Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет — все о налогах

Учет мамериала и товара в подотчет

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)? Ответ: да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету.

Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие учет поступления материалов от поставщиков по договору мены с обычным порядком перехода права собственности на материалы, согласно статьи 223 «Момент возникновения права собственности у приобретателя по договору» ГК РФ и статьи 224″Передача вещи» ГК РФ Таблица 3 Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 10 60.01 Отражается поступление материалов от поставщика по договору мены. Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов Рыночная стоимость материалов без НДС Накладная (ТМФ № М-15) Приходный ордер (ТМФ № М-4) 19.3 60.01 Отражается сумма НДС, относящегося к полученным материалам Сумма НДС Накладная (ТМФ № М-15) Счет фактура 68.2 19.3 Относится сумма НДС к возмещению из бюджета.

Приобретены материалы подотчетным лицом проводка

Отчет по подотчетным суммам В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах.

Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты.

Ответ: нет, нельзя.

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц

ВажноПроводка делается при наличии счета фактуры поставщика Сумма НДС Счет фактура Книга покупок Товарная накладная (форма № ТОРГ-12 Вариант бухгалтерских проводок, отражающих поступление материалов от подотчетных лиц по схеме, использующей счет расчетов с поставщиками 71 50.

01 Отражается выдача денежных средств из кассы организации подотчетному лицу Сумма, выданная в подотчет Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 10 60.01 Отражается поступление материалов от поставщика на склад организации на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету.

Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов Стоимость материалов без НДС Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Приходный ордер (ТМФ № М-4) 19.3 60.01 Отражается сумма НДС, относящегося к полученным материалам Сумма НДС Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Счет фактура 68.2 19.

3 Относится сумма НДС к возмещению из бюджета.

Учет материальных ценностей в подотчете

Явно оформить такое МХ можно с помощью локального меню работника «F9 — Ценности — Сервисные процедуры — Оформить место хранения подотчетного лица». Заполнение справочников Корреспонденции Приход в подотчет Поступление ТМЦ в подотчет при отпуске со склада.

Тип «Дебет», вид «Специальные обороты». Виды операций Передача из ПО в ПО Для оформления ТД на передачу ТМЦ между подотчетными лицами.

Устаревшие типовые схемы операций. Передача из подотчета в подотчет (МСП) Вид операции «Передача из ПО в ПО».

Возврат из подотчета (ВиП) Вид операции «Отпуск/возврат в производство».

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Таким образом, действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на получение ТМЦ людям, которые не являются сотрудниками организации. Аналогичные выводы следуют из решения Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617. Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно.

Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008. Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Основными задачами бухгалтерского учета материалов являются: формирование фактической себестоимости материалов (оценка материалов); правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению материалов , перемещению и отпуску материалов на производство и другие цели; контроль за сохранностью материалов в местах их хранения и на всех этапах движения. Учет недостач и порчи материалов, выявленных в результате приемки; контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов материалов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг; своевременное выявление ненужных и излишних материалов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения этих материалов в оборот; проведение анализа эффективности использования материалов. Отражение операций по движению сырья, материалов, топлива, запасных частей и т.п.

Учет поступления материалов. бухгалтерские проводки

Источник: https://dolgoteh.ru/uchet-mameriala-i-tovara-v-podotchet/

Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет

Отправить на почту

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет.

Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы.

Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек.

В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия.

Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя.

Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Источник: https://nanalog.ru/kakoj-provodkoj-otrazhaetsya-priobretenie-materialnyh-tsennostej-pod-otchet/

Проводки по авансовому отчету — утвержден, учет, приобретение материалов, по командировке

Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах.

При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно авансом.

Необходимо помнить, что данный момент должен в обязательном порядке отражаться в бухгалтерской и налоговой отчетности специальными проводками.

Основные моменты ↑

На данный момент существует практика, когда работники за собственный счет осуществляют приобретение материалов, а также свершают иные траты.

Также следует помнить, что допускается предоставление работнику, который в дальнейшем будет осуществлять какие-либо траты, аванса.

Но подобного рода операции, как и любые иные, должны в обязательном порядке отражаться соответствующим образом в отчетности.

Проводка по нему осуществляется специальным образом, она является типовой. При наличии специальных автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета сложностей при формировании отчетности возникнуть попросту не должно.

Если же учет ведется вручную, то необходимо будет в обязательно порядке учитывать все нюансы. Директора предприятий должны в обязательном порядке ставить подпись на документах рассматриваемого типа.

Необходимо помнить, что все операции, свершаемые с подотчетными средствами, должны быть в обязательном порядке свершены в соответствии с действующими по этому поводу законодательными нормами.

Во избежание различного рода проблем и сложностей стоит в обязательном порядке, как бухгалтерам, так и иным лицам, имеющим непосредственное отношение к налоговой отчетности, максимально внимательно ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Перечень нормативно-правовых документов, затрагивающих данный вопрос, достаточно обширен. Также не следует по возможности рассмотреть следующие вопросы:

• определения;
• назначение документа.

Определения

Чтобы иметь возможность разобраться с регламентирующим данный момент законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться с основными понятиями.

В перечень таких терминов входит следующее:

• подотчетные лица, аванс, средства;
• приказ о подотчетных лицах;
• аванс;
• РКО;
• бланк авансового расчета.

Под термином «подотчетные лица» обозначаются сотрудники предприятия, которые имеют право на получение средств из кассы организации на свершение каких-либо трат.

Данный документ представляет собой полный перечень работников, обязанных отчитываться за свершение всех трат средств, принадлежащих непосредственно предприятию-работодателю.

«Подотчетные средства» — денежные суммы, выдаваемые в конкретном случае для свершения различного рода трат при выполнении работниками каких-либо обязанностей.

По ним сотрудник должен в обязательном порядке отчитаться в обозначенный в специальных документах срок.

«Аванс» — в рассматриваемом случае представляет собой некоторую сумму денег, которая выдается с учетом вероятности возникновения в дальнейшем необходимости каких-либо трат.

Также является основанием для формирования бухгалтерской/налоговой отчетности. «Бланк авансового расчета» — специальный документ, который представляет собой формат отчетной документации.

Необходимо помнить, что документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке быть соответствующим образом оформлен.

Назначение документа

Сегодня все финансовые операции (приобретение основных средств, иное) в обязательном порядке должны быть максимально подробно отражены в соответствующих документах. Причем касается это также различного рода авансов, в то числе подотчетных.

Необходимо помнить, что рассматриваемой документ представляет собой утвержденный на законодательном уровне формат. Придерживаться его необходимо в обязательном порядке, во всех без исключения случаях.

При нарушении формата или же возникновении каких-либо иных сложностей может быть наложен штраф и назначена камеральная проверка, что кране нежелательно.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету ↑

Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки. При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае.

С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.

К наиболее важным моментам можно отнести следующее:

• учет основных операций;
• по договоренности;
• если подотчетное лицо не имеет доверенности;
• отражение перерасхода.

Рассмотрение всех сложностей, связанных с обозначенными выше вопросами, позволяет избежать допущения всевозможных типичных ошибок.

Видео: учет расчетов с подотчетными лицами

При этом следует помнить об одном важном нюансе – ежегодно осуществляется изменение проводок по авансовым отчетам. В 2018 году процедура реформирования налогового законодательства продолжается.

Учет основных операций

Максимально внимательно необходимо будет отнестись именно к осуществлению учета основных операций по авансовому отчету при выдаче средств подотчетного типа. Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно.

В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:

При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик.

В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.

Проводки подобного рода будут выглядеть следующим образом:

Д-т/К-т	Полное наименование свершенной операции
71 50	На руки работнику выданы средства из кассы
71 51	На лицевой счет, банковскую карточку работника перечислена некоторая сумма денег
50 71	При наличии остатка средств, когда часть их не израсходована – возраст непосредственно в организацию
26 71	Командировочные расходы списаны по себестоимости
41 71	Данной операцией осуществляется списывание расходов, свершенных работником на приобретение материальных ценностей
94 71	Полное списание какого-либо количества средств, если некоторая сумма не была возвращена подотчетным лицом вовремя
70 94	Если некоторая сумма денег не была возвращена сотрудником вовремя и потребовалось осуществить удержание её из заработной платы или же иного дохода

По доверенности

Она обозначает наличие соответствующих прав у конкретного лица на осуществление некоторых определенных операций. Необходимо помнить, что данный момент закреплен в действующем по этому поводу законодательстве.

Данную доверенность лучше всего составлять при помощи 1С: Бухгалтерия. Она должна содержать:

• официальные реквизиты работника и работодателя;
• печать организации;
• подписи должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.

Какая-либо унифицированная форма данного вида документа на сегодняшний день попросту отсутствует.

Но при этом следует все же придерживаться определенных правил, обозначенных в действующем на сегодняшний день законодательстве.

Следует помнить, что доверенность не подразумевает отражения в бухгалтерском учете какими-либо проводками.

Но данное специализированное программное обеспечение позволяет сформировать сам данный документ максимально быстро, с минимальными затратами времени.

Для составления данного документа, который впоследствии в электронной форме в качестве отчетности будет представлен какому-либо конкретному лицу, необходимо будет выполнить следующие действия:

• отрываем документ «доверенность»;
• кликаем на кнопку «создать новый»;
• все поля заполняются в автоматическом режиме – при необходимости нужно будет лишь заполнить поля с паспортными данными физического лица, а также изменить длительность действия составляемого документа;
• выбирается подотчетное лицо;
• далее можно будет вывести один из форматов данного документа на печать (М-2 и М-2а).

При этом следует помнить, что разновидности форматов отличаются друг от друга только лишь наличие или же отсутствием корешка.

Если подотчетное лицо не имеет доверенности

Если по какой-то причине подотчетное лицо доверенности не имеет, то это никоим образом не должно сказываться на процедуре отражения выдачи авансовых средств на покрытие расходов.

Например, если требуется выполнить проводки по первичному отчетному документу №АО-1, то выглядеть они будут следующим образом:

Д-т К-т	Какие хозяйственные операции были реализованы
20 71	Расходы по основному производству
23 71	По производству вспомогательного типа
25 71	Производству общехозяйственного типа
26 71	Общепроизводственные расходы
29 71	По обслуживающему производству
44 71	Расходы по продаже продукции

Отражение перерасхода

Нередко случается, что суммы, выданной в качестве аванса, по какой-то причине попросту не хватило на всех необходимые расходы.

В таком случае осуществляется перерасход. Данный момент должен быть в обязательном порядке отражен в бухгалтерских проводках.

Осуществляется это следующим образом:

Д-т К-т	Полное наименование осуществленной операции
71 50	Какие именно деньги были выданы под отчет
50 71	Все средства, которые по какой-то причине не были истрачены, возвращены в кассу предприятия
71 50	Данной проводкой обозначается сумма, выданная работнику свыше потраченного им аванса

Работа в 1С – оплата штрафа ↑

Иногда случается, что на предприятие по какой-то причине налагается штраф. В таком случае необходимо будет его соответствующим образом отразить его в бухгалтерском учете.

Данная операция осуществляется следующим образом:

• открывается раздел «документы» — «учет денежных средств»;
• выбирается меню «прочее списание денежных средств»;
• выбирается счет 91.01;
• осуществляется проводка:

Дебет	91.02 (санкции штрафные)
Кредит	51 (расчетный счет)

Далее все действия осуществляются стандартным образом.

Необходимо помнить, что о подотчетных средствах необходимо отчитываться соответствующим образом.

Так как наличие каких-либо ошибок Федеральная налоговая служба может воспринять как попытку уйти от уплаты налогов и наложить существенный штраф.

Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля.

Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж.

Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.

1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства.

При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации.

Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 — отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 — отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 — погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 — отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 — оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 — отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 — работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно — закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример

Подотчетным лицом — Мордвинцевой И.В. в сентябре 2009 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.

) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой.

Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 — 9 576 руб. — выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 — 9 756 руб. — подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2009 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца — физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2009 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 — 80 000 руб. — выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 — 32 000 руб. — оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 — 48 000 руб. — возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Источник: https://buh.bobrodobro.ru/50788

Отражение в учете приобретения товара,через подотчетное лицо

Наша организация занимается изготовлением металлоконструкций и других металлических изделий. Материально ответственные сотрудники организации берут под авансовый отчет деньги из кассы на покупку материалов для будущего производства. Подскажите, как нам правильно вести бухгалтерский и налоговый учет материалов ?

в бухгалтерском учете поступление материалов через подотчетное лицо оформляется  первичными документами: авансовый отчет с приложением подтверждающих документов от поставщика.  Стоимость приобретенных материалов отразите проводкой:

Дебет 10 (41,08…) Кредит 71 оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Стоимость приобретенного имущества,  купленного на подотчетные суммы, включается в расходы при соблюдении следующих условий:

– расходы документально подтверждены (авансовый отчет утвержден, и к нему приложены все необходимые документы о покупке);
– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода

Обоснование данной позиции содержится ниже в материалах «Системы Главбух »

1.Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.*

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Приобретение имущества

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Приемка работ

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет специальный налоговый режим

УСН 

Организации на упрощенке не платят НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ). Поэтому входной налог по приобретенным через сотрудника основным средствам и нематериальным активам включите в стоимость этого имущества. Такой вывод сделан в письме Минфина России от 4 ноября 2004 г. № 03-03-02-04/1/44.*

Источник: https://www.26-2.ru/qa/115744-otrajenie-v-uchete-priobreteniya-tovaracherez-podotchetnoe-litso

2.4.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных средств из кассы организации под отчет работнику оформляется проводкой: Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» – на сумму денежных средств, выданных под отчет.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости

от характера произведенных расходов. Так, например, приобретение работником организации у поставщика товарно-материальных ценностей отразится в учете следующим образом:

· Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму стоимости приобретенных материалов;

· Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кт 71 (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») – на сумму налог на добавленную стоимость (НДС), выделенную в документах поставщика.

Основанием для записей оформления указанных проводок являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа (формы), код формы;

· дату составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Если документы оформлены ненадлежащим образом и присутствующих в них данных недостаточно для проверки достоверности осуществленной хозяйственной операции, то суммы денежных средств, выданные подотчетному лицу, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При списании подотчетных сумм с физического лица следует обратить внимание на порядок налогообложения таких средств в составе совокупного дохода работника.

Если при проведении налоговой проверки будет установлено, что подотчетные суммы числились (числятся) за получившими их работниками по истечении трёх дней после установленного срока, подотчетная сумма подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица, и с такой суммы должен быть удержан налог на доходы.

Также подлежат включению в совокупный доход подотчетного лица списанные с него подотчетные суммы без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. По полученным денежным средствам подотчетные лица обязаны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар (товарные чеки, проездные

документы) и представить их бухгалтеру.

В случае, когда к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», то оснований для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года будет установлен факт списания со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» задолженности подотчетного лица без представления соответствующих оправдательных документов на произведенные расходы, суммы подотчетных средств, необоснованно списанные с работника, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» и Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника). 

Пример

Работнику организации выдано под отчет 2 500 р. на приобретение материалов у поставщика. Работник закупил материалы на сумму 2 360 р. (в том числе НДС), что подтверждается документами поставщика. Неизрасходованный остаток денежных средств возвращен работником в кассу организации.

Таблица 2.2 Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, р.
1) Выданы под отчет наличные деньги	71	50	2 500
2) Оприходованы приобретенные работником материалы:
— на сумму стоимости материалов	10	71	2 000
— на сумму НДС, выделенную в документах поставщика	19	71	360
3) Возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств	50	71	140

На основании составленного работником авансового отчета и приложенных к нему сопроводительных документов в учете оформлены проводки (табл.

2.2).

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами применяются бухгалтерские проводки, представленные в табл. 2.3.

Таблица 2.3 Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами

Содержание операции	Дебет	Кредит
1) Выданы денежные средства под отчет	71	50
2) Подотчетным лицом произведены расходы, связанные с приобретением оборудования к установке	07	71
3) Подотчетным лицом произведены расходы, относимые к вложениям во внеоборотные активы	08	71
4) Приобретены товарно-материальные ценности за наличные через подотчетное лицо	10 (15, 41)	71

Источник: https://libraryno.ru/2-4-2-buhgalterskiy-uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-buhfinuch1/