Внедрение электронных трудовых добавит работодателям отчетности — все о налогах

Представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Общие сведения о системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Налоговые декларации в электронном виде: решения и перспективы

Максимальная автоматизация процессов, связанных с налогообложением, стала не только насущной потребностью, но и необходимым условием успешной реализации налоговой реформы.

Сотрудники налоговых органов — одни из первых осознавшие необходимость внедрения современных технологий — в настоящее время располагают развитой автоматизированной системой, включая как федеральный, так и региональные, а главное, местные уровни управления, что позволяет эффективно обрабатывать постоянно возрастающий объем информации.

Вместе с тем в настоящее время налоговики принимают налоговую и другую отчетность в бумажном виде, так как эта форма установлена нормативными документами. Естественно, такие ограничения снижают эффективность работы налоговых органов и создают дополнительные неудобства плательщикам.

Принятием поправок к ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации это препятствие устранено, и теперь налогоплательщик вправе выбирать: подавать отчетность в электронном виде по каналу связи или по-прежнему стоять в очереди в налоговой инспекции.

Следует помнить, что системы информационного взаимодействия подразумевают единый подход к процедуре представления отчетности и строгое соблюдение правил, ее описывающих.

Даже небольшое отклонение приведет к тому, что стороны информационного взаимодействия перестанут понимать друг друга, а, следовательно, «взаимодействия» не произойдет.

Конфликт между налогоплательщиком и налоговыми органами может возникнуть в случае ошибки при ручном вводе информации в системы ее обработки, которые развернуты в каждом налоговом органе независимо от уровня.

И это происходит тогда, когда использование компьютерных технологий для автоматизации управления производством и бухгалтерской деятельности уже стало массовым явлением. Бурно развивается сфера телекоммуникационных услуг и Интернет.

Да и в налоговых органах, как уже отмечалось выше, уровень компьютеризации за последние годы заметно вырос.

В связи с этим вполне естественными выглядят многочисленные попытки применить современные технологии для формирования и представления налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы.

Прогресс в сфере компьютерных и телекоммуникационных технологий создает технические предпосылки для постепенного перехода от традиционного документооборота, основанного на бумажных носителях, к электронному. Однако реализации этих возможностей долгое время препятствовало отсутствие надежной правовой базы.

Начало 2002 года ознаменовано событиями, которые существенно меняют ситуацию. Принят Федеральный закон от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что, безусловно, дает мощный импульс широкому внедрению электронного документооборота во всех сферах деятельности, в том числе и в сфере государственного управления.

Не менее важным событием стало внесение изменений и дополнений в ст. 80 НК РФ, уточняющих порядок представления налоговых деклараций.

Суть этих изменений заключается в том, что налоговые декларации могут представляться в налоговые органы не только на бумажных бланках, но и в электронном виде, в том числе по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, характер взаимоотношений налоговых органов и налогоплательщиков уже в самом ближайшем будущем может существенно измениться. Следует отметить, что МНС России не поддалось соблазну скороспелых решений, а провело большую подготовительную работу.

Ведь при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде очень важно обеспечить юридическую значимость представляемых документов и гарантировать конфиденциальность передаваемых таким образом данных.

Начиная с 1999 года Налоговым кодексом предусмотрена возможность сдачи отчетности по доходам физических лиц на магнитных носителях. Причем для предприятий с числом занятых свыше 10 такая форма представления отчетности является обязательной.

К настоящему времени на магнитных носителях сдается около 95 процентов справок работодателей по этому виду налога. При этом данные на бумажном носителе представлять необязательно.

Юридическая значимость представленных данных подтверждается сопроводительными реестрами на бумаге, в которых указывается, какие виды отчетности и за какой период представлены на магнитном носителе.

Во многих регионах проводились и проводятся также эксперименты по приему налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности на магнитных носителях.

Как правило, в предлагавшихся при этом технологиях магнитный носитель лишь дублировал данные на бумаге, позволяя несколько сократить время на прием и обработку данных, но не решая проблему по существу.

Между тем и налогоплательщики, и сотрудники налоговых органов неоднократно высказывали пожелание перейти на бесконтактные и безбумажные технологии сдачи отчетности.

В ряде регионов проводятся эксперименты по отработке технологии сдачи отчетности по каналам связи, в том числе с использованием Интернета, в ходе которых апробировались различные решения. Результаты экспериментов внимательно изучались. Тщательно анализировался и зарубежный опыт.

Все это позволило сделать вывод не только о принципиальной возможности перехода на безбумажные и бесконтактные методы представления отчетности, но и о реальности такого перехода в самой ближайшей перспективе, что нашло свое отражение в вышеупомянутых изменениях, внесенных в Налоговый кодекс.

Однако не следует думать, что с 1 февраля 2002 года (именно тогда изменения вступили в силу) любой налогоплательщик может произвольно подготовить налоговую декларацию в электронном виде и принести ее в налоговую инспекцию на магнитном носителе или передать по обычной электронной почте, установленной на его компьютере. Как определено в новой редакции ст. 80 НК РФ, порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется МНС России.

Характеристика системы

представления налоговых деклараций в электронном виде

В настоящее время МНС России подготовлен комплект документов, определяющих все технологические и организационно-правовые процедуры при представлении налоговой отчетности в электронном виде по каналам связи. Рассмотрим основные моменты, характеризующие эту систему.

Представление налоговых деклараций в электронном виде будет осуществляться, с одной стороны, по добровольному желанию налогоплательщика, а с другой стороны, — при наличии у налоговых органов технических возможностей для их приема.

В последнее время МНС России предприняты меры по укреплению материально-технической базы территориальных инспекций, создающие возможность организации электронного документооборота между налоговыми органами различных уровней и налогоплательщиками, а также между налоговыми органами и другими ведомствами.

Защита информации при представлении отчетности по электронной почте будет обеспечиваться комплексом организационных и программно-технических мер. Организационные меры по обеспечению информационной безопасности предполагают регламентацию взаимоотношений участников обмена информацией и строгое соблюдение порядка обмена электронными документами при сдаче налоговых деклараций и форм отчетности.

Программно-технические меры заключаются в использовании сертифицированных Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации (ФАПСИ) средств криптографической защиты информации и автоматическом выполнении функций специального регламента электронного документооборота, что гарантирует не только конфиденциальность переписки участников системы, но и разрешение разного рода конфликтных ситуаций, возникающих между ними.

Механизм разрешения конфликтных ситуаций допускает досудебные разбирательства и будет зафиксирован в порядке обмена, утверждаемом МНС России. Налогоплательщик, участвующий в системе электронного документооборота с налоговыми органами, берет на себя обязательства соблюдать регламент обмена и правила работы со средствами криптографической защиты информации.

Средства криптографической защиты информации обеспечивают электронную цифровую подпись (ЭЦП) и шифрование, имеющее гарантированную стойкость. Шифрование защищает от несанкционированного просмотра электронного документа третьими лицами при передаче по общедоступным каналам связи, а ЭЦП гарантирует однозначную идентификацию отправителя и защиту электронного документа от искажений.

Перечень налоговых деклараций и иных документов, подлежащих представлению в налоговые органы в электронном виде, утверждается Министерством Российской Федерации по налогам и сборам.

Как известно, в территориальных налоговых инспекциях используются разные программы для обработки налоговой отчетности и ведения баз данных камеральных проверок.

Еще большее разнообразие наблюдается в программных средствах, используемых налогоплательщиками для подготовки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности.

Обеспечить совместимость и «взаимопонимание» этих программ призван единый формат представления данных бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде. Такой формат был разработан и апробирован в ходе пилотных проектов, проводившихся в Москве и других регионах. Он будет открыт для использования всеми разработчиками программных средств для налогоплательщиков и налоговых органов.

При соблюдении основных условий представления налоговых деклараций и иных документов в электронном виде налогоплательщик будет освобождаться от необходимости представления последних в налоговые органы на бумаге.

Но при этом и налогоплательщик, и сотрудники налоговых органов должны обеспечить хранение архива документов в электронном виде в течение срока, определяемого законодательством Российской Федерации. Возможно, на первых порах налогоплательщикам будет рекомендовано хранить бумажные копии налоговых деклараций, переданных в налоговые инспекции в электронном виде по каналам связи, у себя.

Представление налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи будет осуществляться через специализированных операторов связи, определяемых на основе аттестации (конкурсного отбора), в соответствии с законодательством Российской Федерации и документами, утверждаемыми Министерством Российской Федерации по налогам и сборам.

Таковыми должны быть организации, имеющие соответствующие лицензии ФАПСИ и Министерства связи и отвечающие требованиям по обеспечению регламента взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами в автоматизированном режиме.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

В соответствии с поправками к Налоговому кодексу при представлении налогоплательщиком налоговой декларации в электронном виде налоговый орган будет обязан принять налоговую декларацию и передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Фактически это будет та же декларация, но уже заверенная электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогового органа.

И еще один немаловажный момент. При представлении налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи дата ее представления будет подтверждаться специализированным оператором по аналогии с тем, как это делается сейчас при отправке деклараций по обычной почте.

Условия перехода

на систему представления электронных налоговых деклараций

Для того чтобы иметь возможность передавать налоговую и бухгалтерскую отчетность в электронном виде по каналам связи, налогоплательщик должен будет обратиться в налоговый орган по месту своего учета с письменным заявлением и получить формальное согласие.

Смысл этой процедуры состоит в том, что налогоплательщик уведомляет налоговый орган о своем желании в дальнейшем передавать отчетность именно по каналам связи, а не на бумаге и обязуется соблюдать все правила и процедуры.

В свою очередь, налоговый орган регистрирует налогоплательщика как участника электронного документооборота и соответствующим образом настраивает свои средства на прием отчетности от данного налогоплательщика.

Другим условием представления налоговых деклараций в электронном виде является использование программных и аппаратных средств, обеспечивающих возможность:

· формирования данных налоговой декларации для их последующего представления в виде электронных документов по каналам связи и на магнитных носителях в соответствии со стандартами, форматами и процедурами, утвержденными Министерством Российской Федерации по налогам и сборам;

· подписания передаваемых электронных документов электронной цифровой подписью и проверки электронных цифровых подписей, поставленных на полученных электронных документах, при помощи средств, совместимых с аналогичными средствами, используемыми налоговыми органами;

· шифрования передаваемых электронных документов при помощи средств криптографической защиты информации, совместимых с аналогичными средствами, используемыми налоговыми органами;

Источник: https://works.doklad.ru/view/gdNM24PL-EY.html

Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот | ООО «ГАРАНТ-Регион» г. Уфа

C 2020 года предполагается вести учет сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде – законопроект об электронных трудовых книжках должен быть принят не позднее июня следующего года (согласно плану мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации»). Поэтому сейчас экспертное сообщество активно обсуждает детали планируемого перехода к электронным трудовым книжкам, в частности – может ли он произойти одномоментно или необходим переходный период, в течение которого работодатели обязаны будут продолжать вести традиционные трудовые книжки в бумажном формате, и каким по продолжительности должен быть этот период. Кроме того, обсуждается возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот, что предполагает среди прочего заключение трудовых договоров в электронном виде, но пока даже примерная дата такого перехода не называется.

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года.

Параллельно свою версию законопроекта – с учетом предложений научного и бизнес-сообщества – разработала рабочая группа «Трудовое законодательство» Центра компетенций АНО «Цифровая экономика».

Принципиальные различия двух позиций обсуждались в ходе прошедшего на прошлой неделе в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглого стола. Рассмотрим наиболее важные положения обоих проектов.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России (далее – Законопроект № 1; текст проекта имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.

РУ), электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1).

Предполагается расширить перечень сведений, которые в настоящее время направляются работодателями в ПФР в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

№ 27-ФЗ; далее – закон о персонифицированном учете), данными об образовании и квалификации работников. В связи с этим министерством подготовлен также законопроект о внесении изменений в закон о персонифицированном учете, предусматривающий включение в индивидуальные лицевые счета, открытые ПФР для каждого застрахованного лица, нового раздела – «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)». В качестве таких сведений будет выступать информация:

о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года.

Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.).

Так что, скорее всего, речь идет именно о новой форме представления данных, а не корректировке тех, которые используются сейчас (постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести.

Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам.

Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых.

Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР. Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых.

Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года. По словам заместителя директора фирмы «1С» Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ. Единственный способ получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для этой цели – воспользоваться единым порталом госуслуг, для чего, разумеется, сам портал должен иметь доступ к данным сведениям. Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно. Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России. Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ). За несвоевременное же представление сведений в ПФР работодателей можно будет оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ – дополнение ее соответствующим примечанием предусмотрено еще одним разработанным наряду с указанными выше проектами законопроектом Минтруда России.

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.

Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников.

«Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. –К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР».

В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.

Источник: https://garant-rb.ru/articles/vozmozhnye-varianty-perexoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki-i-polnostyu-elektronnyj-kadrovyj-dokumentooborot/

Электронная сдача отчетности — преимущества и недостатки

Электронная сдача отчетности— преимущества и недостатки

Все больше и больше инспекций пытаются автоматизировать процесс сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. И хотя в Налоговом кодексе РФ четко сказано, что налогоплательщик сам выбирает способ подачи отчетности, декларации в бумажной форме налоговиков часто уже не удовлетворяют. И инспекторы отказываются принимать их, требуя принести дискеты.

Примечание. О том, каким образом налогоплательщик может представлять в инспекцию декларацию, сказано в п. 2 ст. 80 Налогового кодекса РФ.

Этих проблем, казалось бы, можно избежать, если посылать бухгалтерскую и налоговую отчетность по e-mail. Но так ли это удобно, как кажется? В данном материале мы подробно рассмотрим порядок электронной сдачи отчетности и проанализируем все «за» и «против» такого способа. А наши слова подтвердят и дополнят комментарии специалистов.

Как подключиться

Сдавать отчетность в электронной форме могут все фирмы, которые подключены к Интернету. Но только в том случае, если у налоговой инспекции, в которой зарегистрирована организация, есть необходимая программа для приема электронных данных от налогоплательщика.

Представлять электронные декларации фирма сможет через специализированного оператора связи, который заключил договор с УФНС на право оказывать такие услуги. Координаты таких операторов вы можете узнать в своей налоговой инспекции.

Оператор установит на компьютер бухгалтера специальную компьютерную программу, через которую и будут подаваться декларации. Она имеет вид электронной почты.

В этой программе установлены все форматы бухгалтерской и налоговой отчетности, а при изменении бланков они автоматически обновляются.

Также программа позволяет получать выписки о состоянии расчетов с бюджетом, данные о бюджетных счетах, кодах бюджетной классификации и другую справочную информацию.

Помимо установки программы и ее обслуживания оператор предоставляет налогоплательщику электронную цифровую подпись и ключи шифрования.

При подаче декларации подпись позволяет налоговым органам не только идентифицировать подписавшееся лицо, но и установить, что информация в электронном документе не была искажена.

Использование такой подписи защищает файлы отправленных электронных документов от изменений.

Чтобы применять электронную цифровую подпись, у организации должно быть два ключа — закрытый и открытый. Закрытый ключ известен только налогоплательщику. Он используется для подписания документа. Открытый ключ, напротив, должен быть известен любому получателю электронного документа — в данном случае налоговой инспекции. Такой ключ используется для проверки подлинности подписи.

Таким образом, когда фирма подписывает документ электронной цифровой подписью, к тексту добавляется строка, которая содержит информацию о самом документе и о закрытом ключе организации.

А когда документ получит налоговая, она сможет, применив программу анализа электронной цифровой подписи, установить два факта: что подпись действительно принадлежит налогоплательщику и в текст после подписания не вносились никакие изменения.

Как правило, операторы заключают первый контракт на год.

Общая стоимость подключения к системе сдачи отчетности в электронном виде складывается из цены самой программы, стоимости регистрации в системе, стоимости подписи и годовой абонентской платы.

Цена подключения в среднем колеблется от 4000 до 8000 руб. в зависимости от региона. По истечении первого года организация будет платить только абонентскую плату, которая в среднем составляет 2000 руб. в год.

Как отправлять отчетность

Процесс передачи отчетности состоит из нескольких этапов.

Вначале бухгалтер заполняет в программе форму той декларации, которую он хочет отправить в налоговую инспекцию. Некоторые бухгалтерские программы позволяют экспортировать готовые документы для отправки по телекоммуникационным каналам связи. Это, например, можно сделать, если организация ведет бухгалтерский учет в «1С».

Если же подобная функция у используемой программы не предусмотрена, то данные придется переносить вручную.

Отправляемый документ автоматически подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика и шифруется специальным ключом.

Примечание. Порядок применения электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.

Файлы с отчетностью сначала поступят на сервер оператора связи и только потом в налоговую инспекцию. Получив документы, оператор высылает подтверждение, в котором указаны дата и время отправки налогоплательщиком каждого конкретного файла. Это подтверждение, заверенное электронной цифровой подписью оператора, — аналог почтового штемпеля на конверте при отправке отчетности по почте.

Как только вы получили от оператора подтверждение, декларация считается представленной. Об этом сказано в п. 3.2 Регламента, который утвержден Приказом МНС России от 4 февраля 2004 г. N БГ-3-06/76.

Налоговая инспекция принимает от оператора документ, расшифровывает его и проверяет подлинность электронной цифровой подписи.

В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) налоговики высылают организации протокол о результатах проверки на соответствие формату, заверенный электронной цифровой подписью инспекции. В протоколе должно быть указано, что декларация прошла входной контроль.

Помимо протокола налоговый орган высылает обратно файл отчетности, подписанный уже двумя электронными цифровыми подписями — организации и налоговой инспекции. Этот документ хранится в архиве у обеих сторон.

Если отчетность дошла до инспекции и налоговики приняли ее, то организации должны прислать следующие документы:

— подтверждение оператора о том, что он получил декларацию. Этот файл должен быть подписан электронной цифровой подписью оператора и налогоплательщика;

— файл отчетности, подписанный организацией и налоговым органом;

— протокол, подписанный электронной цифровой подписью инспекции, о результатах проверки на соответствие формату.

Оцениваем преимущества и недостатки

Специалисты ФНС России рекомендуют посылать отчетность по электронной почте. И главный довод «за» — это экономия времени налогоплательщиков и инспекторов.

Вот что сказала «Главбуху» Ирина Лобова, советник налоговой службы РФ II ранга: «Налогоплательщикам легче будет вести диалог с налоговыми органами, они смогут быстро и оперативно получать необходимые справки, скажем, ту же справку об отсутствии задолженности по налогам.

Поэтому ФНС России ратует за то, чтобы все больше предприятий по возможности сдавали отчетность не на бумажных носителях, а в электронном виде, в том числе по электронной почте».

И многие бухгалтеры, которые сдают отчетность по Интернету, согласны с чиновниками. А помимо экономии времени в безбумажном способе есть еще ряд преимуществ.

Когда у фирмы налажена система электронной сдачи отчетности, уменьшаются затраты времени на составление, проверку, систематизацию, обработку, хранение документов и их архивов.

При пересылке отчетности по e-mail снижается количество технических ошибок, которые может допустить бухгалтер, так как при отправке файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения формата.

Примечание. Комментирует Дмитрий Курситыс, главный бухгалтер ОАО «Инпром» (г. Таганрог):

— Мы сдаем декларации в электронном виде уже два года. И очень довольны этим способом подачи отчетности. Главное преимущество использования Интернета — это экономия времени. У меня нет необходимости стоять в очередях, не нужно тратить время на поездки в ИФНС.

В электронном виде отчетность можно направить в любое время суток, вплоть до 24 часов последнего дня сдачи, в то время как график работы налоговой инспекции и почты ограничен.

Еще один удобный момент: по коммуникационным каналам связи мы всегда оперативно получаем в электронном виде выписку о состоянии расчетов с бюджетом.

Бухгалтеры говорят и о том, что электронная сдача отчетности позволяет более эффективно работать налоговым органам. Информация обрабатывается инспекторами оперативно, и не допускаются технические ошибки при вводе данных.

Примечание. Комментирует Инна Асташенкова, главный бухгалтер компании «Квазар-Микро»:

— Мы посылаем отчетность по Интернету, и этот способ удобен и для нас, и для налоговиков. Электронный формат деклараций позволяет инспекторам оперативно обрабатывать поступившую информацию. И так как весь процесс полностью автоматизирован, исключены ошибки при вводе данных из деклараций в компьютерные системы налоговых органов.

Ведь такие «ненадежные» операции, как ручной ввод данных оператором или оптическое распознавание записей на бланках налоговых деклараций, уже не нужны.

Также сдача отчетности в электронном виде экономит время инспекторов и позволяет им больше внимания уделить тем налогоплательщикам, у которых нет возможности подавать налоговые декларации в электронном виде.

Но в отправке отчетности по Интернету есть и свои недостатки. Во-первых, это затратный способ, так как за программное обеспечение и услуги по передаче данных фирме нужно платить. Между тем не все предприятия могут позволить себе дополнительные расходы.

Во-вторых, при электронной отправке деклараций финансовые службы зависят от состояния технической базы и работы интернет-провайдера. И сбои в работе программ не редкость. Например, бывают случаи, когда данные в декларации, поданной организацией, отличаются от данных, которые поступили в инспекцию.

В подобной ситуации приходится проводить сверку с налоговой. Для этого нужно представить файлы отчетности с двумя электронными цифровыми подписями (организации и инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции. Техническая экспертиза позволит дать однозначный ответ на вопрос о том, у кого из участников обмена хранится корректный документ.

Примечание. Комментирует Лариса Болотова, финансовый директор компании «Энвижн Груп»:

— Я согласна, что основной «плюс» перехода на электронную форму отчетности — это экономия времени бухгалтера.

Но беспроблемная сдача отчетности по Интернету возможна, только если система автоматизированной поддержки хорошо отлажена.

В противном случае число споров с налоговой инспекцией, которые будут вызваны техническими сбоями, сведет на нет всю выгоду от замены бумажной формы отчетности ее электронным аналогом.

Надо сказать, что на настоящий момент программные продукты, которые обеспечивают передачу отчетных данных организации в информационные системы налоговых инспекций, далеко не совершенны.

И оперативные сверки документов нередко выявляют расхождения полученных данных с теми, которые были представлены.

Именно поэтому мы предпочитаем дублировать все отчетные документы, представляя их и в бумажном, и в электронном виде.

Еще одна проблема, которая может возникнуть из-за технических сбоев: отчетность не дошла до налогового органа. В этом случае фирма не получит протокол из налоговой и экземпляр отчета, подписанный электронной цифровой подписью инспекции.

В такой ситуации инспекторы могут выписать фирме штраф по ст. 119 Налогового кодекса РФ за непредставление декларации или по ст. 126 за неподачу бухгалтерской отчетности.

Сразу скажем, что претензии налоговиков в этом случае необоснованны, так как отчетность считается поданной в тот день, когда вам пришло подтверждение о доставке от оператора.

Ведь дата такого подтверждения и считается датой отправки декларации или бухгалтерской отчетности. Это подтверждают и судьи (см., например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 3 августа 2005 г.

N Ф04-4990/2005(13579-А27-40) и ФАС Северо-Западного округа от 3 апреля 2006 г. N А42-8980/2005). То есть тот факт, что до налоговой документ не дошел, совсем не значит, что он не был подан вовсе. В этом случае документ надо просто отправить повторно.

При этом трений с чиновниками можно избежать вовсе.

Примечание. Комментирует Инна Асташенкова, главный бухгалтер компании «Квазар-Микро»:

— Чтобы исключить ситуацию, когда отчетность из-за сбоев в программе своевременно не попадает в налоговую, я стараюсь отправлять документы за несколько дней до отведенного срока.

Если в течение суток я не получаю подтверждения налоговой о том, что отчетность налоговиками получена, у меня есть возможность послать декларации повторно.

Конечно, готовить отчетность заранее не очень удобно, однако в целом мы довольны использованием способа электронной сдачи отчетности.

А вот если при заполнении электронного формата бухгалтер допустил ошибки, которые программа не смогла выявить из-за сбоев, документ не пройдет входной контроль в налоговой. И, исправив бланк, бухгалтер должен послать декларацию еще раз. Она будет считаться уточненной.

В-третьих, проблема возникает в ситуации, когда требуется представить экземпляр отчетности на бумаге со штампом налоговой инспекции. Например, этого требуют банки при выдаче кредита. В этом случае подача деклараций и отчетности в электронной форме просто теряет смысл, так как бухгалтеру все равно придется ехать в налоговую с бумажными экземплярами.

И, наконец, в-четвертых, по Интернету можно сдавать только те отчеты, которые представляются в налоговую инспекцию. В другие контролирующие организации, например, в Пенсионный фонд РФ, все равно придется подавать бумажные бланки.

Для удобства мы свели в таблицу все основные преимущества и недостатки сдачи отчетности в электронном виде.

Оцениваем сдачу отчетности в электронной форме

———————————T——————————-¬

¦ Преимущества ¦ Недостатки ¦

L———————————+———————————

Экономия времени Дополнительные затраты на

услуги оператора

Сокращение технических ошибок Технические сбои при передаче

как у налогоплательщика, так и отчетности

у инспекции

Оперативное обновление форм Нельзя представлять в

бухгалтерской и налоговой электронном виде отчетность в

отчетности Пенсионный фонд РФ

Возможность получать выписки

о состоянии расчетов с бюджетом

и другую информацию из

налоговой инспекции

Нет необходимости вести

бумажный архив

——————————————————————

Как мы видим, доводов за применение электронного способа сдачи отчетности больше, чем доводов против. Но, с другой стороны, недостатки полной автоматизации процесса тоже довольно серьезные. И если фирма все же не готова перейти на электронную отчетность, никто не сможет ее заставить подавать документы этим способом (п. 2 ст. 80 Налогового кодекса РФ).

Литература

Электронная сдача отчетности — преимущества и недостатки

(«Главбух», 2006, N 13)

Опыт сдачи налоговой отчетности в электронном виде в Республике Казахстан

(«Налоговед», 2006, N 7)

Источник: https://referatwork.ru/refs/source/ref-16678.html

Способы подачи бухгалтерской отчётности

Все организации и предприниматели должны подавать бухгалтерскую отчетность в налоговую инспекцию. Они могут выбрать наиболее удобный способ подачи отчетности. Расскажем вам обо всех способах.

Бухгалтерская отчетность представляет собой информацию о финансовом состоянии компании и результатах ее деятельности за отчетный период.
Проверка финансово-хозяйственной деятельности компании осуществляется налоговыми органами.

Сдача бухгалтерской отчётности по окончанию года является обязательной для всех компаний и ИП.

Для субъектов малого предпринимательства, некоммерческих организаций и компаний со статусом участника инновационного проекта «Сколково» приняты формы упрощенного вида.

Способы подачи отчётности Ни Налоговый кодекс, ни Закон о бухучёте (№ 402-ФЗ от 06.12.2011г.) не регламентирует каких-либо конкретных способов сдачи бухгалтерской отчетности. Поэтому компания может самостоятельно выбрать наиболее удобный способ подачи отчетности.

Существует несколько способов подачи отчётности:

представление инспектору налоговой службы лично;
отправка отчетности почтовым отправлением службой Почта России с описью вложений;
в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

У каждого из способов представления бухгалтерской отчетности существуют свои достоинства и недостатки. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Инспектору лично. Можно сказать, что такой способ является самым конфиденциальным и надежным. Днём сдачи отчетности является дата передачи представителю, о чём свидетельствует отметка о принятии налоговым органом. Минусом данного способа является чрезмерная трата времени бухгалтером или ответственным лицом на доставку бухгалтерской отчётности.
Отправка по почте. Достаточно затратный по времени и менее надежный способ. Задержка отправлений может негативно сказаться на налогоплательщике. Документы отправляются в единственном экземпляре с объявленной ценностью и описью вложений. Каким образом можно подтвердить сдачу бухгалтерской отчётности вовремя? Подтверждением представления будет являться квитанция об отправке письма с проставленной датой на ней. Отчетность считается отправленной вовремя, если документы отправлены почтовым отправлением до 24:00 последнего дня, установленного для её представления (п.8 ст. 6.1 НК РФ). Официальным днём сдачи является дата, зафиксированная оператором почтового отделения в извещении о получение.
Электронный способ отправки. Сдавать отчетность в электронном виде компании и индивидуальные предприниматели не обязаны, это их право. Есть отличие от определенной налоговой отчётности, которая чаще всего должна быть представлена только по ТКС. Чтобы отправлять бухгалтерскую отчётность по ТКС, необходимо компании заключить договор с оператором связи. После заключения соглашения, оператор предоставляет индивидуальную цифровую подпись пользователя и специальное программное обеспечение. Благодаря данной программе, компания может формировать отчётность, подписывать документы индивидуальной подписью и отправлять в налоговую инспекцию без задержек по времени. По истечении 6 часов после отправления документов, компания получает подтверждение от оператора связи об отправке, квитанцию в электронном формате о том, что налоговый орган принял документы от компании и протокол входного контроля, подтверждающий получение отчетности без ошибок. Не стоит забывать о нюансах такой процедуры. Когда компания сдает отчетность через лицо, ответственное за данную отчётность, то в налоговую инспекцию до сдачи отчетности необходимо подать доверенность в электронном виде на владельца сертификата электронного ключа. Если доверенности не будет, высока вероятность, что отчетность не примут. Стремительное развитие технологий и их популярное внедрение приводят к развитию электронного документооборота. Объем используемых в современном мире документов растет, всё больше электронные документы начинают вытеснять бумажные.
Сегодня налоговая инспекция уделяет значительное внимание разработке бесконтактных способ взаимодействия с компаниями-налогоплательщиками. На смену бумажному приходит электронный документооборот. Каждый день все больше руководителей компаний принимаю решение о применении электронного документооборота.

Плюсы и минусы электронного документооборота Переход на электронный способ имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако недостаточно организованный процесс внедрения системы электронного документооборота может свести на нет все достоинства и преимущества автоматизации.

К основным достоинствам сдачи отчетности в электронном виде относиться минимизация затрат времени компании на формирование и подачу документов.

Данный способ позволяет в системе хранить сведения о хозяйственных операциях и первичные документы, сократить затраты на почтовые отправления, применять только актуальные и новые формы отчетности. Благодаря уникальной цифровой подписи появилась возможность ускоренно подписывать документы.

Электронный способ позволяет не допускать ошибок при формировании документов и отчетности. Также обеспечивает прямым беспрепятственным контактом с инспекцией.

Недостатки отправки по ТКС:

значительные денежные затраты по введению и внедрению электронного документооборота;
обучение пользователей;
прививание навыков работы с данной системой.

Бухгалтерская отчетность

Бухучет

Отчетность

Следить за темой

Просмотры:

Источник: https://www.buhday.ru/articles/bukhgalteriya/sposoby-podachi-bukhgalterskoy-otchyetnosti/

7 причин внедрить в компании электронный документооборот — Я – Бухгалтер

7 причин внедрить в компании электронный документооборот

Тысячи актов и договоров, счета, другие документы компании – это тонны, которые нужно хранить. И это реалии почти всех компаний в нашей стране.

Однако все чаще предприниматели делают выбор в пользу электронного документооборота, отказываясь от бумаг и почтовых пересылок. И у них на это есть минимум семь причин.

Каких – рассказывают эксперты онлайн-сервиса обмена документами «Вчасно».

Причина 1. Повышение эффективности бизнеса

Какие сейчас реалии компаний? Печать огромного количества документов, процесс их подписания, подшивка в папки и прочее. А для обмена этими документами с контрагентами еще нужно заниматься упаковкой в конверты и отправкой по почте.

Хотя уже сейчас «материальный» процесс обмена документами можно заменить на цифровой – подписывать любые первичные документы украинского предприятия с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи) и пересылать партнерам в несколько кликов.

После внедрения электронного документооборота сотрудники компании получат возможность уделить время задачам, которые создадут для ваших клиентов дополнительную ценность. Да и зачем увеличивать время ожидания подписания и обмена документами, если это можно сделать всего за несколько минут?

Причина 2. Сокращение затрат вашей компании

Первая экономия ресурсов после перехода на электронный документооборот – это сокращение закупаемой вашим предприятием бумаги для печати первичных документов. Уменьшаются и затраты на почтовые услуги. Реже используется офисная техника, сотрудники меньше времени тратят на выполнение механической работы и больше уделяют интеллектуальной.

В целом экономия административных затрат при переходе на электронный документообмен составляет в среднем 70%. Проблема «где хранить все эти документы и какая комната в офисе станет архивом для бумаг» – исчезает сама собой. А сэкономленные на бумаге и пересылке деньги могут быть перераспределены на развитие бизнеса или любые другие нужды компании.

Причина 3. Удобное цифровое решение для ваших партнеров и клиентов

Наверняка ваши клиенты ищут для своих компаний сервисы и решения, которые обеспечат максимально эффективную и удобную работу. Они уже отдают предпочтение облачным сервисам, CRM-системам, облачным дата-центрам.

Каждое предприятие в Украине использует ЭЦП. А в 2018 году, возможно, индивидуальную ЭЦП получит и каждый мобильный клиент – то есть каждый платежеспособный украинец.

Поэтому компании, которые хотят быть конкурентными и обеспечивать лучший сервис, просто не могут упустить этот тренд.

Причина 4. Простота

Технология электронного документообмена работает достаточно давно, а законодательная база для того процесса в нашей стране существует с 2003 года.

Просто именно сейчас – в связи с повсеместным доступом к интернету и стремительным развитием цифровых технологий – интерес к электронному обмену документами вырос в разы.

Но главная причина, почему обмениваться документами онлайн становится трендом – это появление удобных и недорогих SaaS (software as a service) сервисов, внедрение которые на любом предприятии не составляет труда.

Простота, эффективность и доступность делают любой сервис массовым, и его начинают использовать как крупный бизнес, так и маленькие компании. Каждый пользователь находит вариант для себя и начинает использовать. А это существенно упрощает работу его предприятия.

Причина 5. Надежность

Опасения, что в процессе обмена документами онлайн их можно потерять, напрасны. Наоборот: сохранность документов в электронном виде существенно выше, чем у бумажных – они хранятся в облаке, изъять откуда их просто невозможно. При этом получить к ним доступ можно в любой момент с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Кроме этого, сервис электронного документооборота – хороший способ быстро проверить достоверность.

Ведь обрабатывая тысячи документов в месяц, ваш бухгалтер вряд ли сверяет каждую подпись и заказывает экспертизу подписи партнера для каждого документа.

А сервис проверяет ЭЦП, идентифицирует лицо, подписавшее документ, и определяет, принадлежит ли ЭЦП подписанта предприятию-контрагенту. К тому же на каждом документе ставится метка времени подписания.

Причина 6. Законность

В Законах Украины «Про електронні документи та електронний документообіг” и “Про електронний цифровий підпис” четко указано, что хранить и вести всю первичную документацию можно и в бумажной, и в электронной форме. А электронный документ, подписанный в соответствии с требованиями законодательства, имеет такую же значимость, как и бумажный.

Электронный документооборот не создаст проблем и в случае проверок. Ведь Государственная фискальная служба Украины обязала предприятия подавать отчетность в электронной форме.

Поэтому вам не нужно собирать кипы бумаг для проверок – все можно сделать в электронном формате.

Проверки могут проходить в удаленном режиме, с помощью специального ПО, что исключает “человеческий фактор” и снижает коррупционные риски.

Причина 7. Гарантия прозрачности и ответственности сотрудников за свою работу

Сервис онлайн-обмена документами – это не только технологичное и эффективное решение для работы компании, а еще и четкая ответственность каждого сотрудника за свои действия.

Ведь порядок обмена и хранения документов в электронном виде такой, что любые действия фиксируются: когда и кем документ был создан, когда подписан, кому отправлен, какие корректировки или комментарии к нему были добавлены.

Это обеспечивает максимальную прозрачность и исключает возможность манипуляций. Недобросовестные контрагенты не могут заявить, что документы не пришли или потерялись.

ВЧАСНО: электронный документооборот