Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
- Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
- Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
- Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.
Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.
Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
- Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
- Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
- Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
- название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
- получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
- название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
- ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
- короткая суть докладной;
- содержание тремя обособленными блоками;
- на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная о нарушении трудовой дисциплины
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc
Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
06.11.2016 г.
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Источник: https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/
Образец докладной записки: довожу до вашего сведения
Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства.
Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение.
Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.
Что такое докладная записка?
Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников.
Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству.
Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.
Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации.
Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД.
В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.
Определение докладной записки
В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.
В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.).
Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.
Цели докладных записок
Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:
- Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
- Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
- Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
- Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.
Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность
Виды докладных записок
Они бывают двух типов:
- Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
- Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.
В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.
По содержанию записки разделяют на:
- Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
- Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
- Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
Внутренняя докладная записка
Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем.
Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста.
Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.
Структура документа
Докладная записка включает два или три смысловых раздела:
- Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
- Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
- Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.
Внешняя докладная записка
Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы.
При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами.
Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.
Источник: https://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-pravilno.html
Образец докладной записки
Докладные записки могут иметь положительный характер, если необходимо выделить рабочие достижения сотрудника организации, а также негативный, в целях наказания провинившегося, причинившего обиду, оскорбления, рукоприкладство или за хамское поведение.
Составителем документа является работник предприятия, в том числе и руководство, формируется на основе обращения к лицу, высшему по должности.
Причины для оформления могут быть связаны с жалобами либо отчетами за проведенную работу. Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.
В соответствии с содержанием подразделяются на:
- Инициативные: формируют в целях побудить адресата к действиям, следовательно, в содержании прописаны существенные указания либо предложения, а не факты.
- Информационные: имеют постоянный характер и назначение — поделиться информацией с получателем о результатах трудовой деятельности, включая используемые методы и способы;
- Отчетные: для изложения данных о проделанной работе и ее итогах.
Согласно адресату, записки бывают:
- Внутренними: затрагивают вопросы, связанные с неприятными ситуациями на производстве.
- Внешними: предназначены для вышестоящих инстанций.
Законодательные основы
По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах. Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.
По общероссийскому классификатору управленческой документации имеет номер 0286041.
Специфика и функции
Докладная — документ, предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.
Содержание призывает к действиям в зависимости от целей, а также информации и рекомендаций, указанных в ней.
Докладная записка отличается от служебной предназначением. Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.
По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям. Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.
Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию — передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:
- решить сложившиеся производственные, административные либо хозяйственные трудности;
- усовершенствовать рекомендации, связанные с улучшением производственного процесса;
- донести до руководителя идеи, в соответствии с принятым решением, зачастую сотрудник выражает свое несогласие;
- объяснить собственное мнение, если возникает конфликтная ситуация между работниками либо с начальником соответствующего подразделения;
- регулярно предоставлять отчеты о деятельности предприятия;
- пожаловаться на сотрудника, невыполняющего указания руководящего лица;
- разобраться с неправомерным делегированием обязательств;
- поставить в известность руководителя по поводу нарушения дисциплины служащими при выполнении трудовых обязанностей и рабочего распорядка;
- предоставить сведения, касающиеся происшествий, повлиявших на возникновение финансовых потерь либо физического вреда;
- изложить благоприятную информацию, требующую реакции руководящего звена.
Классификация и авторство
В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.
Существуют типы, связанных с:
- нарушением рабочего порядка и дисциплины;
- невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
- допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
- рабочими достижениями, достойными награждения.
Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.
Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору. Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.
В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела. Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.
Грамотное составление
В оформлении необходимо соблюдать обязательные требования. Обычно документ состоит из трех самостоятельных частей.
- События, факты, причины. Раскрытие сути случившегося события.
- Идеи составителя относительно сложившихся обстоятельств, что он предлагает, какие решения видит.
- Подведение итогов и рекомендации.
Рекомендации к оформлению с образцами
Докладная записка — официальный и деловой документ, следовательно, ее составляют в соответствии с требованиями, установленными государственным стандартом №6.30-2003 об унифицированных системах документов, включая организационно-распорядительные бумаги.
Оформление внутренней записки заключается в использовании листа формата А4, при этом допускается рукописный или напечатанный текст. Специальный бланк здесь не предусмотрен. Обязательно указать:
- сверху, слева и в углу наименование структурного подразделения, данные составителя;
- справа, сверху и в углу фамилию, имя, отчество, должность адресата;
- название официальной бумаги, с помощью заглавных букв, располагая его в центре листа, иногда оно размещено в левом поле листа, по краю;
- под названием дату, месяц и год подписания, используя арабские цифры;
- короткие сведения о содержании;
- текст из обособленных блоков.
Последняя строчка состоит из подписи составителя, а также расположенных рядом фамилии, инициалов и должности.
Внешней докладной запиской считается исходящая официальная бумага, составленная с помощью фирменного бланка предприятия. Кроме основных сведений, документ содержит:
- наименование, контактную информацию о компании — составителе;
- номер;
- название города, где она была сформирована;
- заголовка, расположенного под названием документа, например, «О нарушении дисциплины».
Требования по остальным элементам — наименования данной бумаги, информации о получателе, текста и подписи составителя – остаются, как и при написании внутренних докладных.
Премирование
Докладная по премированию имеет поощрительное направление, в целях побудить лицо, высшее по должности, наградить сотрудника за выполненные трудовых обязанностей либо прочие заслуги.
В тексте документа составитель отмечает рекомендованный способ награждения служащего, согласно трудовому законодательству либо внутренним документам организации.
Документ представляет обвинение по нарушению трудового порядка со своими особенностями по оформлению, ведь он излагает поведение определенного служащего, которому может грозить увольнение из-за отсутствия на месте в рабочие дни.
Для грамотного формирования бумаги важны следующие моменты:
- К прогулу относится неявка на место выполнения трудовой деятельности более трех часов. Когда сотрудник отсутствует меньше указанного времени, даже на минуты, нарушение не будет считаться прогулом, и работник оправдывает действия в виде объяснительной записки.
- Чтобы приступить к составлению, получают от провинившегося объяснения в письменной форме либо прочую подтверждающую документацию. Перечисленные бумаги составитель указывает в докладной. В итоге она заканчивается требованиями применить к провинившемуся наказания или просьбой по смягчению.
Коммерческий отдел
Генеральному директору ООО «Слава»
В.С. Лапину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
от 11.03.2016
об отсутствии на рабочем месте
Настоящим довожу до сведения руководства, что вчера, 10 марта 2016 года, менеджера по продажам Климова Ильи Сергеевича не было на месте выполнения трудовых обязанностей на протяжении всей рабочей смены, а именно с 10.00 до 19.00 часов.
Климов И.С. не предоставил информации для подтверждения уважительных обоснований своего поступка.
Прошу Вас предпринять в отношении менеджера по продажам Климова И.С. дисциплинарное взыскание.
Начальник коммерческого отдела / Совцов / В.П. Совцов
Кража
Кража при выполнении служебных обязанностей считается непосредственной причиной для прекращения сотрудничества с работником. Документ формируется в целях увольнения виновного служащего. Проведение процедуры на законном основании сопровождается:
- получением письменного обращения сотрудника, где он признается в совершении проступка;
- предоставлением необходимой документаций, подтверждающей совершенные действия.
Иногда в деле участвуют органы правоохранительной деятельности, из-за того хищение является серьезным правонарушением.
Отдел охраны
Директору ООО «Родник»
Белову И.С.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5
от 07.06.2017
о хищении имущества
01 июня 2017 года в 16 часов 40 минут грузчик склада готовой продукции, Савельев Николай Степанович, пытался вынести за пределы территории ООО «Родник» кофе-машину. Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А.
Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.
Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины.
Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А.
Нарушение дисциплины
Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании. Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.
Важные моменты в оформлении:
- информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
- извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).
Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.
Отдел снабжения
Генеральному директору ООО «Скала»
Б.Л. Воронову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
от 07.08.2017
о нарушении трудовой дисциплины
Довожу до Вашего сведения, что 05 августа 2017 г. сотрудница отдела снабжения Кудряшова Елена Михайловна допустила серьезное отступление от трудового порядка.
По окончанию перерыва на обед, который заканчивается в 13:00, Елена Михайловна не вернулась на место работы и не присутствовала на нем до конца рабочей смены, а именно, до 17:00. Сотрудница на данный момент не предъявила документы, которые могли бы оправдать и объяснить ее поступок.
В виду допущенных грубых нарушений трудового порядка выношу свое предложение объявить выговор Кудряшовой Елене Михайловне и занести информацию в данные личной карточки.
Начальник отдела снабжения / подпись / А.Л. Градов
Невыполнение работником должностных обязанностей
Докладная записка подобного характера позволяет поставить в известность руководителя о невыполнении либо неподобающем осуществлении должностных функций сотрудником, согласно профессиональным обязанностям.
Документ заканчивается просьбой оказать дисциплинарное воздействие на работника. Допустимо применить меры наказания, признавая их обоснованными.
Отдел бухгалтерии
Генеральному директору ООО «Восход»
Куликову В. А.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №1
от 13.04.2017
о невыполнении должностных обязанностей
Прошу Вас принять к сведению, что сотрудница отдела бухгалтерии Драгунина Катерина Петровна допустила грубый недочет при составлении квартального отчета, согласно показателям предыдущего квартала. Не проверив сформированный отчет, предоставила его в налоговую службу, в итоге налоговый инспектор выставил штраф организации в размере 500 рублей.
По причине допущенного нарушения, требую вынести Е.П. Драгуниной строгое предупреждение, с последующим указанием его в личной карточке, а также лишить сотрудницу премиальной выплаты согласно сумме штрафного взыскания, выставленного налоговым органом.
Главный бухгалтер / подпись / С.И. Попова
Некорректное поведение сотрудника
В целях предоставления информации руководству, по поводу оскорбительных действий определенного работника по отношению к другому во время выполнения рабочих обязанностей формируется официальная бумага и передается начальнику. Руководство, согласно полученной докладной, предпринимает соответствующие меры относительно наказания виновного в целях исключить подобное поведение в будущем.
Производственный отдел
Генеральному директору ООО «Пирамида»
Столбовой Л.Н.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5
от 07.06.2017
о некорректном поведении сотрудника
Ставлю Вас в известность, что 06 июня 2016 года технолог Зуев Е.С. допустил некорректные действия по отношению к заместителю начальника производственного отдела Клюевой Нины Васильевны. Зуев Е.С. употребил нетактичные замечания по поводу внешнего образа Клюевой Н.В., добавляя нецензурные фразы оскорбительного характера.
Хочу подчеркнуть, что сотрудник производственного отдела Зуев Евгений Семенович не в первый раз допустил грубые выражения, обращаясь к остальным работникам, при этом нарушая трудовую дисциплину и провоцируя на конфликт в рабочем коллективе.
В связи с этим, предлагаю провести с Зуевым Е.С. воспитательную беседу и объявить выговор из-за недопустимого поведения на месте трудовой занятости.
Руководитель производственного отдела / подпись / Гришаев К.И.
Реакции адресата
После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры.
Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной. Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению.
Итоги
Докладная записка позволяет руководителю организации быть в курсе событий, взаимодействовать с рабочим коллективом и поддерживать трудовую дисциплину. От грамотного и точного оформления зависит решение, которое предпринимает глава компании относительно определенного должностного лица.
Отличие от служебной записки представлено на видео.
Рекомендуем другие статьи по теме
Источник: https://znaybiz.ru/kadry/rezhim/trudovaya-disciplina/obrazec-dokladnoj-zapiski.html
Как написать докладную записку: бланк и образцы
Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.
Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?
Форма и классификация
Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.
В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.
Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.
Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.
| Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись. | Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя. | |
| Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий. | Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения). | Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений. |
Как оформлять и правильно писать докладную записку
Составляют документ по следующему шаблону:
- вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
- вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
- ниже посередине название документа;
- под ним ставят дату и номер;
- обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
- текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
- должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.
Скачать бланк докладной запискиСкачать образец написания докладной на руководителя
Образец докладной на сотрудника
Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.
Читайте также! Служебная записка — пример написания
Вот пример такого документа.
| Транспортный отдел | Исполнительному директору ООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне |
Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/zapiski/dokladnaya-zapiska-obrazets.html
Как составить докладную записку (правила, бланк, образец)?
Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.
Что это за документ — докладная записка
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Где ознакомиться с примером докладной записки
Итоги
Что это за документ — докладная записка
Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.
Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.
Составителем докладной записки может быть:
- рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
- начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.
Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Докладная записка — документ, который должен включать:
- сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
- сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
- наименование: «Докладная записка»;
- текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
- текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.
Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.
Где ознакомиться с примером докладной записки
Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец докладной записки
Итоги
Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.
Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak_sostavit_dokladnuyu_zapisku_pravila_blank_obrazec/
Служебная записка о непредоставление документов в бухгалтерию
Структура документа и основные рекомендации, которые подскажут, как правильно написать записку
Каждый из нас хоть изредка сталкивается с написанием различной официальной документации. Чаще всего нам приходится оформлять докладные, объяснительные или служебные записки. Многим людям кажется, что нет особых различий в оформлении этих бумаг.
Если вы тоже так считаете, тогда пришло время развеять эти убеждения. Общее между этими документами лишь то, что они все (без исключения) носят информационный характер. Но вы должны осознавать, что имеете дело с совершенно разными бумагами, которым присущи свои адресаты и свое содержание.
Поговорим о том, как правильно написать записку.
Что же представляет собой служебная записка?
Служебная записка — это информационный документ, который призван обеспечить связь нескольких объектов управления.
Как правило, объекты находятся в горизонтальном подчинении. В подобных записках принято излагать вопросы, которые касаются материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. Также предметом служебной записки могут выступать различные предложения по улучшению чего-либо, всевозможные просьбы или банальные объявления для сотрудников.
Рассмотрим элементарный пример
Допустим, в бухгалтерии не работает принтер. В этом случае главный бухгалтер имеет право оформить служебную записку, которая проинформирует о проблеме начальника специального отдела (в нашем примере записку примет отдел системного обеспечения).
Как грамотно написать служебную записку?
А теперь более подробно: как правильно написать служебную записку
Прежде всего, оформляется шапка записки
Здесь вы обязаны указать человека, для которого вы составляете эту бумагу: его звание, имя, фамилию, отчество. Всю эту информацию необходимо излагать в одном падеже.
Как правило, шапка оформляется в левом верхнем углу. Дальше вам следует написать дату составления акта. Не забывайте указывать порядковый номер документа.
Надпись «Служебная записка»
Затем по центру листа указывается наименование составляемого документа (в вашем случае следует написать «Служебная записка»). Справившись с этими этапами, приступайте к оформлению основной части документа.
Основной текст
Под названием напишите предмет записки. Предмет должен раскрывать информацию, о которой вы собираетесь сообщить адресату. Теперь смело приступайте к написанию самого текста. Обязательно придерживайтесь официально-делового стиля.
Должность и подпись
Теперь вы знаете, как написать служебную записку (образец этого документа можно с легкостью найти в Интернете). Изучив наши советы, вы уже должны без особого труда составить этот вид документа. Успехов вам!
Скачать образец формы бланка служебная записка о выдаче
Оформление приказа на стадии подготовки приказа производятся. При приемке естественно необходимо поначалу проверить наличие документов о качестве и само качество с виду и на ощупь, а позже уже по количеству. Как же тогда входной контроль на предприятии? Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, — это наружные документы, их нужно оформлять на бланке организации.
Я понимаю партию сиз покупаемую проверить у поставщика, но никак не документы. Типовое положение о службе охраны труда, в каком прекрасно пишется, что иот ничем сторонним не должен заниматься не считая охраны труда, можно будет выкинуть в урну. Ясно и понятно о бухгалтерском учете и денег.
Образец служебной записки делопроизводство
Списание сиз только бухгалтерский вопрос. Расписка это документ личного нрава, удостоверяющий факт получения валютных.
Общий отдел начальнику отдела безопасности в связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.
Исходя из того, что у нас обычный рук-ль подразделения, который хлопочет о собственных подчиненных, он отыщет метод знать что, кому положено по перечню и в какие сроки выдается.
Служебная записка о выдаче спецодежды образец заполнения
2-ой части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит только из описания ситуации, выводов и предложений создателя записки. Страничка 3 из 7 — спецодежда — отправлено в средства. Сиз получают рабочие лично (о чем подпись в карточке), а не рук-ль подразделения — как на него можно повесить все сиз на подразделение. Перечень главных средств, предполагаемых к списанию.
Служебная записка правила оформления — кадровая работа
И когда эталон служебной записки на списание материалов.Как составить и оформить служебную записку докладную, варианты.Ношение форменной одежки за пределами местности.Об утверждении положения о порядке согласования с пфр актов о списании объектов.
Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)
71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.
При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода.
До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г.
налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.
Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами.
В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением.
Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки . при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности .
подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.
Источник: https://yurist-moscow.ru/sluzhebnaja-zapiska-o-nepredostavleni/
Оформление внутренней докладной записки: образец документа и правила составления
Сама по себе внутренняя докладная записка представляет собой информационно – справочный документ, который адресуется руководителю предприятия, начальнику отдела, иному лицу, обладающему некоторыми полномочиями.
В ней должна быть чётко обозначена определённая проблема с кратким описанием, выводами и прогнозами того, как будет развиваться ситуация, если не предпринять определённые меры.
Автор подобной бумаги также должен указать свои предложения, которые помогут разрешить описываемую проблему.
…
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !
Внутренняя докладная записка — что это?
Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.
Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.
Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием.
Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.
Важно! Подобная бумага несёт определённую юридическую силу. Таким образом, написавший её человек несёт ответственность за своё творчество.
Если проанализировать основные ситуации, возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:
- побуждение администрации к принятию определённых решений. В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы, и изложить предложения относительно решения вопроса.
- Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер.
- Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.
Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.
Чем отличается от внешней?
- Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
- После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату. При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
- В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы.
Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
- Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги. Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
- Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.
Правила написания
Внутренняя докладная записка обладает определённой юридической силой, поэтому стоит серьёзно отнестись к оформлению.
Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы, а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.
Специалисты выделяют и рекомендуют использовать при при составлении докладной записки для руководителя следующие правила составления:
- стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
- Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу. Все детали должны быть чётко обозначены.
- Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами. Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.
Важно! Именно изложение этих основных частей определяет информативность документа и его полезность для руководства предприятия.
Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:
- констатирующую часть, подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
- Аналитическую часть, содержащую возможные последствия.
- Рекомендательную часть, в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.
Пошаговая инструкция
Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:
- в вводной части прописывают состояние вопроса, факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
- Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.
Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать:
- дату, когда она была составлена и подписана составителем.
- Обозначение конкретного адресата, а именно руководителя подразделения или организации.
- Наименование документа, в конкретном случае докладная записка. Заголовок к тексту.
- Сам текст, который в сжатом лаконичном стиле излагает суть вопроса, приводя конкретные факты, цифры, а также выводы и предложения.
- Подпись человека, составившего документ.
- Отметку об исполнителе.
Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила, касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.
Важно! Стоит отметить, что план и форма бумаги должны неукоснительно соблюдаться.
Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа. В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку, если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.
Составляется бумага так:
- первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя, например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
- Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
- Следующим шагом, нужно написать основную часть. Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
- Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.
Скачать образец внутренней докладной записки
Пример на фото ниже:
Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления.
Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/dokladnaya/vnutrennyaya.html
Загрузка...
