Учет расчетов с подотчетными лицами — что это такое, счет 71, бухучете, актив и пассив в 2018 году
Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.
Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.
Общие моменты ↑
Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.
Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.
Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.
Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.
Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:
- Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
- Список лиц, которые могут получать деньги.
- Размер подотчетной суммы.
- Сроки возврата денег.
- Сроки подачи отчета о расходовании средств.
- Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
- Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
- Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.
Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.
При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.
На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.
Основные понятия
Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:
| Бухгалтерский учет | Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации |
| Подотчетные лица | Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства |
| Учет расчетов | Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами |
| Синтетический учет | Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков |
| Счет 71 | Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода |
| Аудитор | Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия |
Кто осуществляет расчет
И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.
Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.
Нормативное регулирование
Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.
В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:
При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.
Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.
На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.
В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.
После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.
Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).
Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.
Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.
Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ↑
Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.
Выдача денег должна сопровождаться служебной запиской, с отображением следующих данных:
- цель расхода;
- сроки;
- сумма аванса.
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.
На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.
Основные проводки
Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:
| Дт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником» | Кт 50 «Касса» |
| Дт 44 «Издержки на продажу» | Кт 71 «Расчеты с ответственным работником» |
| Дт 50 «Касса» | Кт 71 «Расчеты с ответственным лицом» |
Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.
По подотчетным суммам организация делает такие записи:
| Дт 71 «Расчеты с ответственным работником» | Кт 50 «Касса» |
| Дт 25 «Общепроизводственные издержки» | Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником» |
| Дт 50 «Касса» | Кт 71 «Расчеты с ответственным работником» |
Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:
| Дт 94 «Недостачи и…» | Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником» |
Удержание обозначенных сумм фиксируется так:
| Дт 70 «Расчеты с персоналом по зарплате» | Кт 94 «Недостачи и потери…» |
Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:
| Дт 0 208XX 560 | Наращивание дебиторской задолженности |
| Кт 0 20134 610 | Выданы деньги из кассы предприятия |
| Кт 0 20135 610 | Выбытие финансовой документации из кассы |
| Кт 0 20111 610 | Списание денег со счета в казначействе |
| Кт 0 20121 610 | Выбытие денег в банк |
| Кт 1 30405 XXX | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.
Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.
Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:
| Дт 1 21003 560 | Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам |
| Кт 1 30405 000 | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.
Первая:
| Дт 0 20123 510 | Поступление денег в банк |
| Кт 1 30405 000 | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
Вторая:
| Дт 1 21003 560 | Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам |
| Кт 1 20123 610 | Выбытие денег в банк |
Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:
| Дт 1 208XX 560 | Увеличение дебиторки ответственного работника |
| Кт 1 21003 660 | Уменьшение задолженности при осуществлении операций с фин. органом по наличным деньгам |
После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:
| Дт 0 10500 340 | Увеличение цены материальных запасов |
| Дт 0 10600 000 | Оплата нефинансовых активов |
| Дт 0 30200 000 | Расчеты по взятым обязательствам |
| Дт 0 40120 000 | Издержки текущего года |
| Дт 0 30403 830 | Сокращение кредиторской задолженности по удержаниям из зарплаты |
| Дт 0 10900 000 | Издержки на изготовление товарной массы |
| Кт 0 208XX 660 | Снижение дебиторской задолженности ответственных сотрудников |
При возврате денег запись делается так:
| Дт 0 20134 510 | Поступление денег в кассу |
| Кт 0 208XX 660 | Сокращение дебиторской задолженности подотчетных работников |
| Дт 0 20111 510 | Поступление денег со счета в казначейства |
| Дт 0 20121 510 | Поступление денег в банке |
| Дт 1 30405 000 | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
| Кт 0 208XX 660 | Сокращение дебиторской задолженности ответственных сотрудников |
Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.
Отражение в балансе (актив или пассив)
Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».
Документальное оформление расчетов
Документы по учету расчетов можно поделить на три вида. Первичная документация оформляется в бухгалтерии на основании служебной записки.
Второй вид документов работник подготавливает самостоятельно в процессе реализации производственной задачи. Сюда относятся:
После выполнения поставленной задачи оформляется итоговая документация. Работник должен подготовить авансовый отчет относительно израсходованной суммы денег и сдать его в бухгалтерию.
Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.
Проверка расчетов
Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:
- Распоряжение об учетной политике.
- Авансовые отчеты.
- Журналы регистрации.
- Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
- Сметы представительских издержек.
- Заявления о выдаче денег.
- Оправдательные документы.
Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.
Часто задаваемые вопросы ↑
При проведении учета расчетов с подотчетными работниками могут возникнуть следующие вопросы:
- Какие существуют особенности расчетов в бюджетных учреждениях.
- Может ли кассир выступать в качестве подотчетного лица.
- Основные проблемы при инвентаризации.
- Что делать при выдаче аккредитива.
- Как поступать при выявлении фальшивых документов.
Нюансы в бюджетных учреждениях
Общий порядок учета расчетов с подотчетными работниками в бюджетных учреждениях такой же, как для коммерческих организаций.
Видео: подотчет, на сколько можно выдать подотчетному лицу на наличные расходы
Однако Минфин рекомендует государственным предприятиям максимально сократить обращение наличных денег и перечислять их на банковские карты сотрудников.
Заявление на выдачу подотчетных денег пишется в произвольной форме (см. подзаголовок «Нормативное регулирование»). Деньги могут выдаваться на следующие цели:
- заработная плата;
- коммунальные услуги;
- покупка материалов, основных средств;
- закупка горюче-смазочных материалов;
- издержки, связанные с командировкой.
Может ли кассир быть подотчетным лицом
Типовая форма документа находится в приложении №2. Поэтому при формировании списка работников, которые будут выполнять функции подотчетных лиц за основу можно взять перечень должностей, предусмотренных постановлением.
Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.
Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?
При описи могут возникнуть следующие проблемы:
- Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
- Невыплаченные суммы по оплате труда.
- Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
- Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
- Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
- Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
- Недостача оправдательных документов и др.
Как быть, если выдан аккредитив
Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.
На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.
Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:
| Дт 0 201 06 510 «Поступление денег на аккредитивный счет» | Кт 0 201 06 610 «Выбытие денег с аккредитивного счета» |
При предоставлении фальшивых документов
Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.
Обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы;
- дата составления;
- название организации, выдавшей документ;
- суть операции;
- наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
- подпись уполномоченного сотрудника.
При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.
Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.
Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.
Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.
Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html
Инвентаризация расчетов: проблемы и решения
Актуальность темы. Инвентаризация расчетов является частью обязательной инвентаризации имущества и обязательств, которая проводится перед составлением годовой отчетности в независимости от организационно-правовой формы и применяемых на предприятии налоговых режимов. Инвентаризация расчетов является наиболее сложным и проблемным вопросом в современных условиях.
https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4
Актуальность статьи обусловлена большим интересом к данной теме в современной науке в частности со стороны таких авторов как Супряга Р. А., Боровская И. В., Тепляков А. Б.
, с другой стороны, ее недостаточным раскрытием и разработанностью практического материала для применения финансовыми службами хозяйствующих субъектов.
Таким образом, рассмотрение вопросов инвентаризации расчетов носит теоретическую и практическую значимость.
Объектом исследования в статье выбран анализ условий проведения инвентаризации расчетов коммерческих организаций Российской Федерации и разработка практических рекомендаций по ее проведению.
Целью статьи является формулировка этапов проведения инвентаризации расчетов для корректного практического отражения результатов инвентаризации при составлении годовой финансовой отчетности.
Основной материал. Годовая инвентаризация расчетов проводится, как правило, по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом с целью подготовить данные для составления достоверной годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация проводится путем проверки достоверности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года.
Правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов приведены в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 [7].
В ходе инвентаризации расчетов проверяется правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженности, которая числится у хозяйствующего субъекта и выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Инвентаризация расчетов включает проверку расчетов:
с покупателями
с поставщиками;
с банками по займам (кредитам);
с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по страховым взносам;
работниками, в том числе подотчетными лицами;
другими дебиторами и кредиторами.
Предлагаем семь правил, которым в обязательном порядке надо следовать при проведении инвентаризации расчетов и при отражении ее результатов в бухгалтерском учете.
Правило первое. Создать специальную комиссию.
Инвентаризацию проводит специально созданная комиссия, состав которой утверждается руководителем в обязательном порядке. В состав инвентаризационной комиссии могут входить: представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (экономисты, инженеры и другие). Следует обратить особое внимание на важные аспекты данного правила, такие как:
- В состав инвентаризационной комиссии не могут входить материально-ответственные лица, но они в обязательном порядке должны присутствовать при ее проведении.
- Ни один из членов комиссии не должен отсутствовать во время проведения инвентаризации, в обратном случае, что все результаты могут быть признаны недействительными.
Также важно знать другие случаи обязательного проведения инвентаризации расчетов:
ликвидация или реорганизация организации;
смена руководителя организации;
имущество подлежит выкупу или передается в аренду;
выявление факта хищения, порчи имущества, пожар и другое.
Правило второе. Издать приказ руководителя.
Приказ о проведении инвентаризации (либо другой распорядительный документ) является обязательным аспектом. Унифицированная форма приказа № ИНВ-22 утверждена Госкомстатом России (Постановление от 18.08.1998 г. № 88).
И хотя с 1 января 2013 года с вступлением в силу Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ [5] формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, большинство бухгалтеров предпочитают использовать именно эту форму приказа.
В приказе нужно обязательно отразить: состав инвентаризационной комиссии, причину и срок инвентаризации, объекты инвентаризации.
Правило третье. Подготовка кпроведению инепосредственно проведение инвентаризации расчетов.
Остановимся на этом правиле поподробнее и рассмотрим все виды расчетов организаций.
Инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками.
Инвентаризация расчетов с покупателями, заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами, кредиторами заключается в проверке сумм, которые числятся на счетах:
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»:
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Для проверки сумм на указанных счетах организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки. Данная сверка с контрагентами и является подготовительным этапом к самой процедуре инвентаризации.
Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. В нем указывается дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров, работ, услуг, а также сумма оплаты с реквизитами платежных документов.
Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй — направляется в организацию, с которой проводится сверка. Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные. Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте.
После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Помимо актов сверки, для проверки состояния расчетов с поставщиками, покупателями используются такие первичные документы, как: договора, товарные накладные, акты выполненных работ и другие документы.
Инвентаризационная комиссия проверяет все документы, касающиеся дебиторской и кредиторской задолженности, и на их основании определяет общую сумму каждого вида задолженности. Кроме того, устанавливается сумма дебиторской задолженности, подтвержденная дебиторами, не подтвержденная дебиторами, а также с истекшим сроком исковой давности.
Кроме того, при инвентаризации расчетов проверяется правильность документального оформления взаиморасчетов, если они имели место.
В действующем законодательстве для подтверждения данной операции единой формы документов не установлено, в связи с чем, организации используют самостоятельно разработанные виды документов, например: соглашение о погашении взаимных обязательств, акт зачета взаимных требований и другие.
В документах, отражающих операции по взаиморасчетам должны быть обязательно отражены сведения о том, по какому товару (работе или услуге), на какую сумму и в счет какого обязательства производится взаиморасчет.
В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженности не отражаются отдельно с делением на краткосрочную (срок ее погашения ожидается в течение года после отчетной даты) и долгосрочную (срок ее погашения ожидается не раньше, чем через год после отчетной даты) и также с делением на дебиторскую и краткосрочную.
Данный учет бухгалтера вынуждены вести в разрезе аналитического учета с составлением пояснительных записок к финансовой отчетности.
Чтобы определить суммы краткосрочной и долгосрочной задолженности, во время инвентаризации проверяются сроки погашения дебиторской задолженности, числящейся на счетах бухгалтерского учета на конец отчетного года.
Данная особенность учета и отражения в финансовой отчетности краткосрочной и долгосрочной дебиторской и кредиторской задолженностей является, по-моему мнению, несовершенством учета.
Порядок проведения инвентаризации прочих расчетов
Обязательной инвентаризации в бухгалтерском учете подлежат расчеты, отражаемые на следующих счетах:
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
68 «Расчеты по налогам и сборам»;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Правильность и обоснованность сумм по этим счетам проверяется следующим образом.
При инвентаризации расчетов с банками по полученным кредитам проверяется наличие и содержание кредитных договоров, своевременность и правильность отражения на счетах сумм полученных и возвращенных кредитов, их целевое использование, а также правильность отражения в учете процентов за пользование заемными средствами.
В ходе инвентаризации расчетов с бюджетом, внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учета по счетам 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с суммами налогов, сборов и взносов; исчисленных в налоговых декларациях и с суммами, перечисленными в бюджет и фонды.
Согласно пункту 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н суммы расчетов с банками и бюджетом, указываемые в бухгалтерской отчетности, должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.
Отражение в балансе неурегулированных сумм по счетам бухгалтерского учета не допускается.
С этой целью проводятся сверки расчетов с бюджетом по налогам и сборам, в результате которых сверяются суммы налогов и сборов, учтенные в бухгалтерском учете, с суммами, отраженными в налоговой инспекции по лицевому счету организации.
При инвентаризации расчетов с работниками проверяются счета 70, 71, 73 и 76. Так, по счету 70 проверяется правильность отражения задолженности перед работниками, сумм начисленной заработной платы, выплаченной заработной платы, переплат работникам.
В частности проверяется, не числятся ли на этом счете не выплаченные работникам в срок (из-за неявки) суммы заработной платы, которые своевременно не задепонированы.
Если подобные суммы обнаружены, их следует в обязательном порядке задепонировать, то есть списать со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами анализируются данные авансовых отчетов работников.
По этим документам проверяется соответствие выданных и возвращенных средств данным бухучета, сроки отчетности составленной подотчетными лицами, а также устанавливается целевое использование израсходованных сумм.
Кроме того, проверяется наличие подтверждающих оправдательных документов, а также выявляются суммы, срок выдачи которых под отчет истек.
Инвентаризацией расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками по предоставлению и погашению займов, как с начислением процентов за пользование, так и беспроцентных, уплате процентов по ним, возмещению материального ущерба работниками в результате брака, хищений и недостач денежных средств, материальных ценностей и прочее.
Правило четвертое. Занести полученные данные винвентаризационные описи сприложением справок.
Формы инвентаризационных описей (актов) можно разработать самостоятельно либо использовать формы представленные в приложениях к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и обязательств № 34н [6].
Результаты инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками, например, оформляются следующим образом. Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17. В этой справке указываются:
реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;
дата и причина возникновения задолженности;
сумма задолженности.
Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17. В нем отражаются:
наименование организации дебитора (кредитора);
счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
По расчетам с банками, бюджетом и внебюджетными фондами строго утвержденных форм не существует, организации вправе разрабатывать формы актов и описей самостоятельно. Предлагается форма Акта инвентаризации расчетов с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами (Таблица 1).
Таблица 1
Акт инвентаризации расчетов сбюджетом, внебюджетными фондами по налогам исборам
| Видыналогов исборов | По данным учета организации | По результатам сверки | Отклонения | |||||
| осн. плат. | пени | штрафы | осн. плат. | пени | штрафы | осн. плат. | пени | штрафы |
| Федеральные налоги: | ||||||||
| -НДС | ||||||||
| -НДФЛ | ||||||||
| -налог на прибыль | ||||||||
| -водный налог и пр. | ||||||||
| Региональные налоги: | ||||||||
| -налог на имущество организаций | ||||||||
| -транспорт. налог и пр. | ||||||||
| Местные налоги: | ||||||||
| -земельный налог | ||||||||
| -налог на имущество физических лиц | ||||||||
| Сборы во внебюджетные фонды: | ||||||||
| -сборы в Пенсионный фонд РФ | ||||||||
| -сборы в Фонд социального страхования РФ | ||||||||
| -сборы в Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования РФ |
Правило пятое. Полученные результаты сверить сданными бухгалтерского учета.
Если в результате инвентаризации комиссия выявила отклонения, то оформляется сличительная ведомость, в которой отражаются эти отклонения. То есть сличительная ведомость необходима для отражения расхождений между данными инвентаризационных описей и данными бухгалтерского учета.
Правило шестое. Отразить итоги инвентаризации расчетов витоговой ведомости.
Итоги проведенной инвентаризации расчетов обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Ведомость учета результатов можно организацией разработать самостоятельно, либо воспользоваться унифицированной формой № ИНВ-26(утв. Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 г № 26) [4], в которой отражаются все выявленные недостачи, излишки и пр.
Правило седьмое. Отразить результаты инвентаризации вбухучете.
Источник: https://moluch.ru/archive/110/26874/
Курская Н. Инвентаризация расчетов с работниками
Ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует произвести инвентаризацию активов и расчетов.
Автор данной статьи рассмотрел основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда и другим оплатам: сроки проведения инвентаризации, документы, которые нужно проверять, и правильное оформление результатов инвентаризации.
Общие положения
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию* активов и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается наличие, состояние и стоимость активов и обязательств (ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 3321-XII)). __________________________
* Инвентаризация – периодическая проверка наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета.
Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
В ходе инвентаризации обязательств проверяют:
– правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;
– правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 62 Инструкции № 180).
При инвентаризации обязательств проверке подвергают следующие бухгалтерские счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с депонентами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Особое внимание следует обратить при инвентаризации расчетов с работниками на наличие сумм депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
Сроки и периодичность проведения инвентаризации
Инвентаризацию активов и обязательств проводят в надлежащие сроки и с периодичностью согласно пп. 7, 8 Инструкции № 180.
Важно! Для инвентаризации обязательств определена дата не ранее 1 декабря и не менее 1 раза в год.
Субъекты малого предпринимательства,применяющие упрощенный порядок налогообложения, должны проводить инвентаризацию активов и обязательств 1 раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом № 3321-XII.
Порядок, периодичность проведения инвентаризации, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике по бухгалтерскому учету.
Документальное оформление при проведении инвентаризации
Руководитель организации должен издать приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (примерная форма приказа изложена в приложении 1 к Инструкции № 180).
Приказ руководителя организации предусматривает также создание инвентаризационной комиссии.
Ситуация 1
В коммерческой организации, занимающейся оптовой торговлей, работают 2 человека – директор и главный бухгалтер.
Каким образом провести инвентаризацию и кого включить в комиссию?
В данной ситуации можно порекомендовать в состав инвентаризационной комиссии включить независимых аудиторов либо инвентаризация активов и обязательств может быть осуществлена и силами привлеченной сторонней организации.
Важно! В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначают материально ответственное лицо, работника ревизионной службы. Не назначают одного и того же работника 2 раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.
Результаты инвентаризации активов и обязательств оформляют актом инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме 14-инв и справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме согласно приложению к форме 14-инв (п. 62 Инструкции № 180, приложение 19 к Инструкции № 180).
На основании данных справки заполняют акт инвентаризации, в который заносят итоговые суммы задолженности по каждому дебитору и кредитору.
Бухгалтерский учет
Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляют протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляют на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со ст. 12 Закона № 3321-XII (п. 73 Инструкции № 180).
Инвентаризация расчетов по оплате труда
Ситуация 2
В ходе проведенной инвентаризации расчетов с работниками организации по состоянию на 5 декабря 2012 г. инвентаризационной комиссией было выявлено следующее:
– вследствие счетной ошибки за август 2012 г. производителю работ 5-го разряда Байко О.Д. была излишне начислена заработная плата, что повлекло за собой излишне выплаченную сумму 300 000 руб.
Ошибка по начислению заработной платы скорректирована на основании бухгалтерской справки от 28.09.2012, бухгалтерскими записями Д-т 20 – К-т 70 (сторно), а удержание излишне выплаченной заработной платы работнику так и не произвели.
К моменту проведения инвентаризации в организации образовалась дебиторская задолженность.
Справочно: удержание излишне выплаченных работникам вследствие счетных ошибок сумм производят на основании распоряжения нанимателя, сделанного им не позднее 1 месяца со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).
Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении законодательства, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.
При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % причитающейся к выплате работнику заработной платы (ст. 108 ТК);
– в ноябре 2012 г. работнику Воронину И.П. не выплачена заработная плата за октябрь 2012 г. в сумме 3 000 000 руб. (в организации срок выплаты заработной платы за первую половину месяца установлен 25-го числа, за вторую половину месяца – 10-го числа), также данная сумма не депонирована в срок (образовалась кредиторская задолженность).
Не полученная работником заработная плата была сдана в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет.
Справочно: выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц (ст. 73 ТК).
Вот почему в ходе инвентаризации важно обратить внимание не только на наличие сумм заработной платы, не выплаченных работникам в срок из-за неявки, но и на задолженность, возникшую по вине нанимателя.
В сумму такой задолженности включают невыплаченную заработную плату как основного персонала организации, так и внутренних и внешних совместителей.
Заработную плату выдают из кассы в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней).
Важно! Наниматели, за исключением организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, имеющие просроченную задолженность по заработной плате на конец отчетного периода, с 1-го числа месяца, следующего за отчетным, применяют тарифную ставку 1-го разряда для расчета должностных окладов руководителей, специалистов и других служащих в размере, не превышающем величины тарифной ставки 1-го разряда, установленной Правительством для оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, до ликвидации этой просроченной задолженности (подп. 1.3 п. 1 Указа Президента РБ от 27.11.1995 № 483 «Об обеспечении своевременной выплаты заработной платы»);
– также было выявлено, что в июле 2012 г. истек срок исковой давности по депонированной заработной плате по уволенному работнику Коваленко К.К. в сумме 200 000 руб., т.е. общий срок исковой давности составил 3 года (кредиторская задолженность).
Важно! В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяют правильность отражения задолженности перед работниками: наличие сумм заработной платы, не выплаченной работникам в срок из-за их неявки и не депонированной, выявляются суммы депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности (п. 64 Инструкции № 180).
Справочно: общий срок исковой давности установлен ст. 197 Гражданского кодекса РБ и составляет 3 года.
Если бухгалтерский учет ведется не с применением компьютерных программ, то для аналитического учета расчетов с депонентами по суммам своевременно не выданной заработной платы применяют книгу учета депонированной заработной платы по форме № 8.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Ситуация 3
По расчетам с подотчетными лицами инвентаризационной комиссией выявлено, что в установленный срок (2 августа 2012 г.) работником организации Морозовым Р.В. не возвращена сумма, выданная ему из кассы организации под отчет на командировочные расходы в размере 440 000 руб. (образовалась дебиторская задолженность).
Важно! Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяют авансовые отчеты работников и расходные кассовые ордера.
По этим документам проверяют соответствие выданных и возвращенных средств данным бухгалтерского учета, устанавливают целевое использование израсходованных сумм, проверяют наличие оправдательных документов, а также выявляют суммы, срок представления отчетов по которым истек (п. 65 Инструкции № 180).
Справочно: лица, получившие наличные деньги, в т.ч.
с использованием корпоративных карточек, в подотчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п. 32 Инструкции № 107).
Результаты инвентаризации
По результатам инвентаризации:
1) составлена справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
2) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Бухгалтерские записи в декабре 2012 г. по результатам инвентаризации
Источник: https://www.gbzp.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter-zarplata/kurskaya-n-inventarizatsiya-raschetov-s
Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция
Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.
Расчеты с подотчетными лицами
Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.
К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:
- произвести расчет за какую-то определенную услугу;
- купить канцтовары и конверты;
- бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
- купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
- закупить офисную технику и т.д.
Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.
В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.
Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.
В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности.
Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д.
Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.
После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.
Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:
- Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
- Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
- Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
- Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
- Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
- Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
- Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.
Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.
Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет
Нормативными документами, регламентирующими расчеты:
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
- Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
- План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
- Положения, приказы и регламенты самого предприятия
ФЗ о «Бухучете»
Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html
Загрузка...
