Копию паспорта в личное дело просто так не положить — все о налогах

Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов

В личных делах сотрудников можно хранить ксерокопии паспорта, военного билета, ИНН, страхового свидетельства? Если нет, то, в каком нормативном акте это прописано.

1. Перечень документов которые должны быть приобщены к личному делу установлен для государственных гражданских служащих, в котором прописано, что к личному делу приобщается копия паспорта, военного билета, ИНН, страхового свидетельства. (п. 16 Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609)

2. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

3. По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 г. № А53-12557/2013).

Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб. по ст. 13.11 КоАП РФ. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013, от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013).

4. Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников.

Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили.

Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно (п. 4 ст.

21 Закона от 27.06.2006 г. № 152-ФЗ). Если вам понадобилась копия личного документа сотрудника для конкретной цели, каждый раз снимайте ее с оригинала документа.

Также оформите отдельное согласие на обработку данных.

Обоснование

Формирование личного дела

Как сформировать личное дело сотрудника

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для большинства организаций форма систематизации персональных данных.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включают следующие документы:

 внутренняя опись документов дела;

 личный листок по учету кадров;

 анкета;

 дополнение к личному листку по учету кадров;

 автобиография;

 заявление о приеме на работу;

 должностная инструкция;

 характеристики и рекомендательные письма;

 личные заявления работника;

 трудовой договор;

 копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

 аттестационные листы;

 отзывы должностных лиц о работнике;

 фотографии;

 лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № А53-12557/2013).

Исключение существует для государственных и муниципальных служащих. Кадровики обязаны вести личные дела таких сотрудников и хранить в них ряд документов. Например, копии паспортов.

Порядок ведения личных дел и перечень документов, которые должны храниться в личном деле, предусмотрены Указом Президента РФ от 30.05.

2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб. по статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013, от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013).

Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников.

Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили.

Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно (п. 4 ст.

 21 Закона от 27 июня 2006 г. № 152-ФЗ). Если вам понадобилась копия личного документа сотрудника для конкретной цели, каждый раз снимайте ее с оригинала документа.

Также оформите отдельное согласие на обработку данных.

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Вопрос из практики: обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст.

 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г.

№ 609.

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

 в ГОСТ Р 6.30-2003. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст;

 в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Хранение личных дел

Как хранить личные дела сотрудников

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

 Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.

При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст.

 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Ревизия личных дел

Как провести ревизию личных дел сотрудников

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

 внутренняя опись;

 анкета;

 личный листок по учету кадров;

 дополнение к личному листку;

 лист-заверитель.

Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. Оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В личное дело внесите персональные данные гражданского служащего.

Также укажите другие сведения, которые связаны с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. Если нужно получить данные у третьей стороны, известите служащего заранее о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации. А также получите его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Внимание: Государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры по обеспечению выполнения обязанностей, предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа.

Кроме того, в целях внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям, операторы должны организовать периодические проверки условий обработки персональных данных.

Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211.

Состав личного дела

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами.

В итоге в личное дело гражданского служащего могут включаться следующие документы:

1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).

2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.
3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

4. Копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

5. Копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.

6. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).

Читайте также:  Экспорт в белоруссию - декларация по ндс в 2018 году - все о налогах

7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).

8. Копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.

10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.

11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

12. Копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.

13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.

14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.

15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).

16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.

17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.

19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).

20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.

21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).

23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.

24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.

25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:

 о его политических, религиозных и иных убеждениях;

 частной жизни;

 членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).

Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Источник: https://www.budgetnik.ru/qa/2352802-hranenie-v-lichnyh-delah-sotrudnikov-kserokopiy-dokumentov

Что могут сделать мошенники с копией паспорта? Обзор способов мошенничества и рекомендации :

Паспортные данные, которые содержат информацию о владельце, всегда пытались заполучить мошенники. Сегодня благодаря новым технологиям преступники, которые имеют данные владельца паспорта, могут нанести материальный ущерб человеку.

Многие юристы утверждают, что мошенничество с копией паспорта распространено в России и других странах СНГ, поэтому стоит быть бдительным и держать свои данные в секрете.

Давайте разберемся, что могут сделать мошенники с копией паспорта, какие есть варианты использования этой информации преступниками и насколько реальна такая возможность вообще. Об этом далее и пойдет речь.

Что могут сделать мошенники с копией паспорта?

Мошеннику вовсе не обязательно иметь оригинал паспорта, достаточно иметь лишь ксерокопию. Также можно любым другим путем завладеть данными, что не является достаточно сложной задачей. Отметим, что использовать полученную информацию мошенники могут сразу же, а могут выждать кое-какое время. В любом случае для владельца документа это может закончиться материальным ущербом.

Конечно, могут быть разные условия для осуществления преступления, однако если обстоятельства складываются благоприятно для преступника, то он сможет:

  1. Получить кредит в банке.
  2. Переоформить недвижимость.
  3. Осуществлять управление банковскими карточками.
  4. Произвести регистрацию фирмы.
  5. Оформить долговые обязательства.
  6. Получить законный дубликат документа, что в дальнейшем позволит ему осуществлять мошеннические действия.
  7. Совершать какие-либо действия в интернете от лица владельца документа.

Здесь перечислены основные ситуации, однако фантазия аферистов постоянно развивается, поэтому изощренные пути использования личной информации исключать нельзя. В любом случае, мошенничество с личными данными гражданина направлено на отсутствие бдительности человека, халатное обращение с паспортом, доверие и невнимательность.

Можно ли по ксерокопии паспорта взять кредит?

Получение кредита по чужому паспорту или ксерокопии – это один из самых распространенных видов мошенничества, который можно провернуть, если на руках есть ксерокопия. Однако для осуществления такого преступления необходимо иметь связи в самом банке.

Чаще всего достаточно просто вступить в сговор с сотрудником банка, который закроет глаза на то, что человек при получении кредита предоставляет не свой документ.

Владельцу затем будет сложно доказать свою непричастность, а доказывать придется в ходе судебного разбирательства с банком.

Говоря о том, что могут сделать мошенники, имея копию паспорта, стоит обратить внимание и на то, что сегодня существуют компании, которые в режиме онлайн могут предоставить кредит своему клиенту. Для оформления кредита достаточно всего лишь копии документа.

Открытие фирмы

При регистрации какого-либо предприятия предоставление паспортных данных обязательно. Предоставив копию чужого паспорта, можно с некоторой долей вероятности оформить компанию на человека, который вообще ничего не подозревает.

Далее с компанией можно делать что угодно, ведь все проблемы с налоговой лягут на плечи человека, которого банально обманули. По сути, он станет владельцем подставного бизнеса. Именно подставного, ведь нет смысла открывать на третье лицо компанию просто так.

Всегда такие фирмы используются для проведения мошеннических действий. Естественно, рано или поздно фирму закроют, и в отношении ее руководства будет проводиться расследование. Человек, на которого она была оформлена (потерпевший), пострадает в первую очередь.

Вот к чему может привести использование паспортных данных мошенниками, но и это не все.

Другие варианты

Также в судебной практике достаточно много случаев мошеннического переоформления недвижимости или автомобилей. При этом также используются обычные копии документов.

В некоторых случаях владельцам вообще не удается вернуть свое имущество или доказать, что он не брал кредит в банке. На это могут потребоваться годы судебного разбирательства, и не факт, что суд оправдает потерпевшего. Самих мошенников, скорее всего, не найдут.

Теперь вы понимаете, какие есть виды мошенничества с копиями паспортов. Конечно, осуществить описанные выше способы достаточно сложно, но не невозможно.

При наличии связей у мошенника в банке он сможет вступить в долю с работником этого самого банка и поделиться кредитом, который тот одобрит.

Вот что могут сделать мошенники с копией паспорта, однако с каждым годом придумываются другие способы использования данных паспортов.

Заверенная копия паспорта

Юридическую силу приобретает заверенная у нотариуса копия паспорта. В тех местах, где копию документа вообще не принимают, заверенную у нотариуса ксерокопию паспорта могут принять. Поэтому при заверении копии за ней нужно следить так же внимательно, как и за самим паспортом. Потерю такого документа можно приравнять к потере самого паспорта, ведь он обладает юридической силой.

Отсюда возникает и идея для нового мошенничества: мошенники могут собирать копии паспортов, заверять их у нотариуса и более успешно использовать их в своих схемах. Конечно, для этого необходимо иметь знакомого нотариуса, который будет заверять такие копии. Однако вряд ли найдется настолько глупый нотариус, который будет подобным заниматься. Его легко вычислить и привлечь к ответственности.

Способы получения данных

Многим будет интересно знать, как мошенники могут получить копию паспорта. Между тем существует очень много способов это сделать, однако самый распространенный из них – сговор с фирмами, которые предоставляют услуги ксерокопии. Поэтому, обратившись в какую-нибудь контору, где вам за копейки сделают ксерокопию, всегда есть вероятность оставить свои данные мошенникам.

Уже этой копии будет достаточно для регистрации в онлайн-играх, открытия электронного кошелька, создания учетной записи на сайтах знакомств и т.д.

Также копии паспортов есть у крупных компаний с собственной базой данных: банковских учреждений, операторов мобильной связи, коллекторов и т.д. Утечка информации возможна даже в тех учреждениях, которые пользуются доверием своих клиентов. Все зависит от одного лишь сотрудника, который имеет доступ к базе.

Также копия требуется для оформления туристической поездки – ее оператор отправляет в свой головной офис. Получение аттестата платежной системы, регистрация доменного имени и т. д. – все эти операции требуют подтверждения личности с помощью всего лишь копии документа.

Следовательно, есть множество способов, как мошенники заполучают паспортные данные, так что этому удивляться не стоит. И хотя есть специальный закон «О защите персональных данных», многие компании не брезгуют продавать паспортные данные третьим лицам, ведь доказать факт продажи такой информации чрезвычайно сложно.

Способы себя обезопасить

Обезопасить себя на 100% невозможно. Как вариант, необходимо просто следить за действиями человека, которому вы предоставляете свой паспорт. А если нужно сделать ксерокопию, то важно следить, чтобы человек «случайно» не сделал лишнюю копию. Если уж и сделал ее, то пусть либо отдаст ее вам, либо порвет на части в вашем присутствии.

Если есть хотя бы мельчайшие подозрения на то, что ваши паспортные данные пытаются использовать, то необходимо обращаться в правоохранительные органы.

И даже если мошенникам удастся оформить на вас кредит, то вы легко сможете доказать, что кредит оформляли не вы, а мошенники. Заявление в полицию с указанием конкретной даты будет отличным подтверждением.

Мошеннику же грозит наказание в виде лишения свободы, однако конкретный срок зависит от тяжести преступления и степени нанесения ущерба.

А вообще, свой паспорт нужно всегда держать при себе, нельзя позволять никому его фотографировать и тем более терять.

В заключение

Теперь вы знаете, что могут сделать мошенники с копией паспорта, и, возможно, будете более бережно относиться к данному документу и его ксерокопии. Впрочем, в судебной практике множество случаев, когда потерпевшего оправдывали, ведь следствию достаточно легко проверить, его ли подпись стоит под заключенным договором между ним и банком.

Источник: https://www.syl.ru/article/349029/chto-mogut-sdelat-moshenniki-s-kopiey-pasporta-obzor-sposobov-moshennichestva-i-rekomendatsii

Личное дело сотрудника — Все о кадрах

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Читайте также:  Забалансовый счет 006 - бланки строгой отчетности - все о налогах

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации.

Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику.

В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

              Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров
2 Личный листок по учету кадров
3 Автобиография
4 Копия диплома об образовании
5 Трудовой договор
И т.д.

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Лист-заверитель дела N

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел.

Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Читайте также:  Какой срок сдачи декларации по есхн за 2016–2017 годы? - все о налогах

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).

Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст.

 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности.

Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст.

 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.

Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов.

Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет.

Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Источник: http://info-personal.ru/priem-rabotnikov/lichnoe-delo-sotrudnika/

У россиян перестанут требовать копию паспорта — мк

Речь идет о случаях, когда гражданину нужно оформить, например, страховку или договор купли-продажи

06.04.2017 в 14:58, просмотров: 10919

Запретить банковским клеркам и менеджерам в салонах сотовой связи требовать у граждан копию паспорта предлагают общественники. Кроме того, активисты хотят распространить такой запрет и на чиновников из центров госуслуг.

По предложению сейчас идет онлайн-голосование на портале российской общественной инициативы. Авторы предлагают внести поправки в закон «О персональных данных». Если они будут одобрены, юридическим лицам и чиновникам будет запрещено требовать от граждан копию их паспорта, а также снимать такие копии самостоятельно.

Общественники сетуют, что сейчас копия, снимок или скан паспорта почему-то требуется всем: от сотрудников МФЦ при оформлении льгот и заявлений в госорганы до продавцов в обычных магазинах. Например, менеджер может молча отправить в сканер документ покупателя, если тот решил вернуть товар.

Также без копии паспорта клиента не могут обойтись менеджеры в салонах связи при продаже телефона или сим-карты, страховщики при оформлении полиса на машину и врачи частных клиник.

Активисты полагают, что огромное количество таких копий в итоге оказываются в руках мошенников, которые берут кредиты и оформляют «левые» фирмы на ни о чем не подозревающих граждан.

При этом, как отмечают авторы инициативы, прямого запрета на копирование чужих документов в нынешнем законе нет. Поэтому, если клиент начинает конфликтовать и не хочет отдавать свой паспорт в чужие руки, менеджер имеет полное право сослаться на внутренний регламент фирмы.

Если же поправки будут приняты, процедура оформления покупок, страховых продуктов и даже госуслуг может измениться. Клерк или продавец должен будет просто переписать паспортные данные гражданина на бумажный носитель. Если записи верны, клиент поставит под ними свою подпись.

Затем данные будут внесены в договор купли-продажи, полис или медицинскую карту.

Татьяна Антонова Заголовок в газете: Копию паспорта станут защищать от мошенников почти так же, как оригинал

Опубликован в газете «Московский комсомолец» №27365 от 7 апреля 2017 Тэги: Клиники   

«Отравители Скрипалей» найдены: расследование выявило неожиданные фактыЖена Навального ответила на обращение ЗолотоваКадыров прокомментировал конфликт Тимати и Хабиба НурмагомедоваРоссийский пловец пригрозил сделать из главы Росгвардии «кильку в томате»44-летняя беременная Мария Порошина развелась с мужем: фото актрисыЗвезда «Дома-2» доказывает беременность от Александра Серова: фотопортфолио Дарьи ДрузьякКозловского снимет его возлюбленная: фотопортфолио красавицы-режиссера Ольги ЗуевойХабенский с женой, Цыганов и Снигирь вышли в светФото подозреваемых в отравлении Скрипалей: меняли одежду, несли рюкзакГолой грудью вперед: фото оконфузившихся на публике звездЛера Кудрявцева, Дима Билан и другие «звезды» вышли в светВиктория Боня рассталась с очередным мужчиной: блестящие формы свободной женщиныНиколай Караченцов пришел на открытие нового сезона «Ленкома»

Популярно в соцсетях

Источник: https://www.mk.ru/social/2017/04/06/u-rossiyan-perestanut-trebovat-kopiyu-pasporta.html

Работодатель заплатит 50 тысяч рублей за хранение копии паспорта работника в личном деле

Работник имеет право на защиту личной информации

Знаете ли вы, что закон о защите персональных данных очень строго ограничивает права работодателя и охраняет право работника на защиту личной информации?

Оказывается, у вас на работе могут храниться только те документы о вас, которые напрямую связаны с вашими трудовыми обязанностями. А копии с ваших личных документов, например, паспорта, свидетельства о браке, военного билета и некоторых других, находящиеся в личном деле, при внимательном отношении проверяющего являются основанием для немалых штрафов в отношении работодателя.

Дело в том, что все эти копии содержат информацию о ваших личных данных, а закон однозначно запрещает кому бы то ни было, включая и вашу организацию, ее сотрудников, любых третьих лиц собирать, хранить и, тем более, распространять эти сведения.

Недавно Роструд напомнил всем кадровикам, что личные дела сотрудников, если они заводятся в организации, что само по себе не является обязательным, ни в коем случае не могут содержать целый ряд документов.

Так, вне закона находящиеся в сейфе отдела кадров и рабочем столе кадровика, директора и любого иного сотрудника следующие бумаги:

  • копия общегражданского паспорта;
  • копия заграничного паспорта;
  • копия диплома об образовании;
  • копия военного билета;
  • копия справки о присвоении ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия свидетельства о браке;
  • копия свидетельства о разводе;
  • копия свидетельства о рождении ребенка;
  • копия свидетельства о смерти родителя, супруга, ребенка…

Разумеется, нельзя хранить в личном деле и оригиналы всех перечисленных документов.

Это не значит, что работодатель не может запрашивать у сотрудника эти документы для проверки данных, правильного расчета зарплаты, налоговых льгот и т. п.

Для совершения конкретных административных, расчетных краткосрочных операций, оформления внутренних документов затребовать документ работодатель может, сделать для этого копию может, а вот хранить у себя оригинал или его копию — ни в коем случае!

Причем этот список, как вы понимаете, не является закрытым.

Любой документ, не имеющий непосредственного отношения к трудовой деятельности гражданина, гласит закон, хранящийся в личном деле работника, уже повод для серьезного разбирательства инспектора Роскомнадзора или Роструда.

Причем проверяющий по своему усмотрению может квалифицировать наличие и другого документа как нарушение законодательного запрета. Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации.

Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают.

Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка.

Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.

Виновное физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 1000 до 3000 рублей, на должностное лицо налагается штраф от 5000 до 10000 рублей, юридическое лицо может быть наказано штрафом от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

Причем, как показывает судебная практика, работодателя не освобождает от ответственности даже полученное заранее письменное согласие работника на обработку персональных данных.

Итак, защищайте свои персональные данные! Закон — на вашей стороне.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/rabotodatel-zaplatit-50-tysyach-rublej-za-xranenie-kopii-pasporta-rabotnika-v-lichnom-dele.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector