Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция
На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».
Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:
- покупки товарно-материальных ценностей;
- осуществления расходов в командировке;
- расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.
Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.
14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).
Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Шаг 1: проверьте наличие задолженности
Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.
Шаг 2: получите заявление
Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: — сумма наличных денежных средств; — срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
Шаг 3: Оформите расходный кассовый ордер
После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.
4 Указания): — главный бухгалтер; — бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).
Шаг 4: Передайте ордер в кассу
Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.
Шаг 5: Проверьте кассовую книгу
По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).
Авансовый отчет
Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):
— истечения срока, на который выдавались деньги; — возвращения из командировки;
— выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.
Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.
Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?
Потрачено меньше
Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.
Потрачено больше
После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Если деньги не возвращены
Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:
- получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
- в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
- ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).
Неоднозначные ситуации
| Заявление на выдачу денег | |
| Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. | По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор). |
| Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. | Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо. |
| Лимит выдаваемых сумм | |
| Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). | Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними. |
| Внештатный работник | |
| Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. | С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. |
| Материальная ответственность | |
| Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. | Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора. |
| Использование банковских карт | |
| Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. | Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту. |
Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042
Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата
Подотчетные средства, а именно порядок оформления их выдачи и возврата, актуальны до сих пор. Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками.
Как оформить выдачу в подотчет
Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О.
сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата.
Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.
https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4
Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.
Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.
- Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
- В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
- Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.
Например:
Как отчитаться за подотчетные деньги
При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:
- дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
- дня выхода на работу.
При перечислении денег безналом такого срока не установлено.
Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:
К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.
Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.
Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:
- Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
- Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).
Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).
Удержание
Если выданные в подотчет деньги не возвращены в срок, в учете делается проводка Дт 94 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 — подотчетные суммы удержаны из зарплаты.
Удержание происходит в течение месяца после истечения срока для возврата подотчетных сумм на основании приказа руководителя об удержании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и дать письменное согласие на удержание суммы (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). На невозвращенные и неудержанные из зарплаты суммы начисляются страховые взносы, НДФЛ не начисляется.
Взыскать с директора подотчетные денежные средства необходимо в порядке, аналогичном для всех сотрудников и описанном в статье.
Источник: https://ppt.ru/art/podotchet/sredstva-i-dengi
Деньги под отчет — выдача из кассы, проводка, служебная записка, оформляем в 2018 году
Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.
Проанализируем, какие правила актуальны в 2018 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.
А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.
Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.
Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.
Основные понятия
По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.
Допустимые основания
В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:
- на хозяйственные нужды;
- на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;
При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:
| Суммы на командировочные затраты выдаются в размере | Что полагается командированному лицу на такие цели |
| Лицо, что получило деньги подотчет | Должно в течение 3 дней после истечения срока или с момента возвращения представить бухгалтеру отчет обо всех израсходованных суммах. Не допускается передача денег подотчетным лицом иным работникам |
| Новые подотчетные деньги | Выдаются в том случае, если лицо представило полный отчет по ранее выданным средствам |
Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.
Прописывают:
| Список граждан | Которым могут такие суммы выдаваться |
| Сроки | На которые могут выдаваться подотчетные средства |
| Правила подачи | И утверждения авансового отчета |
Правовое регулирование
Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации? ↑
Порядок выдачи денег:
- Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
- На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
- Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
- В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).
Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.
https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg
И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.
Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:
- выдача денег;
- их использование;
- предоставление отчетности;
- проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.
Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.
Денежная сумма из кассы
Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.
Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.
Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.
В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.
Когда выдаются наличные?
В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:
- на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
- на перечисление стипендий;
- на оплату продукции, работ, услуг;
- на перечисление страховых компенсаций в соответствии с договором страхования физлиц.
В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.
Пример такого документа:
Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.
Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.
Документальное оформление
При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:
| Служебную записку инициаторов служебных поручений | Где есть обоснование того, что оно необходимо. Отражается исполнитель. Если инициатор – сам директор, оформлять такой документ не нужно |
| Приказ руководства о служебных поручениях | Отражается исполнитель и размер аванса подотчет |
| Расходные кассовые ордера | — |
| Специфические документы (с учетом содержания поручений) | Это может быть: |
Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.
Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.
Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:
Материальная доверенность может оформляться по форме М-2, М-2а:
Отражение операций проводками в бухгалтерском учете ↑
| Дт 71 Кт 50 | Выдано деньги подотчет |
| Дт 94 Кт 71 | Сумма, выданная подотчет, что не возвращена работником вовремя |
| Дт 70, 73 Кт 94 | Отражается списание подотчетных средств |
| Дт 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) Кт 71 | Списание затрат подотчетных лиц |
| Дт 19 Кт 71 | Учтено сумму налога на добавленную стоимость по затратам подотчетных лиц |
| Дт 50 Кт 71 | Остаточную сумму неиспользованных подотчетных средств возвращено в кассу компании |
| Дт 70 Кт 94 | Произведено удержание задолженности по подотчетным деньгам из заработка сотрудника |
Возникающие нюансы ↑
Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.
Как списать сумму с подотчета?
Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.
Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:
- совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
- не выданы ли такие документы в выходные дни;
- все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
- перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.
После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.
https://www.youtube.com/watch?v=h6WkhuHRIXE
Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.
Может ли брать подотчет кассир?
Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.
Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.
То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.
Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО
Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.
На сколько дней даются (сроки)?
Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.
А вот отчитаться подотчетное лицо должно в течение трех дней после окончания установленного срока или после приезда из командировки.
Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.
Как выдать директору (генеральному)
А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.
Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.
Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.
Нарушением считается:
- проведение расчетов наличностью с иными фирмами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу денег;
- невыполнение правил хранения свободной наличности;
- накопление в кассе средств свыше установленного предела.
В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.
Если выдача в бюджетной организации
Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.
Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:
- для приобретения материальных ценностей;
- на командировки;
- для выплат зарплаты и социальных перечислений;
Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:
- список лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет (кроме сотрудников, что могут быть отправлены в командировку);
- предельные размеры подотчетной суммы;
- срок подачи авансовой отчетности.
К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:
| 0 208 01 000 | Для расчетов с подотчетным лицом по выплате заработка |
| 0 208 02 000 | По остальным перечислениям |
| 0 208 03 000 | По начислению на оплату работ |
| 0 208 04 000 | По оплате связи |
| 0 208 05 000 | При перечислении средств за оказанные услуги транспортных компаний |
| 0 208 06 000 | При выплате средств за услуги ЖКХ |
| 0 208 07 000 | При оплате аренды за использование имущественных объектов |
| 0 208 08 000 | При оплате услуг содержания имущественных объектов |
| 0 208 09 000 | Оплата иных услуг |
| 0 208 10 000 | Перечисления госучреждению на безвозмездной основе или безвозвратно |
| 0 208 11 000 | Безвозмездные и безвозвратные выплаты негосударственным фирмам |
| 0 208 12 000 | При перечислении другому бюджету бюджетных систем |
| 0 208 13 000 | При перечислении национальной компании и правительству другой страны |
| 0 208 14 000 | При перечислении наднациональной компании и правительству другой страны |
| 0 208 15 000 | При выплате пенсионных сумм, пособия и сумм по страховке из ПФР и ФСС |
| 0 208 16 000 | Для перечисления пособия по соцпомощи гражданам |
| 0 208 17 000 | При перечислении пособия пенсионерам, что перечисляется фирмами сектора госуправления |
| 0 208 18 000 | Оплата иных затрат |
| 0 208 19 000 | При приобретении ОС |
| 0 208 20 000 | При покупке активов нематериального характера |
| 0 208 21 000 | При покупке непроизводственного актива |
| 0 208 22 000 | При покупке материала |
| 0 208 23 000 | При покупке ценных бумаг, но не акций |
| 0 208 24 000 | При покупке акций и других форм участия в капитале |
Это такие положения:
- Подотчетный аванс может выдаваться только лицам, что работают в бюджетной компании.
- Подотчетные деньги могут выдаваться по распоряжению директора, если работником подано заявление.
- Средства должны израсходоваться по назначению и т. д.
В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
| В журнале по расчетам с подотчетным лицом | Пункт 34 третьего приложения |
| В карточке для учета сумм и расчетов | Пункт 19 того же документа |
По кредиту счета 020800000 используют дебет:
| 010600000 | По вложениям в нематериальные активы |
| 030201830 | По уменьшению кредиторского долга по оплате труда |
| 030213830 | По уменьшению кредиторского долга по соцстрахованию граждан |
| 030214830 | По уменьшению долга по соцпомощи гражданам |
| 030215830 | По уменьшению долга по соцпособиям, что выплачиваются компаниями сектора госуправления |
| 040101200 | По расходам организации |
| 020104510 | Суммы, поступившие в кассу |
Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.
Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:
| Операция | Дт | Кт |
| На наличные средства, что выданы из кассы | 1.208.00.560 |
Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/dekretnye/dengi-pod-otchet.html
Выдача денег в подотчет
Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.
Для чего выдаются деньги в подотчет
Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.
Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.
Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.
На какие цели могут выдавать деньги в подотчет
Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:
- На служебные поездки (командировки). Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
- На оплату услуг и работ.
- На покупку товарно-материальных ценностей.
- На представительские расходы и т. д.
Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).
Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.
При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.
Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.
Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.
Как зарегистрировать онлайн кассу — инструкция
Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты.
Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.
Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.
К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.
При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.
Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется приходный кассовый ордер, а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.
Сроки выдачи денег в подотчет
В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.
Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.
Важно! Отчитаться по подотчетным суммам сотруднику надо не позднее чем через 3 дня по окончании указанного периода.
Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/vydacha-deneg-v-podotchet.html
Выдача денежных средств под отчет: основные правила
Действующие нормативные акты не дают определения термина «подотчетные средства». Если исходить из правил выдачи денежных средств, которые приведены в Положении, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г.
№ 637 (далее – Положение № 637), то можно сделать вывод, что подотчетными являются денежные средства, полученные работником для осуществления расходов на командировку или на отдельные гражданско-правовые действия от имени выдавшего их лица (например, для закупки ТМЦ, оплаты услуг нотариуса и т. п.).
Способы выдачи подотчетных средств
Денежные средства могут выдаваться работнику под отчет двумя способами.
Способ 1. Наличными из кассы предприятия.
Отметим, что использовать наличные на потребности, которые возникают в процессе деятельности предприятия, разрешено п. 2.9 Положения № 637. Для выдачи таких средств используется наличность, полученная в банке с текущего счета предприятия, или наличная выручка от реализации товаров (услуг), а также внереализационные поступления в кассу предприятия.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Выдача денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером (далее – РКО) по типовой форме № КО-2 (приложение 3 к Положению № 637). Обратите внимание: РКО должен быть обязательно подписан работником, получившем на руки наличные.
Ведь сумма, выданная по РКО, который не подписан получателем денежных средств, добавляется к остатку наличных в кассе за тот день, когда такая сумма была выдана (п. 3.5 Положения № 637). И если будет превышен лимит кассы, это может привести к штрафу в двукратном размере суммы превышения лимита (ст.
1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95).
Способ 2. В безналичной форме с применением платежных карточек (корпоративных или личных).
Если деньги перечисляются подотчетному лицу:
- на его личную карточку – то факт выдачи наличных подтверждается платежным поручением, оформленным предприятием на перечисление денежных средств;
- на корпоративную карточку – тогда факт выдачи денег подтверждается выпиской по счету, к которому такая карточка эмитирована (в выписке будет зафиксировано списание средств с корпоративной карточки).
Напоминаем, что суммы, полученные под отчет при помощи корпоративной или личной карточки, в кассе предприятия не оприходуются (п. 2.12 Положения № 637).
Срок использования подотчетных средств
Срок использования подотчетных средств зависит от способа их получения и направления использования (п. 2.11 Положения № 637). Так, если деньги были выданы работнику в наличной форме:
- на закупку сельхозпродукции и/или заготовку вторичного сырья (кроме металлолома) – срок использования денежных средств составляет не более 10 рабочих дней со дня их выдачи;
- на прочие производственные (хозяйственные) потребности – не более 2 рабочих дней (включая день получения наличных).
Об использовании денег нужно отчитаться, подав в бухгалтерию Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Миндоходов от 24.12.13 г.
№ 845, далее – Отчет). Срок для подачи Отчета – пять банковских дней с момента выполнения подотчетным лицом гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп.
170.9.2 НК).
Совет. Обратите внимание на такой момент: срок использования наличных на прочие производственные потребности меньше, чем срок, отведенный для подачи Отчета. Поэтому, если после выполнения поручения у подотчетного лица остались наличные, рекомендуем в течение двух дней либо составить Отчет и сдать деньги в кассу, либо сдать деньги в кассу, а уже Отчет подать позже.
Если же денежные средства были перечислены для работника на корпоративную платежную карточку, тогда подать Отчет нужно в следующие сроки (пп. 170.9.2, 170.9.3 Налогового кодекса, далее – НК):
- до окончания третьего банковского дня после выполнения поручения – если подотчетным лицом были сняты наличные с платежной карточки;
- не более 10 банковских дней (а при наличии уважительных причин, например расхождений в отчетных документах, работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней) после выполнения поручения – если наличные не снимались с карточки, а расчеты велись подотчетным лицом в безналичной форме.
Для случая, когда деньги перечислялись на личную карточку подотчетного лица, в НК не преду-смотрены специальные сроки подачи Отчета. Однако в письме ГНС от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214 разъяснено, что в случае, когда приобретение товаров (услуг) подотчетным лицом осуществлялось за наличные денежные средства, срок подачи Отчета должен составлять три банковских дня.
Совет. Для случая, когда деньги перечисляются на личную карточку подотчетного лица, установите приказом по предприятию срок для подачи Отчета – три банковских дня. Причем независимо от того, каким способом велись расчеты при выполнении задания предприятия (наличными или с помощью карточки).
Размер подотчетной суммы
Пунктом 1 постановления Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210 (далее – Постановление № 210) установлено, что расчеты наличными между предприятием и физлицом за приобретаемые товары (услуги) разрешены в размере 150 000 грн. в день.
Что касается выдачи наличных денег работнику под отчет на производственные (хозяйственные) нужды, то в этом случае указанное ограничение не действует. Ведь в момент получения наличных подотчетным лицом не происходит приобретения товаров (работ, услуг).
А вот в случае приобретения подотчетным лицом товаров (услуг):
- у физлиц – сумма наличных расчетов может составлять не более 150 000 грн. с одним физлицом в течение одного дня;
- предприятий или предпринимателей – сумма расчетов может составлять не более 10 000 грн. с одним предприятием (предпринимателем) в течение дня.
Важный момент! Следует помнить, что указанные ограничения касаются и расчетов за товары (услуги), которые приобретаются для нужд предприятия за наличные, полученные подотчетным лицом через банкомат.
То есть денежные средства были получены подотчетным лицом в безналичной форме. Однако при расчетах с физлицом за товары (услуги) не было рядом терминала для безналичного перевода денег. И деньги были сняты в банкомате.
Такие расчеты не могут считаться безналичными.
Источник: https://uteka.ua/publication/Vydacha-denezhnyx-sredstv-pod-otchet-osnovnye-pravila
Порядок выдачи денег в подотчет
Чаще всего организации и предприниматели приобретают материалы или получают услуги через своих работников, которым для этого выдаются в подотчет денежные средства. Однако выдача таких денег строго контролируется на законодательном уровне — Порядком осуществления кассовых операций, и очень часто проверяется уполномоченными на это органами.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные средства — это деньги, которые компания или предприниматель выдают своим работникам для совершения конкретных расходов. При этом подотчетные лица должны быть закреплены в специальном приказе, либо обозначены в учетной политике.
Важно! В подотчет могут брать не только работники самой фирмы, но и физические лица, с которыми заключен договор подряда (гражданско-правовой).
Кроме этого, в упомянутых нормативных документах также желательно указать все те виды расходов, на которые можно тратить полученные суммы, а также в течение какого времени сотруднику нужно предоставить оправдательные документы (накладные, чеки, квитанции и т. д.).
Кассир осуществляет выдачу денег после того, как работник написал заявление на выдачу денег в подотчет. В нем обязательно нужно указать на что предполагается их потратить, и в какой срок отчитаться.
Главным подтверждающим документом является авансовый отчет по форме АО-1, который составляется сотрудником самостоятельно, или уполномоченным работником бухгалтерии. При этом основания, которые проставляются в документе, должны быть идентичны указанным в заявлении целям.
На какие цели могут выдавать деньги в подотчет
Закон устанавливает основные направления, на которые можно потратить полученные в подотчет средства. Они включают:
- Служебные командировки и прочие поездки;
- Оплата полученных работ и услуг;
- Приобретение ТМЦ;
- Несение представительских расходов и т. д.
Запрещено выдавать в подотчет средства для приобретения объектов основных средств, а также для осуществления платежей между предпринимателями и организациями свыше закрепленного законодательством лимита 100 тыс. рублей.
Порядок выдачи и возврата подотчетных денег
Работник может получить подотчетные средства несколькими путями.
Выдать деньги под отчет можно наличными деньгами, используя кассу предприятия. В этом случае кассиру нужно оформить расходный кассовый ордер.
Для того, чтобы получить деньги в подотчет наличными, сотрудник независимо от своей должности в компании обязан составить заявление на данную операцию с указанием цели и срока.
Не нужно оформлять документ, если происходит возмещение работнику ранее потраченных личных сумм, а также при выдаче суточных на командировку.
Важно! Если при проведении проверки контролирующими органами такое заявление будет отсутствовать, что на компанию может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.
Оформленный документ должен быть подписан руководителем компании. Если заявление составляет директор, то оно несколько отличается по своей формулировке. В нем он не просит выдать ему средства, а определяет факт такой необходимости.
Также в такого рода заявлении должно быть создано отдельное пустое поле для бухгалтера. В нем он должен проставит данные о том, имеется или нет у данного работника долг по ранее выданным подотчет суммам.
Важно! Законодательством запрещено выдавать работнику деньги, если такая задолженность имеется. За это, в случае проверки, также может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.
Кроме выдачи подотчета наличными деньгами, можно перевести деньги под отчет на карту или на расчетный счет сотрудника. Для такого события ему нужно написать соответствующее заявление, к которому приложить банковские реквизиты.
Внимание! Если такое заявление не будет составлено, то налоговая при проверке может решить, что было осуществлено перечисление дохода и обложить эти суммы налогом НДФЛ. Кроме этого при составлении платежного поручения в поле «Назначение платежа» нужно указать, что это именно выдача подотчетной суммы.
Документ, которым сотрудник произведет подтверждение расходования перечисленных денег — это чек из банкомата, платежного терминала магазина, банковская выписка, которые нужно приколоть к авансовому отчету.
Внимание! Если на карту перечисляется дополнительная сумма суточных при нахождении работника в командировке, то писать еще одно заявление нет необходимости. Однако отличаться по всем этим суммам придется сразу по возвращении из поездки.
Если выданные подотчет деньги были потрачены не в полном объеме, то работнику нужно внести оставшиеся средства в кассу организации после проверки его авансового отчета. Во время этой процедуры кассир должен составить приходный кассовый ордер, данные которого (номер, дата, сумма возврата) проставляются в нижней части авансового отчета.
Сроки выдачи денег в подотчет
На законодательном уровне нигде не закреплен точный срок, на который разрешается выдавать работникам подотчетные деньги. Его компания может установить самостоятельно, и закрепить свое решение в учетной политике.
Работник обязан проставить срок, на который запрашиваются суммы, в заявление во время его составления. В случаях, когда он это не сделал, считается, что деньги получены только на текущий день, а потому в конце дня должен быть составлен авансовый отчет или произведен возврат в кассу.
Очень часто руководство компании самостоятельно решает, как деньги под отчет на какой срок. При необходимости это время может устанавливаться в индивидуальном порядке.
Руководитель компании, несмотря на свой статус на фирме, не освобождается от обязанности составления заявления и указания в нем необходимого срока.
Важно! Отчитаться по израсходованным денежным средства работник должен в срок трех дней после завершения запрошенного срока.
Источник: https://smbiznes.ru/buhuchet/poryadok-vydachi-deneg-v-podotchet.html
Новый порядок выдачи денег под отчет
- Как оформляется выдача денежных средств под отчет
- Как подотчетные лица представляют авансовые отчеты
- Как учреждение проверяет подтверждающие документы по подотчетным суммам
При ведении кассовых операций организации с 1 июня 2014 года руководствуются Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…». Положение Банка России от 12 октября 2011 г.
№ 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации», которое регулировало порядок ведения кассовых операций с 2012 года, утратило силу.
Отметим, что получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций также применяют Указания № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств (п. 1 Указания № 3210-У). Аналогичная норма содержалась и в Положении № 373-П.
Поэтому в некоторых случаях бюджетникам нужно обращаться к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами…».
Раньше для выдачи наличных под отчет работнику нужно было написать заявление в произвольной форме с просьбой выдать средства. Руководитель указывал на заявлении сумму наличных денег, которую следует выдать подотчетному лицу, и срок, на который эти наличные выдавались (п. 4.4 Положения № 373-П).
Теперь ситуация иная. В заявлении о выдаче подотчетных сумм сотрудник может сам указать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.
3 Указания № 3210-У). Впрочем, руководитель вправе написать сумму и от руки.
Ведь он может посчитать, что подотчетному лицу следует выдать меньше (или, наоборот, больше) средств по сравнению с запрошенной подотчетной суммой.
При этом учтите важный момент: выдача наличных денег под отчет проводится только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет денежным средствам.
Как и ранее, подотчетное лицо обязано не позднее, чем через три рабочих дня после истечения срока, на который произведена выдача денежных средств под отчет, собственно, отчитаться по полученным суммам.
Если сотрудник выходит на работу позднее указанной даты, три рабочих дня для предъявления авансового отчета отсчитываются со дня выхода подотчетного лица на работу.
Форма авансового отчета () приведена в приказе № 173н.
Авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии – руководителю.
К авансовому отчету работник обязан приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы из подотчетных сумм (командировочное удостоверение, квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.).
Перечень оправдательных документов подотчетное лицо указывает на оборотной стороне авансового отчета.
Главный бухгалтер (или бухгалтер) проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, положением о документообороте). Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом, принимаются к учету.
Согласно новым правилам, подотчетное лицо может самостоятельно указать в заявлении о выдаче подотчетных сумм то количество наличных денег, которое этот работник просит выдать ему под отчет.
Александра Симонова — аудитор. Редакция журнала «»
Источник: https://delovoymir.biz/novyy-poryadok-vydachi-deneg-pod-otchet.html
Загрузка...
