производства или в связи с невозможностью иначе добраться до работы,

то в этом случае объекта НДФЛ не возникает.

Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений.

Источник: https://nalog-expert.ru/nalogovyj-uchet/osno/mozhno-li-vklyuchat-v-rasxody-uslugi-taksi/

Как платить НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов: пример

В наш век информационных технологий вопросы, связанные с такой статьёй расходов компании, как командировки сотрудников, по-прежнему не теряют своей актуальности.

Особенность учета этих затрат состоит в том, что сейчас они затрагивают облагаемую базу сразу по трём направлениям: НДФЛ, налог на прибыль и страховые взносы, расчёт которых в свете недавних законодательных изменений зачастую вызывает трудности.

Отправляя сотрудника в целевую поездку, каждая компания сталкивается с необходимостью возмещения следующих основных категорий затрат:

проезд (бронирование билетов, оформление проездных, аренда авто, бензин);
аренда жилья (гостиница/квартира/комната и т.д.);
дополнительные затраты, обусловленные проживанием командированного вне дома (суточные);
другие затраты (к примеру, покупка местной сим-карты, канцелярии), согласованные с работодателем.

Рассмотрим подробнее нюансы нормирования и налогообложения суточных. Они причитаются работнику за каждые сутки его пребывания в деловой поездке, а также нахождения в дороге, при этом выходные и государственные праздники, если таковые выпадают непосредственно на даты служебной поездки — не исключение. Документально подтверждать расходование суммы суточных не нужно.

Для целей налога на прибыль разрешается принять в расходы всю начисленную сумму суточных, размер которых зафиксирован в локальных нормативных актах фирмы. Это можно сделать без какой-либо дополнительной первички, руководствуясь стандартным приказом о направлении в командировку и утверждённым авансовым отчётом.

Аналогичное правило действует и при применении УСН: закреплённая в документах фирмы сумма суточных уменьшает налогооблагаемую базу без ограничений.

Несмотря на то, что сумма полагающихся работнику суточных законодательно не ограничена, нормы для целей учёта НДФЛ в Налоговом кодексе существуют: налог удерживают с суточных, превышающих ежедневные 700 руб. при служебной командировке по территории РФ и 2500 руб. при командировке за рубеж.

Что касается взносов на страхование, с 2017 года ими облагаются суточные сверх этих же норм (ранее для целей обложения взносами действовал лимит, который компании самостоятельно устанавливают в своих локальных актах).

Нужно отметить, что это правило касается только тех взносов, которые с 1 января 2017 администрирует ФНС (на ОПС, ОМС и социальное страхование), тогда как от взносов на травматизм по-прежнему освобождается вся сумма суточных независимо от размера.

Рассмотрим далее порядок уплаты НДФЛ и взносов с превышения лимита суточных.

Расчет НДФЛ необходимо производить последним днём того месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт сотрудника, вернувшегося из командировки. Удерживают налог из суммы ближайшей по времени выплаты дохода, а его уплата в бюджет производится не позднее следующего рабочего дня после этой выплаты.

В базу для начисления страховых взносов сверхлимитные суточные также попадут в месяце утверждения авансового отчета.

Если суточные выплачены в инвалюте, что периодически имеет место при заграничной командировке, курс валюты для формирования налоговой базы в рублях берётся также на последний день того месяца, в котором авансовый отчёт был утверждён.

Кстати! Безошибочно и в автоматическом режиме рассчитать НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов вы можете с помощью онлайн-сервиса «».

Также сервис легко считает зарплату, декретные и отпускные, позволяет вести учет сотрудников, начислять зарплатные налоги и взносы, готовить и отправлять отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС.

Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по .

Пример

Инженер Иванов едет в командировку из Санкт-Петербурга в Москву на 4 дня с 7 по 10 ноября 2017 г. В коллективном договоре организации прописана сумма суточных 2000 рублей. Перед отъездом Иванов получил на карту 8000 рублей (4 сут. × 2000 руб.).

По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, который директор утвердил 13 ноября. Бухгалтер произвёл начисление НДФЛ 30.11.2017: (2000 руб. — 700 руб.) × 13% × 4 = 676 руб., а также начисление страховых взносов: база для их расчёта (2000 руб.

— 700 руб.) × 4 = 5200 руб.

День выплаты заработной платы в компании установлен 5 числа. Напомним, что в общем случае срок уплаты НДФЛ — не позднее рабочего дня, следующего за днём фактического перечисления заработной платы, а для страховых взносов — 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления. Проиллюстрируем ситуацию проводками:

Источник: https://delovoymir.biz/kak-platit-ndfl-i-strahovye-vznosy-s-komandirovochnyh-rashodov.html

Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников (когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить) (Елина Л.А.)

Дата размещения статьи: 16.08.2016

Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.

«Расходный» налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации.Ситуация 1.

КомандировкаДля проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет .

Не имеют значения:- месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);

— время поездки (дневное или ночное время).

Рассказываем руководителю

В локальном нормативном акте организации могут быть закреплены особые условия для использования такси, с которыми надо ознакомить работника при направлении в командировку.

В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчета .

Тем, кто применяет «доходно-расходную» упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета.

А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасхода .Ситуация 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходам . Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы.

Примечание
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) период .

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибыли .

Примечание
Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами .

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в «прибыльном» учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на «представительское» такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нет .Ситуация 3. На работу и с работы

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

Из авторитетных источников
Буланцева Валентина Александровна, государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
«Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях :
(или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
(или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда».

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования . Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.Ситуация 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходов . И с этим согласен специалист Минфина.

Из авторитетных источников
Буланцева В.А., государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
«В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать».

Источник: https://xn—-ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai/article/898

Выплаты не облагаемые страховыми взносами в 2018 году: таблица

Пожалуй, самый главный вопрос для бухгалтера, какие выплаты не облагаются страховыми взносами в 2018 году. Ведь именно от его знания зависит качество отчетности по страховым взносам, которую теперь проверяют налоговики. В этой статье мы расскажем буквально о каждой выплате, которая не облагается страховыми взносами.

Где искать, что не облагается страховыми взносами

В 2018 году, чтобы понять, какие доходы не облагаются страховыми взносами, нужно обращаться к статье 422 Налогового кодекса. Именно эта статья содержит закрытый перечень позиций. И это важно.

Поясним, почему. Если вдруг задумались, какие начисления не облагаются страховыми взносами и в ст.

422 НК РФ не нашли упоминания соответствующих сумм из вашего случая, значит на них все же придется начислить взносы.

Учтите, что налоговики крайне не любят расширительного толкования проверяемыми ими лицами закрытых перечней в свою пользу. Так что, будьте готовы отстаивать свою позицию, если считаете, что в вашем случае суммы – не облагаемые страховыми взносами.

Сразу скажем, что в отношении выплат, которые не облагаются страховыми взносами, глобальных изменений не произошло. Их состав достаточно однообразен у разных компаний и ИП, поэтому они практически зеркально перешли из Закона о страховых взносах № 212-ФЗ в новую главу 34 «Страховые взносы» НК РФ.

Также см. «Новая глава о страховых взносах в НК РФ с 2017 года».

Полный перечень того, что не облагается страховыми взносами

Для удобства покажем, какие выплаты не облагаются страховыми взносами в 2018 году, в форме таблицы.

Вид выплат	Пояснение
Гос. пособия федерального, регионального и местного уровня	Сюда входит пособие по безработице и иные положенные суммы в рамках обязательного соцстраха
Все виды компенсаций от государства (в пределах нормативов)	Они могут быть связаны с: • вредом от повреждения здоровья; • бесплатным предоставлением жилья, оплатой ЖКХ, еды, топлива или их денежным эквивалентом; • выдачей продуктов или денег взамен их; • оплатой некоторого спортивного питания, иных атрибутов для профессионального спорта; • увольнием (исключение: а) компенсация за невостребованный отпуск; б) выходное пособие и средний оклад за месяц свыше 3х-кратного размера (шестикратн. – северные территории); в) компенсация руководителю, его замам и главбуху свыше трехкратного среднемесячного заработка); • подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации персонала; • затратами исполнителя по гражданскому соглашению; • трудоустройством уволенных по сокращению, в связи с реорганизацией или закрытием организации, ИП, нотариуса, адвоката и др. • выполнением трудовых обязанностей, в т. ч. переезд в другое место (исключение: деньги за негативные факторы труда), компенсации за молочные продукты, за невостребованный отпуск (когда не связан с увольнением).
Единоразовая мат. помощь	• людям по причине стихийных бедствий или других ЧС на возмещение материального ущерба или вреда их здоровью, а также пострадавшим в РФ от терактов; • сотруднику, у которого умер член семьи;• сотрудникам при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка (в т. ч. опека) в первый год. Лимит: до 50 т. р. на каждого ребенка.
Доходы коренных малочисленных народов от традиционного для них промысла	Исключение: оплата труда
Суммы страховых отчислений	Включает: • взносы по обязательному страхованию персонала; • взносы по договорам добровольного личного страхования работников со сроком от 1 года на оплату мед. расходов; • взносы по договорам на мед. услуги работникам на срок от 1 года с лицензированными мед. организациями; • взносы по договорам добровольного личного страхования на случай своей смерти /или вреда здоровью;• пенсионные взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения.
Дополнительные взносы работодателя на накопительную пенсию	До 12 т. р. в год на каждого сотрудника
Стоимость проезда работников с северных территорий к месту отпуска и обратно и провоз багажа до 30 кг килограммов	Если отпуск за границей, то не облагается стоимость проезда или перелета (вкл. багаж до 30 кг)
Выплаты от избиркомов, комиссий референдума, из средств избирательных фондов	В адрес избираемых в РФ должностей: от Президента РФ до местного уровня
Стоимость форменной одежды и обмундирования	Выдают в силу закона, а также госслужащим. Бесплатно или с частичной оплатой. Остается в личном пользовании.
Стоимость льгот на проезд	Положены на основании закона отдельным категориям работников
Мат. помощь работникам	До 4000 руб. на одного человека за расчетный период
Оплата обучения работников	По основным и дополнительным профессиональным образовательным программам
Суммы работникам на уплату процентов по займам, кредитам	Имеется в виду, что кредит взят на покупку и/или строительство жилья
Денежное довольствие, обеспечение продуктами и вещами	Касается военных, ОВД, противопожарной службы, начальников федеральной фельдъегерской связи, сотрудников УИС, таможенных органов
Выплаты и иные вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам (в т. ч. авторского заказа) в пользу иностранцев, лиц без гражданства, временно пребывающих в РФ	Исключение: когда такие лица признаны по российскому закону застрахованными

Заметим, что во многих перечисленных выше случаях трудовое соглашение или договор гражданско-правового толка позволяет выдавать не только деньги, но и своего рода премии. Какие не облагаются страховыми взносами, будет ясно из типа договора (соглашения) с человеком. В остальных случаях премии, не облагаемые страховыми взносами, отсутствуют.

Выплаты на командировки

Остановимся на сверхнормативных суточных. Эти суммы в 2018 году остались прежними: от 700 руб. по России и от 2,5 тыс. для зарубежных поездок. Но в 2018 году придется начислять взносы на превышение данных значений.

Это правило для подоходного налога актуально и в отношении взносов с крупных суточных. Поэтому про суточные можно только с натяжкой сказать, что это доходы, не облагаемые страховыми взносами.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

А вот еще что не облагается страховыми взносами и напрямую связано со служебными поездками. Это затраты на:

путь до пункта назначения и обратно;
аэропортовые сборы;
комиссии;
путь в аэропорт, вокзал (вкл. пересадки);
провоз багажа;
аренду жилья;
мобильную связь;
плата за оформление загранпаспорта;
визовые сборы;
комиссия за обмен валюты (чека в банке).

Аналогичные правила о выплатах, которые не облагаются страховыми взносами, действуют в отношении участников высших руководящих органов компании. Когда те приезжают на заседание совета директоров, правления и т.п.

Еще доходы, не облагаемые страховыми взносами

Некоторые суммы, не облагаемые страховыми взносами, стоят несколько особняком от всех вышеперечисленных. Их заведомо не включают в базу по взносам (см. таблицу ниже).

Какие взносы	Какие суммы
Взносы на ОПС	Выплаты: • прокурорам, следователям, федеральным и мировым судьям;• очникам за деятельность в официальных студенческих отрядах по трудовым или по гражданско-правовым соглашениям.
Взносы по болезням и материнству	Любые выплаты по ГПД: авторскому, об отчуждении исключительного права, издательскому, лицензионному о праве использования произведения науки, литературы, искусства

Самые частые выплаты: пояснение

Гражданско-правовые договоры

В 2018 году не облагают страховыми взносами выплаты по гражданско-правовым договорам, на покупку имущества или имущественных прав.

Как, впрочем, и по договорам аренды, ссуды, лизинга, дарения и других, по которым имущество и имущественные права передают во временное пользование.

Исключение – договоры подряда, возмездного оказания услуг, а также авторские договоры. Выплаты по этим договорам взносами облагаются. Это следует из пункта 4 статьи 420 НК.

Призы, пенсии и стипендии

Начислять страховые взносы при выдаче призов покупателям, доплате к пенсии бывшим сотрудникам, выплате стипендий в рамках ученических договоров (в т. ч. штатным сотрудникам) не нужно.

Материальная выгода

Платить страховые взносы не нужно и с материальной выгоды, которая возникает у сотрудника из-за экономии на процентах при получении беспроцентного займа от работодателя.

Выплаты в рамках трудовых отношений

Повторимся, что статьей 422 НК РФ зафиксирован закрытый перечень выплат, которые освобождены от обложения страховыми взносами в 2018 году. В частности, это:

государственные пособия, которые платят согласно законодательству РФ (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК);
все виды определенных законом компенсаций сотрудникам в пределах норм, установленных законодательством РФ. Например, выходные пособия в пределах трехкратного размера среднемесячного заработка (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК);
суммы единовременной материальной помощи родителям, усыновителям или опекунам при рождении или усыновлении ребенка. Но только когда такая помощь выплачена в течение первого года после рождения или усыновления и на сумму не более 50 000 руб. на каждого ребенка (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК);
взносы на обязательное страхование сотрудников (подп. 5 п. 1 ст. 422 НК);
плата за обучение сотрудников по основным и дополнительным профессиональным программам (если обучение связано с профессиональной деятельностью сотрудника и проводится по инициативе организации) (подп. 12 п. 1 ст. 422 НК) и т. п.

Источник: https://buhguru.com/nach-straxvznoc/ne-oblag-strakhvznos.html

Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами

Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку в силу статьи 167 ТК РФ за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (статья 168 ТК РФ), в том числе:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (телефонные переговоры, оплата услуг такси, расходы, связанные с обменом валюты, и др.).

Данный перечень расходов является открытым и определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом руководителя / положением о командировках).

Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абзац 1 пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее по тексту – Положение)).

Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Вместе с тем она не может быть бессрочной, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен.

В соответствии с указанной выше статьей 168 ТК РФ работнику возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а именно – суточные. Суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки.

Случай направления работника в командировку на один день с возвращением из нее в тот же день имеет свои особенности.

Напомним, что в 2005 году норма пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г.

№ 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее по тексту – Инструкция №62), в соответствии с которой при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05_147 заявление о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции №62 «О служебных командировках в пределах СССР» оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.

Из содержания статей 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. В сутках 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в силу статьи 61 Гражданского процессуального кодекса РФ в доказывании.

Ситуация не изменилась и после введения 28 октября 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.

08 № 749 в соответствии со статьей 166 ТК РФ.

Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (пункт 11 Положения).

Согласно пункту 11 Положения выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, и такое решение принимает руководитель в каждом отдельном случае. При этом учитываются следующее:

— расстояние до места командировки и условия транспортного сообщения;

— характер выполняемого задания;

— возможность создания работнику условий для отдыха.

Однако если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию.

Ранее в пункте 15 Инструкции №62 было указано, что работник может в этой ситуации остаться в месте командирования по своему усмотрению, теперь же ему требуется согласовать это с руководителем (это касается только командировок по России).

При однодневных зарубежных командировках согласно пункту 20 Положения суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы расходов на выплату суточных на загранкомандировки.

При исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на выплаты суточных при однодневных командировках.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе и суточные.

Как уже было указано ранее, при командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 11 Положения).

Арбитражный суд Уральского округа в своем постановлении от 30.01.

2015 № Ф09-9855/14 по делу №А60-15139/2014 принял позицию налоговых органов в части не правомерности включения «однодневных» суточных в состав расходов в целях налогообложения прибыли.

Источник: https://centrnp72.ru/news/977-odnodnevnaja-komandirovka-vozmeschenie-rashodov-oblozhenie-ndfl-i-strahovymi-vznosami.html

Проезд командированного на такси: нюансы возмещения затрат

Учреждение обязано возмещать командированному сотруднику затраты на проезд и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Однако плату за проезд на такси можно учесть, только если расходы экономически обоснованы. Об особенностях возмещения таких затрат – в статье.

Письмо Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-07/33

Основания для оплаты проезда

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно не запрещает использовать в служебных командировках такси.

Согласно пункту 24 Положения, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти затраты.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Согласно подпункту «в» пункта 1 данного постановления, за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В то же время согласно пункту 3, расходы, превышающие размеры, установленные указанным постановлением, а также иные затраты, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются за счет:

экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации;
поступлений, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, при наличии соответствующей экономии бюджетных средств учреждение может возместить своему работнику расходы на такси, если это предусмотрено ее внутренним локальным актом (например, Положением о командировках).

Подобный порядок возмещения поможет избежать возможных споров с контролирующими органами.

Документальное подтверждение

Расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены.

В пункте 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г.

№ 112, указано, что фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси.

Фрахтовщик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору фрахтования обязанность предоставить фрахтователю всю либо часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозок пассажиров и багажа, грузов

Указанный документ должен содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров, а именно:

наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
наименование фрахтовщика (наименование, адрес, номер телефона и ИНН);
дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси (число, месяц и год оформления);
стоимость пользования легковым такси цифрами и прописью (если оно оплачивается по тарифам за расстояние перевозки или время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования);
фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Нюансы налогообложения

Остановимся на правилах налогообложения расходов, связанных с проездом работника на такси. Отметим, что чиновники Минфина России выпустили немало разъяснений, посвященных этому вопросу.

Налог на доходы физлиц

Возмещение работникам фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов на проезд до места назначения и обратно не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому суммы оплаты проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и на этом основании освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

Однако соответствующие оправдательные документы должны оформляться в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок в служебных целях. Аналогичные выводы содержат письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, а также постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. № А05-2964/2008.

Страховые взносы

К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах…»).

Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения страховыми взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).

Налог на прибыль организаций

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты организации на командировки, в том числе на проезд работника в командировку и обратно к месту постоянной работы.

Расходы на такси в рамках приносящей доход деятельности учреждения учитываются в целях налогообложения прибыли именно на основании этой нормы (письма Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621).

Однако они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Например, экономическим обоснованием может быть то, что на общественном транспорте добраться до места назначения невозможно (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2008 г. № Ф04-2260/2008(3201-А45-40)), или другие объективные причины.

А подтвердить оплату услуг такси необходимо кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621).

Налог на добавленную стоимость

В том случае, если расходы на такси возмещаются за счет приносящей доход деятельности учреждения, облагаемой НДС, суммы налога, уплаченные по расходам на проезд, подлежат вычету. Эти вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику соответствующих услуг, то есть квитанции (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

Отражение ситуации в учете

Операции в учете отражаются в соответствии с нормами Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.

Расходы по проезду на такси оформляются следующими записями:

Наименование операции	Дебет	Кредит
Приняты к учету расходы на проезд на такси	401 20 222 «Расходы на транспортные услуги»	208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
109 XX 222 «Расходы на транспортные услуги»
Возмещены понесенные расходы работнику из кассы организации	208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»	201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

В заключение рассмотрим ситуацию, в которой возник вопрос: стоит ли возмещать расходы работника на такси?

Пример

Работник федерального органа исполнительной власти (заместитель начальника отдела) в командировке добирался из аэропорта до гостиницы и обратно на такси. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил в том числе квитанцию на оплату пользования легковым такси.

На ней имеется штамп фирмы, которая оказала транспортные услуги, с указанием ее наименования, ИНН, КПП, адреса, телефона. Также есть следующие данные: номер квитанции (написан шариковой ручкой), серия квитанции, дата заказа, маршрут следования, код маршрута, время подачи, государственный номер автомобиля, стоимость услуг, Ф. И. О.

водителя, подпись заказчика. Печать фирмы отсутствует.

Действующим в организации Положением о командировках установлено, что заместителям руководителя за счет соответствующей экономии бюджетных средств оплачивается проезд на такси в месте командирования до аэропорта и обратно. Правомерна ли оплата такси в данной ситуации?

В рассматриваемом примере понесенные расходы по проезду на такси работнику не возмещаются. При принятии данного решения организация руководствовалась статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (о первичных учетных документах), пунктом 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и пунктом 111 Правил перевозок пассажиров и багажа.

Причина отказа в возмещении расходов – неправильное оформление документа в обоснование понесенных расходов (квитанции).

Следует отметить, что руководитель организации может принять решение о возмещении расходов на проезд указанному работнику на основании его письменного заявления с соответствующей просьбой и указанием уважительных причин, а также, например, справки о стоимости проезда на такси в месте командировки или иного документа. Однако для целей налогового учета такие расходы в любом случае принять нельзя.

Важно запомнить

В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель имеет право возмещать ему в том числе расходы по проезду на такси. При этом порядок возмещения затрат определяется коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3233-proezd-komandirovannogo-na-taksi-nyuansy-vozmeshcheniya-zatrat