Командировочный рейс перенесен. сданные и неиспользованные билеты нельзя учесть для усн — все о налогах

Как оформить отмену и перенос командировки?

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Трудовой кодекс РФ

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Причины

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
составление служебной записки с указанием на причины отмены;
издание приказа об отмене командировки;
возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

приказ;
служебная записка;
авансовый отчет;
документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Д-т	К-т	Наименование хозяйственной операции
71	50	Выданы средства из кассы
20	71	Списание издержек на билеты без НДС
20	71	Списание издержек на гостиницу без НДС
20	71	Списаны суточные
50	71	Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

Перенос служебной поездки

Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

Причинами переноса могут являться:

семейные обстоятельства;
обстоятельства непреодолимой силы;
болезнь сотрудника;
производственная необходимость переноса.

Как оформить?

Перенос оформляется следующим образом:

выявление причин, по которым возник перенос командировки;
составление служебной записки с указанием на причины переноса;
издание приказа о переносе командировки.

Документы

Необходима следующая документация:

приказ руководителя о переносе командировки;
служебная записка;
документы, свидетельствующие о причинах переноса.

Пример приказа:

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса

Если суточные были выплачены

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
не требовать возмещения.

Если средства не были получены работником

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

Источник: https://kadriruem.ru/otmena-i-perenos-komandirovki/

Можно ли учесть в налоговых расходах стоимость первоначального билета, если сотрудник опоздал на рейс

Сотрудник опоздал на самолет. Купил другой билет в пять раз дороже, в Командировку. Как можно оформить эти билеты?Бухгалтерские и налоговые проводки.

Если сотрудник опоздал на рейс, стоимость первоначального билета учесть в налоговых расходах не получится. Такие расходы не являются экономически обоснованными.

Стоимость использованного билета (который в 5 раз дороже) можно учесть в налоговых расходах, как расходы, связанные с командировкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухучете стоимость билетов, как использованных, так и неиспользованных списывается проводкой:

Дебет 20 (25, 26…) Кредит 71 – отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

Обоснование

1.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс. Впоследствии он улетел по новому билету

Нет, не нужно.

Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.*

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся: – стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах; – стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;

– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации.

И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей.

Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

2.Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными

Одним из условий признания расходов при расчете налога на прибыль является их экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы, которые не соответствуют этому критерию, при расчете налога на прибыль учесть нельзя.*

Ситуация: как при расчете налога на прибыль применить термин «экономически оправданные расходы»

Степень экономической оправданности расходов организация оценивает самостоятельно. Ни одна из отраслей права не содержит определения этого термина.

Раньше расшифровку данного понятия давал пункт 5 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729.

В нем было указано, что под «экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота».

Однако приказом ФНС России от 21 апреля 2005 г. № САЭ-3-02/173 данные рекомендации были отменены.

Таким образом, на сегодняшний момент понятие «экономическая оправданность» является оценочным. Анализ судебной практики позволяет выделить следующие критерии экономической обоснованности расходов:
– наличие прямой взаимосвязи расходов с предпринимательской деятельностью (см.

, например, постановления ФАС Московского округа от 30 мая 2013 г. № А40-79395/12-90-422 и от 4 сентября 2012 г.

№ А40-9474/12-140-44);
– направленность понесенных затрат на получение дохода, которая определяется результатом всей хозяйственной деятельности организации, а не получением дохода в конкретном налоговом периоде (определения ВАС РФ от 19 января 2009 г. № 17071/08, Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г.

№ 320-О-П, постановления ФАС Московского округа от 11 сентября 2013 г. № А40-115264/12-90-585, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2013 г. № А78-5170/201, Центрального округа от 24 сентября 2012 г. № А14-10351/2011);
– связь расходов с обязанностями организации, условиями договора или положениями закона (см.

, например, постановления ФАС Центрального округа от 9 апреля 2013 г. № А35-7128/2012,Северо-Кавказского округа от 25 июля 2012 г. № А53-11418/2011);
– соответствие цен рыночному уровню (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 ноября 2013 г. № А33-16624/2012, Волго-Вятского округа от 18 марта 2011 г. № А82-8294/2008).

ФНС России предложила свои критерии оценки экономической обоснованности расходов при расчете налога на прибыль. Они изложены в письме ФНС России от 27 апреля 2007 г. № ММ-6-02/356 для внутреннего пользования, положения которого налоговые инспекции будут использовать в работе.

Во-первых, при расчете налога на прибыль можно признать любые обоснованные расходы. А не только те, которые прямо названы в главе 25 Налогового кодекса РФ. Связано это с тем, что перечень расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Во-вторых, расходы признаются обоснованными, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (письма Минфина России от 5 сентября 2012 г. № 03-03-06/4/96, от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/279).

Такая направленность не означает, что от осуществления расходов организация должна обязательно получить прибыль. Может быть получен и убыток. При этом убыточность должна оцениваться не по отдельной операции, а в целом по конкретному виду деятельности организации.

Например, разовые продажи товаров по ценам ниже закупочных не свидетельствуют об отсутствии экономической обоснованности затрат.

Если же организация ведет торговлю в убыток на систематической основе, в связи с чем этот вид деятельности нерентабелен, то расходы на приобретение товаров могут быть признаны экономически необоснованными.

Обоснованность расходов, которые не связаны с конкретным видом деятельности, должна оцениваться исходя из экономического эффекта от их совершения.

Например, при определении обоснованности расходов по управлению организацией налоговая инспекция проанализирует, изменились ли экономические показатели организации.

Если после заключения введения внешнего управления эти показатели ухудшились, то это будет основанием проверки цели осуществления данных расходов.

В-третьих, расходы являются необоснованными, если они были совершены с единственной целью – сэкономить на налоге на прибыль.

То есть не должны учитываться при расчете налога на прибыль расходы, которые были направлены не на получение дохода, а на получение необоснованной налоговой выгоды в виде экономии на налоге на прибыль.

Критерии признания налоговой выгоды необоснованной определены в постановлении Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53.

Главбух советует: чтобы при налогообложении прибыли учесть расходы, порядок отражения которых в законодательстве не прописан, организация должна четко показать их экономическую обоснованность. Заранее позаботьтесь об этом. Закрепите экономическую обоснованность тех или иных расходов во внутренних документах организации (приказах, распоряжениях, должностных инструкциях сотрудников и т. д.).*

Например, приобретение для организации легко запоминающихся телефонных номеров оформите приказом руководителя.

3.Из рекомендации

Как отразить в бухучете начисление и уплату налога на прибыль

Внимание: бытует мнение, что все расходы, которые не учитывают при расчете налогов с прибыли, в бухучете нужно отражать в составе прочих. Это неверно. За ошибку должностных лиц оштрафуют.* Если в итоге еще и налоги занижены, то накажут и саму организацию, а размер штрафов возрастет. Но выход есть.

Если при проверке обнаружат подобную ошибку прошлых лет, из-за которой искажены отчетность и налоги, то избежать ответственности не удастся. Вы смягчите последствия, если самостоятельно пересчитаете налоги и сдадите правильные сведения, заплатите пени.

Что касается ошибок текущего года, то все поправимо. Если правильно квалифицировать расходы, то вы успешно сформируете отчетность и посчитаете налоги. Ошибочные записи сторнируйте.

Помните, расходы учитывают в зависимости от их назначения и условий, при которых они понесены. Так, например, в бухучете затраты относят не только к прочим, но и к расходам по обычным видам деятельности (п. 4 ПБУ 10/99).

Организация «Альфа» выплачивает сотруднику компенсацию, когда его автомобиль используют в служебных целях. Компенсация составляет 5000 руб. в месяц. Но при расчете налога на прибыль учитывают только 1200 руб. (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).Ошибка!Дебет 20 Кредит 73– 1200 руб. – начислена компенсация сотруднику за личный автомобиль в пределах норм;Дебет 91-2 Кредит 73– 3800 руб. – начислена компенсация сотруднику за личный автомобиль сверх норм.Правильно так:Дебет 20 (26, 44…) Кредит 73– 5000 руб. – начислена компенсация сотруднику за личный автомобиль.Вот как исправить ошибку:Дебет 91-2 Кредит 73– 3800 руб. – сторнирована компенсация сотруднику за личный автомобиль сверх норм;Дебет 20 Кредит 73– 3800 руб. – доначислена компенсация сотруднику за личный автомобиль.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/qa/142840-qqbss-16-m6-mojno-li-uchest-v-nalogovyh-rashodah-stoimost-pervonachalnogo-bileta-esli

Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные?

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о направлении в командировку.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) целесообразно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д.). Копии упомянутых документов должны быть приложены к приказу.

Что касается командировочных, работник, безусловно, должен их вернуть в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 11 Порядкаведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.

1993 № 18, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась.

Чтобы не возникало спорных ситуаций, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Надо отметить, что здесь может быть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно будет учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение может быть принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Особо хотелось бы отметить о расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства.

Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток.

При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни внереализационных расходов и убытков в ст. ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют две вещи:

командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода; причина ее отмены не была надуманной, а была связана с независящими от организации обстоятельствами.

Арбитражные суды опираются на определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности.

Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность».

Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

Минфин России признал оправданными расходы на билеты:

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-oformit-otmenu-komandirovki-sotrudnika-po-prikazu-rukovodstva-esli-sotrudnik-uzhe

Как учесть командировочные расходы на проезд общественным транспортом при налогообложении (спецрежим)

1 НДФЛ и страховые взносы
2 УСН
3 ЕНВД

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364). Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена.

Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс? Впоследствии он улетел по новому билету.

Ответ: нет, не нужно.

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:

– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;

– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;

– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации.

Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшат налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.

Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п.

12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при расчете единого налога.

Основанием для этого служит подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное личное страхование пассажиров не предусмотрены статьей 346.16 Налогового кодекса РФ. Поэтому учесть их при расчете единого налога нельзя.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/67. При этом финансовое ведомство, разрешая учесть при налогообложении страховой взнос, ссылается на более старые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на территории СССР.

А именно на пункт 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Однако этот пункт аналогичен по содержанию пункту 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Несмотря на то что данные разъяснения адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно распространить и на организации, которые применяют упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: как организации на упрощенке (доходы минус расходы) учесть при расчете единого налога, НДФЛ и страховых взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси?

Такие расходы учитываются при расчете единого налога. НДФЛ с них не удерживается и страховые взносы не начисляются. Но при выполнении ряда условий.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси.

В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

до места командировки и обратно к месту постоянной работы;

до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);

по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете единого налога. Это объясняется так.

В состав командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, включены расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом не конкретизируется, каким именно видом транспорта должен быть осуществлен проезд.

Кроме того, перечень командировочных расходов, приведенный в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Следовательно, к ним можно отнести любые расходы (в т. ч. и стоимость проезда командированного сотрудника на такси), произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности и документальном подтверждении (подп. 13 п.

1, п. 2 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).

Арбитражная практика также подтверждает возможность учета расходов на такси в уменьшение налогооблагаемой базы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Несмотря на то что большинство указанных писем Минфина России и судебные постановления адресованы плательщикам налога на прибыль, выводами, сделанными в них, могут руководствоваться и организации на упрощенке (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97. При этом в письме от 14 мая 2010 г.

№ 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило, что оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) осуществляется в интересах самой организации, а не сотрудника.

Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

до места назначения и обратно;

в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется.

Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на медицинскую страховку во время пребывания в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы».

Ответ: да, можно.

Многие государства с визовым и безвизовым режимом не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. К тому же медицинское страхование необходимо лично сотруднику и организации, так как позволит избежать непредвиденных медицинских расходов во время командировки.

Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтверждают их страховым полисом.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки включите в состав командировочных расходов и спишите в уменьшение налоговой базы. Основание – подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на аренду автомобиля в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно.

Аренда автомобиля в период зарубежной поездки может быть предусмотрена внутренними документами организации. Например, Положением о командировках. Тогда плату за аренду можно компенсировать в качестве иных расходов, понесенных сотрудником с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, открыт (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности, в том числе и плату за аренду автомобиля во время загранкомандировок (ст. 168 ТК РФ, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009, Уральского округа от 3 сентября 2007 г. № Ф09-7059/07-С2).

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: какие налоги и взносы нужно начислить с компенсации командированному сотруднику документально не подтвержденных расходов на проезд? Организация применяет упрощенку.

Начислите НДФЛ и взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете единого налога учесть нельзя (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

С компенсации документально не подтвержденных расходов на проезд нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Не облагается страховыми взносами только компенсация расходов, которые подтверждены документами. Такой порядок установлен частью 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктом 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

От НДФЛ освобождены только документально подтвержденные расходы:

на проезд до места назначения и обратно;

на оплату сборов за услуги аэропортов (комиссионных сборов);

на проезд до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок, а также на провоз багажа.

Если какие-либо из перечисленных расходов сотрудник не подтвердил документально, с компенсации надо удержать НДФЛ.

Это следует из положений абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть сумму, удержанную транспортным агентством при сдаче авиабилета командированным сотрудником по причине переноса даты вылета?

Ответ: да, можно.

По общему правилу при расчете единого налога организация может учесть затраты на командировку (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В том числе и затраты на проезд. При этом такие расходы, помимо прочего, должны быть экономически обоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чтобы обосновать расходы, связанные с возвратом авиабилетов, в отчете о командировке укажите причины переноса даты вылета. Например, такими причинами могут быть форс-мажорные обстоятельства или затянувшиеся переговоры. В этом случае такие расходы организация сможет включить в расчет единого налога.

Подтверждает такой вывод и Минфин России в письме от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Причем ведомство рекомендует использовать данный подход и в том случае, если возвратить билет не будет возможности. В этом случае стоимость такого билета также учитывайте в составе расходов на командировку (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на проезд во время командировки не влияют.

Источник: https://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_uchest_komandirovochnye_raskhody_na_proezd_obshhestvennym_transportom_pri_nalogooblozhenii_specrezhim/59-1-0-1547

Командировку отменили..

Рассмотрим ситуацию. Работник направлен в командировку. Он купил билеты заранее, но позже обстоятельства изменились, и его командировка была отменена. Пришлось билеты сдать.

Однако при приеме билетов транспортная компания удержала соответст-вующий сбор. Получается, что работник не может в кассу сдать всю подотчетную сумму, полученную ранее.

О порядке оформления документов, а также бухгалтерском и налоговом учете в этом случае пойдет речь в статье.

Порядок отмены командировки В случае переноса или отмены командировки работодатель должен издать соответствующий приказ об аннулировании предыдущего распоряжения. Этот документ будет служить основанием для возврата проезд-ных билетов. Далее в установленном порядке работник оформит авансовый отчет.

К нему следует приложить документ о возврате билета с суммой удержанного сбора. При отмене поездки по не зависящим от работника причинам работодатель обязан возместить все расходы, которые работник уже совершил, например, купил билеты для проезда к месту командировки и обратно.

Ведь обязанности работодателя возмещать расходы не могут быть связаны с возможностью отмены командировки.

А вот в случае самовольного отказа работника от направления в командировку к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания. Также на него в таком случае может быть возложена обязанность возмещения учреждению потери в стоимости билетов.

Внимание: Важно знать … трудовым законодательством предусмотрено, что командированному работнику сохраняют место работы (должности) и средний заработок, а также возмещают расходы, связанные со служебной командировкой. Это расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Об этом в очередной раз напомнили специалисты Минфина России в письме от 9 июля 2007 г. № 03-03-06/2/121.

Подробно о направлении работника в командировку на территории России рассказано в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», июль (1), 2007, стр. 54. А все о загранкомандировках читайте в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», август (2), 2007, стр. 52.

Условия возврата проездных билетов На воздушном транспорте пассажир оплачивает сбор при отказе от полета в следующих размерах: — до 25 процентов уплаченной суммы — при отказе от полета менее чем за 24 часа до отправления. Об этом сказано в статье 108 Воздушного кодекса РФ. На железнодорожном транспорте пассажир имеет право: — получить обратно средства в размере стоимости билета и 50 процентов стоимости плацкарты не позднее чем за 2–8 часов до отправления; — получить обратно средства в размере стоимости билета менее чем за 2 часа до отправления. Стоимость плацкарты в таком случае не выплачивается (ст. 83 Федерального закона от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»). На автомобильном транспорте пассажиру возвращается: — стоимость проезда за вычетом сбора за предварительную продажу билета не позднее чем за 2 часа до отправления; — стоимость проезда за вычетом 15 процентов и сбора за предварительную продажу менее чем 2 часа, но до отхода автобуса. Таково требование пункта 47 Правил перевозок автомобильным транспортом, утвержденных приказом Минавтотранса РСФСР 24 декаб-ря 1987 г. № 176.

Бухгалтерский учет

В учете бюджетного учреждения рассматриваемую ситуацию бухгалтер отразит так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдан под отчет аванс на командировку	208 05 560«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»	201 04 610«Выбытия из кассы»
Учтен сбор транспортной компании, взимаемый при отказе от поездки	401 01 222«Расходы на транспортные услуги»	208 05 660«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Возвращен остаток аванса в кассу	201 04 510«Поступления в кассу»	208 05 660«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

Учет расходов при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль Для признания затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны. Однако в случае отмены командировки трудно связать произведенные расходы с получением прибыли.

Сбор, который будет удержан при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки. Такие суммы могут уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Но в этом случае учреждению следует быть готовым отстаивать свою позицию в суде.

Дело в том, что разъяснения финансистов, изложенные в их письмах, неоднозначны. Рассмотрим их подробнее.

Позиция 1: при возврате билета затраты в налоговом учете признать можно. В письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338 рассмотрен случай переноса вылета работника на более ранний срок. При сдаче билета транспортная компания удержала сбор. Чиновники решили, что расходы по неиспользованному билету можно учесть при определении облагаемой базы по налогу на прибыль.

Основанием послужило то, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, признают затраты учреждения на командировки и, в частности, на проезд (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При условии, конечно, что затраты обоснованны и документально подтверждены.

Позиция 2: расходы на несостоявшуюся командировку признать нельзя. Однако в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134 финансисты высказали другую позицию. Правда, там речь идет о расходах, связанных с оформлением и выдачей виз.

По мнению чиновников, возможность учета расходов на оформление и выдачу виз зависит от того, состоялась командировка или нет.

Так, если учреждение не готово спорить с проверяющими, мы рекомендуем рассматриваемые расходы в налоговом учете не признавать.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/580-komandirovku-otmenili

Как оформить командировку в 2018 году: инструкция с образцами документов

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

бухпроффи

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

бухпроффи

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

Как оформить командировку сотрудника в 2018 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Приказ на командировку в 2018 году образец скачать

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

бухпроффи

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

бухпроффи

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

См. подробнее – Суточные при загранкомандировках в 2018 году нормы и учет.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать бесплатно

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

Личные данные о работнике;
Наименование компании, в которую он отбывает;
Название населенного пункта;
Даты отбытия и прибытия;
Отметка о получении отчета бухгалтерией.

бухпроффи

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Как оформить авансовый отчет, скачать бланк

бухпроффи

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

Как оформить приходный кассовый ордер, скачать бланк

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Как оформить расходный кассовый ордер, скачать бланк

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
Правильность написания авансового отчета.

бухпроффи

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

бухпроффи

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
Оформить приказ о направлении в командировку.
Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

бухпроффи

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-oformit-komandirovku.html