Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году — все о налогах

Оплата командировочных расходов в 2016 году

Традиционно такими расходами считаются суточные и расходы, связанные с проездом и проживанием. Возможны также иные расходы, которые санкционируются работодателем. Так, например, если стажировка подразумевает поездку за рубеж, в которую необходимо наличие визы, то расходы на ее оформление оплачивает работодатель.

При каких обстоятельствах должны выплачиваться суточные?

Наиболее распространенным вариантом, когда работодатель обязан выплатить суточные работнику, является командировка.

Однако это не единственное основание: бывает, например, что работники вынуждены работать в полевых условиях, либо их работа в принципе связана с постоянными разъездами.

В таких обстоятельствах работнику также выплачиваются суточные. Не стоит поэтому думать, что командировка – исключительное основание для выплаты суточных.

Оплата суточных-командировочных расходов в 2016 году

Законодательством не предусмотрены предельные размеры суточных, которые организация может выплачивать работнику. Их определение остается исключительно на усмотрение работодателя. При этом конкретные суммы должны быть указаны во внутренних актах организации.

Единственное ограничение, которое устанавливает законодатель, связано с необходимостью уплаты страховых взносов и НДФЛ с определенной суммы.

Так, в ситуации, когда суточные составляют больше 700 рублей ежедневно для командировок в Российской Федерации и 2500 рублей для зарубежных командировок, денежные средства сверх этих сумм облагаются взносами и налогами.

Причем начисление страховых взносов на данные суммы – нововведение законодательства, вступающее в силу с 2017 года. До этого вне зависимости от суммы суточных, указанной во внутренних актах организации, страховыми взносами они не облагались.

Выплата командировочных расходов в 2016 году: предоставление документов

Для того, чтобы работнику было предоставлено необходимое количество суточных, нужно, чтобы были правильно рассчитаны дни, во время которых он находился в командировке.

Раньше для этого использовали командировочные удостоверения, сейчас же их оформление необязательно, и вместо них для этой цели работник представляет проездные документы.

Если же в распоряжение сотрудника был предоставлен служебный транспорт, то вместо проездных документов используется служебная записка.

Оплата командировочных расходов: расчет суточных

Подсчитать сумму, которую работодатель обязан выплатить работнику при его командировке, несложно: суточные за каждый день умножаются на то количество дней, которые работник пробыл в командировке. Важно, что учитываются и выходные, и праздничные дни. Если сумма превышает те, которые были рассмотрены выше, необходимо учесть и налоги.

Оплачиваются ли суточные при командировке длиной в один день?

Согласно законодательству, при однодневной командировке работодатель не должен оплачивать работнику суточные.

По собственной инициативе он может выплатить дополнительные денежные средства, однако суточными они не будут являться.

Вопрос о выплате денежных средств перестает быть актуальным в ситуации, когда работник обладает возможностью ежедневно приезжать обратно в собственное место жительства, и работодатель посчитает, что это разумно.

Однако эти правила действуют только при командировке в Российской Федерации. При необходимости же поездки за рубеж сотруднику выплачивается половина от суточных, положенных ему по внутренним документам компании.

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками: оплата проезда

В процессе чтения данной статьи может возникнуть вопрос о том, в каком порядке оплачиваются суточные при переезде через границу Российской Федерации и при возвращении в нее. Здесь действует простое правило: необходимо смотреть, куда направляется работник.

Так, если он выезжает из России, суточные будут оплачиваться по правилам, предусмотренным для страны, куда он прибывает; если же он наоборот въезжает на территорию нашей страны, суточные будут определяться уже по правилам начисления суточных для командировок по России.

Те же правила действуют и при необходимости перемещения между разными странами: суточные всегда необходимо платить в том размере, который предусмотрен для страны, куда летит или едет сотрудник.

Возмещение командировочных расходов заказчиком в валюте

При отправлении работника в командировку в другую страну работнику удобнее выдавать суточные в валюте. Может ли так сделать работодатель?

На этот вопрос можно ответить положительно. Ограничений в способах выплаты суточных не устанавливается. Однако следует учитывать, что сумму суточных для их учета необходимо будет переводить в рубли, хотя бы чтобы понять, превышают ли они 700 рублей для командировки в России и 2500 рублей для зарубежной командировки в день. Ведь если так, необходимо уплатить налог на доходы физических лиц.

Как оплачивать суточные в ситуации, если работник заболел во время командировки?

Болезнь работника во время исполнения своих рабочих обязанностей в другой местности – неприятное обстоятельство, которое, к сожалению, может случиться. Если это произошло, суточные выплачиваются такому сотруднику в общем порядке. Вдобавок к этому, работодатель обязан оплатить больничный лист работника.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/oplata-komandirovochnyih-rashodov-v-2016-godu.html

Порядок учета и состав командировочных расходов

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки. Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении.

Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке. Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам. Но, видимо, ненадолго.

В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе. Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки.

Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы.

Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты — пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах нынешнего года.

Затраты на служебную поездку

На территории РФЗаграницу

Проезд;
Проживание;
Суточные;
Иные расходы, одобренные работодателем

Дополнительно возмещаются:

Затраты на оформление загранпаспорта, визы, иных обязательных документов на выезд;
Взносы за право въезда и проезда транспорта;
Иные платежи и сборы

Порядок, размеры возмещения и особенности признания отдельных расходов определяются коллективным договором или локальным актом организации.

Затраты на проезд

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

При проезде общественным транспортом:

На проезд к месту командирования;
Оформление проездных билетов;
Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
Посадочный талон (при перелете);
Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.

2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли.

В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

При проезде на такси

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси.

Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

Или

При проезде на личном (служебном транспорте, автомобиле третьих лиц)

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Расходы по найму жилья

Обязанность возмещения затрат на проживание также предусмотрена Трудовым кодексом и Положением о служебных командировках. В них включаются расходы по найму жилья:

на территории России;
на территории иностранных государств
дополнительные услуги (пользование прачечной, гладильной, Интернетом, телевизором, холодильником)

При проживании в гостинице

Не подлежат возмещению затраты за пользования сауной, баром, рестораном, фитнес-клубом.

Подтверждением расходов на найм жилья служит:

Или

Квитанция (на бланке строгой отчетности)

При проживании в арендованной работодателем квартире

Подтверждением в данном случае будет являться приказ о направлении в командировку, договор аренды, чеки ККТ, подтверждающие оплату арендных платежей. Возмещению подлежат также затраты на оплату коммунальных услуг на период командирования.

Командировочные расходы: суточные в 2015 году

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой. Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

https://www.youtube.com/watch?v=qCvElNicKnc

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы.

При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России – наоборот, в рублях.

Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя.

В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п.

Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

700 руб. для командировок на территории РФ;
2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Пример расчета:

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1 000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб. (1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит 390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Учет командировочных расходов

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы.

В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
На жилье;
Проезд;
Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

Командировочные расходы – проводка

В бухгалтерском учете указанные затраты отражаются следующим образом:

ПроводкаОбозначение операции

Д71-К 50 (51)	Выдача аванса сотруднику на командировку
Д 26 (08, 20, 23, 44) – К 71	Учет произведенных расходов

Подытожим сказанное:

В 2015 году с отменой командировочного удостоверения основанием для подтверждения факта нахождения сотрудника в командировке является проездные билеты, документы о найме жилья или в случае отсутствия и того и другого – документ, заверенной принимающей стороной о нахождении работника в командировке;
Подтверждением расходов, в свою очередь, является приказ руководителя о направлении и командировку, авансовый отчет и приложенные к нему документы, подтверждающие произведенные затраты;
В состав командировочных расходов включаются затраты на проезд, найм жилья, суточные и иные расходы, осуществленные с разрешения работника;
Норма командировочных расходов законодательством не установлена и может быть полностью принята на расходы по прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения.

Источник: https://MoneyMakerFactory.ru/articles/uchet-i-sostav-komandirovochnyih-rashodov/

Как оплачивается командировка в 2016 году

Оплата командировок в 2016 году выполняется по правилам, действовавшим ранее. Тем не менее, на практике возникают проблемы при начислении суточных, по оформлению краткосрочных заданий. В той статье рассмотрены тематические финансовые вопросы и рекомендации опытных специалистов.

Следует начать с того, что по нынешнему состоянию дел, оплата командировочных включает в себя начисление суточных. Ожидания, что соответствующая норма будет отменена в этом году, не оправдались. Таким образом, сохранились требования по их начислению, но никоим образом не ограничен размер.

Оплата командировки выполняется с учетом затраченных на поездку дней, что фиксируется в специальном табеле. При расчете обращают внимание на следующие значимые факты:

Не облагаются налогом доходы физических лиц (суточные), размер которых не превышает определенный уровень: 700 руб. – 1 день в РФ; 2500 – за рубежом.
Эти выплаты начисляют за все дни, включают праздники и выходные.
Если задание рассчитано на выполнения не более чем за одни сутки, то такие дополнительные поощрения не предусмотрены. Исключения рассмотрены в отдельном разделе статьи.
Первый день командировки считается полностью даже при отправлении поезда за пару минут до полуночи. Аналогичным образом учитывается время возвращения.
Оплата труда в командировке выполняется по среднему заработку сотрудника.

Как оплачиваются командировочные дни с учетом суточных

Изучим подробнее разрешенные варианты и оптимизацию расходов. Точный порядок оплаты служебных командировок и документооборота во многом определяется самим предприятием.

В частности, устранены обязательные требования по оформлению специальных удостоверений, отчетов по авансам (постановления №№ 749 и 1595, утвержденные Правительством РФ 13 октября 2008 г. и 29 декабря 2017 г.).

Нет никаких ограничений по размеру суточных.

Надо только помнить при их использовании о действующих нормативах (по НДФЛ). Так, если в расчет зарплаты во время командировки по России включить суточные 1500 руб., только 700 из них не будет облагаться налогами.

С превышения (1500-700=800 руб.) надо сделать перечисления в бюджет по ставке 13%.

Так как реальные затраты могут превышать данные нормы, то предприятие вправе установить собственные суточные, издав соответствующий приказ.

Как оплачивается командировка в 2016 году при поездке за границу

Оплата труда во время командировки за рубеж сложнее, так как дополнительно придется выполнять требования закона «О валютном регулировании и валютном контроле» №173 от 10 декабря 2003 в редакции 2016 г. В частности, придется делать отдельный расчет для проезда по отечественной территории и за границей.

Подход к начислению суточных в данном случае такой же, как описано выше. До 2500 руб. НДФЛ не выплачивают. За рубежом их начисляют в валюте страны пребывания с пересчетом по действующему курсу.

Если поездка выполняется в некоторые страны СНГ, то отметку в паспорте пограничники не делают. Надо обязательно сохранять проездные документы для подтверждения дат пересечения границы.

Как оплачиваются командировочные за один день

Оплата заработной платы во время командировки такого типа выполняется в полном объеме, то есть из расчета средней величины оклада. Суточные не начисляются вовсе при выполнении заданий на территории РФ, или в размере 50% от суммы, утвержденной компанией.

Для уменьшения налогооблагаемой базы документальные подтверждения расходов.

В официальном письме Министерства финансов РФ № 03-04-07/6189, утвержденном 1 марта 2013 года рассмотрен вопрос о том, как оплачивается командировка в данном случае.

Допустим, что сотрудник потратил в это день 800 руб. на питание в столовой, имеется чек ККМ. С этой суммы можно вычесть 700 руб. На остаток 100 руб. начисляют налог по стандартной ставке.

Трудовой кодекс: командировки, оплата, отчетность и ответственность работодателя

Выдача командировочных осуществляется авансом. По возвращении в течение трех рабочих дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию документы о затратах на питание и проживание. В соответствии с новыми нормативами, специальная форма авансового отчета не требуется.

Однако она может быть утверждена внутренними правилами предприятия. В общем случае необходимы только чеки, квитанции, другая первичная документация. Никаких подтверждений по суточным не нужно. Сотрудник их тратит по собственному желанию без целевого ограничения.

Невыплата командировочных является грубым нарушением закона. Применяются те же меры, что и при других задержках оплаты труда. В соответствии с действующими нормами суды могут назначать не только штрафы, но и наказания в виде лишения свободы. Допустимо перечисление командировочных на зарплатную карту, либо выплата наличными деньгами в кассе предприятия.

Источник: https://okbuh.ru/komandirovka/kak-oplachivaetsja

Расчет командировочных в 2016 году

Сотруднику, которого работодатель направляет в служебную командировку, начисляются за этот период времени наряду с основной заработной платой дополнительные выплаты – командировочные расходы.

Состав командировочных расходов

Расчет командировочных предусматривает выплату сотруднику следующих сумм:

компенсация билетов на проезд всеми видами общественного транспорта;
оплата проживания в гостинице на основании официальных документов (квитанции, чеки);
суточные;
прочие расходы, предусмотренные в действующем на предприятии Положении о командировках.

Размер суточных, как и объем возмещаемых расходов командированным в служебные поездки сотрудникам закрепляются в вышеупомянутом Положении, которое считается локальным нормативным актом.

Налоговый кодекс РФ, в частности ст. 264 п. 1 пп. 12, предусматривают возмещение работнику и обязательных сборов, платежей (оформление загранпаспортов и виз, топливный и консульский сборы и др.).

Налогооблагаемую базу при определении прибыли компании можно уменьшить лишь на документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы.

Иными словами, для каждой статьи затрат потребуется документ-подтверждение понесенных издержек.

Расчет командировочных в 2015 г. не претерпел изменений, чего не скажешь о порядке оформления служебных поездок. Командировочное удостоверение и служебное задание отменены с августа текущего года.

Единственным документом – основанием для направления в служебную поездку служит приказ руководителя.

Оформление отчета о проделанной работе сотрудник должен производить согласно Положения о служебных командировках, которое должно учесть и зафиксировать актуальные изменения законодательства.

Размер суточных расходов

Размер суточных должен быть прописан в Положении, регламентирующем служебные разъезды персонала организации. Эти денежные средства не облагаются подоходным налогом, если укладываются в законодательно установленные предельные значения:

700 руб. – по России;
2500 руб. – за границу.

Если организация закрепляет в своем локальном нормативном документе величину, превышающую данные суммы, с разницы придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Пример расчета командировочных для сотрудника (Кр), который был направлен в командировку на 4 дня (в организации утвержден лимит суточных – 500 руб.). Дорога туда-обратно подтверждена железнодорожными билетами на 2500 руб., из гостиницы он привез квитанцию с кассовым чеком из расчета 1750 руб. за сутки проживания. Средневой заработок работника составляет 860 руб.:

Кр = (4 х 500) + 2500 + (1750 х 4) + (860 х 4) = 14940 руб.

Стоит отметить, что питание вошло в стоимость проживания, т.к. в гостинице действует система «шведский стол».

Начисленная сумма будет скорректирована на НДФЛ, который необходимо удержать из заработной платы (3440 х 13%) – 447 руб. Сотруднику на руки за время командировки полагается 14493 руб.

На практике многие компании выдают перед поездкой аванс на текущие затраты – проезд, наем жилья, суточные и питание. За указанную сумму сотрудник отчитывается – заполняет и сдает бухгалтеру авансовый отчет.

Величина же начисленной ему заработной платы прибавляется к начислениям истекшего месяца.

Расчет командировочных в 2016 году будет идентичен приведенному выше примеру. В связи с отменой ранее действовавших унифицированных документов для подтверждения расходов бухгалтер должен тщательно проверять все чеки и квитанции на экономическую целесообразность включения их в себестоимость продукции (оказания услуг).

Источник: https://nebopro.ru/raschet-komandirovochnih-2016

Как оформить командировку в 2016 году

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

как оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году;
как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году;
как произвести оплату командировки в 2016 году.

Оформление командировок в 2016 году

Порядок оформления документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, регулируется постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Обращаем внимание, что с 8 января 2015 года порядок оформления направления сотрудника в служебную командировку значительно упрощен.

До 8 января 2015 года работодатели при направлении сотрудника в командировку должны были составлять:

служебное задание с указанием цели, места и времени командировки;
приказ о направлении сотрудника в командировку;
командировочное удостоверение для фиксации фактического времени прибытия сотрудника в пункт назначения и выбытия из него.

Каждый шаг командированного фиксировался: по окончании поездки сотрудник в письменном виде отчитывался за выполнение работы и потраченные деньги, составляя минимум два документа — отчет о командировке и авансовый отчет. Отчетность сопровождалась прилагаемыми к ней подтверждающими документами (билетами, чеками и т. д.). Но законодательство об оформлении командировок в 2016 году предполагает немного видоизмененную процедуру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 бумажной работы стало меньше, и оформление командировок в 2016 году, очевидно, будет происходить проще и быстрее, чем пару лет назад.

Отмена сразу трех документов, ранее считавшихся обязательными (командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке), облегчила работу кадровика, но при этом несколько усложнила жизнь бухгалтерии, поскольку положения федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» остались прежними — законодатель все так же требует от каждой организации осуществления внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности и документального подтверждения расходов.

Итак, для оформления командировки в 2016 году, необходимо составить приказ о направлении в командировку.

Служебное задание, в котором фиксировалась цель командировки, тоже переведено в категорию необязательных документов, как и отчет о выполнении задания, который теперь работодатель формально требовать не обязан. Какие же документы по оформлению командировки в 2016 году сохранят актуальность? В первую очередь — приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки.

Что касается отчета о выполнении задания, его можно составлять его в 2016 году необязательно.

Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Приказ на командировку 2016

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Вместе с тем работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о направлении работника в командировку.

В приказе на командировку 2016 надо отразить:

наименование организации,
наименование документа и дату его составления,
Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
место назначения (страна, город, организация),
срок командировки (количество календарных дней),
даты начала и окончания поездки,
цель командировки,
организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Образец приказа о направлении в командировку

Учет командированных работников 2016

С 8 августа 2015 года работодатели освобождены от обязанности вести журнал учета командированных работников (постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Напомним, что ранее работодатели обязаны были вести журналы учета:

работников, выбывающих в служебные командировки;
работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

В 2016 году данные журналы работодатели могут не вести.

Сроки командировки в 2016 году

Что касается подтверждения сроков служебной поездки, то в этом вопросе командировочное удостоверение действительно было лишним документом. Подтвердить сроки командировки в 2016 году помогут проездные документы, предоставленные работником после возвращения (п.7 Положения о служебных командировках).

Проблемы с установлением срока поездки может возникать только при отсутствии проездных документов. Что делать, если документы по каким-то причинам не сохранились или работник использовал для поездки личный транспорт? Ответ на этот вопрос теперь также содержит Положение о служебных командировках.

В 8 августа 2015 года действует правило – в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же отсутствуют и документы на проживание, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке. В этом случае принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Алгоритм действий при направлении работника в командировку в 2016 году

Итак, направление работника в служебную командировку в 2016 году производится по следующим правилам. Нужно:

Издать приказ о направлении работника в командировку.
Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. При отсутствии подтверждающих документов к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку (иной документ) в котором будут содержаться отметки принимающей стороны, подтверждающие срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Оплата командировок в 2016 году

Возвращаясь к теме оплаты командировок, необходимо отметить, что требование о составлении авансового отчета осталось в стиле — только так бухгалтерия сможет в законном порядке оплатить командировочные расходы. К ним относятся:

расходы по найму жилья;
расходы на проезд;
дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства (так называемые «суточные»);
иные расходы, согласованные с работодателем или сделанные с его ведома.

Порядок, в котором осуществляется оплата командировок в 2016 году для работников частных компаний и индивидуальных предпринимателей, устанавливается локальным нормативным актом или коллективным договором (ст.167 и 168 ТК РФ).

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлен ни минимальный, ни максимальный порог для возмещения суточных расходов работника, направленного в командировку, работодатель регулирует финансовый вопрос по своему усмотрению.

Однако при этом он не должен нарушать прав работника на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и нормы выплаты командировочных для служащих муниципальных и государственных учреждений утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».

Новый стандарт оформления командировок предполагает более лаконичный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать соответствующий приказ (распоряжение).

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты.

Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия: по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Источник:

Гипермаркет профессиональной информации

– ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Источник: https://www.sekretariat.ru/news/210089-kak-oformit-komandirovku-v-2016-godu

Оформление командировок в 2016 году (обновлено 28 января 2016 года)

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения.

Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок.

О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Валерия Сусликова, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано.

Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным.

Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника — физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения.

Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы.

Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322.

В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/9366-28-01-2016-oformlenie-komandirovok-v-2016-godu-28

Командировка в 2016 году

Не редко для решения определенных задач поставленных перед организацией возникает необходимость в командировке сотрудников. При этом ее необходимо правильно оформить, для этого требуются определенные документы.

Отметим, что в 2015 год был богат на изменения, как в отношении необходимого пакета документов, так и определенного порядка подтверждения деловой поездки. Так первая часть важных изменений вступила в силу с 8 января, а вторая с 8 августа 2015 года.

Рассмотрим, необходимый пакет документов и алгоритм действий.

Важные изменения по командировкам в 2015 году

С 8.01.2015 года работникам бухгалтерии и кадровикам несколько упростили, убрав из обязательного списка документов некоторые из них. Так были отменены 3 документа, которые ранее необходимо было оформлять в обязательном порядке.

Хотя организация и далее может их применять для внутреннего учета, закрепив их необходимость в локальном нормативном акте, в качестве которого может выступать Положение о командировках (в соответствии с ТК РФ ст. 8). Тем не менее для проверяющих необходимость в них отпала.

Отметим, что с бухгалтерии, в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» изданного под номером №402-ФЗ от 6.12.2011 года, внутренний контроль за хозяйственными операциями не снимали.

Документы, которые более не обязательны для командировок, тем не менее их применение также возможно для осуществления внутреннего учета в организации:

Служебное задание может более не составляться.
Командировочное удостоверение ранее применялось для того, чтобы подтвердить сроки поездки, в настоящее время для этого применяются проездные документы, а при их отсутствии документы с сроками проживания (например чеки из гостиницы).
Отчет о командировке.
Журнал учета командируемых сотрудников (отменено ведение с 8 августа 2015 года).

Обязательные документы:

Самым главным и можно сказать единственным документов, который требуется для инициации поездки – является приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором обязательно отражается цель будущей поездки.

Алгоритм отправки в командировку с 2016 года

Для того, чтобы направить работника в деловую поезду необходимо придерживаться следующего алгоритма:

Издать приказ на командировку сотрудника, в котором указать цели и сроки поездки, а также же город, куда направляется командируемый.
По расходному кассовому ордеру выдать сотруднику аванс денежных средств на осуществление командировочных расходов, таких как суточные, оплата за проживание (если она производится наличными деньгами, а не на расчетный счет гостиницы) и т.д.
Отразить в табеле учета рабочего времени отсутствие сотрудника на работе – это осуществляется кодами, цифровым – «06» или буквенным – «К», при этом количество отработанных часов в соответствующей графе формы Т-12 или Т-13 не проставляется.
По возвращению из поездки работник должен в течение 3- рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 и подтверждающие расходы по поездки документы. Вместе с авансовым отчетом необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы по аренде жилья, расходы по проезду (в том числе сюда будут входить оплата за постельные принадлежности и услуги по оформлению проездных документов) и т.д., а также смету по иным расходам, произведенных в поездке, если на них отсутствуют подтверждающие документы.
При необходимости следует приложить служебную записку, на основании которой подтверждаются сроки командировки, к примеру, если сотрудник ездил на личном или служебном автомобиле, с отметками принимающей стороны и подтверждающими сроки прибытия и убытия из командировки.
После сверки выданных денег командируемому и его фактически понесенных расходов бухгалтерия должна компенсировать сотруднику перерасход денежных средств, если такой возник, по расходному кассовому ордеру. А если у работника остался излишек, то он возвращается на основании приходного кассового ордера.

Служебное задание может быть составлено по желанию организации, если это закреплено в ее нормативных актах и применяется для внутренних целей. Командировочное удостоверение также не требуется составлять, к тому же принимающая сторона может и не ставить на данном документе печать, так как его обязательное применение отменено. Журнал регистрации командируемых, как уезжающих и приезжих можно также применять для внутренних целей.

Нюансы

В определенных случаях может возникнуть необходимость в изменении сроков пребывания в командировке делается это на основании приказа о переносе даты выбытия сотрудника, например, в случае сокращения сроков проведения переговоров компаний, если они заключительные моменты удалось заключить ранее или на оборот, возникала необходимость увеличить сроки поездки. Так же поездка может и вовсе не состояться, например, в виду болезни одной из сторон или других веских обстоятельств, в этом случае составляется приказ об отмене командировке.

Источник: https://blankionline.ru/doc/komandirovka.html

Суточные по командировкам в 2016 году

Из статьи вы узнаете:

Нормы суточных при командировках в 2016 году
Уплата НДФЛ с суточных в 2016 году
Уплата страховых взносов с суточных в 2016 году

В конце 2015 года Минфин разработал проект об отмене с 2016 года суточных для командировок по России. И сейчас бухгалтеры спрашивают: принят ли проект об отмене суточных? В настоящее время проект об отмене суточных еще не принят. Сейчас проводится его независимая антикоррупционная экспертиза проекта на Едином портале нормативных правовых актов. Поэтому сейчас правила учета суточных прежние

Сразу скажем, что организация сама устанавливает норму суточных в 2016 году, как при российской командировке, так и при загранкомандировке, при этом всю сумму принимает в расходах по УСН.

Так как нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (подп.13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Иными словами, всю сумму суточных, незивисмо от размеров, можно учесть при УСН в расходах.

Но для этого размер сутоных утвердите в локальных актах компании.

А оформить документы на командировку поможет другая наша статья.Размер суточных для целей исчисления единого налога при УСН не нормируется. Поэтому учитывайте суточные в расходах при УСН в полной сумме, даже они больше 700 руб.

Обратите внимание: в пункте 3 статьи 217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок — 2500 руб. в сутки). Если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает размеры, которые прописаны во внутренних документах организации, взносы уплачиваются (с суммы превышения). Это следует из подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Например, в организации установлены суточные в размере 800 руб. Вся эта сумма 800 руб. идет в расходы при УСН. Однако 100 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 800 руб. не начисляйте.

В бухгалтерском учете суточные в 2016 году отражаются так.

На дату выдачи работнику под отчет денежных средств:

Д 71К 50-1 — Выданы работнику денежные средства на командировочные расходы (в части суточных).

На дату утверждения авансового отчета:

Д 20 (44, 91-2, 08 и др.) К 71 — Отражены командировочные расходы (в части суточных).

Если суточные выданы больше нормы, не облагаемой НДФЛ:

Д 70 К 68 — Удержан НДФЛ с суммы оплаченных работнику суточных.

Источник: https://www.26-2.ru/art/178229-sutochnye-pri-komandirovkah-v-2015-godu