Виза оплачена, а командировка отменена: налоговые последствия — все о налогах

Как оформить отмену и перенос командировки?

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Трудовой кодекс РФ

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Причины

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
составление служебной записки с указанием на причины отмены;
издание приказа об отмене командировки;
возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

приказ;
служебная записка;
авансовый отчет;
документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Д-т	К-т	Наименование хозяйственной операции
71	50	Выданы средства из кассы
20	71	Списание издержек на билеты без НДС
20	71	Списание издержек на гостиницу без НДС
20	71	Списаны суточные
50	71	Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

Перенос служебной поездки

Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

Причинами переноса могут являться:

семейные обстоятельства;
обстоятельства непреодолимой силы;
болезнь сотрудника;
производственная необходимость переноса.

Как оформить?

Перенос оформляется следующим образом:

выявление причин, по которым возник перенос командировки;
составление служебной записки с указанием на причины переноса;
издание приказа о переносе командировки.

Документы

Необходима следующая документация:

приказ руководителя о переносе командировки;
служебная записка;
документы, свидетельствующие о причинах переноса.

Пример приказа:

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса

Если суточные были выплачены

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
не требовать возмещения.

Если средства не были получены работником

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

Источник: https://kadriruem.ru/otmena-i-perenos-komandirovki/

Бухгалтерский учете расходов на получение виз, если командировка не состоялась

С корпоративной банковской карты одним работником сняты наличные деньги и оплачены визы для других работников предприятия. Работниками визы получены заблаговременно, но запланированные загранкомандировки не состоялись. Срок действия виз 3 года. Вопросы: 1.

В дебет какого счета списывать расходы подотчетного лица, «хозяина» корпоративной карты, с кредита сч.71, составившего авансовый отчет в течение трех дней после оплаты виз? На момент предоставления авансового отчета: 1.1. еще не было известно о том, что командировки не состоятся; 1.2.

было уже известно о том, что командировки не состоятся.

Вопрос об учете расходов на получение виз, если командировка не состоялась, является спорным. Минфин считает, что затраты на оформление виз в таком случае компания должна списывать за счет чистой прибыли. ФНС же разрешает учесть данные затраты в расходах в целях налогообложения. Если вы решите придерживаться позиции Минфина, то учтите расходы на получение виз следующим образом:

по дебету счета 20 (25, 26, 44) — в зависимости от предполагаемых целей командировок (если на момент утверждения авансового отчета еще не было известно о том, что командировки не состоятся)
по дебету счета 91-2 (если на момент утверждения авансового отчета уже было известно о том, что командировки не состоятся).

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

Из рекомендации «Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику»

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №4, Февраль 2015

Проверка на риски: как не ошибиться при уплате налогов и взносов, если командировка не состоялась

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/qa/142652-qqbss-16-m6-buhgalterskiy-uchete-rashodov-na-poluchenie-viz-esli-komandirovka

Налог на прибыль: как учесть расходы на визу, если командировка отменена

Нормы законодательства

При служебной командировке за границу наниматель обязан выдать работнику аванс и возместить ему определенные расходы. Их перечень закреплен в ч. 2 ст. 95 ТК, а также в Инструкции N 115. К таким расходам относятся, в частности, расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз .

Расходы на командировки включаются в состав затрат при налогообложении прибыли. Но затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных законодательством, не учитываются при налогообложении прибыли .

Другие расходы плательщика при осуществлении своей деятельности, непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав включаются в состав внереализационных расходов .

Вместе с тем с 2013 года НК дополнен нормой о том, что затраты, не учитываемые при налогообложении в соответствии с законодательством, не могут быть включены в состав внереализационных расходов .

Но если расходы по оформлению визы понесены организацией, а командировка не состоялась, указанные расходы не рассматриваются как командировочные расходы.

В связи с этим возникает вопрос: в таком случае вправе ли наниматель учесть при налогообложении прибыли расходы по оформлению визы как общехозяйственные расходы или как другие расходы, не связанные с производством и реализацией?

Позиция специалистов налоговых органов

Если командировка не состоялась, расходы по оформлению визы не включаются в состав затрат при налогообложении прибыли.

Подробнее:
— см. онлайн-конференцию «Практика применения законодательства по налогообложению прибыли организаций» (О.А.Тарасевич, начальник управления прямого налогообложения главного управления методологии налогообложения организаций МНС). — 2017.

Разъясняется, что безусловным основанием для включения расходов по оформлению визы в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является сам факт командировки.

При этом не уточняется, вправе ли плательщики указанные расходы учесть при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов.

Аналогичные выводы содержит:
— статья «О включении расходов на оплату услуг организаций, оказывающих услуги по приему документов на получение виз в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении» (Инспекция МНС по Витебской области). — 2017.

Позиция экспертов

Эксперты придерживаются трех позиций по данному вопросу.

Позиция экспертов 1

Если командировка не состоялась, а работник воспользовался визой в личных целях (например для осуществления туристической поездки), то расходы на получение визы подлежат возмещению работником и соответственно не учитываются при налогообложении прибыли.

Позиция экспертов 2

Если командировка за границу не состоится по не зависящим от работника причинам, стоимость визы может учитываться при налогообложении прибыли при наличии визы в паспорте и распоряжения (приказа) руководителя об отмене командировки.

Позиция экспертов 3

Вместе с тем отдельные аудиторы высказывают иную точку зрения по данному вопросу. Они считают, что расходы по оформлению визы не учитываются при налогообложении прибыли ни в составе затрат, ни в составе внереализационных расходов на основании подп. 1.6 п. 1 ст. 131 и п. 3 ст. 131 НК не зависимо от причин, по которым командировка отменена.

Заключение

Как видим, законодательство не содержит прямого ответа на вопрос: учитываются ли расходы по оформлении виз в случае отмены командировки. По данному вопросу имеются разные мнения.

Полагаем, что в сложившейся ситуации организациям целесообразнее придерживаться более «безопасной» позиции, то есть в случае отмены командировки не учитывать расходы по оформлению визы ни в составе затрат, ни в составе внереализационных расходов.

При принятии решения об отражении указанных расходов следует также учесть, что разъяснение по вопросам применения налогового законодательства находится в компетенции МНС .

Источник: https://ilex.by/nalog-na-pribyl-kak-uchest-rashody-na-vizu-esli-komandirovka-otmenena/

Командировка за границу: тонкости учета

9 Февраля, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Что касается учета трат сотрудников, отправленных в рабочую поездку, то для того, чтобы такие расходы принять к учету в целях налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ).

Это первый факт, о котором ни в коем случае не нужно забывать.

Удивительно, но несмотря на то, что эта истина повторяется из уст в уста, на практике не так часто встретишь компанию, у которой все «командировочные» документы в идеальном порядке.

Командировочные расходы согласно ТК РФ и НК РФ включают в себя:

— траты на проезд; — расходы по найму жилого помещения; — дополнительные траты, связанные с проживанием;

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Документы, оформленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод, который может выполнить даже сам сотрудник (Приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Исключением являются авиабилеты, которые не требуют перевода (письмо ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@).

Авиабилеты

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65743).

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65743).

Расчет бонусами

Еще один любопытный факт. При пользовании банковскими картами при расчетах мы часто получаем бонусы. Например, на бонусы можно купить авиа- или железнодорожные билеты.

Так, если билет оплачен бонусами сотрудника, накопленными на своей личной банковской карте по программе лояльности, то для учета такого билета опираться необходимо исключительно на документы.

Например, в билете РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными, в этом случае следует возместить расходы в полном объеме.

То же самое нужно сделать, если нет пометки о способе оплаты: опять же необходимо, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, кстати, и НДС по таким тратам можно будет принять к вычету. А вот если на билете есть отметка, что денег за него сотрудник не платил, то в этом случае факт расхода отсутствует и работнику ничего не возмещается, получается, что сотрудник фактически сэкономил деньги компании.

Невозвратный билет

В случае если приобретен так называемый «невозвратный» авиабилет, при расторжении договора перевозки его стоимость не возвращается (подп. 4 п. 1 ст. 108 Воздушного кодекса РФ). Повторюсь, согласно НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами можно признать обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст.

252 НК РФ). В то же время НК РФ уточняет, что к прочим расходам относятся траты на командировки, в частности, на проезд сотрудника к месту пребывания и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными, тем более, что невозвратные билеты стоят намного дешевле.

Ситуация, опять же, спорная, но я считаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль, даже если командировка не состоялась. К авансовому отчету помимо билета в этом случае необходимо приложить документ, подтверждающий, что билет является невозвратным.

Продолжим тему отмененных командировок. Рассмотрим пример: руководитель издал приказ о направлении сотрудника в загранкомандировку. Для оплаты сбора на выдачу визы сотруднику были выданы средства в сумме 5000 рублей. Через несколько дней поездка была отменена по распоряжению директора.

Сотрудник представил авансовый отчет с подтверждающими оплату сбора документами. Работникам возмещаются подтвержденные расходы как по России, так и за ее пределами, в том числе расходы на получение виз. При этом расходы должны быть еще и экономически обоснованы.

Вопрос об экономической обоснованности трат на визу в случае отмены загранкомандировки является спорным, но по мнению Минфина, а также налоговых органов, расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, п. 1 письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Квалификация выплат

Что касается НДФЛ, то здесь ситуация иная. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса расходы на командировки не включаются в доход, подлежащий налогообложению.

Согласно официальной позиции, отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз, поэтому произведенные сотруднику выплаты на возмещение расходов по получению визы не подлежат обложению НДФЛ даже в случае отмены поездки (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Личная карта

Компания перечисляет аванс на командировочные расходы своему сотруднику на его банковскую карту в рублях. Сотрудник оплачивает этой картой в том числе расходы в командировках за границей.

В этом случае Минфин считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (письма от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128).

Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749).

В иностранной валюте

Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто.

Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2016 г.

№ 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128).

Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, — на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), — на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324).

Иностранные налоги

Зачастую сотрудники прикладывают к авансовым отчетам по заграничным командировкам оправдательные документы, где отдельной строкой выделены иностранные налоги.

Согласно позиции Минфина и ФНС, статья 270 НК РФ содержит закрытый перечень неучитываемых трат, иностранные налоги там не указаны.

В связи с этим налоги, уплаченные за рубежом, можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Приезд иностранца в РФ

И немного о приглашенных в Россию для переговоров иностранцах. Миграционный учет в России регламентирует Федеральный закон от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ.

Для того чтобы иностранец приехал в российскую компанию в командировку, фирма должна его пригласить. Как правило, для деловых визитов оформляется деловая виза. Существует несколько типов и разновидностей деловых виз.

Виза выдается на 90 дней с возможностью однократного или двукратного въезда либо сроком до 12 месяцев (мультивиза).

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными. Ситуация спорная, я думаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

После пересечения границы России иностранец должен встать на миграционный учет в течение семи дней.

Для граждан некоторых стран установлены иные сроки, например, 30 дней для резидентов Белоруссии, 15 дней для граждан Таджикистана. Если иностранец поселился в гостинице, то гостиница поставит его на учет.

Если вы решили поселить командированного иностранца в корпоративной квартире, то обязанность по регистрации будет лежать на компании.

Что касается оформления командировочных расходов, то тут будут действовать законы той страны, откуда приехал иностранец. Российская сторона ничего оформлять не обязана. Встречаются случаи, когда российская сторона оплачивает часть расходов на проживание командированного иностранца.

В таком случае компания может перевыставить эти расходы иностранной организации, если у них заключен договор и такая возможность в нем предусмотрена. Если такой возможности нет, то расходы нельзя будет учесть в целях налогообложения прибыли, так как между вашей компанией и иностранцем отсутствуют трудовые отношения.

Пребывание иностранца в России сроком более 90 дней в течение 12 месяцев может быть обусловлено только трудовыми отношениями.

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/komandirovka-za-granitsu-tonkosti-ucheta/

Отмена командировки: бухучет и налогообложение понесенных ранее расходов

4 (242). Организация планировала в июле 2016 г. направить работника в служебную командировку за границу для подписания контракта с потенциальным заказчиком. В июне 2016 г.

на основании приказа о командировании работник за счет собственных средств оплатил расходы по оформлению визы и страхового полиса по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу.

Однако заказчик отказался от установления договорных отношений в конце июня 2016 г. Командировка сотрудника была отменена.

Возникают следующие вопросы:

4.1. Можно ли возместить работнику понесенные им расходы?

Можно.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику не только расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения и суточные, но и иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы |*| (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке

Командированному работнику в составе иных расходов возмещают расходы по получению виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).

Для возмещения работнику расходов по получению визы (когда командировка состоялась) достаточно предъявить ксерокопию страницы паспорта, на которой она проставлена. А вот возместить расходы по страхованию нужно при представлении подтверждающего документа в оригинале (например, страхового полиса).

В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам расходы по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале (п. 30 Инструкции № 115).

На первый взгляд данная формулировка содержит закрытый перечень расходов, подлежащих возмещению в связи с отменой командировки. Среди них не указаны расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу.

Означает ли это, что расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу не возмещаются при отмене командировки?

Нет.

По разъяснениям специалистов Минтруда и соцзащиты в случае отмены командировки расходы по страхованию можно возместить, поскольку оформление документов по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу – это неотъемлемая часть процесса получения визы. Без договора страхования, в т.ч. страхового полиса либо иного документа, подтверждающего заключение договора страхования, получить визу невозможно.

Организация самостоятельно определяет характер причин, по которым командировка отменяется, и обоснованность возмещения понесенных работником расходов. Если речь идет об уже понесенных расходах, но еще не возмещенных работнику, и командировка отменена, для возмещения расходов работнику нужно предъявить паспорт с проставленной визой и страховой полис.

В бухгалтерии остается страховой полис, а со страницы паспорта с визой делают ксерокопию, на которой учиняют запись «Копия верна».

Для придания копии документа юридической силы она заверяется (свидетельствуется) уполномоченным должностным лицом организации (п.

64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

4.2. Как в бухгалтерском учете отразить данные операции?

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/otmena-komandirovki-bukhuchet-i-nalogoob

Командировку отменили..

Рассмотрим ситуацию. Работник направлен в командировку. Он купил билеты заранее, но позже обстоятельства изменились, и его командировка была отменена. Пришлось билеты сдать.

Однако при приеме билетов транспортная компания удержала соответст-вующий сбор. Получается, что работник не может в кассу сдать всю подотчетную сумму, полученную ранее.

О порядке оформления документов, а также бухгалтерском и налоговом учете в этом случае пойдет речь в статье.

Порядок отмены командировки В случае переноса или отмены командировки работодатель должен издать соответствующий приказ об аннулировании предыдущего распоряжения. Этот документ будет служить основанием для возврата проезд-ных билетов. Далее в установленном порядке работник оформит авансовый отчет.

К нему следует приложить документ о возврате билета с суммой удержанного сбора. При отмене поездки по не зависящим от работника причинам работодатель обязан возместить все расходы, которые работник уже совершил, например, купил билеты для проезда к месту командировки и обратно.

Ведь обязанности работодателя возмещать расходы не могут быть связаны с возможностью отмены командировки.

А вот в случае самовольного отказа работника от направления в командировку к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания. Также на него в таком случае может быть возложена обязанность возмещения учреждению потери в стоимости билетов.

Внимание: Важно знать … трудовым законодательством предусмотрено, что командированному работнику сохраняют место работы (должности) и средний заработок, а также возмещают расходы, связанные со служебной командировкой. Это расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Об этом в очередной раз напомнили специалисты Минфина России в письме от 9 июля 2007 г. № 03-03-06/2/121.

Подробно о направлении работника в командировку на территории России рассказано в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», июль (1), 2007, стр. 54. А все о загранкомандировках читайте в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», август (2), 2007, стр. 52.

Условия возврата проездных билетов На воздушном транспорте пассажир оплачивает сбор при отказе от полета в следующих размерах: — до 25 процентов уплаченной суммы — при отказе от полета менее чем за 24 часа до отправления. Об этом сказано в статье 108 Воздушного кодекса РФ. На железнодорожном транспорте пассажир имеет право: — получить обратно средства в размере стоимости билета и 50 процентов стоимости плацкарты не позднее чем за 2–8 часов до отправления; — получить обратно средства в размере стоимости билета менее чем за 2 часа до отправления. Стоимость плацкарты в таком случае не выплачивается (ст. 83 Федерального закона от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»). На автомобильном транспорте пассажиру возвращается: — стоимость проезда за вычетом сбора за предварительную продажу билета не позднее чем за 2 часа до отправления; — стоимость проезда за вычетом 15 процентов и сбора за предварительную продажу менее чем 2 часа, но до отхода автобуса. Таково требование пункта 47 Правил перевозок автомобильным транспортом, утвержденных приказом Минавтотранса РСФСР 24 декаб-ря 1987 г. № 176.

Бухгалтерский учет

В учете бюджетного учреждения рассматриваемую ситуацию бухгалтер отразит так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдан под отчет аванс на командировку	208 05 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»	201 04 610 «Выбытия из кассы»
Учтен сбор транспортной компании, взимаемый при отказе от поездки	401 01 222 «Расходы на транспортные услуги»	208 05 660 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Возвращен остаток аванса в кассу	201 04 510 «Поступления в кассу»	208 05 660 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

Учет расходов при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль Для признания затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны. Однако в случае отмены командировки трудно связать произведенные расходы с получением прибыли.

Сбор, который будет удержан при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки. Такие суммы могут уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Но в этом случае учреждению следует быть готовым отстаивать свою позицию в суде.

Дело в том, что разъяснения финансистов, изложенные в их письмах, неоднозначны. Рассмотрим их подробнее.

Позиция 1: при возврате билета затраты в налоговом учете признать можно. В письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338 рассмотрен случай переноса вылета работника на более ранний срок. При сдаче билета транспортная компания удержала сбор. Чиновники решили, что расходы по неиспользованному билету можно учесть при определении облагаемой базы по налогу на прибыль.

Основанием послужило то, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, признают затраты учреждения на командировки и, в частности, на проезд (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При условии, конечно, что затраты обоснованны и документально подтверждены.

Позиция 2: расходы на несостоявшуюся командировку признать нельзя. Однако в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134 финансисты высказали другую позицию. Правда, там речь идет о расходах, связанных с оформлением и выдачей виз.