Новые правила работы с подотчетниками — все о налогах

Фнс ввела новое требование для подотчетников

Работнику можно выдать наличные из кассы для приобретения товаров и материалов для нужд компании.

Работнику можно выдать наличные из кассы на товары и материалы для нужд компании. Выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления, достаточно приказа или другого распорядительного документа. Такая возможность предусмотрена пунктом 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег в законодательстве нет.

У кого подотчетник может покупать товары

Работник может купить ТМЦ за наличные у предпринимателя или юридического лица. В этом случае проблем не будет: работник получит в магазине кассовый чек, который приложит к авансовому отчету. Если работник покупает у физического лица, то возможны проблемы.

Новые правила применения ККТ

По новым правилам ККТ применяют не только при приеме, но и при выплате денежных средств за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги (статья 1.

1 закона 54-ФЗ в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Поэтому налоговики на местах стали требовать применять ККТ, когда подотчетники покупают товары за наличные для нужд компании у физических лиц.

Официальных разъяснений Минфина и ФНС пока нет.

Штраф за нарушение

За нарушение штраф — 75-100 процентов от непробитой суммы. Если компания хочет обезопасить себя, то выдайте подотчетнику переносную ККТ или вместо наличных ведите расчеты через корпоративную банковскую карту.

Таблица зарплатых изменений июля 2018 года

Что изменилось	Что и как перестроить в работе
Зарплата
Минтруд неожиданно запретил платить премии этим работникам	Вам нужно проверить документы о премировании.Мы показали последовательность документов для назначения премии. Если какой-то пункт пропустить, налоговики не признают расходы.Скачайте из статьи схемы и образцы документов по премии
ФНС и Роструд договорились о том, как платить аванс работникам	Расчет аванса мы показали на примерах и сделали калькулятор. Сверьте с ним суммы из программы
Этим работникам надо срочно доплатить зарплату. Пока они не успели пожаловаться в трудовую инспекцию.	Посмотрите в статье последовательность пересчета и образцы записей в 6-НДФЛ по доплатам.
Чиновники договорились, как часто выдавать расчетные листки, что в них писать	Посмотрите образцы расчетных листков: по начислениям; по удержаниям; по оплате подрядных работ
Роструд сказал, как считать зарплату; в месяце праздничными днями; за работу в выходные или праздники	Разъяснения чиновников, примеры расчета выплат, образцы заполнения табеля вы увидите в статье
Из-за чемпионата мира по футболу эти работникиполучат зарплату, а работать не будут	Кто попал в список счастливчиков, сколько денег они получат, читайте в статье
Официально выросли расходы на командировки	Посмотрите в таблице, на сколько увеличились командировочные расходы по городам России
Отпускные
Две трети бухгалтеров ошибаются при оплате отпуска.Любая ошибка в отпускных – это плохо. Недоплата приведет к конфликту с работником и спорам с трудовой. Переплата приведет к завышению расходов.	Пройдите тест из 10 вопросов. Вы сразу узнаете, где искать ошибку. Мы описали суть ошибки и привели примеры правильных расчетов. Перейти>>
ФНС назвала контрольные даты по отпускным. Игнорировать даты нельзя, чтобы не платить пени и штрафы	Мы сделали сервисы, которые назовут для вашей ситуации все контрольные даты. Перейти>>
Появился новый способ расчета отпускных для отпуска с 1-ых чисел месяца.Проблема расчета в том, что отпускные надо выдать тогда, когда еще не закончился последний месяц расчетного периода	Узнайте, как считать теперь отпускные, если отпуск начинается между 1 и 4 числами. Узнать>>
Чиновники назвали условия, чтобы учесть расходы на оплату учебного отпуска	Посмотрите в таблицах, кому и на сколько предоставить учебный отпуск.Мы сделали схему о том, как проверить аккредитацию учебной программы. Без нее закон не разрешает оплачивать учебный отпуск
Документы работникам
Изменились правила выдачи документов работникам о стаже и взносах. Если их нарушить, бухгалтеру грозит увольнение, а компании большой штраф	Какие документы и когда выдавать ,посмотрите в сервисе. Дополнительно мы сделали шпаргалку. Вы можете скачать ее из статьи.Посмотрите на образцах, как теперь надо оформлять документа работникам. Перейти>>
Роструд сказал, как прописать зарплату в трудовом договоре, чтобы не придирались инспекторы	Сверьте варианты записей Роструда и то, то написано в договорах с работниками. Если записи отличаются, прочитайте рядом в статье, нужно ли вносить изменения. Неверные записи – основание для штрафа.
ФСС одобрил другую справку о заработке для выплаты пособий	Скачайте образец справки из статьи
Проверки
Роструд раскрыл секрет – новых проверок можно избежать. Это особенно актуально сейчас. Ведь с 1 июля вступают в силу новые правила проверок	Воспользуйтесь специальным сервисом Роструда. Перейти>>
В июне подайте в ФСС заявление на новом бланке	В статье вы увидите образец заявления и схемы взаимодействия с ФСС по взносам
Компанию накажут, если бухгалтер не пройдет медосмотр	Посмотрите на схемах:
Отчетность
ФНС назвала 3 ошибки в расчете по взносам за I квартал	В статье вы прочитаете, в чем суть ошибки. Мы сделали схемы и образцы исправленных отчетов. Скачать>>
ПФР расширил список сотрудников, которых надо показать в СЗВ-М. Если не покажете из в новом отчете, придется заплатить штраф	Скачайте список сотрудников для СЗВ-М

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/news/163005-podotchenikam-vydadut-kassovye-apparaty

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

В компаниях, где много подотчетных лиц, бухгалтеры неминуемо сталкиваются с различными неординарными ситуациями. К сожалению, в нормативных документах оговорены далеко не все нюансы, и зачастую нелегко понять, как действовать в том или ином случае. В настоящей статье рассмотрены сложные ситуации и возможные пути их разрешения.

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя.

Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы.

О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников.

В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.

06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию.

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой.

Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие.

Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства.

Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**.

Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег.

Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег.

Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль.

При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное.

Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги.

Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки.

Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму.

Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет.

Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке.

При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2011/4/4553

Как происходит выдача денег в подотчёт

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
должности сотрудников;
суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
срок использования средств;
дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
приказ, который составляет и заверяет руководитель;
кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

командировочное удостоверение;
книга регистрации командировочных сотрудников;
рабочее задание;
доверенность на оплату расходов от лица компании;
книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

оплата служебных поездок (командировка);
наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
на приобретение товарно-материальных ценностей;
представительские расходы;
оплата работ и услуг, выполненных для организации;
покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Практические советы при выдаче денег в подотчёт

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.

Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее.

Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен.

В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

наличными в кассу;
на расчётный счёт компании.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору.	В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу.

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

данные сотрудника, получившего деньги;
сумма;
целевое назначение;
номер приказа;
срок использования;
дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
составление заявления;
оформление расходного ордера;
проводка ордера в кассе;
проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Источник: https://buhuchetpro.ru/vydacha-deneg-v-podotchjot/

Как выдавать деньги подотчетникам по новым правилам 2017 года?

Что изменилосьНовое правилоСтарое правило

Правила по подотчетным средствам	Выдавать деньги можно работникам, которые не погасили предыдущие долги	Деньги под отчет можно было выдать, только если сотрудник закрыл ранее полученный аванс
Заявление работника на выдачу денег под отчет необязательно. Деньги под отчет можно выдать на основании распоряжения руководителя или ИП	Деньги под отчет допускалось выдавать лишь на основании заявления работника
Приходные и расходные кассовые ордера	Квитанцию от электронного «приходника» можно выслать на интернет-почту. Кассир и работник визируют документ электронными подписями	Правила не уточняли, как выдать квитанцию от электронного «приходника» и подписать документ
Кассовая книга	Книгу ведет кассир или другой уполномоченный человек	Записи вел только кассир

Заявление подотчетника с просьбой выдать деньги теперь необязательный документ. Бухгалтерия может выдать деньги под отчет на основании распорядительного документа директора компании или ИП.

ЦБ РФ не уточняет в Указании № 4416-У, какой документ считать распорядительным. Налоговики нам разъяснили, что выдать деньги вмененщик вправе по приказу, распоряжению, решению директора или ИП. В документе отразите, на что работник получает деньги. Образец приказа о выдаче денег под отчет смотрите ниже.

Вы можете в одном приказе указать сразу несколько человек, которым выдаете деньги. Например, если сотрудники уезжают в командировку и получают средства в один день. Также вы вправе прописать, сколько даете денег под отчет в приказе на командировку. То есть составлять в этом случае еще и приказ на выдачу денег не обязательно.

Вы вправе выдать деньги работнику, который не отчитался по прошлому авансу

Бухгалтер вправе выдать деньги работнику с непогашенными долгами. До 19 августа, если бухгалтер выдавал деньги работнику, который не погасил долг, инспекторы штрафовали фирму на сумму от 40 000 ₽ до 50 000 ₽, ИП — на 4 000 ₽ —5 000 ₽. Теперь штраф в такой ситуации не грозит.

Риски остаются, если работник вовремя не отчитался о полученных средствах. Тогда инспекторы могут потребовать включить подотчетную сумму в доходы работника, удержать с них НДФЛ и заплатить страховые взносы. Отбиваться от доначислений придется уже в суде.

Работник получает деньги на срок, который установил директор фирмы или ИП. Отчитаться об израсходованных суммах работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как истек срок. Если сотрудник получал деньги на командировку, то ему нужно представить авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней после поездки.

Внесите изменения в положение о подотчете

Если новые правила вам удобны, внесите изменения в положение о подотчетных. Исключите из документа пункт о том, что выдаете деньги по заявлению работника. Укажите, на основании каких документов станете платить деньги подотчетнику: по приказу, распоряжению и т. д.

Например: «Деньги под отчет кассир выдает на основании приказа руководителя либо по заявлению работника с разрешительной подписью руководителя. В документах руководитель указывает сумму к выдаче и срок, на который ее получает работник».

Вы можете также удалить из положения пункт о том, что работник получает средства после того, как погасит долг по прошлому подотчету.

Если новые правила вам невыгодны, можете оставить положение о подотчете без изменений. Например, не отказывайтесь от заявления сотрудника. В этом случае директор или ИП проставит разрешительную надпись на заявлении сотрудника.

Выдать деньги под отчет можно не только «штатникам»

Вы вправе выплатить деньги под отчет не только штатным сотрудникам, но и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам.

Выдать под отчет можно любые суммы, которые одобрил руководитель или предприниматель.

Попросите директора или ИП утвердить список работников, которые вправе получать подотчетные деньги. Вы можете отразить в списке ФИО. А можете указать должности без ФИО. Тогда, если кто-то из подотчетных работников уволится, список не придется обновлять. Новый сотрудник на той же должности автоматически попадет в список подотчетников.

Выплачивайте подотчетные деньги из кассы или переводите на карту

Подотчетные деньги можно выплатить из кассы, перевести на зарплатные или корпоративные карты.

Касса

Если компания выдает деньги под отчет из кассы, то надо оформить расходный ордер. На нем подотчетник распишется. А работник, отвечающий в фирме за кассовые операции, выдаст деньги. ИП вправе не составлять «расходники». Если вы работаете у ИП, который ведет кассу в упрощенном порядке, все равно отразите выданную сумму в программе или тетради.

Зарплатные карты

То, что перечислять подотчетные суммы допускается на зарплатные карты сотрудников, недавно подтвердили специалисты Минфина России.

Не забывайте в платежке указывать, что перечисляете подотчетные средства. Иначе налоговики посчитают средства доходом сотрудника и доначислят НДФЛ со страховыми взносами.

Корпоративные карты

Банки часто выдают компаниям и ИП корпоративные карты, с которых подотчетники могут снимать деньги. Такие карты принадлежат вмененщику, а не работникам. Поэтому при перечислении денег необязательно указывать, что это подотчетные средства. Но тут возникают другие риски. Корпоративные карты находятся под контролем у банков.

По мнению ЦБ РФ, многие фирмы и ИП с помощью корпоративных карт обналичивают деньги. Как снизить риски по корпоративным картам, читайте в статье «Какие предприниматели и организации попадут в черные списки банков и чем это опасно». Если корпоративная карта не привязана к расчетному счету, то используйте в бухучете счет 55 «Специальные счета в банках».

Сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51 — перечислены деньги с расчетного счета фирмы на корпоративную карту;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» — сняты подотчетные деньги сотрудником с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 — куплены подотчетником материалы.

Источник: https://ipprosto.info/questions/kak-vydavat-dengi-podotchetnikam-po-novym-pravilam-2017-goda/

Кассовая дисциплина в 2017 году

Для того чтобы разобраться с понятием «Кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.

Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк.

Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2017 году кассовые операции оформляются следующими документами:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/

Онлайн-кассы в 2018 г.: новые правила перехода, спорные вопросы для кассира и бухгалтера. Изменения в учете подотчетных суммSBA-consult.ru

ТЕМА СЕМИНАРА

Онлайн-кассы в 2018 г.: новые правила перехода, спорные вопросы для кассира и бухгалтера. Изменения в учете подотчетных сумм

1+1

50% ДЛЯ КАЖДОГО ВТОРОГО УЧАСТНИКА ОТ ОДНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

10%

СКИДКА 10% ДЛЯ КЛИЕНТОВ ООО «АКАДЕМИЯ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА»

ИПБ

АТТЕСТОВАННЫМ БУХГАЛТЕРАМ ВЫДАЕТСЯ СЕРТИФИКАТ ИПБ РОССИИ!

15 000 руб.

В СТОИМОСТЬ ВКЛЮЧЕНЫ:

обед, комплект для записей, информационный материал к семинару, 10 час ИПБР. При зачете 40 час ИПБР стоимость участия: 18 000 руб.

СЕМИНАР ВЕДЕТ

МИТЮКОВА ЭЛЬВИРА САЙФУЛЛОВНА, кандидат экономических наук, член Комиссии по профессиональным квалификациям в области бухгалтерского учета (при Нацсовете при Президенте РФ по проф.

квалификациям), победитель конкурса «Бухгалтерский оскар», управляющий партнер группы компаний «Академия успешного бизнеса», аудитор, лектор ИПБ России, по данным журнала «Семинар для бухгалтера» входит в ТОП-10 ведущих лекторов России. Написала более 100 книг и публикаций.

Среди них: «Малый бизнес: налоги и отчетность», «Антикризис: продажи и продвижение, комплексные решения», «Налоговые схемы. Как снизить налоги в соответствии с законодательством» и др.

АВТОР КНИГ

С июля 2018 г. почти все организации, кто получает наличную выручку, перешли на онлайн-кассы, оборудованные фискальными накопителями и подключением в Интернет, чтобы налоговая могла проверить оприходование выручки.

С июля 2019 г. на онлайн-кассы перейдут даже те, кто получает или оплачивает деньги по безналу, а также льготники: частично те, кто применяет ЕНВД или патент. Но если компания пользуется электронными средствами платежа, онлайн-кассы ей нужно применять уже во втором полугодии 2018 г.

Как работать в новых условиях? Какие действия кассира будут законны, а какие нет? Как инспекторы под видом покупателей приходят и проверят организации? Обо всем этом, а также о новых правилах расчетах с подотчетными лицами Вы узнаете на семинаре.

— Все изменения в применении онлайн-касс в 2018-2019 гг. Кто должен пробивать кассовые чеки до и после июля 2018 г., а кто только с июля 2019 г.;

– Все о новых правилах выдачи БСО после июля 2019 г.;

– Нужно ли пробивать кассовые чеки, если деньги получены от физического лица или оплачены ему по безналу;

– Нужно ли выдавать ККТ подотчетному лицу и пробивать чеки, оплачивая работу по ГПХ;

– Что такое электронное средство платежа;

– Как работать на новых ККТ, как пробивать чеки на аванс, рассрочку, возврат или, когда наименование товара не известно;

– Как отразятся поправки на деятельности «вмененщиков» и ИП на патенте;

– Учтены ли все новые кассовые правила, и получите ответы на сложные вопросы учета кассы;

– Все о работе кассиров и то, как инспекторы ее проверяют;

– Изменения и спорные вопросы учета подотчетных сумм;

– На что можно тратить наличную выручку, а на что нельзя.

бухгалтеров, кассиров, главных бухгалтеров, специалистов финансовых и бухгалтерских служб, аудиторов.

ПРИМЕНЕНИЕ ККТ В 2018-2019 ГГ.:- Изменение порядка применения ККТ 2018-2019 гг. Все о направлении в налоговые органы фискальной информации при пробитии каждого чека; клиенту электронной копии кассового чека по электронной почте;- Новые реквизиты чеков ККТ и бланков строгой отчётности;- Как по-новому проводят контрольные закупки и какие права у проверяющих.

Штрафы и новые сроки давности по кассовым нарушениям;- Нужно ли пробивать чеки ККТ, оказывая услуги организациям или населению;- Спорные ситуации: ККТ и подотчетное лицо;- Нужно ли пробивать кассовый чек, получая деньги от покупателя по безналу, или оплачивая аренду или услуги физическому лицу;- Как отразятся поправки на деятельности «вмененщиков» и ИП на патенте;- Как пробить чеки и выдать БСО на аванс, частичную оплату, рассрочку. Что писать в чеке, если наименование товара или услуги неизвестно. Нужно ли пробивать чеки и выдавать БСО при безналичной оплате;- Оформление возвратов покупателям денег в случае отказа от товара при различных обстоятельствах;- Расчеты с применением платежных банковских карт по-новому.ОПЕРАЦИИ С ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ- Кто и как проверяет кассовые операции? Как подготовиться к проверке? Как защититься от необоснованных претензий контролеров? Новые акценты;- Готовим необходимые локальные акты по организации кассовой работы в 2018-2019 гг.;- Устанавливаем лимит остатка кассы без ошибок и с учетом своих интересов;- Документы по учету кассовых операций: приходный и расходный ордера, кассовая книга и другие. Новые формы и требования к ведению. Новые возможности. Случаи, когда кассовые документы разрешено не оформлять. Разрешение сложных вопросов;- Оформление кассовых документов в электронном виде. Выдача денег по доверенности;- Порядок работы с подотчетными суммами: сложности и решения. Злоупотребления при выдаче под отчет: ответственность главбуха и кассира;- Выдача из кассы заработной платы: сроки, порядок, документальное оформление, депонирование. Типичные нарушения;- Денежные документы: порядок хранения в кассе и учета на счетах, выдачи, отчета ответственных лиц;- Лимит расчетов наличными: риски, санкции, заблуждения. Случаи, когда наличные расчеты вообще запрещены;- Наличная выручка и порядок ее расходования без сдачи в банк: границы дозволенного в 2018-2019 гг.;- Правила обеспечения сохранности денежных средств при ведении кассовых операций, хранении и транспортировке: что надо знать бухгалтеру, а что руководителю;- Должность кассира: обязанности, ответственность. Совмещение и временное замещение должности кассира. Полная материальная ответственность. РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ:- Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами: изменения 2018 г. Правила оформления и первичные документы по подотчетным суммам: заявление необязательно – достаточно приказа. Надо ли оформлять авансовый отчет и пробивать чеки ККТ при пост оплате потраченных средств и еще 10 спорных ситуаций по отражению подотчетных сумм;- Проверка расчетов с подотчетными лицами инспекторами. Характерные ошибки и нарушения, выявляемые при проверке. Ответственность бухгалтера. Суммы, не возвращенные подотчетными лицами. Возмещение материального ущерба;- Новый порядок оформления и оплаты командировки. Учет расходов, связанных с командировкой: найм жилья, расходы по проезду, нормирование суточных. Особенности расчета при командировке за границу. Использование такси или собственного автомобиля. Признание командировочных расходов, оформление и порядок сдачи авансовых отчетов. Налогообложение командировочных выплат.Командировка и служебная поездка водителя: разница в оформлении и налогообложении;- Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов. Официальный порядок встречи. Отдельные виды расходов: проживание представителей другой организации, транспортное обеспечение, питание, алкоголь, цветы. Переквалификация представительских расходов. Авансовый отчет по представительским расходам;- Порядок учета выдачи наличных денежных средств на хозяйственные расходы. Основные требования к документам, подтверждающим расходование средств на приобретение ТМЦ и ГСМ. Оформление путевых листов.

МЫ ГАРАНТИРУЕМ

Проведение семинаров по актуальным темам и в поставленные сроки

Подарки и полезный раздаточный материал по каждой программе обучения

Получение новых знаний для применения в практической работе

Реальную помощь бухгалтерам в сложных вопросах учета и налогообложения

Профессиональное обучение по учету и налогам в отраслевой специфике

Атмосферу, благоприятную для заключения новых деловых связей и сотрудничества

НАШИ КЛИЕНТЫ

ОТЗЫВЫ

Лев Фурман: Спасибо! Нужный семинар! Лектор очень компетентно и терпеливо отвечала на наши вопросы.
Татьяна Иванова: Превосходный семинар.Спасибо лектору. Очень актуальная информация, дана реальная Законодательная база, на
Юлия Щусь: Понравилась доступность и понятность языка изложения важной информации.

Спасибо!
Мария Герасимова: Очень интересная информация. Семинар изложен доступным языком.
Ильинская Юлия: Актуальный и грамотный семинар, был рассмотрен большой объем вопросов.
Луканина Юлия: Очень понравился лектор, Эльвира Сайфулловна.

Спасибо за актуальную четко изложенную
Бурова Надежда: Понравилась доступность материала, актуальная тематика, высокая организация семинара.
Татьяна Мирошниченко: Понравился профессионализм лектора. А также удалось задать все интересующие вопрос и получить на них ответы.
Куликова Нина: Замечательное, последовательное и очень познавательное изложение материала.