Приказ на командировку — образец в 2018 году — все о налогах

Положение о командировках 2018 года

Образец положения о командировках 2018 года сможет обеспечить эффективность служебных поездок работников организации в соответствии с требованиями действующего российского законодательства. Кроме того, правильно оформленный документ поможет избежать недоразумений с ИФНС и ГИТ. В статье будет рассмотрен этот локальный акт, с учетом всех правовых норм РФ в 2018 году.

Необходимость положения о командировках в 2018 году

Положение о командировках – это локальный документ, который регламентирует процедуру возмещения расходов работникам во время служебных командировок. Расходы сотрудников во время служебных поездок, как правило, следующие:

  • на жилье;
  • на проезд;
  • суточные траты.

Обратите внимание, что положение о командировках, в случае возникновения нестандартных ситуаций в ходе служебной поездки, определяет порядок действий, как работодателя, так и сотрудника. Именно поэтому важно, чтобы каждое предприятие разработало собственный локальный документ, в котором будут четко сформированы все особенности командировок сотрудников.

Тем не менее, однозначный ответ на вопрос об обязательном наличии положения о командировках в организации отсутствует. Это связано с тем, что все денежные нюансы, связанные с командировками, можно отразить в другом документе – положении об оплате труда.

К тому же, в российском законодательстве нет упоминания о том, что положение о командировках – это обязательный локальный акт предприятия. В соответствии с частью 4 статьи 168 ТК РФ, размер компенсаций работникам за расходы, понесенные ими в служебных поездках, допустимо оформлять в соответствии с внутренним нормативным актом компании.

Помимо этого, рекомендуется установить точные размеры оплаты служебных поездок сотрудников, которые отправляются в командировки в выходные дни (праздники).

С образцом положения о командировках 2018 года можно ознакомиться здесь:

Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, выданный организацией сотруднику на время пребывания его в командировке. Благодаря данному документу можно обосновать место (время) нахождения работника при его отсутствии на непосредственном рабочем месте.

В 2018 году служебное удостоверение для командировки сотрудника выдавать не нужно, в связи с тем, что документ был отменен еще в 2015 году.

Длительность командировки: как ее определить?

Чаще всего срок пребывания работника в служебной поездке определяется положением о командировках. Нередко возникают непредвиденные случаи.

К примеру, работник доехал до места назначения на попутном транспортном средстве. В данной ситуации нет каких-либо конкретных инструкций, а значит, срок служебной поездки работника будет определен в соответствии с приказом руководителя предприятия, согласно которому сотрудник был отправлен в командировку.

Таким образом, для того чтобы определить сколько сотрудник находился в служебной поездке, нужно обратиться к дате начала командировки (в соответствии с приказом) и к сопутствующим документам (это зависит от отдельной ситуации).

Расходы работника в служебной поездке

В структуру положения о командировках включено несколько разделов, в числе которых одним из основных является порядок предоставления отчетности, которая связана с отправкой работника в служебную поездку.

Зачастую в организации устанавливают порядок, в соответствии с которым работник, который вернулся из командировки, в трехдневный срок обязан предоставить документальное подтверждение целевой траты денежных средств за время нахождения в служебной поездке.

Статьи расходов сотрудника во время служебной поездки рекомендуется конкретизировать в положении о командировках. Например, можно установить предельную сумму на питание работника в командировке в размере 1000 рублей (в сутки). Эта сумма и будет подлежать возмещению работнику, приехавшему из служебной поездки.

В положение о командировках образца 2018 года следует также отразить механизм компенсации сотрудникам, которые используют для осуществления служебной поездки личный автотранспорт. В этой ситуации срок командировки должен определяться на основании служебного письма, подписанного командированным работником после того, как он вернется в офис компании.

Особенности однодневных поездок и служебные записки в 2018 году

Командировки бывают не только длительными, но и однодневными. Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение о возможности направления сотрудника в служебную поездку на один день с учетом следующих моментов:

  • количество километров до места командировки;
  • характер выполняемой работы;
  • время, которое потребуется работнику для отдыха;
  • занятость работника в командировке.

Далее решение руководства отражают в служебной записке. При отсутствии возможности отправить сотрудника в служебную поездку на один день, принимается решение о выплате работнику суточных командировочных расходов.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Если служебная поездка занимает всего один день, а работник возвращается к ночи, то в обязанности предприятия входит компенсация следующих расходов сотрудника:

  • на проезд;
  • на транспортировку багажа, который необходим для выполнения рабочих обязанностей.

Суточные командировочные расходы в данном случае не подлежат возмещению.

Отметим, что действующее законодательство РФ не содержит требования об обязательном составлении служебной записки. Этот вопрос решается по усмотрению работодателя и зависит от отдельной ситуации.

Документ допустимо составлять в свободной форме. Работодателю в нем следует указать такую информацию:

1. Причины, по которым сотрудник отправляется в служебную поездку.

2. Задачи, которые поручено решить откомандированному работнику.

В некоторых ситуациях служебная записка может быть оформлена сотрудником. Речь идет о таких случаях:

1. У работника нет документов, которые являются подтверждением выделенных ему денег на командировку.

2. Сотрудник использовал личный (арендованный/служебный) транспорт в ходе служебной поездки.

Как оплачиваются расходы при отъезде работника в выходной день?

Источник: http://my-biz.ru/dokumenty/polozhenie-o-komandirovkah

Оформление командировки в 2018 году: изменения и образцы

Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2018 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

Содержание: 

Как оформить командировку в 2018 году

В последнее время в законодательстве появился ряд изменений, касающихся оформления командировок. Разберемся, какой порядок оформления действует в 2018 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

Командировка в 2018 году – инструкция для бухгалтера

Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

Основание командировки

Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

  • Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
  • Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
  • Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
  • Цель поездки.

Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

Период командировки

Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
  • Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
  • Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
  • Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.

Выплаты работнику

Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

  1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
  2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
  3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.

Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

Лимиты суточных

Законодательством установлены лимиты суточных:

  • 700 руб. – в поездках по России,
  • 2500 руб. – в поездках за рубеж.

Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

Подтверждение командировочных расходов

Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

  • Проезд к месту назначения и обратно домой,
  • ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
  • Проживание в гостинице или снятом жилье,
  • Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
  • Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.

После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

Кого нельзя отправлять в командировку

Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

  • Беременные женщины,
  • Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
  • Работающих по ученическому договору.

Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

  • Женщин, имеющих малолетних детей,
  • Единственного родителя ребенка до 5 лет,
  • Имеющего ребенка-инвалида,
  • Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
  • Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.

Длительность служебной поездки

Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

https://www.youtube.com/watch?v=r9gaXz1jcc4

Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

  • Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
  • Делается заверительная надпись.

Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

Командировка в выходной день

Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

Можно ли совместить отпуск с командировкой

Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году? 

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году по шагам:

Читайте также:  Сдавать или нет бухгалтерский баланс за полугодие? - все о налогах

Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

Новшеством 2018 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания. 

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

  • Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
  • Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.

Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

Командировка на 1 день – оформление 

Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

  • Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
  • После возвращения сотрудник предоставляет:

В командировку на личном автомобиле 2018 – как оформить 

Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2018 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

Как оформить зарубежную командировку в 2018 году? 

Загранкомандировки в 2018 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

  • Приказ или распоряжение работодателя,
  • Документы сотрудника:

Документы для командировки в 2018 году 

Чтобы оформить командировку в 2018 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

Приказ

Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

Приказ Т-9 бланк, актуальный в 2018 году, скачать бесплатно>>>

Приказ Т-9 образец заполнения скачать бесплатно>>>

Авансовый отчет

Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

Авансовый отчет бланк, актуальный в 2018 году, скачать бесплатно>>>

Авансовый отчет образец заполнения скачать бесплатно>>>

К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки:

РасходыПодтверждающие документы
Проезд к месту командировки и обратно к месту жительства Проездные документы
Топливо, если сотрудник ездил на личной или служебной машине Чеки АЗС
Проживание в гостинице Квитанции, чеки гостиницы
Найм квартиры Акт оказанных услуг
Проезд в пределах населенного пункта в месте назначения Билеты городского транспорта, квитанции такси
Оформление заграничного паспорта Квитанции об оплате гос.пошлины

Теперь посмотрим, какие документы оформлять необязательно. Эти документы отменены, но они помогут подтвердить обоснованность расходов в случае претензий со стороны проверяющих органов. Компании продолжают оформлять дополнительные документы, чтобы сделать учет командировок более упорядоченным, а расходы – более понятными.

Командировочное удостоверение

Командировочные удостоверения в 2018 году использовать необязательно. Но документ особенно полезен, когда сотрудник едет по делам предприятия на личном автомобиле. В этом случае проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения, отсутствуют. Тогда срок поездки можно определить по отметкам в командировочном удостоверении.

Можно использовать типовую форму или разработать свою, например, на основе типового бланка:

Командировочное удостоверение бланк, актуальный в 2018 году, скачать бесплатно>>>

Командировочное удостоверение образец заполнения скачать бесплатно>>>

Служебное задание

Служебное задание – это необязательный документ. Но в нем в удобном виде на одной странице сгруппированы основные сведения о поездке, цель и отчет о выполнении поставленных задач. Документ удобен как в кадровой работе, так и для анализа задействованных ресурсов и достигнутых целей.

Задание можно оформлять на типовом бланке Т-10а или разработать свою форму:

Служебное задание бланк, актуальный в 2018 году, скачать бесплатно>>>

Служебное задание образец заполнения скачать бесплатно>>>

Отчет о выполнении задания

Как и служебное задание, отчет о его выполнении также исключен из перечня обязательных документов. Если в организации принято заполнять задание на бланке Т-10а, то в нем уже есть краткий отчет о выполнении.

Если требуется получить от сотрудника более детальный отчет о выполнении поставленных задач, то лучше использовать отдельный отчет о командировке. Такой документ убедит руководителя в том, что сотрудник организовал свое рабочее время рационально, а произведенные им расходы оправданы.

Типовой формы нет, предлагаем образец, как может выглядеть такой отчет:

Отчет о выполнении задания образец скачать бесплатно>>>

Служебная записка

Служебная записка может понадобиться, если работнику нужно сообщить какие-то сведения, не отраженные в других документах. К примеру, ее составляют работники, ездившие делам предприятия на личном автомобиле.

Унифицированной формы нет, разработайте его самостоятельно. Предлагаем скачать пример возможного оформления служебной записки: 

Служебная записка образец скачать бесплатно>>> 

Как оформить приказ на командировку? 

Приказ руководителя – это единственный оставшийся обязательный документ для оформления командировки. Ведь даже авансовый отчет может не понадобиться, например, при однодневной командировке.

Приказ можно составить одним из способов:

  • Использовать унифицированный бланк Т-9 или Т-9а,
  • Разработать свой бланк приказа на основе типового Т-9 или Т-9а, например, убрать лишние или добавить недостающие реквизиты,
  • Составить приказ в произвольной форме на бланке организации или простом листе.

В приказе должны быть указаны должность и ФИО направленного сотрудника, место назначения и срок командировки.

Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

В последние годы порядок оформления документов для командировок существенно изменился. Это затронуло и служебное задание. Теперь не требуется оформлять его в виде отдельного документа.

Цель командировки кратко указывается в приказе руководителя. Служебное задание как отдельный документ позволяет конкретизировать поставленные перед работником задачи. Поэтому многие компании утверждают форму задания в своих локальных актах и используют его.   

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/160938-oformlenie-komandirovki-v-2018-godu-izmeneniya-i-obraztsy

Как оформить командировку в 2018 году?

Большинство видов работ подразумевает определенный порядок командирования работников (подобное прописано даже в трудовых договорах бухгалтеров), но чтобы правильно оформить поездку, требуются соответствующие кадровые знания, во избежание штрафов за некорректное исполнения обязательств. Нормативные документы (включая служебную записку) ежегодно могут изменяться, чтобы оформить должным образом процедуру с января 2018 года, необходимо точно знать новые правила командирования и полностью следовать им.

Поездка, с целью отъезда работника за пределы его места жительства, влечет за собой затраты, подлежащие обязательному документальному оформлению — транспортные расходы, аренда места ночлега (гостиницы, хостела, квартиры), питание.

Кадровику и бухгалтеру необходимо правильно списать все эти затраты на расходы фирмы, чтобы возместить денежные средства сотруднику – суточные. Отчасти это можно отнести к аутсорсингу.

Подробнее о том, что представляет из себя договор аутсорсинга на предоставление персонала в 2018 году можно узнать здесь.

Какие нужны документы для командировки в 2018 году?

Законодательством разработан перечень документов, с помощью которых правильно оформляется поездка работника предприятия в место назначения:

При оформлении трудового задания, директору компании и уполномоченным лицам составляется документ. Необходимо правильно указать следующие данные: Ф.И.О. работника; отдел или филиал, где числится трудоустроенным; пункт назначения; сторона, которая оплачивает расходы (название организации); документальное основание.

Как правильно оформить командировку?

После правильного заполнения перечисленной документации, ее необходимо оформить.

Затем документы передаются в отдел кадров, где готовится соответствующее постановление в виде приказа, заверенного печатью. Вся документация обязательна для хранения в течение пяти лет.

Далее документ передается бухгалтеру, вместе с отчетностью от работника, а после — и финансовым расчетом.

Чтобы у сотрудника было право на получение суточных, начиная оформление командировки в 2018 году, ему необходимо выдать удостоверение, согласно типовому бланку No1.

В нем работник указывает отметки о своем перемещении в пути и по прибытию в назначенный пункт, работнику ему обязаны поставить печать.

В ТК РФ прописаны ситуации, в каких случаях удостоверение обязательно к оформлению, а в каких нет (если сотрудник направлен заграницу).

Порядок оформления служебных командировок

Продолжительность служебной поездки не ограничена законодательно, на усмотрение руководителя она может длиться от пары часов до бесконечности.

Правила оформления командировки установлены на законодательном уровне и имеют некоторые особенности:

  • Допустимо командировать только штатных работников компании;
  • Тех рабочих, с кем заключен договор подряда, отправляют на условиях обоюдной договоренности (во избежание проблем с налогообложением);
  • Беременных и лиц, не достигших 18-лет, командировать запрещено;
  • Если на попечении работника находятся дети до 3-х лет, инвалиды, тяжелобольные люди, имеются некоторые ограничения в возможности его командирования;
  • Если сотрудник является инвалидом, также имеются нюансы;
  • Оформление командировки для одинокой матери или отца, допустимо только с их согласия;
  • Руководитель обязан предоставить сотруднику возможность отказа от командировки под подпись;
  • Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (чеками).

Как оформить приказ на командировку?

Обязательным условием для отъезда работника по статье 166 ТК РФ, является документальное подтверждение в виде приказа. Приказы создаются только для лиц, чья работа закреплена на одном рабочем месте, согласно Постановления No749 и ТК РФ. Предварительное согласие наемного работника не требуется.

Правила оформления приказа на служебную командировку

В приказе обязательно фиксируется следующая информация, а затем регистрируется, согласно нормам делопроизводства:

  • Дата создания и порядковый номер;
  • Наименование документа;
  • Юридические данные компании;
  • Информация о сотруднике;
  • Цель (общая или узкоспециализированная);
  • Пункт назначения;
  • Период (точное количество дней);
  • Подписи.
Читайте также:  Материальная ответственность сторон трудового договора - все о налогах

По завершению пути, работник компании предоставляет чеки, подтверждающие его расходы, в бухгалтерию.

Их необходимо хранить в течение поездки и не терять, иначе затраты не будут возмещены.

Задним числом документацию оформлять не рекомендуется, это грозит организации штрафом при проверке. Приказ относится к внутренним документам, поэтому печатью не закрепляется.

Командировка на 1 день — образец приказа

Оформить поездку сроком даже на 1 день руководитель может, основываясь на служебном задании по форме Т-10 (образец для командировки на 2018 год имеется здесь), либо же созданием стандартного приказа.

Внимательность со стороны руководителя, бухгалтера и кадровика, гарантируют правильное оформление поездки и то, что компания избежит штрафов за нарушения.

Сотруднику же необходимо внимательно отнестись к сохранности всех документов.

Вести отчетность трат (учитывать каждый потраченный рубль), подтверждающих его расходы во время поездки, иначе оплата расходов не производится, бухгалтер не сможет возместить средства.

Соблюдая законодательные нормы и акты, отслеживая изменения в них, у налоговых инспекторов не будет нареканий к руководителю, относительно правильности оформления документации.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/kak-oformit-komandirovku.html

Оформление командировки в 2018 году — изменения и образец приказа

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников. С 2017 года все документы составляются с этими корректировками. Их нужно учесть, чтобы не допустить ошибок при оформлении и налогообложении.

Командировка в 2018 году — инструкция для бухгалтера

Работодатель часто практикует командировки в компании. Сотрудник бухгалтерии должен знать, какие документы представляются командированным сотрудником по возвращении и как правильно отразить все затраты. С 2017 года изменился порядок налогообложения. Поэтому прежде чем заполнять что-либо, повторно прочтите закон и основные положения.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Общее правила с 08.01.2015 года гласит, что в оформлении служебного задания и командировочного удостоверения нет необходимости. Но в компании могут быть внутренние нормативные акты, которые активно действуют. В них может быть сказано, что поездка должна быть оформлена только на основании этих документов.

Об этом гласит Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 8 и 22. Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались.

Поэтому с 2017 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.

Командировка на 1 день — оформление

Правила составления документации однодневной служебной поездки во многом схожи с другими видами командировки. Приказ издается в любом случае, даже если поездка однодневная. Используйте следующие формы для оформления:

  • N-T9 — используется в том случае, если сотрудник отправляется один;
  • N-T9a — применяется тогда, когда в нее назначаются несколько сотрудников.

Работодатель или руководитель отделения обязан подписать задание для поездки и его отчет о выполнении. Краткий отчет о проделанной работе оформляется после прибытия работника. Этот документ предварительно согласовывается с директором компании, в которой работает командированный сотрудник.

В командировку на личном автомобиле 2018 — как оформить

Сотрудник имеет право отправиться до точки назначения на своем транспортном средстве. Предварительно согласовывается с работодателем соглашение о дополнительных денежных средствах, которые понадобятся на автомобиль в исключительно служебных целях. Размер компенсации выплачивается в соответствии с соглашением. Варианты оплаты могут быть различными:

  • Сумма компенсации включает в себя дополнительные расходы на горючее;
  • Расходы на топливо оплачиваются дополнительно по предварительно подтвержденным документам.

Как оформить зарубежную командировку в 2018 году?

Трудовой кодекс по сегодняшний день считается основным положением, в соответствии с которым оформляется командировка как внутри страны, так и за границу. Оформление поездки заграницу не включает никаких трудностей.

Список официальных бумаг от кадровой службы стандартный. В него входит служебное задание и приказ. Стоит отметить, что служебное задание теперь не обязательный документ.

Окончательные сроки подтверждают билеты, а также дополнительные отметки в заграничном паспорте сотрудника на таможне.

Документы для командировки в 2018 году

Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость.

Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать. Подобное удостоверение — это документ, который подтверждает срок прибытия сотрудника в поездку.

Прописывается не только дата прибытия, но и дата отъезда. Поэтому все зависит исключительно от компании.

Приказ — важный документ, без которого отправить работника вы не имеете право. Служебное задание — это дополнительный документ, которого с 2015 года составлять не обязательно. Все зависит от конкретной организации

Как оформить приказ на командировку?

Основная цель служебной поездки — решить задачу, которая была поставлена руководителем. Приказ на служебную поездку оформляется только на сотрудника, который работает по трудовому договору. Если на него не был оформлен договор, он не должен проходить по представленным выше документам.

От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2016 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул.

Оформление приказа на поездку осуществляется согласно образцу.

Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

В служебном задании, как правило, отражаются данные, которые указываются в приказе о направлении в поездку. Цель и порученное задание — в кратком варианте. Как было отмечено выше, служебное задание в 2018 году не является обязательным документом при направлении работника. Однако это та официальная бумага, в которой отражается основная цель. Поэтому его целесообразно было бы оформить.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://legionfg.ru/oformlenie-komandirovki-izmeneniya-i-obrazcy/

Командировочные расходы в 2018 году: изменения и свежие новости

Посмотрите инструкцию, как оформить и оплатить командировочные расходы, какие изменения и свежие новости в 2018 году. Мы рассказали, как оформить командировочные документы. Вы сможете скачать все необходимые бланки, увидите шпаргалку и пошаговую инструкцию по оплате расходов работника.

Если работодатель отправляет работника в командировку, он должен компенсировать командировочные расходы. Компания делает следующие выплаты работнику:

  • Зарплата,
  • Командировочные – расходы на проезд к месту командировки, найм жилья,
  • Суточные – выплаты, компенсирующие работнику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства.

Зарплату рассчитывайте, исходя из среднего заработка за предшествующий командировке календарный год.

Срочная новость для всех бухгалтеров: У чиновников новые требования к платежкам: с какими формулировками платежи не пройдут. Подробности читайте в журнале «Российский налоговый курьер».

Рассчитать средний заработок

Порядок определения и лимиты необлагаемых взносами суточных в 2018 году не изменились:

  • 700 руб. в сутки – в командировках по России,
  • 2500 руб. в сутки – в зарубежных командировках.

Подробнее о размерах, порядке выплаты и налогообложении суточных

В этой статье разберемся, как выплатить командировочные расходы работнику в 2018 году.

Что изменилось в учете командировочных расходов в 2018 году

С 1 мая в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Платить его будут и сотрудники, которых вы направите в командировку.

В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор.

В Краснодарском крае сбор начнут взимать только с 16 июля. В последний момент из-за чемпионата мира по футболу его перенесли. В Крыму планировали отказаться от курортного сбора на год, то есть до 1 мая 2019 года. Но на момент подписания номера такой закон региональные власти еще не приняли.

Ставки сбора смотрите здесь>>>

Внимание! Чиновники разных ведомств ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. А Минфин с ФНС впервые озвучили, как отчитаться по доходам командированного. Подробнее>>>

Командировочные расходы в 2018 году: что к ним относится

К командировочным относятся расходы, которые сотрудник был вынужден оплатить для поездки по делам компании:

  • Проезд к месту командировки и обратно,
  • Топливо, если сотрудник ездил по делам фирмы на личном автомобиле,
  • ГСМ, если работник ездил на служебном автомобиле и заправлял его за свой счет,
  • Проживание не дома,
  • Оформление заграничного паспорта и иных документов, необходимых для выезда в зарубежную командировку,
  • Транспортные расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд на городском транспорте или такси,
  • Другие расходы, связанные с выполнением задания компании, например, найм помещения для проведения презентации продукции или проведения переговоров.

Перечень командировочных расходов законодательством не ограничен, он зависит от специфики служебного задания, места командировки и других условий.

Затраты, понесенные работником, должны быть обоснованными и необходимыми. Не подлежат компенсации дополнительные затраты, не связанные с выполнением служебного задания.

Менеджер ООО «Омега» Николаев А.И., по возвращении из командировки предоставил квитанции об оплате проживания в гостинице. В квитанцию включены суммы:

  • Оплата проживания в гостинице в течение 4 суток – 10 000 руб.,
  • Посещение спортивного зала гостиницы (1 час) – 1 200 руб.,
  • Услуга глажки белья (1шт.) – 700 руб.

Так как посещение спорт.зала и глажка белья не являются необходимыми расходами и не связаны с выполнением служебного задания, то бухгалтерия выплатит Николаеву А.И. только 10 000 руб. – оплату за проживание.

Если в квитанцию гостиницы включена оплата за питание, например, завтраки, то ее нужно вычесть из итоговой суммы. Расходы на питание не входят в состав командировочных, их предприятие выплачивает работнику отдельно, в виде суточных.

Оформление командировочных документов в 2018 году

В 2018 году для командировок оформляются обязательные и дополнительные документы. Обязательные:  

  1. Письменное распоряжение руководителя предприятия. Оно может оформляться на унифицированном бланке Т-9 или в произвольном виде на простом листе:

Приказ Т-9 скачать бесплатно бланк, актуальный в 2018 году>>> 

  1. Авансовый отчет – в нем работник перечисляет все понесенные расходы с указанием реквизитов подтверждающих документов:

Авансовый отчет скачать бесплатно бланк, актуальный в 2018 году>>> 

  1. К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих суммы затрат:  
ЗатратыДокументы
Проезд к месту командировки Проездные билеты
Топливо Чеки АЗС
Проживание в гостинице Квитанции
Найм квартиры Акт оказанных услуг
Оформление загран.паспорта и других документов для выезда за границу Квитанции, чеки
Проезд по городу в период командировки Билеты городского транспорта, квитанции такси

Дополнительные документы:

  1. Командировочное удостоверение. С 2015 года командировочное удостоверение является необязательным документом, но по желанию, компания может использовать его:
Читайте также:  Для печати документов покупателям при енвд и псн можно использовать снятую с учета ккт - все о налогах

Командировочное удостоверение скачать бесплатно бланк, актуальный в 2018 году>>> 

  1. Если работник не имеет проездных документов, например, ездил на своей машине, то он должен составить служебную записку:

Образец служебной записки скачать бесплатно>>> 

  1. Служебное задание – необязательный документ с описанием задач, которые работник будет выполнять в поездке. Можно составить на бланке Т-10а:

Т-10а скачать бесплатно бланк, актуальный в 2018 году>>> 

  1. Отчет о выполнении задания работник составляет по возвращении из командировки, поговорим о нем поподробнее.

Отчет по командировке в 2018 году

С 2015 года отчет о командировке является необязательным документом, но по желанию компании могут продолжать использовать его. Унифицированной формы отчета нет, разработайте его форму  самостоятельно.

В отчете работник указывает поставленные перед ним задачи и результаты поездки. К отчету должны прилагаться документы, подтверждающие достижение поставленных целей, например, заключенный договор. Отчет утверждает руководитель предприятия:

Отчет о командировке в 2018 году скачать образец>>> 

Оплачиваем командировку сотруднику

Оплатите командировку сотруднику по шагам:

Шаг 1. Оформите приказ Т-9 или по форме, разработанной самостоятельно. Укажите ФИО и должность сотрудника, место, цель и срок поездки.

Шаг 2. Выдайте работнику суточные, исходя из запланированного количества дней выполнения служебного задания.

Шаг 3. Зафиксируйте поездку сотрудника в табеле учета рабочего времени. Рассчитайте средний заработок, сохраняемый за работником на время отъезда.

Шаг 4. Получите от вернувшегося работника авансовый отчет и оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Шаг 5. Проверьте правильность оформления подтверждающих документов и целесообразность трат.

Шаг 6. Рассчитайте сумму, причитающуюся работнику:

  • Рассчитайте суточные с учетом фактического количества дней. Определите суточные к доплате или возврату,
  • Определите сумму компенсации командировочных расходов по результатам проверки оправдывающих документов.

Шаг 7. Выплатите причитающиеся суммы.               

Возмещение командировочных расходов в 2018 году

Мы составили небольшую таблицу-шпаргалку о том, как возместить командировочные расходы в 2018 году:

Основание поездки—Приказ руководителя
Определение даты начала и завершения поездки По России По проездным документам или служебной записке
За рубеж По отметке в загран.паспорте
Поездка в страны, которые не ставят отметку в паспорт По проездным документам или служебной записке
Размер суточных По России 700 руб.
За рубеж 2500 руб.
Основание для возмещения командировочных расходов Авансовый отчет,Чеки, квитанции, другие документы, подтверждающие суммы,Служебная записка. 

Проживание в командировке без подтверждающих документов в 2018 году

Работник должен подтвердить расходы на проживание квитанциями гостиницы или актом оказанных услуг, если, к примеру, он арендовал квартиру. Если таких документов у работника нет, то попросите его составить служебную записку. Компенсацию таких расходов производите по письменному распоряжению руководителя предприятия. 

Источник: https://www.RNK.ru/article/215809-komandirovochnye-rashody-2018-izmeneniya-svejie-novosti

Образец положения о командировках в 2018 году — транспортные, поездки, расходы, суточных

В современном мире работодателям нередко приходиться направлять сотрудников для выполнения различных служебных задач и поручений в другие города РФ или даже за пределы страны.

При этом должны строго соблюдаться права и интересы сотрудников. Для этого многие организации разрабатывают положение о командировках.

Этот документ позволяет четко прописать порядок направления в поездку, возвращения из нее, компенсации расходов и т. д.

Что это такое

В соответствии с ТК РФ командировкой называют поездку в другие города и страны для выполнения различных служебных задач.

Отправить человека могут для представления интересов работодателя в другие организации (клиенты, партнеры и т. д.), а также и в структурные подразделения компании при нахождении их в других городах или государствах.

Важно! Если по службе сотрудник постоянно находится в дороге или его работа носит разъездной характер, то его поездки уже не будут считаться командировками.

Основанием для командировки служит в настоящее время единственный документ – приказ руководителя организации.

Он может издаваться на основании служебной записки, утвержденного заблаговременно графика или просто по инициативе директора (иного высшего руководителя компании).

Порядок и особенности направления в служебные поездки утверждены в Постановлении Правительства №749 от 13.10.2018 г.

Но предприятие или ИП может также самостоятельно разработать положение о командировках сотрудников и утвердить его.

Этот документ будет считаться локальным нормативным актом и станет обязательным для нанимателя и сотрудников, при направлении последних в служебные поездки.

Собственное Положение о командировках утверждать организация не обязана, даже если ее сотрудники и ездят в них.

Хотя наличие этого документа и снимает большинство вопросов, но можно и просто руководствоваться законом.

Важно! В локальных нормативных актах положение сотрудников не должно ухудшаться по сравнению с тем, что предусмотрено в ТК РФ и других законодательных актах.

Любые поездки работника по служебным делам приводят к дополнительным расходам, и нанимателю придется их компенсировать.

Для этого обычно при направлении в командировку выписывают аванс, а после он должен сдать соответствующий отчет. На время поездки сотрудник не лишается и своих доходов.

За ним в обязательном порядке сохраняется средний заработок. Все вопросы по поводу выплат зарплаты и положенных компенсаций также должны быть закреплены в положении.

Если из места, куда человек направлен в командировку, он не может возвращаться ежедневно домой, то ему должны выплачиваться суточные для компенсации дополнительных расходов.

Когда не применяется

Если человек постоянно трудится в пути либо при условии, что его работа носит разъездной характер, то к его поездкам не будет применяться положение о командировках.

А также не будут считаться любые поездки, которые не соответствуют следующим условиям:

  • в поездку сотрудник отправился по указанию руководителя организации;
  • поездка связана с выполнением служебных заданий (поручений);
  • сотрудник трудится в месте, отдаленном от основной работы определенное время (т. е. непостоянно).

В каких случаях работник может отказаться от поездки

Поездка в командировку является обязанностью сотрудника. Ее невыполнение может стать причиной для привлечения его к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Но не все так просто, определенные категории трудящихся могут отказываться от нее, а некоторых других и вовсе отправить в такую поездку и вовсе нельзя.

Законодательство запрещает работодателям отправлять в командировки беременных женщин, а также тех, кто работает на условиях ученического договора.

Несовершеннолетние сотрудники также не могут направляться туда, за исключением несовершеннолетних творческих работников. Командировки последней категории лиц законодательство не запрещает.

Для отправки потребуется нанимателю обязательное согласие следующих категорий сотрудников:

  • воспитывающие ребенка-инвалида;
  • женщины, у которых есть дети младше 3 лет;
  • мать (отец), если она (он) воспитывает ребенка до 5 лет единолично;
  • сотрудники, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Инструкция по оформлению

Отдел кадров на основании служебной записки, графика или просто устного указания руководителя должен подготовить все необходимые документы перед началом командировки.

В настоящее время обязательным из них является только приказ (распоряжение). Все остальные (служебное задание, командировочное удостоверение и т. д.) оформляются только если это установлено внутренним регламентом конкретной организации.

Приказ оформляется по унифицированной форме Т-9. При направлении в командировки сразу нескольких сотрудников разумней использовать форму Т-9а.

Она может применяться даже если работники направляются в разные города (страны) и даты их поездок не совпадают или совпадают не полностью.

С приказом обязательно знакомят под роспись самого сотрудника. После этого он должен быть подшит в личное дело и хранится в организации.

Копию приказа отдел кадров также передает в бухгалтерию, которая на основании него делает расчет положенного авансирования и выдает его наличными, либо переводит на карту.

Крайне не рекомендуется приобретать билеты при невыпущенном еще приказе на командировку. У проверяющих могут возникнуть различные вопросы по этому поводу.

Возвращение из неё

По возвращению из командировки сотруднику надлежит отчитаться за свои расходы. Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по установленной форме.

Ранее требовалось также обязательно отчитываться о выполнении служебного задания. В настоящее время такая необходимость законом не предусмотрена.

Но это не означает, что не надо никаких доказательств о выполнении задач поездки предоставлять своему работодателю нет необходимости.

Часто вместо отчета о выполнении служебных заданий сотрудник просто пишет служебную записку на имя руководителя.

Документы, подтверждающие расходы

Работодатель должен компенсировать расходы, которые работник понес в связи с командировкой.

Если сотрудник оплачивал жилье и транспорт из собственных средств, то выплата компенсации ему производится на основание служебной записки.

При оплате расходов за счет выданного ранее аванса работник должен будет составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию вместе с остатками денежных средств (если есть).

В любой ситуации он обязан подтвердить расходы с помощью документов. Только тогда работодатель сможет учесть их при расчете налогов, а значит и будет обязан оплачивать их.

На проживание

Проживать сотрудник в командировке может в арендованной квартире или в гостинице.

В первом случае он должен будет представить работодателю договор аренды на жилье и документы, подтверждающие оплату (БСО, кассовый чек, выписка со счета).

При проживании в гостинице потребуется счет и бланк строгой отчетности, либо чек. Если оплата производилась с личной карты сотрудника через интернет, то вместо чека может быть приложена банковская выписка.

Транспортные

Если отправился на личном или служебном автомобиле в командировку, то для подтверждения расходов ему понадобиться передать работодателю заполненный путевой лист и чеки на бензин.

Обязательно надо будет также написать и служебную записку о том, что поездка осуществлялась на авто (образец можно скачать здесь).

При использовании для поездки личной машины сотрудника следует приложить к записке также копию ПТС, СТС и при необходимости доверенности.

Расходы на проезд другими видами транспорта будут подтверждаться следующими документами:

Железнодорожным билетом или маршрутной квитанцией при поездке на поездах
Заказ-нарядом и чеком при поездках на такси
Посадочным талоном и билетом (маршрутной квитанцией) при авиаперелетах

Нюансы оплаты суточных

Суточные в командировках должны выплачиваться за каждый день поездки, включая выходные и праздники.

Исключения составляют однодневные поездки по РФ. Лимита по размеру суточных законодательством не установлено.

При этом от налогообложения и страховых взносов освобождены только суммы в пределах 700 р./сутки при поездках по РФ и 2500 р./сутки – при зарубежных поездках.

Если суточные выплачиваются сверх данных лимитов, то с них должен быть удержан НДФЛ и уплачены страховые взносы.

Особенности заграничных

При заграничных командировках работодателю придется также компенсировать сотруднику затраты на оформление загранпаспорта (если не был получен ранее), визы, обязательных консульских и других видов сборов, медицинское страхование и другие платежи и сборы, предусмотренные законодательством соответствующих стран.

Необходимости в оформлении удостоверения при зарубежных поездках отсутствует.

Видео: важная информация

Утвердить положение о командировках рекомендуется каждой организации, чьи сотрудники хотя бы иногда отправляются в служебные поездки.

Это позволит избежать многих вопросов о порядке направления работников в командировку, подготовке нужных документов, сдаче отчетности и компенсации расходов.

Источник: https://zanalogami.ru/obrazec-polozhenija-o-komandirovkah/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector