Приказы по основной деятельности — это какие приказы? — все о налогах

Приказы по основной деятельности

Все приказы, издаваемые в организации, бывают трех видов — по личному составу, по административным-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. В настоящей статье мы подробно осветим особенности составления, оформления и регистрации приказов по основной деятельности.

Классификация приказов в распорядительной деятельности организации

Юридическое закрепление и оформление принятых решений и руководящих действий — часть повседневной делопроизводственной практики любой организации.

Действия по управлению, которые предпринимает руководитель, оформляются приказами, а действия заместителей — распоряжениями.Естественно, что полномочия руководителя гораздо шире, и, соответственно, шире круг решаемых вопросов.

Они касаются всех направлений деятельности фирмы. Можно выделить три главных направления, каждому из которых соответствует своя группа приказов:

по основной деятельности,
по личному составу,
по административно-хозяйственным вопросам.

Данный вид классификации соответствует Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19).

В этом документе и в практической деятельности отдела ДОУ приказы по основной деятельности (далее по тексту — ПОД) не делят на подгруппы.

Эта группа представлена как единый блок, включающий в себя все многообразие документов данного типа.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности

Законодательство не дает четких рекомендаций по поводу того, по каким критериям следует относить деловые бумаги к группе ПОД. В связи с этим, у работников отдела кадров и службы ДОУ иногда возникают проблемы с классификацией документов. Чтобы разобраться с этим вопросом, рассмотри два метода, которые использует на практике сотрудники этих служб:

Метод исключения. Данный метод состоит в том что, при классификации сразу исключаются бумаги, явным образом помеченные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.

Метод разделения по смыслу приказа. Рассмотрим его на примере. Допустим, издается бумага о привлечении к работе в выходной день двух сотрудников — Кузнецова и Токарева.

По смыслу приказа ясно, что она касается только двух сотрудников, а не всего коллектива. Таким образом, это приказ по личному составу. Если же издается бумага об объявлении субботнего дня рабочим для всех сотрудников, т.е.

она касается всего коллектива, то это ПОД.

Справка

перечень самых распространенных ПОД

Можно составить перечень самых распространенных ПОД, который значительно облегчит процесс классификации издаваемых документов. Итак, ПОД однозначно являются следующие приказы:

об утверждении штатного расписания и внесения изменений в этой расписание;
утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
создании структурных подразделений, а также их ликвидации и реорганизации;
инвентаризации имущества;
организации проведения расследования несчастного случая;
установлении режима рабочего дня;
утверждении локальных нормативных актов компании.

Естественно, что данный перечень может быть дополнен в соответствии со спецификой работы службы ДОУ каждой конкретной компании.

На практике во многих организациях разрабатывается и утверждается внутренняя инструкция для работников отдела ДОУ, позволяющая систематизировать процесс классификации деловых бумаг на группы.

В такой инструкции, например, может быть регламентирована процедура издания бумаг в соответствии с их типом: за каждым конкретным структурным подразделением или отдельной штатной единицей закреплен свой тип документации.

Иногда поступают проще: вместо отдельной инструкции издается локальный нормативный акт, содержащий список всех издаваемых в компании документов, разбитый на группы. Каждая группа соответствует приказу определенного типа.

Обычно такая технология используется, когда с ростом компании значительно возрастает количество издаваемых бумаг, и одному сотруднику уже сложно справляться с этой задачей. Количество сотрудников, занятых в этом процессе, увеличивается, а данный список помогает унифицировать процесс классификации издаваемой документации.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211057-qqq-17-m8-prikazy-po-osnovnoy-deyatelnosti

Классификатор приказов вам поможет

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.

Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.

Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

по основной деятельности – срок хранения постоянно;
по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.

они имеют срок хранения 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

ОД — Основная Деятельность,
ЛС — Личный Состав,
МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
КМ — КоМандировка (обычная),
КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.

Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1
Классификатор приказов организации

1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981. 3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.

Источник: https://hr-portal.ru/article/klassifikator-prikazov-vam-pomozhet

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Акценты этой статьи:

какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
как правильно зарегистрировать такие приказы;
в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие. Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов.

Что такое приказ?

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.

В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

по основной деятельности;
по кадровым вопросам;
по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
смены вида деятельности;
утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
проведения мероприятий по работе с персоналом;
ценообразования;
охраны труда;
проведения рекламных акций;
нормирования расходов и т. д.

Как оформить приказ по основной деятельности?

Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины.

Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.

03 г. № 55 (далее – ДСТУ 4163-2003).

Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;
название вида документа – приказ;
дату составления – указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «08.10.2017»). В то же время стандартом разрешено указывать дату и в обратной последовательности («2017.10.08»);
регистрационный индекс (номер) – порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и т. д. К примеру, приказы по основной деятельности могут быть с буквами «ос» (например, «Приказ № 44/ос»);
заголовок приказа. Данный реквизит должен отвечать на вопрос: «О чем издается приказ?» (например, «О внесении изменений в штатное расписание»);
текст приказа. Он должен содержать информацию, ради которой издавался. Ее нужно излагать сжато, понятно и без употребления фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Приказ может быть оформлен в виде сплошного текста или разбит на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или нужно изложить несколько решений. Приказ может состоять из двух частей: описательной (описание обстоятельств, послуживших основанием для издания приказа) и распорядительной, где указывается, что нужно сделать: «Назначить», «Провести» и т. д.;
подпись. Этот реквизит должен состоять из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, которое его подписывает.

Приказ может иметь приложения, в таком случае на это необходимо указать. Само приложение тоже должно иметь ссылку на реквизиты приказа, например: «Приложение 1 к приказу от 27.10.17 г. № 55/ос».

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия.

В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Право подписи приказов предоставлено руководителю предприятия учредительными документами. Однако внутренними документами предприятия и должностными инструкциями таким правом могут быть наделены и другие должностные лица (например, заместитель директора, директор филиала и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить заинтересованных лиц под подпись с такой формулировкой: «С приказом ознакомлены», указав их должности, инициалы и фамилии, а также дату ознакомления.

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

https://www.youtube.com/watch?v=aa4F8o6iYFY

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информационно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1.

Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г.

№ 1886/5).

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций.

О коммерческих предприятиях здесь не упоминается. В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст.

16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности тоже хранятся постоянно, как и соответствующие дела с приказами. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей.

Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. А если таких архивов нет, документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.

7 Перечня № 578/5).

Коммерческие предприятия имеют право устанавливать в локальных документах другие сроки хранения приказов по основной деятельности. При определении таких сроков можно придерживаться следующих правил:

все приказы по основной деятельности хранить до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства;
после проверки провести анализ документов и решить, какие приказы следует сохранить (например, приказы, которые имеют продолжительное практическое значение), а какие – изъять для уничтожения (например, приказы с истекшим сроком действия, которые не имеют продолжительного практического значения).

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

отсутствие какого-либо обязательного реквизита;
неправильное указание реквизита (например, номера приказа или даты);
ошибки в содержании (например, отсутствие описательной части);
подписание приказа директором с превышением полномочий и др.

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

При необходимости разрешается вносить изменения в приказ по основной деятельности. Такая необходимость может возникнуть в случае:

принятия нового закона Украины и другого нормативно-правового акта;
внесения изменений в законы Украины и другие нормативно-правовые акты;
изменения локальных документов;
утраты актуальности части заданий, указанных в приказе, и др.

Внесение изменений в приказ оформляется отдельным документом. В его описательной части приводят основания для внесения изменений в ранее изданный приказ, а в распорядительной – какие конкретно изменения вносятся (см. образец 1).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/37078-0

Образец 1В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:

вывести из состава комиссии Остапчука В. В., инженера по охране труда;
ввести в состав комиссии Сорокину Е. г., инженера по охране труда.

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

несоответствие положений приказа Конституции или законам Украины, другим нормативно-правовым актам;
издание приказа должностным лицом с превышением полномочий;
решение суда и т. д.

Для этого надо издать новый приказ, указав в нем основание для отмены старого приказа и дату, с которой его действие прекращается (см. образец 2).

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы рекомендуем изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству. В таком документе можно привести несколько примеров правильного оформления приказов по основной деятельности и других видов приказов.

Висновки

Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

Источник: https://uteka.ua/publication/Prikazy-po-osnovnoj-deyatelnosti-pravila-oformleniya-i-sroki-xraneniya

Приказы по основной деятельности: какие это приказы, перечень

Руководители любой организации осуществляют непосредственное управление с помощью различных правовых актов, одним из примеров которых служат приказы. Они издаются единолично и официально заверяются подписью руководителя.

В зависимости от типа организации руководители будут разными . Это может быть генеральный директор для акционерного общества, директор для обычного производственного предприятия и т.д. Данная статья расскажет о том, что такое приказы по основной деятельности, какими бываю эти приказы и как правильно их составить.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Что такое приказ по основной деятельности

Такие нормативные акты и постановления (по основной деятельности организации) как приказы издаются для решения конкретных оперативных задач.

Руководитель определяет текущие цели, для достижения которых предпринимаются определённые действия. Чтобы регулировать весь процесс функционирования организации, используется система официальных приказов.

Они предназначаются для сотрудников, но не затрагивают их лично, а всю организацию или некоторые отделы.

Обычно выделяют две основные категории правовых актов:

по личному составу;
по основной деятельности.

К первой категории приказов относятся те, которые непосредственно затрагивают сотрудников. Они определяют те или иные действия, которые нужно совершить в его отношении. Это может быть принятие на работу или увольнение, премирование или штрафное взыскание.

Помимо этого бывают приказы по основной деятельности. Руководителю и непосредственно подчинённым следует разобраться в том, какими бывают эти приказы, чтобы не возникало никакой путаницы. Иногда такие распоряжения называют инициативными.

Они затрагивают следующие аспекты:

решение текущих задач;
исполнение принятых законодательных актов;
соблюдение требований распорядительных документов;
выполнение обязательств перед вышестоящими организациями и государственными структурами.

В первую очередь, руководителю необходимо разбираться в том, как правильно оформлять приказы по основной деятельности. Образцы документов по составлению приказов в ООО помогут точно разобраться со всеми аспектами этой процедуры. Скачать бланк одного из таких приказов можно здесь.

Действенный приказ затрагивает три основных момента:

конкретная задача, которую нужно выполнить;
сроки, отводимые для выполнения всех задач;
ответственные сотрудники.

Только в этом случае коллектив поймёт, что именно предстоит сделать. Однако на практике далеко не все руководители в курсе, как именно составлять приказы для коллектива.

Они надеются донести смысл поручения непосредственно в устном общении.

Это действительно помогает, но всё равно нужно правильно составлять правовые акты, чтобы избежать недоразумений, так как примеров недопонимания можно найти немало.

Порядок создания приказных актов

Чтобы избежать ошибок и недопонимания со стороны коллектива, следует придерживаться рекомендуемого порядка по составлению приказов в организации.

Существует определённая методика составления любого приказа со стороны руководителя.

Она помогает реализовать стандартную схему управления сверху вниз, когда от руководства чёткие поручения доносятся до каждого сотрудника или отдельной группы в коллективе.

Установленный порядок включает несколько основных этапов:

инициирование составление приказа;
составление основной формы (текста);
подготовка официального документа по всем правилам;
согласование с руководителем, начальниками отделов и сотрудниками при необходимости;
вычитка и выявление логических или иных нестыковок (проверка);
подписание и заверение печатью (если это предусмотрено);
доведение информации до ответственных исполнителей.

При составлении приказа важно не только поставить задачу пред конкретными лицами, но и обозначить четкие сроки ее исполнения

Чтобы лучше разобраться с порядком составления и другими важными аспектами, следует четко знать, какие приказы должны быть в организации по основной деятельности. Их перечень достаточно широк.

В качестве примеров можно привести следующие распоряжения:

о вступлении в должность руководителя или о назначении временно исполняющего обязанности;
о предоставлении права ставить подпись;
о досрочном снятии с должности;
о назначении ответственного человека за какую-либо деятельность (ведение, хранение, учёт);
о введении штатного расписания в организации;
о создании нового отдела или обособленного производства;
о принятии дресс-кода и т.д.

Подобные приказы затрагивают административно-хозяйственную и управленческую деятельности, они влияют на весь рабочий процесс, поэтому нужно не только ставить задачу перед конкретными лицами, но и упомянуть сроки исполнения.

Регистрация новых правовых актов

Обязательным условием является регистрация любого нового нормативного акта. Они вносятся в определённой форме в специальные журналы учёта. Для этого присваивается последовательная нумерация приказов по основной деятельности, регламентирующая выполнение тех или иных поручений.

Фактически, при регистрации конкретные реквизиты переносятся в журнал или базу данных, а на документе проставляется подпись и точная дата. Только после этого могут вноситься изменения в другие документы, например, в трудовую книжку сотрудника, личное дело или другие бумаги.

Одна из наиболее существенных проблем — сколько хранятся приказы по основной деятельности. Срок их хранения определяется законодательными актами РФ. Организация должна хранить их постоянно.

В некоторых случаях возникает путаница с нормативно-правовыми актами по административно-хозяйственной деятельности, для которой определяется срок 5 лет. Данный аспект лишний раз подчёркивает ценность того или иного распоряжения.

Все приказы поступают в архив на длительное хранение

В организации должен быть ответственный человек, занимающийся архивными вопросами. Он в частности ведёт журналы регистрации приказов, в которых официально фиксируются все постановления и распоряжения руководства.

Они представляют собой книги, которые ведутся непосредственно до полного заполнения. После этого они подшиваются и отправляются в архив.

В связи с этим акты с разными сроками хранения нужно формировать в отдельные журналы, чтобы не возникало путаницы, и не было ситуаций, когда случайно уничтожаются важные бумаги.

Руководителям важно уделять этому достаточно внимание, потому что каждая мелочь в итоге отражается на эффективности управления коллективом и всей организацией в целом. Для этого лучше заранее ознакомиться с основными формами заполнения и ведения.

Источник: https://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/prikaz-po-osnovnoj-deyatelnosti.html

Приказы обязательные для всех организаций — Законники

Образцы приказов по основной деятельности 2018 О назначении ответственного за трудовые книжки Скачать Бланк реестра изданных приказов Скачать О создании филиала скачать О сокращении штата скачать Об охране коммерческой тайны скачать Об итогах инвентаризации скачать О наделении правом подписи скачать Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
об утверждении штатного расписания;
о создании обособленного подразделения;
о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
об обеспечении охраны коммерческой тайны;
об использовании мобильной связи;
об утверждении перечня материально ответственных лиц;
о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
о графике работы организации в майские праздники;
об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

b. порядковый номер в объединенном журнале приказов в организации;
c. регистрационный индекс в соответствии с законодательно утвержденным журналом индексов.

4. Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет:

a. о предоставлении учебного отпуска;
b. о применении дисциплинарного взыскания;
c. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

5. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления:

a.о направлении в ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
b. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
c.

Приказы: основные виды и особенности оформления

Справка Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Внимание

Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Важно

Процедура регистрации Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года.

В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу).

В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Читайте на сайте:

Приказы по личному составу
Приказ о приеме на работу
Приказ на отпуск по беременности и родам: как подготовить документ
Приказ об утверждении штатного расписания
Приказ о сроках выплаты заработной платы

Проверьте себя 1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

a.по личному составу;
b. по хозяйственно-административной деятельности;
c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
b. приказ о приеме на работу;
c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы обязательные для всех организаций в начале года

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие: •о приеме работника на работу – форма № Т-1; •приеме работников на работу – форма № Т-1а; •переводе работника на другую работу – форма № Т-5; •переводе работников на другую работу – форма № Т-5а; •предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1); •предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а; •прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8; •прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а; •направлении работника в командировку – форма № Т-9; •направлении работников в командировку – форма № Т-9а; •поощрении работника – форма № Т-11; •поощрении работников – форма № Т-11а.

По форме приказов по основной деятельности и АХД.

Приказы обязательные для всех организаций

Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности».

Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной.

В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается; 4) не содержит персональных данных.

Должность и Ф.И.О.

Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д.Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.

Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Читайте статью электронного журнала: Приказ о переводе Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.
Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной.

Источник: https://zakonbiz.ru/prikazy-obyazatelnye-dlya-vseh-organizatsij/

Приказы по основной деятельности | скачать образец 2018

Приказы по основной деятельности необходимы для управления жизнью предприятия. Узнайте, какие именно документы к ним относятся, как их оформить, скачайте образцы документов

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности

В отличие от распоряжений по личному составу, регулирующих трудовые взаимоотношения с конкретным сотрудником, приказы по основной деятельности важны для всего коллектива в целом.

Часто возникает недопонимание. Казалось бы, приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность относится к личному составу, как касающийся конкретного человека.

Но смысл распоряжения важен для всего персонала, поэтому это приказ об основной деятельности.

А вот приказ по тому же сотруднику о, например, направлении в командировку, касается только его, и относится к документам по личному составу.

Кадровику важно понимать разницу между видами приказов, ведь от правильной классификации будет зависеть место и срок хранения документов. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно. За нарушение регламента хранения документов возможно привлечение к административной ответственности (ст. 13.20 КОАП РФ).

Законодательство не устанавливает точного реестра документов, относящихся к приказам по основной деятельности.

Однако можно ориентироваться на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями на 16 февраля 2016 года), утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года N 558.

Перечислим самые частые варианты приказов по основной деятельности:

Виды приказов в организации

Все распоряжения, выпускаемые внутри организации, можно разделить в зависимости от тематики, на три большие группы:

По основной деятельности. Как мы уже указали выше, эти приказы регулируют управленческие решения по организации и подлежат постоянному хранению.
По личному составу. Они регламентируют решения, направленные на трудовую деятельность конкретных сотрудников. Они хранятся 50 (в некоторых случаях 75) лет.
По административно-хозяйственной деятельности. Они фиксируют разнообразные распоряжения, связанные с эксплуатацией зданий и помещений, транспортом, связью, охраной и т.д. Срок их хранения – 5 лет. Как примеры приказов по административно-хозяйственной деятельности могут быть распоряжения о закреплении транспорта за должностными лицами, о выделении корпоративных телефонных номеров, об организации ремонта, покупки новой офисной мебели и т.д.

При регистрации приказов удобно пользоваться буквенными кодами, это облегчит учет документов. Буквой «Л» или «К» традиционно помечаются распоряжения по личному составу, «ОД» — по основной деятельности, «А», «АХ», «ХОЗ» — по административно-хозяйственной. Ранее действовало императивное требование ГОСТа использовать подобные коды, сейчас это только рекомендация.

Правила оформления документов в организации (и, следовательно, порядок их отнесения к тому или иному виду приказов) указываются в отдельном локальном нормативном акте, например, «Инструкции по делопроизводству».

В затруднительных случаях, когда не представляется возможным точно определить, к какому виду относится документ, целесообразно отнести его к основной деятельности и определить тем самым на постоянное хранение.

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Скачать образец приказа о назначении материально ответственного лица

Скачать образец >>>
Скачать бланк >>>

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Как оформить

При создании распорядительных документов часто возникает вопрос, как их правильно оформить. К большинству документов законодательство не предъявляет строгих требований, оставляя это на усмотрение работодателя.

Хорошо, если на предприятии есть опытный «кадровик», который знает традиции делопроизводства и легко создаст любой нужный документ.

А если его нет или приказ издается в организации впервые? В случае затруднений ответ даст ГОСТ.

Четыре ошибки в реквизитах, из-за которых кадровый документ признают недействительным, и чем это грозит

Ориентиром для кадровых специалистов при оформлении распоряжений руководства служит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

В нем даны подробные рекомендации и объяснения того, как составлять различные документы, правильно указывать реквизиты организаций, законы и нормативные акты и т.д.

ГОСТ не является обязательным для соблюдения стандартом, но всего лишь рекомендацией.

В приказах по основной деятельности фиксируется такая информация:

Реквизиты организации.
Название распоряжения и его тема.
Дата издания.
Регистрационный номер во внутреннем документообороте.
Дополнительные документы (например, служебная записка)

Важно предусмотреть места для необходимых подписей: того, кто утверждает распоряжение, исполнителя приказа, виз согласования.

После издания приказа его регистрируют в специальном журнале. В него вносятся такие сведения:

Дата записи в журнале
Дата подписания приказа
Регистрационный номер приказа и его название.
Краткое содержание документа.
ФИО и должность исполнителя.
Отметка об исполнении, дата.
Необходимые примечания

Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Скачать образец >>>
Скачать бланк>>>

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097936-18-m5-prikazy-po-osnovnoy-deyatelnosti

Приказ, распоряжение (по основной деятельности)

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Распоряжение – это правовой акт, который издается руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией по исполнению приказов, инструкций и др. нормативно-правовых актов, доведения решений руководства до работников структурных подразделений.

Чем отличается приказ от распоряжения? Распоряжение отличается от приказа тем, что не подразумевает беспрекословного подчинения и исполнения, а является всего лишь указанием наиболее подходящей формы действия, решения. Таким образом, если отвечать еще более понятным и простым языком, приказ требует подчинения, а распоряжение всего лишь согласия.

Чтобы убрать разноплановое толкование, в организациях (учреждениях, компаниях, обществах) приказ и распоряжение имеют равную силу. Они направлены на подчинение и строгое выполнение описанного в ОРД.

Правила заполнения приказов, распоряжений (по основной деятельности)

ОРД начинается с заголовка к тексту, отражающий краткое содержание документа, который отвечает на вопрос «О чем?» и начинается с отглагольного существительного «О выполнении…», «Об оплате…

» и т.п. Заголовок печатают полужирным шрифтом Times New Roman размером № 13-14, выравнивается по центру, точка не ставится в конце заголовка.

Текст состоит из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части предельно кратко излагаются цели и причины выпуска ОРД, дается ссылка на соответствующий документ, допускается приводить тексты отдельных решений органов государственного управления.

При изложении извлечений из решений органов государственного управления пишется слово «в частности». В приказе, который издается на основании другого документа, в констатирующей части указывают название этого документа, его дату, номер и заголовок.

Например: «Во исполнение поручения ………… от 07 октября 20__ г. № ».

Констатирующая часть ОРД может начинаться словами «В соответствии», «В целях», «Во исполнение» и др. и заканчивается словом «приказываю», после которого ставится двоеточие.

Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово «приказываю» с двоеточием, затем – распорядительная часть.

Слово «приказываю» печатают с новой строки от нулевого положения табулятора строчными буквами вразрядку полужирным шрифтом:
приказываю:
В совместном приказе перед распорядительной частью от нулевого положения табулятора буквами пишется слово приказываем:
Констатирующая часть распоряжения завершается двоеточием.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты. Они обозначаются арабскими цифрами. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение по одному вопросу и при необходимости срок исполнения.

В тех случаях, когда нужно записать одному ответственному исполнителю несколько разных заданий, то ответственный исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт печатают с красной строки с заглавной буквы и отделяют один от другого точкой.

Если ОРД предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности.

Если ОРД отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть ОРД включают соответствующий пункт, который начинают словами «Признать утратившими силу…

», «Дополнить…», «Внести в… следующие изменения:», с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа.

Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа.

Последний пункт распорядительной части текста должен содержать сведения о должностном лице организации, на которое возлагается контроль за исполнением ОРД и которое должно обладать достаточными должностными полномочиями в отношении адресатов предписаний ОРД в соответствующей сфере деятельности организации и является одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением ОРД может возлагаться на генерального директора. Тогда в последнем пункте пишется формулировка: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание ОРД (в том числе включающие цифровые данные), оформляют как приложения к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, «согласно приложению»). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа организации:

Приложение к приказу (распоряжению) _____________ от

________№

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии трех межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 3-4 см.

Нумерацию страниц ОРД, каждого приложения к нему и утверждаемого ОРД документа производят отдельно.

Если утверждаемый ОРД документ (положение, порядок, регламент, правила, инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения Корпорации, подготовившим проект, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

К проекту ОРД должен прилагаться Лист согласования. Лист согласования готовится инициатором ОРД и прикладывается к направляемому на согласование проекту документа. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, а также даты получения проекта документа на согласование и фактическую дату согласования проекта документа.

Направленный на согласование проект ОРД последовательно представляется на визирование лицам в порядке, указанном в Листе согласования. Работники, участвующие в процедуре согласования ОРД, визируют полученный документ или, в случае несогласия с отдельными положениями проекта документа, представляют свои замечания/предложения в течение одного рабочего дня.

Замечания относительно необходимости внесения изменений в проект ОРД, излагаются в Листе согласования или в приложении к нему.

Завизированный проект ОРД представляется на визирование следующему в Листе согласования лицу, а в случае отказа от визирования — возвращается исполнителю проекта ОРД.

Внесение принципиальных изменений в проект ОРД влечет автоматическое создание новой версии (редакции) проекта ОРД, что требует повторного визирования проекта ОРД.

Если в ходе согласования проекта ОРД возникли разногласия, которые не были разрешены в рабочем порядке, руководитель подразделения организации, подготовившего проект ОРД, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений организации (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя правового управления (отдела).

Руководитель подразделения организации, который имеет замечания по проекту ОРД в целом или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте ОРД или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: «С замечаниями» или «Замечания прилагаются».

Проект ОРД, за исключением кадровых приказов, завизированный всеми должностными лицами, в соответствии с листом согласования передается в отдел управления делами для проверки оформления, смысловых акцентов, логики изложения документа, редактирования (устранения возможных грамматических и стилистических ошибок) и передачи документа на подпись руководителям организации.

Общий срок согласования документа не должен превышать 5 (пяти) рабочих дней со дня внесения на согласование, если иной срок не указан исполнителем документа.

К проекту ОРД, представляемому на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте ОРД.

Если проект ОРД подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

Подписание приказа осуществляется генеральным директором организации или лицом, им уполномоченным.

Подписание распоряжения осуществляется генеральным директором и заместителями генерального директора организации в пределах их полномочий. Подпись включает должность лица, подписавшего ОРД, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Регистрационным номером ОРД является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером распоряжения является его номер по порядку в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква «р». Например, № 15р.

Источник: https://naar.ru/blanks/prikaz_rasporyajenie_po_osnovnoy_deyatelnosti/