Корпоративная карта: насущные вопросы — все о налогах

Корпоративная карта ООО

Доброго времени суток! Сегодня я хочу написать статью о корпоративной карте для ООО.

Довольно часто бывают случаи когда, для организации необходимо приобрести какие-либо товары (канцелярские, хозтовары и т.д.) необходимые для деятельности ООО.

У организации существует несколько способов оплаты данных товаров или услуг:

1. Оплата с расчетного счета ООО;
2. Выдача денег под отчет из кассы организации;
3. Чековая книжка;
4. Корпоративная карта ООО.

Рассмотрим перечисленные варианты оплаты товаров или услуг которые оказываются для организации:

Оплата с расчетного счета ООО

Для этого Вам выставляют счет, который Вы оплачиваете с расчетного счета ООО. В общем-то это обычная практика в бизнесе.

Минусом в данном случае является то, что Вы не получите нужный Вам товар или услугу до момента зачисления денег. На это может потребоваться 1-2 дня. 

А ведь бывает так, что товар нужен уже здесь и сейчас.

Выдача денег под отчет из кассы ООО

Первое о чем надо сказать, чтобы была касса ООО – ее необходимо оборудовать соответствующим образом, выделив отдельное помещение. Это конечно минус.

Помимо этого, даже если у Вас есть оборудованная касса, то есть еще один минус – это бумажная волокита с получением и сдачей подотчетных денег.

Так что, конечно можно оплачивать товары и услуги таким способом, но есть варианты и попроще.

Чековая книжка для ООО

В случае если у Вас нет кассы и все деньги на расчетном счету и необходима наличка для оплаты товаров и услуг Вы можете завести чековую книжку и снимать по ней деньги.

Это считаю полным анахронизмом и прошлым веком. Так, что отметаем этот вариант сразу.

Корпоративная карта для ООО

Вот это именно то что нужно каждому владельцу ООО.

Корпоративная карта представляет из себя обычную пластиковую карту с помощью, которой можно оплачивать все хозяйственные нужды организации.

Стоит отметить сразу, что у корпоративной карты свой собственный счет к которому она привязана.

Для того чтобы пользоваться корпоративной картой её необходимо заказать в банке где открыт расчетный счет Вашей организации.

После получения корпоративной карты организации на ее счету денег не будет.

Для зачисления денег необходимо с расчетного счета ООО, сделать перевод на данную корпоративную карту. Я его делаю удаленно через систему ibank.

Хотя можно сделать и простым платежным поручением, подготовив платежное поручение и сдав его в банк.

Так же Вы должны знать, что у каждой пластиковой карты есть свой месячный лимит.

Я вот на днях заказал золотую корпоративную карту VISA, цена этой пластиковой карты 1500 за год. Лимит 1 500 000 руб. в месяц.

Так же у меня есть карта MasterCard (2шт.) – у них лимит 600 000 в месяц на каждую.

Так что, перед тем как заключать договор на корпоративную карту для своей организации уточните:

• Стоимость пользования картой;
• Месячный лимит расхода денег с карты.

Для приобретения корпоративной пластиковой карты для своего ООО есть еще один неоспоримый плюс – это оплата товаров и услуг в интернете.

Я это к чему говорю, тут не то что покупать товары, а оплачивать услуги систем, через которые электронно сдается отчетность в налоговую, ПФР, ФСС.  Таких систем довольно много, мой бухгалтер пользуется системой Палитра (у них как раз проблема, что они принимают платежи только с корпоративных карт, причина этого мне не известна).

Корпоративная карта ООО выдается для приобретения товаров или услуг для организации ВАЖНО и Вы не можете приобретать себе товары и услуги, которые не касаются работы ООО.

Допускается оплата по пластиковой корпоративной карте расходов директора на мобильную связь и бензин для автомобиля, так как это так же задействовано в работе организации.

Подводя итог статьи, сразу рекомендую, если у Вас ООО получить корпоративную карту. Работать будет значительно проще и бухгалтеру будет так же проще списывать деньги.

Обязательно берите чеки с терминала после оплаты – они потребуются бухгалтеру для отчетности, или Вам в случае если Вы являетесь директором и бухгалтером в одном лице.

Процедура государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью теперь стала еще проще, подготовьте документы на регистрацию ООО совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: «Регистрация ООО бесплатно за 15 минут». Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Совет: В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную «Интернет-бухгалтерию». Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

Мне также удалось достать подарочный промокод для подписчиков моего сайта, по которому Вы сможете получить 3 месяца сервиса бесплатно, чтобы по достоинству оценить его.

Для этого просто введите промокод 74436115 на странице активации подарка.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

На этом все! Если есть вопросы, то задаем в комментарии или в мою группу социальной сети ВК «Секреты бизнеса для новичка».

Всем удачного бизнеса! Пока!

Источник: https://biz911.net/registratsiya-biznesa/registratsiya-ooo/korporativnaya-karta-ooo/

Корпоративная банковская карта

Корпоративная банковская карта — это вид банковских услуг, основанный на доступе к расчетному счету через банковскую карту. Это очень удобный и современный платёжный инструмент, который банки предоставляют своим клиентам.

При этом воспользоваться данной картой могут лишь сотрудники юридического лица, поскольку она связана с расчётным счётом компании. Все платежи и переводы, которые производятся при помощи корпоративной карты, обязаны быть связанными с нуждами организации. Растраты денег в личных целях не приветствуются и, если они были допущены, должны быть возмещены.

Словом, корпоративная банковская карта можно назвать удобнейшим средством оплаты текущих расходов малого бизнеса какой-либо компании, организации, ООО или ИП.

Выпуск корпоративной карты

Важнейшим условием для получения корпоративной банковской карты является наличие у компании расчётного счёта.

Если он уже имеется, ответственному за финансы сотруднику компании останется предоставить денежному учреждению ещё несколько документов.

Как правило, ими оказываются заявление на выпуск карт, реестр, в котором перечислены сотрудники, для которых нужно выпустить карту, и заявки от этих сотрудников.

Все документы должны содержать лишь точные, актуальные сведения. В случае изменения сведений и данных о сотрудниках, руководитель компании или иное ответственное за расчётный счёт лицо обязан оповестить об этом банк. При этом сообщить обо всех изменениях необходимо в кратчайшие сроки. Обычно финансовые учреждения рассчитывают получить новую информацию в течении 2-5 дней.

Приятным бывает и то, что расходы на корпоративные банковские карты обычно довольно незначительны. Чаще всего они легко перекрываются теми выгодами и удобством, которое даёт банковская карта.

Лимиты и контроль

Важной опцией при использовании корпоративных карт является возможность устанавливать лимиты. Руководители компаний имеют возможность заранее решить, какими могут быть траты и ограничить возможные расходы.

Данная возможность хороша тем, что избавляет организации от слишком больших, необоснованных трат и позволяет устанавливать для сотрудников некоторые финансовые рамки, соответствующие их полномочиям.

Полезной услугой является и банковское оповещение. Полученные сообщения помогают руководителям быть в курсе абсолютно всех совершённых сотрудниками операций и дают возможность контролировать деятельность подчинённых.

Блокировка и перевыпуск

Заметную пользу может принести и возможность быстрой блокировки карты. Это очень актуально в ситуациях, когда та была неожиданно потеряна или существует вероятность кражи денег злоумышленниками.

Сама процедура блокировки не потребует от предпринимателей ничего особенно. Достаточно сообщить сотрудникам банка о случившемся и попросить их разобраться с ситуацией. Ну а позднее останется просто перевыпустить заблокированную карту и пользоваться ею вместо потерянной.

Кроме того, многие банки автоматически перевыпускают карты, когда у тех заканчивается срок действия. Эта опция является базовой и не потребует от малого бизнеса никаких действий. Стоит просто в нужное время зайти в банк и забрать новую карту.

Финансовая отчётность

Важной особенностью использования корпоративной банковской карты является то, что полученные с её помощью в банкоматах деньги не должны отображаться в кассах бухгалтерии. И это вполне логично, ведь фактически данные финансы и не бывали в кассе, а были получены прямо с банковского счёта. Таким образом заметно упрощается процедура выдачи денег.

Но данный факт не значит, что их растрата не должна сопровождаться подтверждающими расходы документами. Каждый сотрудник организации, владеющий подобной картой, обязан сдавать отчёты в бухгалтерию или, если бухгалтерии нет, лично руководителю компании.

Правда, большой плюс заключается в том, что сроки написания отчёта, его форма и подробность регламентируется самой компанией. Руководитель может самостоятельно выбрать удобный для себя порядок данной отчётности, установив его соответствующим приказом.

Нецелевые расходы

Как уже говорилось выше, деньги полученные с помощью корпоративная банковская карта, должны тратиться лишь на благо и нужды компании. Но иногда бывают случаи, когда сотрудники превышают свои полномочия или просто тратят деньги на себя. Конечно, финансовый отдел фирмы и сам бизнесмен быстро узнают о данном факте.

В таких случаях можно потребовать у провинившегося работника возмещения или удержать сумму из зарплаты. Правда, данная сумма не может превышать месячный оклад, а суммарное месячное удержание, включающее в себя и подоходный налог, не может быть выше двадцати процентов зарплаты.

Чтобы возместить расходы, превышающие месячную зарплату, придётся обратиться в суд. Или же сам работник может по своей инициативе вернуть потраченные деньги.

Ну а в ситуациях, когда растраты не превышают зарплаты, но остаются достаточно крупными, допускается их многократное удержание из зарплаты, пока не будет компенсирована вся необходимая сумма.

Корпоративная карта и налоговая

Серьёзным вопросом является и сообщение сведений о корпоративных картах в налоговую. Данная информация нужна лишь в тех случаях, когда для корпоративных карт создавался отдельный счёт. В остальных случаях данные об имеющихся картах не представляют для налоговой интереса. Но, если остаются сомнения, лучше просто посетить государственное учреждение и на месте узнать все подробности.

Источник: https://malyybiznes.ru/raschetnyj-schet/korporativnaya-bankovskaya-karta.html

Оформление авансового отчета с использованием корпоративной карты

Прошу проконсультировать по следующему вопросу: на имя руководителя выдана корпоративная карта, при покупке авиабилетов на руководителя и главного бухгалтера оплата была произведена вышеуказанной корпоративной картой, в маршрутной квитанции указан номер и владелец карты (руководитель). Как правильно отчитаться в авансовом отчете, нужно ли пояснить в служебной записке, что данной картой были оплачены билеты для главного бухгалтера?

Специального порядка по оформлению авансового отчета с использованием корпоративной карты не имеется.

Сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Дополнительно к авансовому отчету вы вправе написать служебную записку с указанием, что корпоративной картой были оплачены билеты главному бухгалтеру.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п.

 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

*

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. СогласноИнструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту.* При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на открытие и использование карт

Операции по открытию и использованию банковских карт, выданных сотрудникам для командировок, сопровождаются расходами в виде комиссии банка. При расчете налога на прибыль сумму комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример, как учесть операции по открытию и обслуживанию банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы. При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро.

Кондратьев вернулся из командировки 28 апреля. 30 апреля он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил справку банка о движении денежных средств на счете. Также 30 апреля за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал комиссию в размере 500 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

16 апреля:

Дебет 55 Кредит 51
– 35 000 руб. – перечислены деньги на карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55
– 35 000 руб. – отражена выдача денег под отчет.

30 апреля:

Дебет 26 Кредит 71
– 21 260 руб. (400 EUR × 53,15 руб./EUR) – учтена плата за гостиницу;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 500 руб. – удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по налогу на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав командировочных расходов плату за гостиницу (21 260 руб.), а в группу расходов на услуги банков в составе прочих расходов – комиссию банку (500 руб.).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов).

В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты.* Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г.

№ 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте.

Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа.

Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.

Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г.

№ 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты.

В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты.

В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/qa/142094-qqbss-16-m6-oformlenie-avansovogo-otcheta-s-ispolzovaniem-korporativnoy-karty

Корпоративная пластиковая карта — на что можно тратить?

Шахло:

Несмотря на то, что пластиковые карты вошли в наш обиход совсем недавно: они прекрасно вписываются в нашу современную жизнь.

Положение о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами было зарегистрировано в Министерстве Юстиции РУз в 2005г, то есть уже 10 лет предприниматели имеют возможность воспользоваться всеми преимуществами «корпоративки». Однако, не смотря на десятилетнюю историю использования корпоративных банковских карт, споры вокруг правильности или неправильности расходования денежных средств все еще не затихают.

Так на что можно и нельзя расходовать денежные средства компании с корпоративной карты?

Евгения:

Если делить все платежи на правильные и неправильные, то:

Правильные платежи – все платежи, которые производятся в пользу предприятия, такие как покупка канцтоваров для офиса, заправка служебных автомобилей.

Я особо отмечаю определение «в пользу предприятия», так в аудиторской практике очень часто встречаю оплату личных расходов держателей (материально-ответственных лиц) карты.

Как правило, самыми «злостными нарушителями» Положения являются руководители или собственники предприятий. Аргументация данных расходов очень простая – «это и так мои деньги, трачу как хочу».

В целом да, все активы принадлежат в конечном итоге акционерам и собственникам предприятия, однако не стоит забывать о налогообложении по неправильным платежам с корпоративной карты.

Не правильные платежи — это покупки с помощью корпоративных карт для личных нужд для руководства и собственников предприятия – являются доходом физических лиц, и, следовательно, подлежат налогообложению.

Часто мы рекомендуем руководству предприятия утвердить список «разрешенных» расходов в соответствие с законодательством, и ознакомить сотрудников с этим списком. Это позволит предупредить нарушения изначально.

Шахло:

Расскажите несколько примеров?

Евгения:

Оплата расходов по обедам или ужинам в ресторанах. Обычно руководство сообщает, что проводился обед с потенциальными клиентами или партнерами.

Согласна, такие расходы вполне логичны для бизнеса в целом, однако также необходимы и подтверждающие документы: приказ на проведение данной встречи с указанием цели встречи, отчет о проведенной встрече, чеки и расшифровки со стороны ресторана.

Особого внимания заслуживают случаи, когда держатель карты утверждает, что обедал с потенциальным клиентом, в то время как в расшифровке к чеку указано:  плов – 1 порция, салат – 1 порция. Напрашивается вопрос: кто-то ел, а кто-то смотрел?

Или, например, оплата за интернет дома у руководителя. Аргументация аналогичная – использую интернет дома в нерабочее время для нужд бизнеса. Можно допустить и такое, но где документы, подтверждающее разрешение использования денег предприятия на данные нужды, где расчет заработной платы за сверхурочные часы?

Данные расходы без соответствующей аргументации и подтверждающих документов будут включены в доход держателя карты, и соответственно, будет удержан налог на доходы физических лиц.

Безусловно, пользоваться корпоративной банковской картой удобно: круглосуточный доступ к денежным средствам компании, быстрота проведения оплат, но во избежание нарушений законодательства не забывайте перечитывать нормативно-правовые акты и советоваться со своим бухгалтером или аудитором!

Шахло:

Кому рекомендуется доверить корпоративную карту?

Евгения:

Держатель корпоративной банковской карты в любом случае — юридическое лицо.  Юридическое лицо может уполномочить в качестве держателя банковской карты любого своего сотрудника сотрудника, заключившего с ним договор о полной материальной ответственности.

Шахло:

Может ли быть на предприятии несколько корпоративных пластиковых карт?

Евгения:

Да, конечно может быть несколько. Очень часто руководители разделяют карты или по сотрудникам или по видам покупок. Например, один из сотрудников часто уезжает в командировки – ему одну карту, а для покупки канцтоваров и ГСМ – вторую карту.

Шахло:

Как должно отчитаться материально-ответственное лицо за использование денежных средств?

Евгения:

• Держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет корпоративной банковской карты представлять в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты средствах.
• При использовании корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов держатель корпоративной банковской карты обязан в установленный законодательством срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты суммах.

При оплате корпоративной банковской картой командировочных расходов оригиналы квитанций терминалов и другие документы, имеющие соответствующие реквизиты, установленные законодательством, служат в качестве отчетных документов для бухгалтерии юридического лица, представляемых в соответствии с Инструкцией «О служебных командировках в пределах Республики Узбекистан»

• При оплате корпоративной банковской картой других расходов в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций терминалов с приложением счетов и квитанций об оказанных услугах соответствующими предприятиями торговли и сервиса с проставлением штампа «оплачено» и подписью работника, принявшего оплату через терминал.
• При осуществлении оплаты посредством корпоративной карты за товары для хозяйственных нужд мелким оптом в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций терминалов с приложением товарных счетов и другой документации в соответствии с законодательством.

Шахло:

Какие наиболее часто встречающиеся нарушения при использовании корпоративных пластиковых карт?

Евгения:

• Не допускается зачисление на корпоративную банковскую карту заработной платы и приравненных к ней выплат, пенсий, пособий, стипендий и дивидендов, подлежащих выплате держателю. Также не допускается выдача наличных денежных средств по корпоративным банковским картам.
• Оплата собственных нужд картодержателя.
• Оплата чужих расходов, то есть расходов третьих лиц. Часто бывает, когда в группе несколько компаний.
• Непредоставление отчетов.

Шахло:

Есть ли какие-либо особенности при использовании корпаративных пластиковых карт?

Евгения:

Безусловно есть. Например:

• Предприятия общественного питания вправе приобретать по корпоративной пластиковой карточке алкогольную продукцию и табачные изделия. Расход снятых с нее денежных средств следует подтверждать документами: слипами, квитанциями электронного терминала с приложением счетов, с проставлением штампа «Оплачено» и подписью работника магазина, принявшего оплату через терминал. Подотчетное лицо должно представить отчет в бухгалтерию об использовании средств с пластиковой карточки с указанием наименований приобретенных товаров и их стоимости в сроки, установленные приказом руководителя. К отчету прилагаются подтверждающие документы.
• Покупка подарков сотрудникам. Очень часто на предприятиях руководство принимает решение о покупке подарков в каким-либо датам: новый год, 8 марта, дни рождения и т.д. Часто подарки приобретают с использованием КПК. Оформление покупок ничем не отличаются от покупки обычных товарно-материальных ценностей, однако очень часто забывают, что согласно Налоговому кодексу, не подлежат налогообложению подарки в натуральной форме работникам, полученные от юридического лица стоимостью до 6-кратного размера минимальной заработной платы в течение налогового периода.
• Представительские расходы. Эти расходы должны быть целевыми и, как любой другой расход, заранее спланированы. Установленных законодательством форм по оформлению представительских расходов нет, поэтому целесообразнее предприятию самостоятельно утвердить внутренние формы отчетности по представительским расходам. К примеру:

1) приказ на осуществление представительских расходов (проведение мероприятия или другие цели);

2) программу планируемого мероприятия;

3) смету предстоящих расходов;

4) отчет, составленный по результатам проведенного мероприятия;

5) акт о списании представительских расходов;

6) первичные документы по расходам, которые были произведены непосредственно для проведения мероприятия (по приобретению продуктов, канцелярских товаров и прочее);

7) первичные документы по оплаченным расходам услуг сторонних организаций;

8) договоры (на оказание услуг, покупку ТМЦ и прочее).

#3 Беседы с Шахло Абзаловой (Радио Ташкент): Семейное предпринимательство

28.03.2017

Источник: https://yaran.uz/korporativnaya-plastikovaya-karta/

Карта, привязанная к расчетному счету (корпоративная карта): что это?

Карта, привязанная к расчетному счету — банковский продукт, который выдается компаниям для ведения хозяйственной деятельности. Назначение — оплата следующих расходов:

• Накладных.
• Командировочных.
• Транспортных.
• Представительских.
• Получения наличных.

Характеристики

Корпоративная карта к расчетному счету (второе название привязанного «пластика»):

• Не может применяться для совершения платежей социального сектора, а также для выплаты заработной платы сотрудникам.
• Привязывается к счету юридического лица.
• Представляет собой аналог наличности, передаваемой юрлицу на условиях отчетности.
• Выпускается двух типов — кредитной или дебетовой.
• Допустимое число карт, привязанных к расчетному счету, определяется банковским учреждением.

Когда применяется карта, привязанная к расчетному счету?

В практической деятельности использование корпоративных карт актуально для следующих случаев:

1.Ведение основной деятельности:

• Проведение платежей поставщикам.
• Выплата командировочных работникам организации (сюда же относятся расходы на приобретение ж/д и авиабилетов, суточные, аренда машины и так далее).
• Расчеты за предоставленные услуги, не относящиеся к работе компании.

2.Хозяйственные и накладные расходы:

• Выплаты курьерам, почтовым и иным службам за услуги.
• Приобретение канцелярии, покупка ПО, оборудования для офисов и продукции для обучения.

Использование корпоративных карт подразумевает привязку к налоговому учету. Это возможно в ситуации, когда расходы юрлица подкреплены квитанцией или иной бумагой с учетом требований НК РФ.

Условия получения

Для оформления карты, привязанной к расчетному счету, потребуется:

• Передать перечень работников, которые планируют использовать платежный инструмент, вместе с их заявлениями и доверенностью от организации.
• Подписать соглашение с кредитной организацией (по установленному образцу).
• Пройти процедуру оформления карточного счета и передать требуемый пакет бумаг (в каждом банке может различаться).

Это может быть полезно: При открытии счета в Точке, карты привязанные к р/с выдаются бесплатно в нужном количестве.

Выпуск корпоративной карты к расчетному счету имеет более простой алгоритм при наличии р/с:

• Дистанционное оформление заявления (через систему онлайн-банкинга) по месту обслуживания.
• Получение «пластика» (2-3 дня).
• Установка подходящих лимитов.

Преимущества и возможности

Использование корпоративных карт открывает для компании ряд плюсов:

1. Экономия денег. Нет нужды получать наличность в кредитной организации или доставлять подотчетные средства.
2. Безопасность. Снижаются риски потери или кражи денег, ведь в случае чрезвычайных ситуаций «пластик», привязанный к р/с, легко заблокировать.
3. Управление. Все подотчетные средства находятся под контролем юрлица. Информация передается посредством СМС. Для получения точных данных делается запрос в банковское учреждение с подробной выпиской. Изменение лимита по «пластику», привязанному к р/с, производится в любое время (при необходимости).
4. Доступ 24h. Средства могут использоваться юрлицом в любое время.
5. Расчеты в валюте. Возможности корпоративной карты к расчетному счету позволяют быстро проводить платежи в дензнаках другой страны, где на момент осуществления транзакции находится владелец «пластика». Процесс перевода денег в требуемую валюту автоматический.
6. Повышение возможностей. По законодательству компаниям доступны расчеты наличностью в пределах 100 000 рублей. При наличии «пластика», привязанного к расчетному счету, допускается проведения единовременных выплат на большие суммы.

Также к плюсам карты стоит отнести:

• Возможность прикрепления к одному р/с с общим лимитом.
• Проведение покупок в глобальной сети.
• Применение в качестве чековой книжки.
• Наличие льгот и скидок (зависит от предложений кредитной организации).
• Небольшая стоимость (от 1 тысячи рублей за год).

Карта, привязанная к расчетному счету (корпоративная карта) — мощный инструмент в руках юридического лица, позволяющий упростить многие платежные процессы, экономящий время и деньги.

autor

Источник: https://raschetniy-schet.ru/karta-privyazannaya-k-raschetnomu-schetu-korporativnaya-karta-chto-eto/

Оплата корпоративной картой: как правильно оплачивать и проводить

 В последнее время много вопросов от клиентов поступает по поводу оплаты корпоративными картами: что можно покупать, как провести в бухгалтерии.

Давайте разберемся.

Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету, т.е. у Вас в банке есть расчетный счет и карточный. Вы принимаете деньги от покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный. И уже оттуда оплачиваете какие-то расходы компании.

1. Если карта именная (на ней указано имя генерального директора или иного распорядителя):

Дт 55.4 Кр 51 – перечисление денежных средств с р/с на карточный (на основании выписки по р/с)

Дт 71 Кр 55.4 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (которое указано на карте), проводка формируется на основании предоставленного авансового отчета

1. Если карта неименная (на ней не указано никакого имени):

Можно издать приказ, по которому распорядителем средств является то лицо, которое пользуется картой. Обычно это бывает генеральный директор или лицо, занимающееся закупками. Тогда мы имеем опять конкретное подотчетное лицо, проводки не меняются.

Если такого приказа нет. То можно делать проводки, минуя 71 счет.

Вариант второй: карта привязана напрямую к расчетному счету организации. В этом случае, счет 55.4 не используется.

Дт 71 Кр 51 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (если карта именная или за ней закреплен приказом распорядитель)

1. Если карта неименная, и у нее нет распорядителя, например, это карта Индивидуального предпринимателя или ГД компании, где он и ГД, и учредитель, и единственный сотрудник.

Возможно провести проводки:

Дт 60 Кр 51 – Списание средств на оплату товаров или услуг поставщику (на основании выписки)

Дт 10(41,26,44) Кр 60 – поступление товаров или услуг от поставщика (на основании документов, которые предоставил поставщик)

Следующий вопрос: что можно купить по корпоративной карте?

Во-первых, все, что связано ведением вашей деятельности: материалы, оргтехника, канцтовары, услуги сторонних специалистов и т.п. Все это может быть учтено в расходах вашей организации и уменьшить налогооблагаемую базу.

Во-вторых, можно купить что-то в офис, не связанное ведением деятельности, например, оплатить услуги массажиста, который приходит в офис раз в неделю и делает всем сотрудникам массаж. При этом такие расходы будут считаться осуществленными за счет чистой прибыли (т.е. не будут уменьшать налогооблагаемую базу).

В-третьих, можно купить что-то для себя лично, например, продукты, памперсы для своих детей и т.п. В этом случае, это будет считаться растратой распорядителя карты и будет компенсирована за счет заработной платы.

И еще немного полезных сведений:

– снятие наличных является выдачей подотчет распорядителю (возможно иному лицу);

– заработную плату перечислять с нее можно;

– иным физлицам деньги перечислять можно, не забывайте, что вы являетесь налоговым агентом и обязаны уплатить подоходный налог за этих лиц;

– принимать оплату с карты на карту можно.

Надеемся, что статья была полезна для Вас.

Если у Вас остались вопросы – свяжитесь с нами!

Источник: https://buhlite.ru/lib/oplata-kartoy.html

Карта против наличных

Как избежать проверки банка

Компании жалуются на банки: стоит снять побольше наличных, банк просит доказать, что это не вывод денег.

Налоговой тоже не нравятся наличные, она всё подозревает уход от налогов

Проблема в том, что за наличными не уследить. Когда вы снимаете наличные, госорганы не знают, на что вы их тратите.

Может, компания покупает бумагу, а может — продает на черном рынке с процентом. Поэтому первая проблема наличных — непрозрачность.

Чтобы убедиться, что всё в порядке, госорганы проверяют компании. Налоговая проверяет сама, а Центробанк — поручает банкам.

У Семена магазин с детскими игрушками. Значит, он должен закупать игрушки, платить аренду и выдавать зарплату продавцам.

Банк не видит платежей, зато видит, что Семен несколько раз в месяц снимает наличные. Возможно, Семен расплачивается со всеми наличными, а может, и вовсе не расплачивается, а магазин открыл для вывода денег.

Для проверки банк запрашивает документы: договор с поставщиком, чек, товарную накладную — любые документы, которые доказывают, что Семен официально платит аренду и покупает игрушки.

Такая проверка отнимает время: вместо поиска клиентов Семен сдает документы.

Постановление Центробанка о лимите

Вторая проблема наличных — это лимит. Наличными можно оплачивать не больше 100 000 рублей по одной сделке. Одна сделка — это договор или счет.

Вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдется в 100 000 рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя, а то штраф.

Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда, для ИП — только на рабочие сделки.

У вас ИП и вы покупаете Майбах для себя, отлично — платите наличными. Если арендуете конференц-зал, придется укладываться в 100 000 рублей или отказываться от наличных.

Если неудобно платить со счета и не хотите возиться с наличными, есть еще вариант — банковская корпоративная карта. Вы покупаете бумагу, банк и налоговая видят покупку и не задают вопросы. Еще по карте можно платить сколько угодно, в законе ограничений нет. Арендуете зал для корпоратива за 200 000 рублей, отлично, платите картой.

С картой меньше хлопот, чем с наличными, но правила использования тоже есть.

Откуда берется карта

У карты Модульбанка отдельный счет, он не привязан к основному

Корпоративная банковская карта — это карта компании. Банк выдает ее при открытии счета или по просьбе клиента. Вы открыли счет, поработали с банком месяц, поняли, что всё в порядке и просите карту.

У карты может быть отдельный счет — карточный. В этом случае у вас минимум два счета: основный счет компании и карточный. Есть другой вариант, когда у карты нет отдельного счета и она привязана к основному.

Банк сам решает, будет ли у карты отдельный счет, или нет.

У карты отдельный счет

Карта привязана к основному счету

На карте столько денег, сколько вы перевели на карту. Перевели десять тысяч, можете оплатить покупку на десять тысяч.

На карте все деньги с основного счета. На основном счете два миллиона, картой можно оплатить покупку на два миллиона.

Что делать, если налоговая заблокировала счет

Налоговая не различает карточный и основной счет компании. Если вы получили деньги на карту, оплату надо включить в доход и платить с него налоги. Еще налоговая может блокировать карточный счет вместе с основным. Так бывает, если компания задерживает налоги или отчетность.

Для чего нужна карта

Карта подходит любым компаниям и предпринимателям. Неважно, чем вы занимаетесь: держите такси, магазин или студию дизайна, карта для всех упрощает работу с деньгами. Еще неважно, сколько у вас сотрудников, картой можно пользоваться самим или передать сотрудникам.

Оплачивать покупки компании — ужин с партнерами, аренду зала или товары для перепродажи.

Взять крупную сумму, спрятать в сейфе и брать понемногу с собой. При этом надо помнить о сейфе, иначе придется платить из своих.

Один раз перевести крупную сумму на карту, носить карту с собой и платить, когда надо.

Или взять сразу все деньги с собой и прятать от карманников в бюстгальтере.

Заблокировать карту, если ее украдут. Так деньги остаются под защитой.

Помнить о лимите в 100 000 рублей: больше платить за одну сделку нельзя.

Нет лимита на оплату: платите хоть сто тысяч рублей за сделку, хоть миллион.

Выдавать сотрудникам на покупку канцелярки, подарков, воды в офис или для командировок.

Выдавать сотрудникам на отдельные покупки: самим доставать деньги из сейфа или просить бухгалтера.

Один раз перевести деньги на покупки и больше не отвлекаться.

Или выдать крупную сумму, а потом собирать сдачу, если понадобились не все деньги.

Ждать отчеты сотрудников, чтобы понять, на что ушли деньги, и контролировать расходы.

Посмотреть расходы по карте в личном кабинете и самим узнать, на что сотрудники потратили деньги.

Платить за регулярные покупки — мобильную связь, интернет, такси для менеджеров.

Выдавать сотрудникам под отчет: крупную сумму сразу или частями.

Привязать карту к Яндекс-такси и другим сервисам, и деньги спишутся сами.

Если оплата регулярная — 1000 рублей за телефон, для карты можно указать дату оплаты и сумму, и деньги спишутся сами. Не надо помнить о датах самим или ставить напоминая об оплате.

Собирать выручку c одной или нескольких точек.

Сначала объехать магазины, забрать наличные, потом положить их на счет.

Отдать карту кассирам, чтобы они сами положили наличные. А вы переведете деньги с карты на счет одним кликом.

Оплачивать личные расходы, если вы ИП на упрощенке 6% или на 15%, но не учитываете покупки в расходах.

Перевести деньги со счета ИП на личный и заплатить комиссию за перевод

Перевести деньги со счета ИП на карту для ИП и не платить комиссию, потому что это внутрибанковский перевод.

С карты покупать хлеб, билеты в кино или книги. Отчитываться за расходы не надо.

В целом подход такой: если вы что-то оплачивали наличными, оплачивать можно картой. Кроме одного исключения — карта не подходит для зарплаты. Для зарплаты вам понадобится зарплатный сервис от банка, а сотрудникам — зарплатные или личные карты.

Расплачиваться картой

Корпоративная банковская карта — то же самое, что обычная, только для компании, а не человека. Компания оплачивает картой расходы на командировки, закупку бумаги для принтера, рекламу в интернете. Это общее правило.

Остальные правила зависят от формы собственности и налогообложения.

ИП на упрощенке 6% используют корпоративную карту, как личную, ограничений нет. Картой можно расплачиваться в магазинах или отправлять деньги родителям.

ИП на упрощенке 15% или основной системе налогообложения. На этих формах налогообложения налог считается с учетом расходов. Поэтому тратить деньги можно как угодно, но если вы хотите учесть эти расходы при расчете налогов, сохраните квитанции и чеки и запишите расходы в Книгу учета доходов и расходов.

Юрлицо. Картой компания может оплачивать только нужды компании: рекламу на фейсбуке, представительские и командировочные расходы, канцелярские товары.

Если владелец компании купит страховой полис на деньги компании, это незаконно. Налоговая попросит доказать, зачем компании полис и кому принадлежит машина для этого полиса. Если выяснит, что у компании машины нет, компанию ждет штраф.

То же самое с техникой: нельзя просто так купить Айфон с карты, надо доказать, что телефон нужен компании, именно такой марки и модели. Иначе налоговая заподозрит незаконный вывод денег, выставит штраф и потребует доначислить налоги.

Отчитываться о покупках

Как отчитаться за наличные

Бухучет для карты такой же, как для наличных. Налоговый кодекс не различает траты наличными и по карте. Если вы ООО или ИП, у которого налог зависит от расходов, вы готовите приказ о тратах, записываете расходы в Книге учета доходов и расходов и собираете отчеты о покупках. Всё как для наличных.

Самое главное — сохраняйте чеки и квитанции об оплате картой. В обычных магазинах это товарные чеки и накладные.

Для сервиса в интернете — это электронная квитанция. Электронную квитанцию присылает платежный агент — компания, через которую проходят деньги, например Яндекс-деньги или Робокасса. В электронной квитанции будет написано, сколько, за что, кому и когда вы заплатили. Это и будет подтверждением расходов компании.

Пополнить карту

Есть несколько способов положить деньги на карту.

Перевести между счетами — с основного счета компании на карточный. Отчитываться за перевод не надо, потому что вы переводите с своего счета на свой же. У налоговой вопросов не будет. В Модульбанке перевод занимает несколько секунд:

Возможно, банк возьмет комиссию за перевод со счета на карту, но такое бывает редко. На всякий случай, спросите свой банк о комиссии или посмотрите тарифы. В Модульбанке перевод бесплатный.

Перевести из другого банка. Если переводите со счета компании в другом банке, отчитываться не надо, но будет комиссия за межбанковский перевод.

Если переводите с чужого счета, налоговая примет деньги за доход. Поэтому с них придется заплатить налог и подтвердить: за что вы получили деньги и от кого.

Внести наличные через банкомат. Это законно, главное, соблюдать правило — подтверждать документами. Если получили наличные от покупателя, вы должны отправить налоговой сведения о покупке. Для этого нужна касса.

Если наличные ваши и вы решили дать деньги своей компании, сначала наличные надо оформить через бухгалтера.

За пополнение карты через банкомат банк может взять комиссию. В Модульбанке пополнение бесплатное на Оптимальном и Безлимитном тарифах, но в вашем банке может быть по-другому.

Выдать карту сотрудникам

Банк может выдать одну карту или несколько, это зависит от банка и вашего желания. Если вы владелец компании, вы вправе передать эти карты любым сотрудникам, но только штатным. Дизайнер работает на вас по договору подряда, значит, ему не полагается карта.

Вы не обязаны оформлять документы к карте: решили выдать карту Маше и выдаете. Но, возможно, налоговой такое не понравится, потому что непонятно, на что вы собираетесь тратить деньги.

Чтобы избежать разборок, сделайте приказ о картах. Его можно сделать один раз и пользоваться всю жизнь компании. Официального шаблона приказа нет, но вот что лучше написать:

Кто из сотрудников может использовать карту. При этом писать конкретных сотрудников необязательно. Подойдет, если укажете должность.

Компания выдает корпоративную карту секретарю, маркетологу и коммерческому директору.

Для каких расходов. Можно указать тип расходов или написать конкретно

Картой можно оплачивать представительские, командировочные и хозяйственные расходы.

Секретари используют карту для закупки воды в офис и канцелярских принадлежностей. Маркетолог — для подарков клиентам, мероприятий для клиентов.

Лимит оплаты по карте для сотрудников

Маркетолог тратит по карте не больше 5000 рублей в месяц.

Как отчитываться за расходы

Отчитываться раз в месяц. В отчете писать стоимость покупки, что купили, зачем и дату. К отчету приложить чеки.

Как составить отчето расходах

Отчитываться за перевод с основного счета на карту не надо. Пока сотрудник не потратил деньги, они не считаются подотчетными. Поэтому вы собираете отчеты только за покупки. На карте 20 000 рублей, а сотрудник потратил пять — у вас должен быть отчет на пять тысяч.

Отчетность по карте и наличными — одинаковая: если у вас есть шаблон для наличных, используйте его для карты.

Контролировать расходы

Есть риск, что сотрудник спустит деньги на бары и новый Айфон. Чтобы такого не случилось, ограничьте работу с картой.

Установите лимит на оплату: на разовую оплату, на расходы за рубежом — любое ограничение, которое позволит ваш банк.

Сделайте приказ об использовании карты. В приказе напишите, на что можно тратить деньги, в каком объеме и что будет если потратить деньги на себя или не отчитаться за покупки. Писать можно любыми словами, главное, оставить суть: если сотрудник не отчитается или спустит деньги на коньяк, компания спишет расходы с зарплаты.

Трудовой кодекс разрешает списывать долг с зарплаты — ст. 137, ТК

По закону вы вправе списать такой долг перед компанией без приказа, это разрешает Трудовой кодекс. Возможно, сотрудник попробует оспорить списание, и тут выручает приказ.

Перед тем как выдавать карту, покажите приказ сотруднику и попросите подписать заявление в духе: «Я Маша Иванова, приказ видела, с условиями согласна». Теперь Маша знает, что с карты покупать туфли нельзя.

Привяжите карту к своему телефону или любому, который у вас под рукой. Если сотрудник купит шоколадки, вы об этом узнаете в смс. Еще траты показывает личный кабинет банка. Модульбанк показывает покупки вот так:

Карта работает как наличные: по карте можно покупать тоже самое, что за наличные, отчетность одинаковая, а продавцам всё равно как брать ваши деньги. Хоть картой, хоть наличными, лишь бы вы платили.

Главное отличие — это реакция госорганов. Госорганы с подозрением относятся к наличным, потому что не знают, на что вы их тратите. А вот карты госорганы любят, поэтому меньше задают вопросы. Если нет времени на разборки, подумайте о корпоративной карте для себя и сотрудников.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/card

Какие схемы ищут налоговики, проверяя использование банковских карт

Банковская карта долгое время оставалась одним из наиболее удобных и относительно безопасных для компании способов получить наличные денежные средства. Завести карту очень просто.

Банки с удовольствием открывают карточные счета всем желающим независимо от благосостояния и дохода — достаточно иметь паспорт. Держателями карт могут быть и юридические лица.

Учитывая разветвленную сеть банкоматов, снять наличные можно довольно быстро.

Однако в последнее время налоговики стали обращать пристальное внимание на операции, проводимые с использованием банковских карт. Как правило, проверяющие ищут в таких операциях признаки незаконного обналичивания денежных средств.

Банковские карты зависимых лиц редко используют для обналички

Банковские карточки, оформленные на связанное с компанией лицо (владельца, директора, работника), используют, в основном, для проведения вполне законных операций: списания средств в виде заработной платы, различных представительских и командировочных расходов.

Ведь любые переводы на карту взаимозависимого лица со счета компании обнаружат при первой же налоговой проверке, и вопросов по этим перечислениям будет предостаточно. Незаконную обналичку через такие карты на практике проводят лишь неискушенные люди.

Однако налоговики при проверке все равно ищут тут схему.

На командировочные и представительские расходы средства выдаются под отчет. А значит, получившее их лицо должно представить авансовый отчет (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.11 № 373-П). Здесь возможны следующие варианты.

В случае обоснованности и надлежащего документального подтверждения этих расходов суммы уменьшат прибыль компании. При этом у физлиц-получателей не возникнет облагаемого НДФЛ и страховыми взносами дохода.

Налоговики же при проверке ищут случаи, когда авансовый отчет составлен, но остаток денежных средств по нему не возвращен. Либо авансовый отчет не составляется вовсе.

В первом варианте компания вправе удержать эти средства из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Такое удержание производится не позднее одного месяца, установленного для возврата аванса (три рабочих дня с окончания срока, указанного при выдаче денег под отчет).

После этого взыскание возможно только в гражданско-правовом порядке. Срок исковой давности для такой задолженности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Источник: https://bankir.ru/publikacii/20130513/kakie-skhemy-ishchut-nalogoviki-proveryaya-ispolzovanie-bankovskikh-kart-10003402/

Корпоративная карта: как безопасно снимать наличные

Корпоративная карта очень удобный инструмент для бизнеса. Особую популярность корпоративные карты приобрели у малого бизнеса. И это обосновано. Малый бизнес не использует в своём обороте большое денежных средств, поэтому и снятие наличных происходит в разумных пределах.

Однако, в последнее время государство активно борется с обналичиванием денежных средств. В этой связи налоговики и контролирующие органы обратили пристальное внимание и на этот сегмент.

Корпоративная карта: снял деньги значит обналичил

Стало опасно получать наличные по корпоративным картам. Банки контролируют такие операции (Методические рекомендации от 21.07.2017 № 19-МР). А теперь и налоговики увидели в них схемы. Из-за этого компаниям стоит ограничить снятие по картам и давать пояснения на каждый запрос налоговиков.

Банки и налоговики подозревают обналичку, если компания снимает деньги с карт. По данным ЦБ, с прошлого года объем таких операций вырос с 270 до 350 млрд рублей за квартал. Суммы безналичных платежей по корпоративным картам вдвое меньше.

В Центробанке уверены, что значительная часть снятых денег — это незаконная обналичка. Налоговики отслеживают операции по карте. Если сотрудник получил с нее деньги, налоговики пишут компании, что нашли у нее обналичку, и интересуются целью.

Такие письма получают уже многие. Даже если не снимать деньги с карт, компания может получить запрос из налоговой по операциям.

Опасно перечислять на корпоративные карты один или два раза в месяц одинаковые суммы. Об этом предупредили налоговики. Они подозревают, что компания таким способом выдает зарплату.

Если не направить пояснения, возможна выездная проверка. Во время ревизии инспекторы спросят сотрудников, что за суммы они получали на карты.

При осмотре помещения будут искать расчеты черных зарплат и другие лишние бумаги.

В этой связи, заранее планируйте количество и переодичность снятия наличных денежных средств с корпоративных карт. Не давайте сотрудникам беспрепятственный доступ к корпоративной карте.

Оформляйте снятие денежных средств с корпоративной карты первичными бухгалтерскими документами и проверяйте сотрудников на предмет выполнения этих требований. Проведите профилактические беседы с сотрудниками на предмет правильного и установленного порядка ведения бухгалтерской и финансовой дисциплины.

Пояснения сотрудников, в случае проверки, должны совпадать с оформленными финансовыми документами в организации.

Если все-таки в отношении вашей организации проводится выездная проверка на предмет обналичивания, не тяните, бегите к знакомым юристам. Последствия это проверки могут быть очень для вас печальными.

Источник: https://pravo-rus.com/blog_andreya_larina/korporativnaya-karta-kak-bezopasno-snimat-nalichnye.html

Актуальные вопросы использования корпоративной карточки

Банковские платежные корпоративные карточки международной платежной системы (VISA, MasterCard и др.) могут быть оформлены к счетам в белорусских рублях и иностранной валюте. Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы, связанные с использованием таких карточек.

1. Кто может использовать корпоративную карточку?

Ответ: Использовать ее может физическое лицо – держатель . Он получает доступ к банковскому счету организации, к которому оформлена эта карточка.

Полагаем, что держателем корпоративной карточки может быть только работник организации. То есть физическое лицо, с которым организация заключила трудовой договор .

Средства, которые работник – держатель карточки использует со счета, к которому открыта карточка, признаются денежными средствами, выданными ему под отчет .

Корпоративные карточки могут быть именными и неименными. Именную корпоративную карточку вправе использовать работник — держатель карточки, чьи фамилия и имя нанесены на заготовку этой карточки. Неименную корпоративную карточку, на которой не указаны данные о держателе, можно выдать любому работнику организации. Работник, которому выдана такая карточка, признается ее держателем .

Использование корпоративных карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек, запрещается .

 2. На какие цели можно использовать корпоративную карточку?

Ответ: Корпоративная карточка используется ее держателем для:

— получения наличных денежных средств;

— проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами.

Конкретные цели использования корпоративной карточки в законодательстве прямо не указаны. Определяются они организацией самостоятельно. Например, корпоративную карточку можно использовать для оплаты расходов, связанных:

— с хозяйственной деятельностью организации;

— со служебными командировками работников — держателей карточек.

При этом нужно учитывать нормы валютного законодательства, порядок осуществления безналичных и наличных расчетов на территории Республики Беларусь, условия договора об использовании корпоративной карточки и режим счета, к которому оформлена карточка .

Цель использования корпоративной карточки целесообразно указать:

— в приказе, в соответствии с которым производится выдача такой карточки (например, в приказе о командировании работника);

— в регистре, предназначенном для учета и регистрации выдачи корпоративных карточек (если он ведется в организации).

Пример 1
В организации открыт текущий (расчетный) счет в белорусских рублях с использованием корпоративной дебетовой карточки.

Можно ли использовать указанную карточку для безналичных расчетов за канцелярские товары, которые будут приобретены для нужд организации в розничной торговле на территории Республики Беларусь? Договор текущего (расчетного) счета с использованием указанной карточки не содержит запрета на осуществление данной операции.
В законодательстве нет запретов на осуществление безналичных расчетов посредством корпоративной карточки за товары на территории Республики Беларусь при условии соблюдения очередности платежей . Корпоративная карточка может быть выдана на цель, указанную выше, поскольку ни договор, ни законодательство не содержат запрета на осуществление таких расчетов.

3. Надо ли приходовать «наличку», снятую с корпоративной карточки, в кассу организации?

Ответ: Снятие наличных денег с корпоративной карточки осуществляется ее держателем для дальнейшего осуществления им расчетов наличными деньгами на те цели, на которые выдавалась указанная карточка.

Держатель карточки не может передать данные денежные средства другим лицам, а должен использовать их и отчитаться за их использование лично .

Исходя из вышеизложенного снятая «наличка» не приходуется в кассу организации, а признается подотчетной суммой.

 4. Существуют ли ограничения на расчеты наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки?

Ответ: Да, ограничения есть.

Ограничение 1. Работник — держатель корпоративной карточки может на территории Республики Беларусь снять с использованием этой карточки наличные белорусские рубли для расчетов с организациями (ИП) за товары (работы, услуги) в сумме, определенной руководителем организации (но не более 100 базовых величин в день) .

Ограничение 2. Держатель корпоративной карточки не может рассчитаться наличными белорусскими рублями, полученными с использованием корпоративной карточки, за алкогольные и табачные товары, приобретаемые по договорам, заключенным с организациями, осуществляющими их оптовую торговлю .

Кроме этого, в договоре к счету, к которому выдана корпоративная карточка, по согласованию с организацией могут предусматриваться различного рода ограничения:

— лимиты на снятие наличных денежных средств;

— ограничение стран и регионов использования карточки и т.д. .

5. Как работнику отчитаться за использование корпоративной карточки и в какие сроки это нужно сделать?

Ответ: Использование корпоративной карточки работником организации — держателем карточки приравнивается к выдаче ему подотчетных сумм.

При этом денежные средства считаются полученными работником под отчет не в момент выдачи ему корпоративной карточки, а в момент использования этой карточки.

То есть в момент получения наличных денег или проведения безналичных платежей с использованием карточки.

За использование денежных средств работник должен отчитаться перед бухгалтерией. Форма отчета об израсходованных суммах разрабатывается в организации самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам . К такому отчету прикладываются подтверждающие документы, в числе которых обязательно должен быть:

— карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем);

— либо подтвержденная банком выписка по счету, к которому выдана корпоративная карточка .

Сроки представления указанного отчета следующие.

Если корпоративная карта выдана на расходы, связанные со служебной командировкой в пределах и за пределами Беларуси, отчет представляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия .

Пример 2
Работник организации командирован за границу на 5 дней с 24 по 28 июля 2017 г. Аванс перечислен на счет в евро, к которому оформлена корпоративная карточка MasterCard. Указанная карточка выдана работнику 21 июля текущего года.

Работник вернулся из командировки 28 июля 2017 г. Часть расходов оплачена работником наличной валютой, полученной с использованием корпоративной карточки, часть — безналичным путем.

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты должен быть представлен работником не позднее 18 августа 2017 г.

Если корпоративная карта выдана на предстоящие расходы на территории Беларуси, то:

— при осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки отчет представляется не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты;

— при смешанной форме расчетов (частично в безналичной форме, частично в наличной форме) — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты;

— при расчетах только наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки, отчет представляется не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства .

Пример 3
Работнику организации 26 июля 2017 г. выдана корпоративная карточка VISA в белорусских рублях для приобретения им канцелярских товаров. На следующий день (27.07.2017) работник получил в банкомате с использованием данной карточки наличные деньги в сумме 39 руб.

и приобрел необходимые канцелярские товары на сумму 36 руб.

Руководителем организации установлено, что наличные деньги выдаются при осуществлении хозяйственных расходов, производимых в месте нахождения организации, на срок не более 3 рабочих дней, включая день выдачи (день их получения с корпоративной дебетовой карточки).

Срок, на который выданы денежные средства посредством корпоративной дебетовой карточки, истекает 31 июля 2017 г. Не позднее 3 августа 2017 г. работник должен вернуть неиспользованный остаток в сумме 3 руб. (39 руб. – 36 руб.).

Источник: https://ilex.by/aktualnye-voprosy-ispolzovaniya-korporativnoj-kartochki/

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

• делаете займ компании;
• возвращаете средства;
• вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения.

А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами.

Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

—

Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

Что такое корпоративная карта для юридических лиц

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно.

Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги.

Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя.

По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение.

С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

• расходы командированных сотрудников;
• представительские траты;
• оплата услуг коммунальных служб;
• расчет с поставщиками;
• оплата канцтоваров;
• оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка.

Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период.

Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет.

Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями.

Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт.

Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

• список разрешенных операций по пластиковой карте;
• лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
• сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
• порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
• список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
• предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
• ответственность за нарушение правил положения.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы.

С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов.

Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств.

Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков.

Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

• Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
• Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
• Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами.

Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу.

Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

1. Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
2. Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
3. Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
4. Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
5. Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
6. С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
7. При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
8. Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.

Источник: https://znatokdeneg.ru/uslugi-bankov/plastikovye-karty/chto-takoe-korporativnaya-karta-dlya-yuridicheskih-lits.html