Фнс рассказала, как сдавать в инспекцию сканы документов — все о налогах

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает.

Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного.

Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями.

Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами.

Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке».

На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде.

Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

1. Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;

2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);

3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;

4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;

5. Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);

6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);

7. При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;

8. Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;

9. Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;

10. В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

1. Принимаются документы только в формате PDF;

2. Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI;

3. Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;

4. Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;

5. Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;

6. Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов.

Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа.

В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора).

Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера.

Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки.

И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

1. Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;

2. Журналы учета;

3. Товарная накладная ТОРГ-12;

4. Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;

5. Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг.

Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот.

Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись.

В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы.

А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же.

Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге «1С Предприятие 8.3 онлайн» и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас.

Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота.

В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Желаем успехов!

Источник: https://scloud.ru/blog/skany_dokumentov_fns_diktuet_svoi_pravila/

Подача документов на налоговый вычет через Личный кабинет налогоплательщика

Чтобы сдать декларацию 3-НДФЛ в налоговый орган часто приходится отстаивать огромные очереди (особенно, «в сезон»), а можно ли не посещать Инспекцию и получить Налоговый вычет через личный кабинет налогоплательщика?

Оказывается, можно! Подать документы для получения вычета, помимо традиционных способов, таких как личное представление в налоговую и направление бумаг по почте, можно воспользовавшись личным кабинетом налогоплательщика (ЛКН), расположенным на сайте Федеральной налоговой службы.

Рассмотрим более подробно, что же такое ЛКН, как его зарегистрировать и самое главное — как направить через него документы в ИФНС. Для удобства каждый шаг будет сопровождаться скриншотами.

Шаг 1. Подключение личного кабинета

Создать ЛКН самостоятельно гражданин не может. Для регистрации ему необходимо обратиться в любой налоговый орган с паспортом и ИНН. Налоговый инспектор введет данные о вас и выдаст лист с указанными в нем логином и паролем.

К сведению: пароль в течение месяца с даты регистрации в ЛКН необходимо сменить на свой.

Шаг 2. Вход в ЛКН

После того, как кабинет будет создан, необходимо открыть сайт ФНС РФ — www.nalog.ru и на главной странице под разделом «Физические лица» нажать на «Войти в ЛК»:

Затем в специальном окне справа нужно ввести выданные в ИФНС логин и пароль. После того, как вход будет осуществлен, система попросит сменить пароль. Лучше это сделать сразу, не дожидаясь окончания месяца.

После того, как пароль будет сменен, перед вами откроется главная страница личного кабинета налогоплательщика с указанием перечня принадлежащего вам имущества, наличии переплаты или задолженности и указанием операций по уплате налогов.

Шаг 3. Цифровая подпись

Для направления документов на вычет через ЛКН необходимо создать цифровую подпись, которой они будут впоследствии подписаны. Для это в правом верхнем углу нажимаем на кнопку «Профиль»:

Затем выбираем «Получение сертификата ключа проверки ЭП»:

Выбираем последнее условие (сертификат хранится в ФНС) и нажимаем «Сформировать запрос»:

Система предложит проверить личные данные и ввести пароль. Пароль вводится тот, что выдан в налоговой (если при первом входе он сменен не был) или уже низменный вами на новый. Если данные верны, нажимаем «Подтвердить данные и направить запрос на получение сертификата»:

После того, как это будет сделано, система начнет обработку запроса, которая в среднем занимает около пяти минут. Но в случае, если сервер ФНС перегружен или на нем ведутся работы, процесс получения ЭП может затянуться до суток.

После того, как ЭП будет создана, в ЛКН отобразиться следующее сообщение:

Шаг 4. Загрузка или создание декларации 3-НДФЛ

Для создания или загрузки уже готовой декларации переходим в раздел «Налог на доходы ФЛ» и выбираем «3-НДФЛ»:

Система предложит несколько вариантов действий, выбираем «Заполнить/отправить декларацию» онлайн:

Затем необходимо выбрать: заполнить декларацию тут же в личном кабинете или же загрузить уже сформированную (заполненную с помощью программы «Декларация»).

Если нажать кнопку «Заполнить новую декларацию» система в начале предложит указать год за который будет заявляться вычет. Это нужно чтобы определить действующую на год заявления вычета форму отчетности.

Затем следуя указаниям системы необходимо внести данные в нижеприведенные поля. Если следовать указаниям системы процесс не вызовет никаких сложностей.

Рассмотрим как оправить в налоговую уже готовую декларацию. Для этого выбираем «Направить сформированную декларацию», далее указываем год за который подается отчетность и загружаем файл (кнопка «Обзор»).

После того, как файл будет загружен, формируем файл для отправки:

Последовательно загружаем все ранее отсканированные документы на вычет (кроме файла декларации, естественно):

После того, как все документы будут загружены в систему, подписываем их цифровой подписью:

Проверяем еще раз все ли документы были загружены и нажимаем «ОК».

Готово! Декларация вместе с пакетом документом направлена в налоговый орган.  После проведения камеральной проверки в ЛК появится возможность написать заявление на возврат налога.

После этого, на счет, указанный в заявлении, должна поступить сумма подтвержденного вычета.

Следить за статусом проверки декларации можно также в личном кабинете налогоплательщика.

Если информация была полезна для Вас, поделитесь этой статьей со своими друзьями! Кнопочки социальных сетей находятся чуть ниже.

Источник: https://nalog-prosto.ru/nalogovyj-vychet-cherez-lichnyj-kabinet-nalogoplatelshhika/

Как подать декларацию без посещения налоговой инспекции

В 2016 году граждане впервые могут сдать декларацию о доходах (3-НДФЛ) и получить налоговый вычет без посещения инспекции. Для этого надо всего лишь зарегистрироваться в «Личном кабинете» (ЛК) налогоплательщика.

В России изменились правила уплаты налога на недвижимость

Как пояснили в Управлении ФНС по Свердловской области, законодательные послабления были сделаны еще в середине 2015 года: поправки в Налоговый кодекс признали «Личный кабинет» официальным инструментом общения налоговой службы и налогоплательщиков.

Причем подавать документы в электронном виде можно по экстерриториальному принципу. Допустим, человек живет в Екатеринбурге, а имущество у него зарегистрировано в Москве и Челябинской области.

Раньше ему пришлось бы обращаться сразу в три инспекции (по месту нахождения объектов собственности), а сейчас достаточно просто выбрать нужный регион в ЛК.

Более того, гражданам нет необходимости оформлять усиленную электронную цифровую подпись (ЭЦП), как юридическим лицам: электронные документы они заверяют неквалифицированной подписью, которая автоматически создается в ЛК, не стоит ни копейки и действует в течение года.

— Новшество особенно актуально для тех, кто живет не там, где прописан, и регулярно меняет съемные квартиры. По закону такие граждане должны получать письма из надзорных органов по адресу регистрации, однако на практике этого не происходит.

С помощью ЛК они смогут вовремя отследить, какие налоги и когда им начислены, имеется ли недоимка, сообщить о продаже или покупке имущества, и оформить налоговые вычеты за последние три года, — разъясняет Людмила Захарова, начальник отдела работы с налогоплательщиками УФНС.

Полезная книжка «РГ»: Все льготы для пенсионеров в 2016 году

Чтобы понять, как работает новый сервис, мы решили провести эксперимент. У автора этих строк «Личный кабинет» был открыт год назад. Для этого пришлось лично прийти в инспекцию, предъявить ИНН, написать заявление и получить персональный пароль. Процедура заняла полчаса.

Если бы я тогда знала, что аккаунт на портале госуслуг позволяет автоматически авторизовать ЛК налогоплательщика, непременно бы этим воспользовалась. Правда, подобный способ доступен лишь тем, кто получал код идентификации лично (в МФЦ, «Ростелекоме» или на «Почте России»), а не по e-mail.

Кроме того, дистанционно ЛК могут создать владельцы универсальных электронных карт (в Свердловской области их выдает МФЦ).

Итак, заходим в «Личный кабинет», выбираем раздел «Налог на доходы физлиц» и нажимаем ссылку «Заполнить и подать декларацию онлайн». Появляется анкета. Некоторые данные уже внесены (ФИО, ИНН и т.п.), но кое-что вбиваем вручную, например домашний адрес. На каждой странице всплывают подсказки, что именно надо ввести в графу и где взять данные.

В принципе, если человек хоть раз заполнял декларацию о доходах, проблем возникнуть не должно. Основную информацию черпаешь из справки 2-НДФЛ. Лично у меня сложности вызвали два момента: подготовка сканированных документов и расчет остатка имущественного налогового вычета.

Чтобы выполнить все технические требования, пришлось покорпеть в фотошопе: при сжатии файлов плохо читались печати. При решении второй проблемы я была вынуждена не только вспомнить школьный курс алгебры, но и обратиться за консультацией к налоговикам.

Оказалось, что в строке «Вычет по предыдущим годам» надо указывать не сумму, которую вам уже вернуло государство, а стоимость имущества, от которого этот возврат составляет 13 процентов. Напомним, максимальная стоимость имущества, с которого граждане России могут получить вычет, составляет два миллиона рублей.

Допустим, в первый год после покупки квартиры вам вернули 90 тысяч рублей, во второй — 95. 185 тысяч — это 13 процентов от 1,4 миллиона рублей. Именно эту цифру и вносим в графу «Вычет по предыдущим годам».

Родителям детей-инвалидов в четыре раза подняли налоговый вычет

Заполнив декларацию и прикрепив к ней сканированные документы, формируем электронный пакет и отправляем в налоговую службу. Лучше это делать поздно вечером: портал работает быстрее. Перед отправкой декларация заверяется неквалифицированной цифровой подписью.

Для этого нужно нажать кнопку в разделе «Профиль» и подождать, когда система пришлет подтверждающий сертификат. У меня это заняло примерно полчаса. После чего в разделе «Документооборот налогоплательщика» стали появляться фразы: «криптоконтейнер принят к обработке», «документы получены» и т.п.

Важно дождаться квитанции о приеме: открыв ее, вы прочитаете, что 3-НДФЛ принята налоговым органом к работе и зарегистрирована под определенным номером. Затем заполняется электронное заявление на возврат налога и указываются реквизиты для перечисления денег.

Если у вас зарплатная банковская карта, возможно, потребуется заранее запросить выписку в банке с указанием полного номера счета.

Честно говоря, в начале нашего эксперимента были сомнения, что он пройдет успешно, но постепенно они рассеялись. Несмотря на некоторые шероховатости, сервис в целом довольно удобен и прост.

На подготовку пакета документов ушло примерно два часа, 26 января электронная декларация поступила в налоговую службу, 27-го ее зарегистрировали, в ЛК информация об этом появилась 29 января. Теперь будем ждать результатов камеральной проверки, которая длится три месяца.

Кстати, ее ход тоже можно отслеживать в «Личном кабинете» в разделе «Статус 3-НДФЛ».

На заметку

• Неквалифицированную электронную подпись можно сохранить в облачном хранилище ФНС. Это позволит заходить в ЛК с любого компьютера, смартфона, планшета на Microsoft, iOS и Android.

• Документы, приложенные к электронной декларации, сканируются в формате PDF, TIFF или JPEG. Изображения лучше сохранять в черно-белом виде с расширением 200 — 300 точек на дюйм, чтобы уверенно читался текст и печати. Общий вес приложений не должен превышать 5 Мб.

• Срок регистрации электронной декларации — от суток до одной рабочей недели.

• С помощью «Личного кабинета» можно не только отправить декларацию, но и уточнить информацию об имуществе, заявить о льготах по налогам, распечатать квитанции и даже оплатить налоги.

Источник: https://rg.ru/2016/02/10/reg-urfo/deklaracia-nalog-inspekcia.html

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы – это удобная и быстрая работа с ФНС.

Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем.  

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке».

Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

•  бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
•  электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом.

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

•  визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
•  оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
•  правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
•  проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ.

Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке.

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.

Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала.

«И хорошо!» – скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой.

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Источник: Клерк.ру

Источник: https://www.nashgorodspb.ru/node/3702

Что делать, если налоговый инспектор использует нечестные приемы

Пути обхода налогового законодательства ищут не только отдельные налогоплательщики. У некоторых инспекторов — свои «серые» схемы. Об одних нам рассказали читатели, на другие жалуются посетители бухгалтерских форумов. Мы предупредим вас о возможном развитии событий, а также расскажем, как не попасть в подобные ситуации и как быть, если вы все-таки в них оказались.

Вас просят «повторить» декларацию

Инспектор просит вас еще раз сдать вовремя представленную декларацию, убеждая, что это в ваших же интересах.
Цель 1. Продлить камералку еще на 3 месяца
В инспекции не успели в срок закончить камеральную проверку декларации с НДС к возмещению.

Инспектор просит сдать еще раз декларацию с теми же данными, но как уточненную (то есть то, что это уточненка, будет следовать только из номера корректировки на титульном листе). Таким образом он получит еще 3 месяца на ее проверку (Пункт 9.1 ст. 88 НК РФ).

Соответственно, на 3 месяца откладывается и решение о возврате денег, и начисление процентов, если инспекция не вернет деньги в срок (Пункт 2 ст. 88 НК РФ). Объяснить, почему это в ваших интересах, инспектор может по-разному: (или) «по-хорошему».

Чиновник утверждает, что претензий к декларации нет, инспекция готова вернуть вам налог, просто нужно еще время на некие формальности, без выполнения которых в возврате денег, увы, придется отказать.

К примеру, необходимо дождаться результатов встречных проверок — без них, дескать, внутренние правила запрещают инспекторам возвращать деньги, и без уточненки они все равно откажут по надуманному поводу; (или) «по-плохому», угрожая за что-нибудь оштрафовать и предлагая «обменять» этот штраф на подачу вами уточненки.

Предсказать, выполнят ли свои обещания налоговики, сложно. Вероятность того, что инспекция откажет в возмещении НДС, даже если вы согласитесь на ее условия, остается всегда. Равно как и вероятность того, что налоговики не откажут по надуманной причине, если подавать уточненку вы не станете.

Ваши действия. Решать вам. В случае отказа возместить НДС на судебные разбирательства наверняка уйдет больше 3 месяцев. Между тем проценты за просрочку возврата денег весьма невелики, в отличие от судебных издержек. Так что соглашаться на подачу уточненки имеет смысл, если вы уверены, что придраться налоговикам не к чему, и вы готовы повременить с возвратом налога. Если же у вас есть обстоятельства, которые инспекция может обнаружить за дополнительные 3 месяца проверки, расценить их как нарушения и собрать по ним доказательства, то соглашаться на подачу уточненки не надо. Ведь в суде легче оспорить необоснованный отказ, чем отказ по причине доказанных нарушений.

Цель 2. Оштрафовать за вовремя сданный отчет

Вы представили декларацию вовремя, но с ошибками в оформлении (что-то неправильно указали на титульном листе, забыли сдать какой-то лист декларации).

Когда крайний срок сдачи этой декларации истек, инспектор объявил, что вашу декларацию нельзя считать сданной из-за ошибки в оформлении и поэтому вам необходимо сдать ее заново как первичную.

Метод убеждения весьма действенный — обещание заблокировать счет за непредставление декларации (Пункт 3 ст. 76 НК РФ).

Ваши действия

Источник: https://www.pnalog.ru/material/nalogovyy-inspektor-nechestnye-priemy

Что делать, если требуют налог с несуществующего имущества

Краткая инструкция от «БелПрессы»: как скорректировать данные, которыми располагает налоговая инспекция.

О каких налогах речь?

С конца августа по конец октября 2017 года Федеральная налоговая служба рассылает гражданам уведомления о налогах за 2016 год. Это налог на имущество физлиц (недвижимость), налог на землю и транспортный налог. Заплатить по ним нужно до 1 декабря 2017-го. Уже со 2 декабря налоговики начнут начислять пени, а сумма необходимого платежа будет расти.

В Белгородской области около 850 тыс. граждан являются собственниками недвижимого имущества: домов, квартир, гаражей. 420 тыс. владеют транспортными средствами и порядка 525 тыс.– земельными участками. Задача налоговой службы – корректно рассчитать налоги для каждого гражданина.

Может ли в уведомлении быть ошибка?

Сами налоговики признают, что ошибки бывают.

Дело в том, что налоговики используют не собственные базы, а базы первоисточников. Например, для расчёта налогов по недвижимости и земле используют данные Росреестра, о наличии автомобиля узнают из баз ГИБДД, а если у кого‑то в ангаре стоит свой самолёт – от Росавиации.

Как исправить?

Если вы получили налоговое уведомление в бумажной форме, то к нему прикреплена специальная анкета для обратной связи с налоговиками. Можно её заполнить и указать, где именно ошиблась инспекция. Бумагу эту можно отправить в УФНС по почте, сдать лично в инспекцию по месту нахождения объектов налогообложения либо сканировать и в электронном виде послать через сайт ФНС.

Можно обойтись и без этой анкеты. Проще всего направить сообщение в налоговую через Интернет. Сделать это могут как владельцы личного кабинета на ФНС, так и те, кто на сайте ещё не регистрировался.

На сайте ведомства есть специальный сервис «Обратиться в ФНС России». Заполнив несложную форму, нужно указать налоговикам на ошибки.

При этом желательно прикрепить и документы, подтверждающие вашу правоту – благо сайт позволяет прикреплять и изображения, и текстовые файлы, и файлы в формате PDF.

Если налоговики ошиблись в адресе вашей квартиры или площади, то лучше прикрепить копию (скан) документа, описывающего имущество. Если вам приписали несуществующее имущество, никаких документов вы приложить, конечно же, не сможете. Но сообщить в ФНС всё равно об этом надо, и как можно скорее.

Ответить на обращения через сервис налоговики должны в течение 30 дней. Вы сами выбираете, как ведомство вам ответит – в бумажной форме по почте или в электронном по e-mail.

Есть и ещё один способ сообщить об ошибке в уведомлениях – лично прийти на приём в инспекцию. Такой консервативный подход, пожалуй, самый накладный по времени. Но если хочется пообщаться лично – в ФНС вас примут.

Что будет с оплатой, если налоговики ошиблись?

ФНС должна доставить вам уведомление о налоговом платеже до 1 ноября, то есть за месяц до даты платежа. Как только вы увидели, что вам начислили что‑то неправильно, надо как можно скорее обратиться в инспекцию.

Затем налоговая в течение 30 дней без вашего участия будет рассматривать заявление, запрашивать информацию у других ведомств и потом даст ответ. Вам могут либо пересчитать платёж, либо оставить в силе изначальный.

Если окажется, что ошибка действительно была – вам пришлют уже обновлённое налоговое уведомление с правильным расчётом, по которому вы и оплатите налоги. При этом срок оплаты с 1 декабря будет сдвигаться, то есть у вас будет 30 дней с момента получения нового уведомления.

Сергей Шевченко

Источник: https://www.belpressa.ru/news/news/chto-delat-esli-trebuyut-nalog-s-nesushestvuyushego-imushestva18692/

Что делать, если неожиданно пришла налоговая проверка

Автор статьи:

Оглавление:

Визит налоговиков трудно назвать дружественным мероприятием. К счастью, выездные проверки теперь проводятся довольно редко – бравые служащие ФНС всё чаще ограничиваются камеральными.

И всё же всегда нужно быть готовым к тому, что однажды сотрудники этого ведомства постучатся в двери вашей фирмы.

Главное в таких случаях – не паниковать и быстро выстроить правильную стратегию взаимодействия с непрошеными гостями. Давайте разберёмся, как это сделать.

Налоговая проверка организации: особенности

Напомним: выездная налоговая проверка – это мероприятие, по результатам которого налоговые органы доначисляют налоги, сборы и пени, привлекают к ответственности (как налоговой, так и административной) налогоплательщика и занимаются другими узаконенными видами вымогательства.

Плановые выездные проверки проводятся раз в три года, а внеочередные – максимум один раз в год. Внеплановые проверки начинают обычно в случае, если на вас в налоговые и правоохранительные органы неоднократно поступали жалобы от клиентов, контрагентов, конкурентов или просто «неравнодушных» граждан.

Для предпринимателя налоговые проверки становятся хроническим источником конфликтов с ИФНС, злоупотребляющей своими полномочиями. Налоговики часто произвольно (в свою пользу) толкуют налоговое законодательство и допускают массу как мелких, так и очень значительных правонарушений. Ситуация усугубляется тем, что в 2015 году законодатель наделил служащих ФНС новыми возможностями.

Права и полномочия налоговых инспекторов

Служащие ФНС, непосредственно занимающиеся проверкой, наделены очень широким спектром полномочий. Они могут осуществлять следующие мероприятия:

• инвентаризацию – в целях проверки достоверности данных, содержащихся в ваших документах;
• осмотр любых помещений, связанных с вашей коммерческой деятельностью (магазинов, складов, торговых точек, цехов и так далее);
• истребование документов (для последующей их проверки в отделении ИФНС);
• выемку документов (для выявления и подтверждения каких-либо налоговых правонарушений);
• проведение экспертизы (теоретически – с привлечением независимого стороннего эксперта);
• получение экспертного заключения (со всеми выводами, которые эксперт посчитал нужным обозначить в этом акте);
• допрос свидетелей, которые могут быть осведомлены по вопросам, важным для сотрудников налоговой службы;
• вызов свидетелей непосредственно в ИФНС (для последующего допроса);
• привлечение переводчика, если некоторые из ваших документов составлены на иностранном языке.

Как видим, список довольно солидный. Однако это не означает, что сотрудники налоговой имеют право на всё. Ваша задача – наблюдать за тем, чтобы они не выходили за рамки своих полномочий (и по возможности пресекать все эксцессы подобного рода).

Как снег на голову

Иногда налоговики приходят совершенно неожиданно. Вы не получали уведомлений и предупреждений (или получили соответствующий документ буквально за день до визита), а ФНС уже на пороге. Насколько это правомерно?

Дело в том, что решение о проверке сперва обязательно должны отправить руководителю фирмы по почте. Причём не просто отправить, а дождаться ответа, в котором руководитель должен подтвердить получение письма с решением и уведомлением.

Понятно, что письмо не всегда приходит прямо на следующей день после отправки, а вы не каждый день проверяете почтовый ящик. Но ФНС это не интересует – служащие просто отсчитывают 6 дней с момента отправки корреспонденции и приходят с проверкой, даже если так и не получили ответа.

Но ведь требование о предупреждении считается выполненным только после получения подтверждающего письма! Следовательно, налоговая проверка без предупреждения должна признаваться неправомерной. Просто не пустить инспекторов нельзя – это чревато.

Зато у вас появится дополнительный «козырь в рукаве», если впоследствии придётся обжаловать решение налогового органа.

Порядок действий

Если вы узнали о предстоящем визите инспекторов хотя бы за день или два, вам нужно срочно заняться подготовкой к встрече «гостей».

1. Немедленно приведите первичную документацию в соответствие с бумагами контрагентов. У них и у вас первые и вторые экземпляры всех документов должны быть абсолютно идентичными. Обратите внимание на подписи и печати, нумерацию, даты.
2. Сообщите своим контрагентам, что к ним, возможно, придёт встречная проверка. Они должны будут подтвердить налоговым инспекторам факт хозяйственной деятельности, иначе перечисленные контрагентам деньги (отнесённые к затратам) наверняка будут признаны дополнительным доходом. Для вас это будет означать доначисление налогов и назначение штрафов с пени.
3. Подготовьте офис. Оставьте там только те бумаги, наличие которых будет обоснованным и законным с юридической точки зрения. Запомните: никаких лишних сведений! Не относящиеся к делу документы, печати и штампы – временно заберите всё это домой. Ваша задача – максимально ограничить информацию, до которой смогут добраться проверяющие.

И вот он, момент истины – инспекторы на пороге. Налоговая проверка пришла, и надо что-то делать дальше.

1. Поинтересуйтесь, на каком именно основании проводится проверка (по жалобам граждан или же в результате окончания срока действия прежнего предписания).
2. Попросите продемонстрировать вам постановление о проведении проверки и внимательно прочтите его. Зачастую в состав проверяющей группы входят люди, никак не обозначенные в постановлении. Возможно, это простое следствие текучки кадров, но присутствие таких лиц – серьёзное правонарушение. Вы вправе не пустить «лишних проверяющих» за порог или поступить немного хитрее (ниже об этом будет сказано более подробно).
3. Записывайте на диктофон все переговоры с инспекторами. Запись может стать дополнительным доказательством какого-либо правонарушения, если инспекторы совершат таковое.
4. Сохраняйте самообладание и всегда думайте, прежде чем сказать что-либо. Почти все опытные налоговики – хорошие психологи. Не исключено, что они будут провоцировать вас «скользкими» вопросами или даже оказывать психологическое давление. Если вопросы явно выходят за рамки делового общения, решительно откажитесь на них отвечать (можно апеллировать при этом к 51 статье Конституции, которая позволяет гражданам не свидетельствовать против себя и своих близких).

Если вы будете следовать этим нехитрым правилам, пережить налоговый «налёт» станет гораздо проще. Кстати, бороться с произволом проверяющих можно и другими способами – более неоднозначными, но очень результативными. Некоторые из них могут показаться вам некрасивыми. Применять их или нет – вопрос личного выбора.

Хитрости и чит-коды

Опыт многих предпринимателей позволяет выделить несколько эффективных контрдействий. С их помощью можно свести к минимуму вероятность попадания под пресс штрафов и дополнительных выплат.

1. Никогда не пытайтесь дать налоговикам взятку. Это чистой воды самоубийство. Помните совет записывать все переговоры на диктофон? Так вот, налоговые инспекторы делают то же самое, причём зачастую фиксируют происходящее ещё и на видео.
2. Если вы заметили, что налоговики совершили пару незначительных правонарушений, не обязательно сразу же уличать и разоблачать своих визитёров. Зафиксируйте все допущенные ими ошибки (незаконные запросы документов, неправомерные требования о предоставлении сведений, провокационные вопросы), а затем, уже после вынесения заключения, оспорьте их в ведомственном порядке. Велик шанс, что действия проверяющих будут официально признаны неправомерными, а итоговый акт проверки – недействительным.
3. Таким же образом можно поступить, если в составе комиссии присутствуют люди, которых нет в списке. Зафиксируйте факт их присутствия, уточните ФИО и должности, а после вынесения акта обратитесь в ИФНС с жалобой. Грубое нарушение процессуального порядка ведёт к отмене решения, вынесенного проверяющей комиссией.
4. Внимательно проверьте акт по итогу выездной проверки. Сумма начисленных штрафов будет указана как в этом акте, так и в требовании об уплате налогов (либо в решении о привлечении к ответственности, если до такого дойдёт). Возможен вариант, когда в акте налоговики указывают одни суммы, а в требовании или решении – другие. Это несоответствие – ещё один неплохой повод для признания решения налоговых служащих незаконным.
5. На непредвиденный случай вроде наложения имущественного взыскания или блокировки счёта можно завести резервный расчётный счёт.

Всегда смотрите по ситуации, стоит ли применять перечисленные способы. Помните, что неумело предпринятые меры могут иногда обернуться против вас же. Утверждение, что делать при налоговой проверке нужно всё возможное – мол, в критической ситуации все средства хороши – неверно.

Самые распространённые процессуальные нарушения при проверках

Итак, схема понятна: нарушение – жалоба в ведомственном или судебном порядке – признание заключения проверяющей комиссии незаконным (или хотя бы отмена отдельного решения).

Действует такая связка не всегда, но довольно часто, и при должном упорстве можно добиться своего.

А если вы не любите рисковать – просто внимательно следите за ходом проверки и сразу указывайте сотрудникам ФНС на их ошибки.

1. Очень часто налоговики произвольно расширяют вопросы проверки. Изучение сведений, не относящихся к отражённым в первоначальном постановлении налогам и налоговым периодам, запрещено – нужны новое решение и отдельная проверка.
2. Инспекторы не вправе проверять уже «обработанные» ими прежде периоды. Исключений три: ликвидация (либо реорганизация) фирмы, предоставление уточнённой налоговой декларации и принятие решения вышестоящим налоговым органом о проверке деятельности нижестоящего. Часто это правило игнорируется.
3. Ещё одно грубое нарушение – проведение в течение одного года более двух выездных проверок. Третья и последующие считаются недопустимыми (в соответствии с 89 статьёй Трудового кодекса).
4. Осуществлять проверку может только тот орган ФНС, в котором вы стоите на учёте. Проведение проверок ненадлежащим органом – явление редкое, но возможное.
5. Предоставить возражения по результатам проверки можно в течение 15 дней. Иногда инспекторы идут на хитрость и предлагают бухгалтеру подписать акт с неправильной датой. В результате срок подачи жалобы искусственно сокращается (зачастую как раз на две недели).
6. Угрозы и психологическое давление – методы, широко используемые налоговиками. Прямые угрозы привлечением к административной ответственности и прозрачные намёки на непорядочность равно недопустимы.
7. Выемка документов без мотивированного и обоснованного постановления.

Хитростей и нарушений может быть много, и некоторые из них почти невозможно распознать. Обезопасить себя на 100 % не получится – увы, но это так. Можно лишь минимизировать риски, следуя приведённым выше рекомендациям.

В 2015 году налоговые проверки организаций стали носить более «хардкорный» характер из-за расширения полномочий ИФНС. Но опасаться инспекторов не следует – они не всемогущи. Не теряйте голову, демонстрируйте им абсолютную готовность защищать свои интересы – и всё закончится благополучно для вас. Налоговики предпочитают не связываться с предпринимателями, способными постоять за себя.

Источник: https://dezhur.com/db/usefull/chto-delat-esli-neozhidanno-prishla-nalogovaya-proverka.html