Кадровая документация: сколько и как хранить?
В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.
Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.
Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.
Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.
Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.
Законодательство
Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).
В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.
А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.
Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.
Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.
Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.
Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.
Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.
То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.
Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).
Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.
В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:
- Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
- Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.
Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.
Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.
Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.
Сроки хранения
Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:
| Наименование документа | Срок хранение |
| Коллективные договоры | до ликвидации |
| Правила трудового распорядка | до ликвидации |
| Положения об оплате трудовой деятельности | до ликвидации |
| Положения об аттестации | до ликвидации |
| Протоколы аттестационных комиссий | пятнадцать лет |
| Положения о системах обучения | до ликвидации |
| Учётные журналы для трудовых книг | пятьдесят лет с последующей передачей в госархив |
| Приходно-расходная документация | пятьдесят лет с последующей передачей в госархив |
| Приказы по основной деятельности | до ликвидации |
| Учётные журналы документов | до ликвидации |
| Книги для регистрации командировочных удостоверений | пять лет |
| Учётные книги приказов | всё время хранения этих приказов |
| Штатные расписания | пять лет |
| Отпускные графики | один год |
| Трудовые договоры | семьдесят пять лет |
| Приказы о приёме на вакантные места | семьдесят пять лет |
| Трудовые книги | пятьдесят лет |
| Личные карточки | семьдесят пять лет |
| Анкеты | семьдесят пять лет |
| Личные дела | семьдесят пять лет |
| Приказы о переводах | семьдесят пять лет |
| Приказы об увольнениях | семьдесят пять лет |
| Приказы о предоставлении отпусков | пять лет |
| Табели рабочего времени | семьдесят пять лет |
| Договоры о материальной ответственности | пять лет |
| Графики смен | пять лет |
| Списки персонала, занятого вредным трудом | семьдесят пять лет |
| Списки льготников (по уходу на пенсию) | пятьдесят лет |
| Инструкции по безопасности | всё время |
| Положения о защите персональных данных | до ликвидации |
Условия для хранения
Работодатель обязан обеспечить следующие условия:
Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.
Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).
Ответственность за нарушения хранения документации
В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.
КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:
- для лиц, занимающих руководящие должности — до 500 рублей;
- для остальных работников — до 300 рублей.
Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):
- лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
- юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.
Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/srok-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html
Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году — что это такое, таблица, с момента их создания
Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.
Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.
Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.
Основные сведения
Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.
Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.
Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.
Что это такое
К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:
Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.
Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.
На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.
Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.
Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.
С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.
Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.
Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.
Какова его роль
Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.
Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.
В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.
Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.
В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.
Правовые аспекты
В РФ в 2018 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:
- приказ Минкультуры РФ N 558;
- ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.
https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw
В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.
Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.
В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.
Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году (таблица)
Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.
Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.
С чего лучше начать с момента их создания
В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.
Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:
- текущее пребывание в делопроизводстве;
- архивное хранение.
Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.
Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:
| Оснащение помещения специальными шкафами | И сейфами с надежными замками и печатями |
| Дела нужно распределять по полкам | В зависимости от номенклатуры |
| Место пребывания документации | В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками |
Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.
В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).
Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:
| Кадровые документы | Нужно складывать в дела на основании номенклатуры дел предприятия |
| Делопроизводство конкретного дела | Начинается с дня подшивки в него первой бумаги |
| Соответствующее оформление | Обложки дела, где нужно записать:
|
| В дело прикрепляются | Только выполненные и грамотно оформленные бумаги |
| Подшивать нужно только один оригинал документа | — |
| В деле содержатся документы | Датированные одним календарным годом |
| Дело должно содержать не более 250 страниц | И быть не толще 4 см |
Кто принимает решение о сохранении
Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.
Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.
Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.
В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.
В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.
В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.
Где и сколько содержаться
Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2018 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.
Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.
Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:
| Бумаги, касающиеся комплектацией штата компании | Трудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников |
| Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажа | Договора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника |
| Документы касательно отношения сотрудников к работе | Приказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу |
| Бумаги касательно завершения рабочих отношений | Приказы о завершении действия трудовых соглашений |
Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.
В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:
| 1 год | Журналы учета трудового времени, графики выделенных отпускных периодов, сведения о гражданах, не принятых на работу |
| 3 года | Учетные сведения документации, которая подтверждает длительность рабочего стажа работника, данные о трудовой дисциплине |
| 5 лет | Акты, отчеты по трудовой безопасности, выписки касательно улучшения рабочих условий, документы по аттестации работников по трудовой дисциплине, сведения о командировках |
| 75 лет | Трудовые соглашения работников и персональные карточки |
| 50 лет | Личные документы работников до востребования хозяином (аттестаты, дипломы, трудовые книги) бессрочно коллективные соглашения, личные дела директоров и руководителей |
По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.
Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.
Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).
Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.
Видео: документы в АРХИВ на долгие годы хранения
В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.
Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.
В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.
После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.
Что делать, если деловая бумага испорчена
Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.
Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.
Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.
Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.
Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.
Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.
Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.
От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.
Источник: https://jurist-protect.ru/srok-hranenija-kadrovyh-dokumentov-v-organizacii/
Сроки хранения кадровых документов. Новшества
В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.
Общие положения о сроках хранения документов
Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .
В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.
Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».
В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.
Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .
Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .
На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .
Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .
Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .
Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .
Сроки хранения приказов
Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :
1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.
На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;
2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.
Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.
Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.
Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .
Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;
3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:
— 75 лет для приказов :
о приеме (назначении на должность);
переводе, переводе на контрактную форму найма;
перемещении;
увольнении (освобождении от должности);
награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;
продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);
временном заместительстве;
присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
предоставлении социальных отпусков;
изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.
На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;
— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :
о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;
наложении дисциплинарных взысканий;
назначении дежурных;
служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
оказании материальной помощи;
направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .
Новшества в сроках хранения других кадровых документов
К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.
Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.
К таким документам относятся :
— журналы учета рабочего времени;
— табели использования рабочего времени;
— годовые табельные карточки;
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);
— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;
— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).
На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.
Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .
Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :
для руководителей организаций;
работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.
Источник: https://ilex.by/novshestva-v-srokah-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/
Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)
При определении сроков хранения документов в 2018 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
В статье рассмотрим, как долго нужно сохранять документацию в 2018 году, как уничтожить документы и какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения.
В статью встроен электронный сервис — Сроки хранения документов.
При прочтении статьи учитывайте, что срок хранения кадровых документов и первички изменился. Подробности читайте в журнале «Упрощенка». Вести кадровый учет онлайн можно в нашей программе «Упрощенка 24/7». Акция: доступ в программу на год для бухгалтеров — бесплатно!
Заполнить кадровые документы онлайн
Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.
Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации – 5 лет.
Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.
Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Попробовать онлайн
Как долго хранить кадровые документы
Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.
Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.
Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.
Таблица: сроки хранения документов в организации в 2018 году
| Бухгалтерский учет |
5 лет после отчетного года |
5 лет |
|
5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности |
|
5 лет |
|
в течение всей своей деятельности |
|
| 5 лет после отчетного года | |
| Налоговый учет |
4 года с даты последней записи |
4 года с даты последней записи |
|
4 года |
|
4 года |
|
в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
|
| Страховые взносы | 5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ |
5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС |
|
| Валютный контроль |
3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора |
| Кадровый учет |
не менее 75 лет со дня создания |
не менее 50 лет со дня создания |
|
| не менее 10 лет | |
| 5 лет | |
в течение всей деятельности компании |
|
1 год после окончания его действия |
|
до востребования
|
Сроки хранения документов в 2018 году (таблица) скачать
Сервис. Сроки хранения документов
По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:
- при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
- при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
- по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.
Как избавится от старых документов
Согласно п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.
Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.
Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за ____ год.
Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.
Источник: https://www.26-2.ru/art/351732-sroki-hraneniya-dokumentov
Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций
Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).
Вся документация подразделяется на несколько категорий:
Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.
Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.
С какой целью хранится кадровая документация
Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.
2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.
Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.
Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.
Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.
Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.
Схема сроков хранения кадровой документации
Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:
- Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
- Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
- Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
- Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
- Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
- Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
- Графики отпусков: 1 год (статья 693).
- Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
- Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).
Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.
Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации
Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.
Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.
Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.
Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.
Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную. Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.
Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.
Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.
Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации.
(5
Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii.html
Какой срок хранения кадровых документов в организации?
Отправить на почту
Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения
Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг.
Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.
Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.
К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).
К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».
Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.
Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.
Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит.
Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.
Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.
ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.
О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Сроки хранения кадровых документов на примере
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.
Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.
Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.
Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.
Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.
Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.
Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
Таблица сроков хранения
Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.
Источник: https://nanalog.ru/kakoj-srok-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii/
Хранение кадровых документов в организации
Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда.
В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2017 году, разговор пойдет ниже.
В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года.
Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально.
Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.
Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
- Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
- При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.
Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.
Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.
Разновидности документов
Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:
- Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
- Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
- Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
- Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.
Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.
Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.
Как сортировать дела
Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.
Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).
Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.
При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.
Требования к архивам
Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:
- Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
- Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.
Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам.
Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией.
Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.
При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.
При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.
Источник: https://zhazhda.biz/base/hranenie-kadrovyh-dokumentov-v-organizacii
Загрузка...
