Обновление реквизитов путевых листов с 15 декабря 2017 года
Добрый день, уважаемый читатель.
В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Начиная с 15 декабря 2017 года в путевых листах транспортных средств должны присутствовать несколько новых полей с информацией. Так что если Ваша организация занимается перевозками пассажиров или грузов, рекомендую внимательно прочитать эту статью и обновить бланки путевых листов.
Огрн и огрнип в путевых листах
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Начиная с 15 декабря сведения о собственнике должны дополнительно включать в себя ОГРН (для юридических лиц) и ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей).
На всякий случай напомню, что данные номера указываются в специальных свидетельствах о государственной регистрации юридического лица или ИП. Свидетельства выдаются при постановке на учет в налоговой инспекции, т.е. они гарантированно есть у всех ИП и юридических лиц. Так что проблем с заполнением нового поля в путевом листе быть не должно.
Предрейсовый технический контроль автомобиля
6. Сведения о транспортном средстве включают:…
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
Ранее в путевых листах не было поля, подтверждающего проведение предрейсовой проверки транспортного средства. Начиная с 15 декабря 2017 года такое поле является обязательным для транспортных средств, которые в соответствии с законодательством должны проходить предрейсовый контроль.
Рассмотрим пункт 4 статьи 20 закона «О безопасности дорожного движения»:
Таким образом, если транспортное средство задействовано в перевозках пассажиров или грузов, оно должно проходить предрейсовый контроль, отметка о котором и ставиться в обновленный путевой лист.
Если же автомобиль используется только водителем, то проходить предрейсовую проверку ему не требуется.
Например, если руководитель организации самостоятельно управляет автомобилем, то проходить ежедневную проверку не нужно.
Более подробно информация об особенностях проведения проверок технического состояния транспортных средств рассмотрена в отдельной статье на pddmaster.ru.
Кроме того, в приказ министерства транспорта вносится и еще одно изменение:
161. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
161. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Однако существенного влияния на смысл документа оно не оказывает.
При желании Вы можете ознакомиться с текстом обновленного документа самостоятельно:
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов
В завершение хочу еще раз обратить внимание на то, что если Ваша организация эксплуатирует транспортные средства, то с 15 декабря 2017 года нужно обновить бланки путевых листов.
Источник: https://pddmaster.ru/documentsnews/putevoi-list-s-15-12-2017.html
Путевой лист с 15 декабря 2017 года
Изменения в порядке заполнения путевых листов вступили в действие 15 декабря 2017 года. Теперь в путевой лист нужно будет включить новые реквизиты. В статье подробно рассмотрим изменения в заполнении таких листов, а также какие реквизиты должен содержать путевой лист с 15 декабря 2017 года.
Для чего нужны путевые листы
Основное назначение путевого листа – это контроль работы ТС, а также водителя в компании. Бланк для путевых листов организация вправе разработать самостоятельно, либо использовать унифицированные формы. Обязательными реквизитами в путевом листе являлись следующие:
- Наименование листа, его номер;
- Срок, который действует лист;
- Сведения по владельцу ТС;
- Сведения по ТС;
- Сведения по водителю.
Любые другие реквизиты организация может предусмотреть по своим потребностям (Читайте также статью ⇒ Путевой лист для ИП в 2018 году. Как оформить для легкового и грузового авто). Но в любом случае, бланк листа должен соответствовать основным требованиям, предъявляемым к первичным документам и содержать следующие реквизиты:
- Наименование, номер листа;
- Срок действия листа;
- Сведения по собственнику ТС: для компаний – наименование, местонахождение, контактный телефон и ОГРН; для ИП – ФИО, местонахождение, контактный телефон и ОГРНИП;
- Сведения о ТС (грузовая или легковая, модель);
- Госзнак ТС;
- Показания по одометру при выезде и по возвращению;
- Дата, время при выезде и по возвращению;
- ФИО и подпись ответственного лица;
- ФИО водителя;
- Даты медосмотров водителей до рейса и после него;
- ФИО, подпись, печать медработника, проводившего осмотр;
- Сведения об осмотре техсостояния ТС до рейса;
- ФИО и подпись работника, осуществляющего контроль за состоянием ТС.
Изменения в начале 2017 года
Основным изменением с 26 февраля стало необязательное проставление печати в заголовке листа. Помимо этого, за организациями закрепилась обязанность по подтверждению предрейсового контроля техсостояния ТС.
https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo
В соответствии с этим путевой лист должен содержать такую дополнительную информацию:
- Дату проведения контроля техсостояния ТС до рейса и его время;
- ФИО контролера за техсостоянием ТС, его подпись.
Основные изменения с 15 декабря в путевых листах связаны с тем, что вводятся новые реквизиты в лист. Теперь в листе должен быть указан регистрационный номер организации или ИП, то есть ОРГН и ОРГНИП.
Если эти реквизиты заполнены не будут, то лист будет признан заполненным с нарушениями. Где именно указывать ОГРН в листе решить компании могут самостоятельно.
Например, указать его можно в графе, где указывается наименование компании, либо ФИО ИП.
Кроме того, теперь в путевом листе следует указывать дату проведения контроля по техсостоянию ТС до рейса (предрейсовый контроль), а также точное время его проведения. Указывается при этом, число, месяц, год контроля, а также часы и минуты его проведения.
С 15 декабря изменились также и правила по обеспечению безопасности перевозок.
Например, до 15 декабря организациям было необходимо осуществлять ежедневный контроль техсостояния ТС до выезда на линию с места стоянки, а также после возвращения на стоянку.
В настоящее время предрейсовый контроль должен проводиться только до выезда машины со стоянки (Читайте также статью ⇒ Путевой лист грузового автомобиля в 2018 году. Образец заполнения, бланк).
Еще изменения с 2017 года
24 декабря 2017 также вступил в силу Порядок контроля техсостояния ТС. Для исключения вероятности использования неисправного ТС, организации обязаны проводить контроль техсостояния до рейса.
Информацию о предрейсовом контроле, включающую в себя дату его проведения и время вносит контролер.
В случае нарушения требований по проведению такого контроля компаниям грозят штрафы:
- 5 000 рублей – на должностное лицо;
- 30 000 рублей –на организацию или предпринимателя.
Порядок проведения предрейсового контроля
Проводится контроль до выезда ТС со стоянки. Если не выявлены неисправности, то контролером ставится отметка в путевом листе о прохождении контроля, которая заверяется его подписью.
Выглядит она так: «Прошел предрейсовый контроль технического состояния». Рядом с подписью ставится ФИО контролера, а также время и дата проведения контроля.
Без такой отметки контролером, эксплуатация ТС запрещена (Читайте также статью ⇒ Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк).
Помимо проставления отметок в путевых листах, как организации, так и ИП должны вносить результаты контроля в журнал регистрации контроля.
Журнал регистрации предрейсового контроля
В журнале регистрации предрейсового контроля фиксируется следующая информация:
- наименование ТС, его марка и модель;
- Госзнак ТС;
- ФИО водителя;
- ФИО контролера, который проводил контроль техсостояния ТС;
- Дата, время контроля;
- Показания по одометру, снятые при проведении контроля;
- Отметка о контроле;
- Подпись водителя ТС;
- Подпись контролера.
Заключение
Таким образом, с 15 декабря изменились реквизиты путевого листа. Если организации используют типовую форму листов, то внести потребуется некоторые реквизиты. Подведем итоги и сведем в таблицу основные изменения и дополнения в реквизитах путевого листа:
| Что изменить или добавить в бланк | Пояснение |
| Дополнительные сведения о владельце ТС | По организациям указывается ОГРНПо предпринимателям указывается ОГРНИП |
| Место для отметки «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» | Контролер (ответственное за предрейсовый контроль лицо) указывает дату, время контроля, свою подпись и ее расшифровку |
| Убрать «Печать организации» | В настоящее время указываются только сведения о собственнике, печать организации ставить не требуется |
Законодательная база
| Законодательный акт | Содержание |
| Приказ Минтранса России №476 от 07.11.2017 | «О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта РФ по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых лситов» |
Источник: https://online-buhuchet.ru/putevoj-list-s-15-dekabrya-2017-goda/
Новые путевые листы 2018 года
Путевые листы очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних ревизоров и аудиторов.
Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.
При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов. Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.
Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной учетной политике организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.
Единственным условием при этом является наличие обязательной информации, а именно:
- название документа;
- порядковый номер;
- информация о периоде, на который выписан путевой лист;
- информация о владельце автомобиля;
- данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
- информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
- дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
- сведения о водителе;
- отметка медика об осмотре водителя;
- отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.
Новые обязательные реквизиты
О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование. Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.
С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.
Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.
Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.
Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб., а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.
Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.
Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.
Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.
Правила заполнения
Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.
Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам.
Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном журнале, где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация.
Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.
Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании. Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день. Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки.
Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.
Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.
Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.
Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.
Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.
Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица.
Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.
В путевом листе также указывается информация о движении топлива. На его основании производится списание ГСМ.
Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих.
И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.
Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале. Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.
В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью. Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.
Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать, то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати, то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.
Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152, просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п.
12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля.
Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.
Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке.
Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике.
И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.
Новый бланк 2018 года
Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа. Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.
Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.
Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.
| Дата и время осмотра | Техническое состояние автомобиля, подпись и расшифровка подписи механика |
Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.
Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.
В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и штрафов.
В такой ситуации позиция проверяющих однозначна: отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд.
Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию.
А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.
Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.
Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.
Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.
Рекомендуем другие статьи по теме
Источник: https://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/novye-putevye-listy.html
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевой лист — очень важный документ для служебного транспорта.
Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты.
Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт.
При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2018 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера.
Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового таки;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года.
Учитывают путевые листы в специальном журнале.
Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Новая форма путевого листа
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный.
Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели.
Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008.
Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- данные о водителе ТС;
- данные о самом ТС;
- данные о владельце ТС;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу.
Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию.
С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт.
Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.
Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник.
Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки.
Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
| Бланк путевого листа | Кто и как заполняет |
| Форма № 3 для легковых автомобилей | Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
| Форма № 4-с для грузовых автомобилейсо сдельной зарплатой водителям. | Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. |
В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.
Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений.
На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС.
Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации.
Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ.
Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки.
Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС.
Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли.
Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:
Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):
Продолжение:
Обратная сторона
Путевой лист скачать в формате .xls
Образец заполнения
Источник: https://ppt.ru/forms/putevoi-list
Путевые листы: правила заполнения в 2017 году
Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, который, в свою очередь, внес поправки в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2017 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее Приказ № 152). Все изменения распространяются на путевые листы, оформленные после 25.02.2017.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим утвержденные изменения подробнее.
Изменение № 1
В заголовочной части путевого листа организации и индивидуальные предприниматели теперь вправе не проставлять свою печать или штамп (п. 12 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).
Изменение № 2
Организации и ИП на путевом листе в дополнение к отметке о медосмотре должны сделать отметку о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (с указанием даты и времени проведения).
Такая отметка проставляется или контролером технического состояния автотранспортных средств, или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта и заверяется его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 16.
1 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).
Используйте актуальную форму путевого листа в программе «Путевые листы и учет ГСМ»
Обязательные реквизиты путевого листа
Обязательные реквизиты путевого листа не изменились.
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нем необходимо указать следующие реквизиты (п. 3 разд. II Приказа № 152):
- наименование и номер;
- сведения о сроке действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
В сведения о сроке действия нужно включить дату (число, месяц, год), в течение которой можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней, но не более чем на месяц (п. 10 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152) — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
В строке о собственнике транспортного средства нужно указать:
- для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
- для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- модель транспортного средства (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный знак транспортного средства;
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда обратно.
Информация о водителе должна содержать:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
С 15 декабря 2017 года снова изменился порядок заполнения путевых листов. Соответствующие поправки внесены Приказом Минтранса РФ от 07.11.17 № 476. В соответствии с этими поправками путевом листе обязательно указывать:
- ОГРИП — индивидуальным предпринимателям, ОГРН — организациям;
- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства (если обязательный досмотр установлен законом).
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). Данный закон, так же как и Приказ Минтранса № 152, к обязательным реквизитам относит «Наименование документа».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе. Нужна ли отметка врача в таком случае, узнаете из статьи Норматива.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 8 разд. II Приказа № 152).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
- нормативный расход топлива;
- экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
- перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.
Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Кроме всех перечисленных выше реквизитов, в путевом листе нужно указать дату и время показаний одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно.
Дата и время проставляются уполномоченными лицами, назначенными решением руководителя предприятия/ИП, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда ИП совмещает обязанности руководителя и водителя.
Также необходимо поставить штамп и подпись медицинского работника, проводившего соответствующий медицинский осмотр водителя, с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 разд. III Приказа № 152).
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Узнать больше
Форма путевого листа и порядок учета
Формы первичных учетных документов в коммерческой организации определяются руководителем. Формы первичных учетных документов организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Применение разработанной в организации формы путевого листа необходимо утвердить учетной политикой.
Требования к формированию учетной политики закреплены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) — учетная политика формируется главным бухгалтером или иным лицом, ведущим бухгалтерский учет в организации, на основе данного ПБУ и утверждается руководителем организации.
Организациям следует разработать форму путевого листа с учетом изложенных требований и утвердить ее применение учетной политикой.
Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 17 Приказа Минтранса № 152 собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
Ниже предлагаем вам пример заполнения путевого листа.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании указанных Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
Следует отметить, что НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Вместе с тем применение данных норм позволит организациям подтвердить экономическую оправданность произведенных расходов в случае разногласий с налоговым органом (ст. 252 НК РФ).
Игорь Гомзиков, аудитор БКГ «Информаудитсервис»
Источник: https://kontur.ru/articles/4979
Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2018 года
Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт.
Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.
Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.
Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.
В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.
Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.
Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.
Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.
Обязательно ли использовать путевые листы
Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.
Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д.
она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо.
Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.
бухпроффи
Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.
В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.
Изменение в оформлении документа в 2018 году
С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017 ).
Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон.
Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.
Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.
Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2018 год
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2018 году
Лицевая часть
Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.
В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.
В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.
Далее, на бланке отражается марка автомобиля, номер госрегистрации. Если используется гаражный номер, то его нужно проставить в правой таблице.
В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.
Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.
Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.
На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.
После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.
При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.
Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.
Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель — о передаче и согласии с указанными показателями.
Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.
Оборотная сторона
Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.
В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.
Бухгалтерские проводки
При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 10/3 | 60, 76, 71 | Приобретено топливо |
| 19 | 60, 76 | Отражен НДС по топливу |
| 20, 23, 25, 26, 44 | 10/3 | Списано топливо по норме |
| 94 | 10/3 | Списано топливо, израсходованное сверх норматива |
| 73/2 | 94 | Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя |
Порядок хранения документа
Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.
Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.
А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.
Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.
бухпроффи
Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
бухпроффи
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html
Загрузка...
