Журнал учета рабочего времени — образец заполнения — все о налогах

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Что такое журнал учета рабочего времени и для чего он необходим?

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

ежедневный;
еженедельный;
ежегодный.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты — читайте здесь.

Ведение журнала учета рабочего времени

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

2) дата;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно — узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

Табель учета рабочего времени — скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/2-sposoba-vedeniya-zhurnala-ucheta-raboche.html

Журнал учета рабочего времени, скачать образец заполнения журнала учета рабочего времени, Современный предприниматель

Check Also

За нарушения в сфере персональных данных граждан с 1 июля ужесточена ответственность Роскомнадзор на своем официальном сайте напомнил, что с 1 июля 2017 года в силу вступили положения Федерального закона от 7 февраля 2017 г. № 13-ФЗ, которые дополняют КоАП семью новыми составами административных правонарушений, предусматривающих невыполнение оператором требований и обязанностей, связанных с обработкой персональных данных.

За любую просрочку зарплаты установят ответственность Минздравсоцразвития подготовило ]]gt; проект закона ]]gt; , согласно которому увеличиваются и конкретизируются штрафы за просрочку выплаты заработной платы.

За льготой по транспортному налогу обратилось 35 тысяч владельцев большегрузов Во исполнение поручения Правительства РФ налоговые органы совместно с оператором системы взимания платы «Платон» осуществили обработку сведений о размерах платы, внесенной в систему за 2016 год, на величину которой уменьшается размер транспортного налога для владельцев транспортных средств, разрешенной максимальной массой свыше 12 тонн.

За какой период выдается справка 2-НДФЛ В определенных ситуациях госучреждения, коммерческие банки и другие структуры, наряду с необходимыми документами, просят граждан предоставить справку по форме 2-НДФЛ за определенный период.

За использование субсидии не по назначению можно получить срок Сегодня, 17 февраля 2015 года, Центральный районный суд Хабаровска вынес приговор по уголовному делу в отношении коммерческого директора краевого государственного унитарного сельхозпредприятия «Киинское» Павла Девяткова, сообщает пресс-служба краевой прокуратуры.

За изготовление небезопасного алкоголя хотят ввести уголовную ответственность Группа депутатов обратились с законодательной инициативой в Госдуму в целях ужесточения ответственности за производство, хранение, перевозку и сбыт алкогольной и спиртосодержащей продукции, не отвечающей требованиям безопасности жизни и здоровью.

За два месяца в Москве выдали 50 тысяч патентов иностранцам Около 50 тыс. патентов на право осуществления трудовой деятельности иностранцам выдали в многофункциональном миграционном центре в деревне Сахарово с начала года, сообщает пресс-служба ]]gt; правительства Москвы ]]gt; со ссылкой на генерального директора ММЦ Николая Федосеева.

За грубые нарушения при управлении многоквартирными домами введут штраф На рассмотрение в Государственную Думу поступил правительственный законопроект, которым вносятся поправки в КоАП в части введения административной ответственности за грубые нарушения при управлении многоквартирными домами.

За 10 месяцев в бюджет РФ поступило более 14 трлн рублей Доходы консолидированного бюджета РФ за 10 месяцев текущего года составили 14,3 трлн рублей, что на 19,1% или на 2,3 трлн рублей больше, чем в аналогичном периоде прошлого года.

Журнально-ордерная форма учета Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета является наиболее распространенной к применению среди представителей любых форм бизнеса. Она же реализована и в большинстве компьютерных программ, позволяющих вести учет в электронном виде на предприятии.

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером.

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне (образец) Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне (образец) 2 мая 2017 г. вступило в силу постановление Правительства РФ от 19.04.2017 № 470.

Журнал выдачи СИЗ Работодатель должен обеспечить работникам безопасные условия труда. Одним из пунктов выполнения данного условия является бесплатное обеспечение работников специальной защитной одеждой и обувью.

Журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности Журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности Необходимость для каждого работодателя, привлекающего работников (сотрудников) к выполнению трудовых функций, заводить и надлежаще оформлять журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности обусловлена особыми правилами.

Жилое помещение при УСН освобождается от налога на имущество, если оно учтено на балансе Минфин России в письме от 6 февраля 2017 г. №03-05-05-01/6118 рассмотрел вопрос об уплате организацией, применяющей УСН, налога на имущество организаций в отношении жилого помещения.

Еще один фискальный накопитель включен в реестр Еще одна модель фискального накопителя производителя ООО «РИК» включена в реестр фискальных накопителей, сообщается на сайте ФНС.

Еще один банк остался без лицензии Центробанк отозвал лицензию на осуществления банковских операций у банка «АББ» с 21 июля 2016 года, сообщает пресс-служба ЦБР.

ЕСХН сможет применять больше компаний Госдума в третьем окончательном чтении приняла законопроект, которым расширена сфера применения спецрежима в виде единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Теперь применять ЕСХН смогут организации и индивидуальные предприниматели, производящие сельскохозяйственную продукцию, осуществляющие ее первичную и последующую переработку (в том числе на арендованных площадях), а также сельхозпроизводители, имеющие избыточные мощности и оказывающие услуги по обработке почвы, по уходу за посевами, заготовке кормов и уборке зерновых культур.

Источник: https://season-mir.ru/nalogi-i-vznosy/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-skachat-obrazec-zapolneniya-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sovremennyj-predprinimatel

Журнал учета рабочего времени сотрудников: срок хранения, распоряжение о ведении

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников

Понятие и обязательность ведения

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
Отсутствие работника на предприятии полный день;
Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.

В конце месяца по результатам, занесенным в журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:

ФИО сотрудника;
Наименование должности и структурное подразделение;
Время появления на работе;
Время ухода с работы;
Количество отработанных часов;
Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

Общий журнал;
Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
Журнал для должностей имеющих сменный график;
Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.

Приказ о ведении

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

Порядок использования журнала;
Ответственные за его ведение;
Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Пример граф основного раздела журнала

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

На обложке должно стоять наименование журнала;
На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи.

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

Источник: https://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета рабочего времени, скачать образец заполнения журнала учета рабочего времени, Современный предприниматель

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником. Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета.

Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени. Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей.

Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо — например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

руководителем компании или структурного подразделения организации;
работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы, журнал необходимо составить по форме:

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
для соблюдения дисциплины — контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
для точного и достоверного расчета оплаты труда;
для составления статистической отчетности по труду.

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

раздел 1 &Учет рабочего времени&;
раздел 2 &Расчет с персоналом по оплате труда&.

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

12:18 9 февраля 2015

Кадровое делопроизводство | 17:59 19 августа 2015

Кадровое делопроизводство | 13:33 26 февраля 2016

Первичные документы, Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство | 19:09 10 июля 2017

Кадровое делопроизводство | 10:46 19 сентября 2017

Кадровое делопроизводство | 14:24 14 января 2015

Кадровое делопроизводство | 12:33 21 декабря 2015

Источник: https://calypsocompany.ru/nalogi-i-vznosy/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-skachat-obrazec-zapolneniya-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sovremennyj-predprinimatel

Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2018 году — скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда

Лайк 0 61

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
данные ответственного лица;
количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

Ф.И.О.;
подразделение, должность;
время прихода на работу, подписи работника и контролера;
время ухода с работы, подписи работника и контролера;
комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
тип работ с такими условиями;
длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Видео по теме:

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Журнал учета работников

Как учитывать рабочее время Существует несколько методов учета рабочего времени:

Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д. Как правильно вести? Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде.

Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.

При ведении книги в электронном виде требуется соответствие правилам внутренних документов и делопроизводству. Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета.

Однако данные размещаются в виде таблицы. Инструкция по заполнению:

Информация подается лаконично.

Журнал учета рабочего времени

Важно

На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.

Остальные разделы книги учета:

основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.

Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров. Для чего он нужен? Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

Порядок использования журнала;
Ответственные за его ведение;
Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне. Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео: Его предназначение Ведение журнала преследует несколько целей:

Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
Отсутствие работника на предприятии полный день;
Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Внимание

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал.

Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .

docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc Зачем нужен документ Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время».

Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии. На основании отработанного времени начисляется заработная плата.

Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени Правила оформления рассматриваемого документа могут прописываться в локальных нормативных актах.

При наличии требований прошить книгу, пронумеровать и скрепить печатью организации, ответственное лицо обязано их выполнить.

Регламентированного образца законодательство не предусматривает, но на практике организации часто применяют установленный для табеля шаблон Т-12.

Он позволяет определить сумму зарплаты работнику.

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12) Форма Т-12 заполненная Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке: Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени? В некоторых организациях служащие отправляются в командировку в нерабочее время. Законодательство не предусматривает образца журнала для ненормированного режима труда.

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки

Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
Сотрудник отдела кадров.

Срок хранения Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены.

Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по телефонам: +7 (499) 450-01-33 (Москва)+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)Это быстро и бесплатно! Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников Понятие и обязательность ведения Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Журнал учета работников прибывающих в командировки

Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью. Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности. Основное предназначение:

поддержания дисциплины;
контроля эффективности использования времени;
справедливого начисления оплаты труда;
фиксирования времени простоя;
отражение количества дней болезней, прогулов;
определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время. Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки образец

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

порядковый номер записи;
календарную дату;
ФИО работника;
время прихода на работу;
время ухода;
подпись сотрудника;
сведения о служебных поездках — время ухода, прихода, цель.

Пример заполнения журнала учёта рабочего времени Журнал учёта рабочего времени сотрудников скачать Скачать Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников скачать Скачать Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где удобно. Будьте всегда в курсе главного! Подписаться Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: https://law-uradres.ru/zhurnal-ucheta-rabotnikov/

Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников?

Современная деятельность любых предприятий требует от руководства вести учет трудового времени сотрудников, используя соответствующие документы, в том числе и журнал учета рабочего времени.

Это документ, позволяющий начальству поддерживать дисциплину и контролировать эффективность использования времени рабочих.

Для чего он необходим?

Данный документ должен присутствовать во всех организациях независимо от вида формы собственности, так как на его основании осуществляется начисление заработной платы, премий и других выплат.

Главным содержанием книги является обозначение фактического времени, отработанного сотрудниками. Рабочее время — период, когда лицо выполняет свои обязанности.

Законом предусмотрено еженедельное время на труд – 40 часов, а внутренние установки организаций обозначают начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв.

Так устанавливается конкретный график, соблюдение которого — обязанность всех рабочих.

При необходимости покинуть службу по каким-либо причинам сотрудники должны согласовывать свой уход с начальством или записать данный факт в журнале, чтобы не получился прогул.

Прогулы, опоздания и задержки тоже фиксируются в данном документе. Судя по отметкам в нем, руководство начисляет премии и другие поощрения за ответственный труд, а также штрафует и делает выговоры за халатное отношение к работе.

Основным результатом ведения журнала становится выделение из штата сотрудников для премирования и возможного повышения в должности и безответственных работников, снижающих темп работы и производительность организации.

Обязательно ли его вести?

Трудовой кодекс РФ, а именно статья 91 обязывает руководителей компаний вести учет времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Это время отражается в необходимом документе — табеле.

Ведение журнала учета по законодательству не является обязательным. Но деятельность организаций он упрощает многократно — экономит время и повышает качество трудовых ресурсов.

В РФ существуют 3 типа учета трудового времени:

Ежедневный – традиционный учет, когда сотрудники приходят на работу каждый день, а время их труда нормировано одинаковым количеством часов. При таком учете документ заполняется ежедневно относительно всего персонала.
Еженедельный – учет, приемлемый в случаях, когда работники приходят на службу не каждый день, но за неделю отрабатывают норму, указанную в договоре. Журнал заполняется в конце каждой недели.
Суммированный учет применяется при гибком графике сотрудников. Считается оптимальным для компаний, ведущих круглосуточное производство. Новая запись в книге может появиться по окончании месяца, полугода или года.

Какой вид учета выбрать для своей организации каждый руководитель решает сам, опираясь на вид работ, график и продолжительность трудового дня.

Некоторые нюансы суммированного учета времени вы можете узнать из следующего видео:

Ответственные за ведение лица

Каждая организация сама вправе решать, кто будет заполнять журнал и нести за него ответственность – Трудовой кодекс не регламентирует данный пункт. В небольших фирмах зачастую работодатели сами заполняют этот документ, а могут и назначить ответственное лицо или несколько лиц для каждого отдела.

Данная обязанность отражается в должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о трудовой деятельности.

Неисполнение обязательства, нарушения по ведению журнала влекут за собой административную ответственность, которую налагает Федеральная инспекция труда.

Сотрудник, отвечающий за документ, контролирует записи в нем и предоставляет его для текущих проверок. Важно грамотно и правильно заполнять книгу, регистрируя часы начала и завершения работ. Учитывается как отработанное, так и неотработанное время, а также сверхурочные часы.

Порядок заполнения

Данный документ заполняется в краткой форме.

Основные графы:

Номер записи.
Имя, фамилия работника.
Дата записи.
Время явки сотрудника на службу.
Время отправления домой с рабочего места.
Примечание, где указываются опоздания, причины отсутствия.
Подпись лица, осуществляющего запись.

Допускается добавление некоторых граф, например, запись сверхурочных часов работы. Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк книги и образец ее заполнения

Польза данного документа очевидна – не происходит превышение трудовых норм, предусмотренных ТК РФ, повышается дисциплина штата, производительность труда и, как следствие, прибыль и успех компании.

Источник: https://ZnayDelo.ru/document/journal/ucheta-rabochego-vremeni.html