Фнс — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение — все о налогах

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: порядок действий пользователя ККТ на сайте Налоговой службы

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах — процедура, строго регламентированная законом. Рассмотрим порядок действий пользователя ККТ при её выполнении и отметим важные моменты, на которые следует обращать особое внимание.

В каких случаях требуется замена фн

Фискальный накопитель — это важнейший, но, что примечательно, практически единственный сменный технологический компонент онлайн-кассы. Необходимость его замены может быть обусловлена разными причинами — например:

1. Истечением срока службы накопителя (если юридическим языком — истечением срока действия ключа фискального признака, который можно в некоторой степени считать аналогом электронной подписи, как известно, имеющей ограниченный срок действия).

Отметим, что на современных онлайн-кассах реализована функция своевременного оповещения о том, что срок службы накопителя истекает.

1. Заполнением встроенной флэш-карты, на которую записываются фискальные данные.

Емкость такой карты составляет порядка 200-250 тыс. записей (каждая из которых, как правило, соответствует одному фискальному документу — например, кассовому чеку).

Аналогично, функционалом онлайн-касс предусмотрены алгоритмы оповещения пользователя ККТ о том, что ресурс флэш-памяти фискального накопителя заканчивается (правда, такое оповещение часто происходит в момент крайнего приближения к исчерпанию ресурса карты — на ней может находиться порядка 1% свободного места).

1. Передачей онлайн-кассы в пользование другому хозяйствующему субъекту (например, в связи с продажей бизнеса).

Необходимость в замене накопителя в данном случае обусловлена тем, что при регистрации онлайн-кассы в накопителе прописываются реквизиты текущего пользователя, и притом однократно. Перезаписать их нельзя, как и оставить прежние — нужен новый ФН, в котором будут указаны реквизиты нового собственника торговой точки.

1. Совершением ошибок при прописывании реквизитов в накопителе при регистрации.

Реквизиты, фиксируемые в ФН, должны полностью соответствовать реальным. И если при регистрации пользователь кассы указал неверные, то, поскольку, как мы уже знаем, перезаписать их нельзя — придется покупать новый фискальный накопитель.

1. Поломкой фискального накопителя и отсутствием возможности его ремонта.

Применение кассы с неисправным ФН приравнивается к неприменению устройства и сопровождается большими штрафами.

Примечательно, что во всех указанных случаях алгоритм замены ФН будет примерно одинаковым. Рассмотрим его подробнее.

Порядок действий при замене фискального накопителя

Для замены ФН владельцу онлайн-кассы нужно:

1. Закрыть архив устройства.

Порядок закрытия архива у каждого накопителя разный. Чтобы ознакомиться с ним, нужно прочитать руководство по эксплуатации онлайн-кассы, которое прилагается к комплекту поставки.

Видео — как заменить фискальный накопитель на онлайн-кассе ПТК MSTAR-TK:

Под «закрытием архива», так или иначе, следует понимать 2 операции:

• формирование отчета о закрытии смены (если она к моменту замены накопителя не закрыта);
• формирование отчета о закрытии самого фискального накопителя.

Важный нюанс: из отчета о закрытии ФН нам впоследствии потребуется ряд особых сведений. А именно:

• сведения о дате и времени создания отчета;
• номер отчета (который имеет статус особого фискального документа);
• номер фискального признака.

Их нужно найти среди строк распечатанного отчета (по возможности отчет следует вообще отсканировать и сохранить файл на компьютере).

Важно, чтобы при закрытии архива фискального накопителя онлайн-касса была подключена к интернету. Необходимо, чтобы сообщение о закрытии и иные данные были успешно переданы в ОФД (как правило, сообщение об этом высвечивается в программе управления кассой и в интерфейсах на сайте ОФД).

Если онлайн-касса применяется в режиме без передачи данных — в отдаленной от связи местности, то достаточно просто распечатать указанные отчеты и надежно сохранить их. Далее в статье мы подробнее ознакомимся с особенностями замены фискального накопителя при пользовании кассы в указанном режиме, но пока условимся, что ККТ используется в режиме полноценной передачи данных в ОФД.

1. Обесточить онлайн-кассу и снять фискальный накопитель.

Для этого нужно вооружиться отверткой, «развинтить» при необходимости корпус онлайн-кассы, после — извлечь ФН. Обычно это не составляет труда: фискальный накопитель изначально задуман как съемное устройство и его конструкция оптимизирована под периодическое извлечение из онлайн-кассы. Главный руководящий источник здесь — инструкция по эксплуатации ККТ от производителя.

Видео — замена ФН на ККТ Атол 30Ф:

Но если есть сомнения (например, обусловленные особенностями конструкции конкретного кассового аппарата), то лучше, конечно, обратиться к специалистам (как вариант, через поставщика онлайн-касс — наверняка у него будут нужные связи со специализированными сервисными центрами). Если касса на гарантии, то обращение в сервисный центр тем более оправдано.

Важный нюанс: извлеченный из ККТ фискальный накопитель следует хранить в течение 5 лет в надежном месте. Не исключено, что он будет истребован налоговиками при проверке. Многие производители онлайн-касс и их партнеры берут накопители на ответственное хранение — можно узнать у них об условиях оказания такой услуги.

1. Проинсталлировать в кассу новый ФН.

Как правило, это не сложнее, чем снятие устройства (опять же, используем инструкцию от производителя и придерживаемся указанного выше правила обращения к специалистам).

1. Включить онлайн-кассу, убедиться, что новый фискальный накопитель распознан (обычно ККМ осуществляет это автоматически).

В случае, если установлен накопитель, поддерживающий более новую версию формата фискальных данных — например, ФФД 1.1, в сравнении с той, на который была настроена онлайн-касса — например, ФФД 1.0, то, скорее всего, потребуется перепрошить онлайн-кассу в целях обеспечения поддержки нового формата.

На практике перейти на ФФД в версии 1.05 или старше (ФФД 1.1) владельцам онлайн-касс в любом случае необходимо до конца 2018 года. Это обусловлено тем, что с 2019 года ФФД 1.0 не будет применяться.

В программном обеспечении многих касс предусмотрен режим тестирования («прогона»). Можно задействовать его, чтобы убедиться, что оборудование готово к использованию.

1. Подготовить перерегистрацию устройства.

При замене ключевого аппаратного компонента ККМ всегда требуется перерегистрация онлайн-кассы и самого накопителя. Данную процедуру проще всего осуществить, используя интерфейсы личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС. На момент перерегистрации у владельца онлайн-кассы должна быть действующая электронная подпись на документооборот с налоговиками.

Но прежде чем непосредственно перерегистрировать кассу, нужно осуществить ряд подготовительных процедур.

Прежде всего, необходимо сформировать на кассе, в которую установлен новый фискальный накопитель, особый отчет «Об изменении параметров регистрации».

Онлайн-касса, пусть и не зарегистрированная, при условии установки ФН будет технически приспособлена к распечатке различных кассовых документов на встроенном принтере.

В данном случае в использовании такой возможности кассы есть объективная необходимость.

При формировании отчета о корректировке параметров регистрации в интерфейсе ПО, как правило, требуется указать (не забываем, мы условились, что касса используется в режиме передачи данных в ОФД):

• адрес сервера Оператора фискальных данных (иногда — IP-адрес);
• номер порта, через который касса будет соединяться с сервером ОФД;
• наименование, ИНН Оператора.

Из сформированного отчета о корректировке параметров регистрации ККМ нам (как и в случае со сведениями по отчету о закрытии фискального накопителя) потребуются:

• дата, время создания отчета;
• номер отчета;
• фискальный признак.

Отчет, таким образом, на всякий случай также следует отсканировать и сохранить файл в надежном месте.

1. Перерегистрировать устройство.

Следующий шаг — собственно, перерегистрация онлайн-кассы. Как мы уже условились, самый простой способ ее осуществить — это задействовать личный кабинет на сайте ФНС.

Видео — как перерегистрировать онлайн-кассу в связи с заменой фискального накопителя:

Для этого необходимо:

а) Войти в Личный кабинет на сайте ФНС, выбрать опцию «Учет ККТ».

б) Выбрать кассу, которая подлежит перерегистрации, по ее текущему регистрационному номеру — в списке касс (графа «РНМ ККТ»).

в) В открывшемся окне «Детализация сведений» нужно выбрать опцию «Перерегистрировать».

г) В открывшемся документе «Заявление на перерегистрацию» необходимо:

• отметить галочкой причину совершения такой операции (в данном случае — в связи с заменой фискального накопителя);
• указать наименование ОФД (прочие сведения о нем после выбора наименования отразятся в форме автоматически);
• отразить те самые «особые» сведения по отчету о закрытии ФН.

После этого нужно нажать на «Выбрать модель накопителя», после — отметить нужную, ввести заводской номер устройства. Затем — подписать заявление на перерегистрацию с помощью ЭЦП, нажав кнопку на экране.

д) Вернуться на стартовую страницу Личного кабинета, выбрать опцию «Учет ККТ» и посмотреть — не отобразилось ли в графе «Состояние» сообщение о том, что ожидается отчет о перерегистрации  фискального накопителя.

Как только такое сообщение появится, необходимо нажать на номер в соседней графе «РНМ ККТ», в открывшемся окне — нажать на «Завершить регистрацию». В следующем окне нужно, в свою очередь, отразить сведения по отчету о корректировке параметров регистрации онлайн-кассы.

Нажимаем на «Подписать и отправить». На этом перерегистрация ККМ с новым накопителем завершается.

е) Осуществить интеграцию ККМ и сервера ОФД.

Последний шаг, направленный на обеспечение функционирования кассы с обновленным фискальным накопителем — практическое подключение кассового оборудования к серверу ОФД. Данная процедура у каждого ОФД — разная, необходимо запросить инструкцию у представителей Оператора и следовать ей.

По завершении интеграции ККМ и ОФД можно осуществлять отпуск товаров на кассе.

О каких нюансах и ситуациях следует знать пользователю ккт, которые могут возникнуть при эксплуатации и замене фискального накопителя

Планируя замену фискального накопителя в онлайн-кассе, следует иметь в виду, что:

1. Как мы уже отметили выше, касса обычно сама «предупреждает» о том, что срок службы ФН подходит к концу, как и о том, что заканчивается доступная флэш-память. Если подобные сообщения со стороны кассы проигнорировать, то при наступлении фактического срока окончания службы фискального накопителя (либо при реальном заполнении флэш-памяти) произойдет блокировка ФН.

Видео — как убрать ошибку 234 у онлайн-кассы и заменить фискальный накопитель:

Как следствие — на нем нельзя будет сформировать электронный отчет о закрытии накопителя (как и иные фискальные документы). Соответственно, его придется передавать в ФНС в бумажном виде. Но до того нужно будет в установленном порядке получить его «на руки», а сделать это непросто.

Первым делом нужно будет отнести фискальный накопитель в сервисный центр — для проведения экспертизы и получения заключения о причинах невозможности формирования на нем фискальных документов — включая отчет о закрытии ФН.

То, какой это должен быть центр, необходимо узнать, обратившись к производителю фискального накопителя. Возможно, придется везти устройство в другой город, где есть специалисты с нужными компетенциями (или представители самого производителя).

Экспертиза, скорее всего, будет платной.

В течение 30 дней сервисный центр должен направить заявителю результаты экспертизы. Аналогичные сведения получает и ФНС. Впоследствии данные результаты передаются в ФНС вместе с заявлением на перерегистрацию фискального накопителя — составляемым в данном случае в бумажном виде по форме, утвержденной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (ССЫЛКА).

Налоговики вправе обязать пользователя ККТ и изготовителя ФН произвести иные действия, необходимые для оценки обстоятельств, которые привели к невозможности использования данного экземпляра устройства по назначению.

Отметим, что отчет о закрытии фискального накопителя ни в бумажном, ни в электронном виде отправлять в ФНС не требуется, если замена обусловлена:

• утратой ФН вследствие факторов непреодолимой силы;
• хищения кассового аппарата;
• поломки кассового аппарата по причине заводского брака (при котором невозможно осуществить считывание фискальных данных, как и сформировать отчет о закрытии накопителя).

При этом, факт поломки накопителя, опять же, должен быть подтвержден экспертизой производителя — но в этом случае она бесплатна.

1. В случае, если онлайн-касса применялась в отдаленной от сетей связи местности — в режиме без передачи данных в ОФД, то ее перерегистрация (как и регистрация до того) может быть полностью осуществлена:

• в онлайне — по схеме, рассмотренной нами выше с поправкой на отсутствие необходимости указывать сведения по ОФД и осуществлять интеграцию кассы с Оператором (использовать Личный кабинет можно, как вариант, из другого города, где есть связь — но это не принципиально);
• «на бумаге» — при личной передаче документации в ФНС.

Реквизиты отчета о закрытии ФН в первом случае передаются налоговикам по знакомой нам схеме. Во втором случае в ФНС сдается сам распечатанный отчет — дополняющий заявление на перерегистрацию.

При офлайновой схеме документооборота с налоговиками замененный фискальный накопитель в любом случае потребуется отнести в ФНС для считывания с него фискальных данных с помощью специального устройства, которым пользуются специалисты ведомства.

Видео — замена фискального накопителя (сколько потратил + несколько советов):

Источник: https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/fn/zamena-fiskalnogo-nakopitelya.html

Фискальный накопитель на 36 месяцев разъяснение ФНС

Срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.

Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев:

• если в рамках оказания услуг занимается продажей подакцизной продукции, например алкогольной, при оказании услуг общепита;
• если применяет ОСНО, в том числе совмещает ее с любым из спецрежимов;
• если работа носит сезонный (временный) характер (независимо от вида деятельности и системы налогообложения). Понятие сезонного (временного) характера работы для целей применения ККТ может быть определено каждым налогоплательщиком самостоятельно, поскольку оно не содержится в законодательстве (письмо ФНС России от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679@);
• если используется ККТ, не осуществляющая передачу фискальных документов в налоговые органы через ОФД. Это допускается только в местностях, отдаленных от сетей связи, перечень которых утвержден в каждом субъекте РФ (см. письмо Минфина России от 04.07.2017 № 03-01-15/42165);
• если ФН используют лица, названные в Постановлении Правительства РФ от 25.01.2017 № 70, например платежные агенты и субагенты.

ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП одновременно выполняет следующие условия:

1. не является платежным агентом или субагентом;
2. применяет специальный режим налогообложения и не совмещает его с ОСНО;
3. ведет деятельность (работу), которая не носит сезонного (временного) характера;
4. не осуществляет торговлю подакцизными товарами;
5. применяет именно онлайн-ККТ, то есть находится в местности, отдаленной от сетей связи.

За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, когда по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. ₽ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушением может быть и использование ФН на 36 месяцев в ситуации, когда законом разрешено использование ФН на 13 месяцев.

Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп.

2 на 36 месяцев можно применять при продаже подакцизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования ограничивается до 410 дней, а при автономном режиме работы ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).

Нормативные документы:

Когда в 2017 году наблюдался дефицит ФН на 36 месяцев, вышли разъяснения контролирующих органов, что применение в подобной ситуации ККТ с ФН на 13 месяцев не является правонарушением, поскольку в этом нет вины организации или ИП.

В реестр ККТ недавно включен ФН со сроком действия ключа, равным 15 месяцам (ФН-1.1 исп. 3, исп. 5-15-2 и исп. Эв15-2). Эти ФН могут применять те хозяйствующие субъекты, которые в соответствии с требованиями ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ имеют право использовать ФН на 13 месяцев.

Однако и в этом случае нужно внимательно изучить паспорт соответствующего ФН. К примеру, в паспорте накопителя ФН-1.1, исп.

 3 сказано, что срок его использования составляет 410 дней (а это примерно 13,5 месяца), если ККТ используется для торговли подакцизными товарами или не осуществляется передача фискальных документов в налоговые органы через ОФД.

Как понять, что ФН пора менять?

— Фискальный накопитель нужно менять тем, кто приобрел его в начале 2017 года, — комментирует Оксана Кобзева, эксперт Контур.ОФД. — Тогда доступны были только ФН сроком действия ключа фискального признака 13 месяцев, а значит, он скоро закончится. Касса даст об этом знать следующим образом:

1. В «Отчете о закрытии смены» за месяц до окончания срока действия появится строка «РЕСУРС ФН МЕНЕЕ 30 ДНЕЙ» или «ПАМЯТЬ ФН ЗАПОЛНЕНА», если памяти осталось меньше 1 %.
2. Далее, если вы не замените ФН, ККТ заблокируется и вместо кассового чека будет печатать чеки с ошибками 215, 219 или 234.

Чтобы не получить штраф, сформируйте отчет о закрытии ФН и замените сам фискальный накопитель. Подробнее читайте в инструкции «Замена фискального накопителя».

В наличии есть фискальные накопители! Закажите заранее, чтобы избежать ажиотажа.

Отправить заявку

Кассовый сбой: что делать?

Использование онлайн-касс без подключения к сети запрещено.

Когда в середине декабря 2017 года случился массовый сбой в работе онлайн-касс, который начался ночью 20 декабря на Дальнем Востоке и докатился до Калининграда, работа многих торговых точек была парализована.

Совершение операций в офлайн-режиме грозило штрафом в размере половины суммы от совершенной операции (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Правы были те, кто рискнул продолжить работу.

Из разъясняющего письма ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867@ следует, что массовый сбой передачи данных в режиме онлайн не должен парализовать работу хозяйствующих субъектов.

После восстановления связи нужно просто выполнить корректировку расчетов, сформировав кассовый чек коррекции на общую сумму неучтенной по ККТ выручки.

При этом оснований для привлечения налогоплательщиков к ответственности за неприменение ККТ или за нарушение порядка работы с ней в данном случае нет, так как отсутствует вина пользователей (ч. 1 и 3 ст. 1.5 КоАП РФ).

Продолжать работу можно и в случае поломки ККТ, повлекшей переход ее в офлайн-режим.

При этом пользователю нужно не только сформировать чек коррекции (в этом случае — по каждой операции!), но и сразу же уведомить налоговый орган о данном факте, передав подробную информацию о произведенной корректировке расчетов, в том числе реквизиты чеков коррекции (письмо ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899). 

Рекомендации по применению ст. 54.1 НК РФ, нюансы должной осмотрительности и другие темы на Контур.Конференции. Очное и онлайн-участие.

Зарегистрироваться

На основании вышеуказанных рекомендаций налоговых органов пользователям ККТ необходимо издать соответствующие локальные акты, регламентирующие порядок работы в случае локальной поломки кассы или глобальных сбоев. Важно зафиксировать обязанности соответствующих должностных лиц по формированию чеков коррекции и уведомлению налоговых органов.

Алексей Крайнев, налоговый юрист

Источник: https://kontur.ru/articles/5075

Пошаговая инструкция как заменить ФН самостоятельно

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое хранит пробитые по кассе чеки и передает их к оператору фискальных данных (ОФД). Срок использования накопителя ограничен: 13, 15 или 36 месяцев.

Если прибор не заменить вовремя — касса автоматически заблокируется. ФН нужно менять за несколько дней до окончания срока эксплуатации. Для этого рассчитайте дату окончания и установите напоминание.

Если вы пользуетесь системой LIFE PAY, мы пришлем напоминание о необходимости заменить ФН по электронной почте.

Заменить ФН можно самостоятельно или обратившись в нашу компанию. Если вы решили заменить прибор самостоятельно — мы подготовили инструкцию, как заменить фискальный накопитель на чековом принтере марки АТОЛ.

Краткий план действий:

Сперва нужно закрыть архив фискального накопителя.​ ​Это делается через утилиту регистрации КТТ АТОЛ.

Важно перед закрытием архива убедиться, что все чеки были переданы к ОФД. Снимите Х-отчет и посмотрите на строку «Непереданных ФД». Количество должно быть 0.

Если чек о закрытии архива передался в ОФД, можно приступать к установке нового фискального накопителя. Если не передался, повторите процедуру или позвоните за консультацией в LIFE PAY.

Как установить новый ФН

1. Перерегистрируйте кассу через утилиту (об этом подробно расписано ниже).
2. Перерегистрируйте кассу в ФНС в связи с заменой фискального накопителя при личном визите в налоговую или с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

   Если у вас нет ЭЦП, ее можно оформить в LIFE PAY за 2000 рублей.

3. Изменить данные о ФН в ОФД.
4. Продлить договор с ОФД.

Закрытие архива ФН невозможно выполнить после истечения срока действия фискального накопителя!

Закрытие архива ФН

При замене фискального накопителя нужно закрыть архив ФН, при этом автоматически формируется отчет о закрытии фискального накопителя. Ниже мы описали весь процесс. Внешне выглядит устрашающе, но это из-за того, что мы описали каждый шаг.

• Перед тем, как закрыть архив, закройте смену и дождитесь отправки всех фискальных документов ОФД, иначе будет выведена ошибка «В ФН есть неотправленные ФД».

Если есть непереданные чеки, их нужно передать с помощью микрокомпьютера или устройства, на котором работает касса.

• Запустите утилиту по регистрации

• Нажмите «Закрыть архив ФН».
• Если время на кассе установлено верно, нажмите далее, если нет – «Синхронизировать с ПК», а затем далее.
• В окне «Закрыть архив ФН» нужно подтвердить операцию, для этого нажмите кнопку «Выполнить».

• После закрытия архива сформируется документ с фискальным признаком (ФП) документа. Это такой же фискальный документ, как и чек продажи, налоговая должна знать, что вы заменили ФН. Для этого дождитесь передачи чека в ОФД

❗️Важно. Если вы в работе используете микрокомпьютер Raspberry PI, то после печати отчета подключите кассу к микрокомпьютеру, при этом кассу выключать нельзя.

• После печати отчета распечатается сообщение о необходимости отправки документа в ОФД

• и сообщение о получении подтверждения от ОФД:

• ❗️Если чеки не отправлены ОФД, то при попытке закрытия архива фискального накопителя касса распечатает сообщение об отмене операции и ошибке:

• ❗️Если ОФД не отвечает, то касса распечатает чек, как на картинке ниже, и операция будет отменена:

До тех пор, пока отчет о закрытии фискального накопителя не передан, вынимать старый ФН нельзя.

После удачного закрытия архива ФН, нужно установить новый экземпляр ФН и провести его активацию.

Активация нового фискального накопителя

• В окне основного меню утилиты выберете «Перерегистрировать».

• Нажмите «Синхронизировать с ПК». Затем нажмите «Далее».

• Распечатается чек, что дата внесена.

• В окне «Причина перерегистрации» укажите «Замена фискального накопителя» и нажмите «Далее».

• Проверьте введенные реквизиты. При необходимости, внесите изменения, заполните недостающие данные. Затем нажмите кнопку «Далее».

• После завершения изменения параметров касса напечатает отчет, а в окне утилиты отобразится сообщение об успешном завершении.

Перерегистрация кассы в ФНС

Вы можете самостоятельно перерегистрировать кассу в налоговой. Для этого не нужно никуда ехать, если у вас есть ЭЦП. Все делается через сайт ФНС:

• войдите на сайт налоговой, выберите организационно-правовую форму;
• нажмите «Войти с ключом электронной подписи»;
• откроется новое окно, найдите третий пункт ниже и нажмите «Выполнить проверку условий подключения»;
• в новом окне нажмите кнопку «Начать проверку» и дождитесь выполнения всех параметров;

в середине проверки нужно выбрать сертификат компании, от имени которой вы входите в онлайн-кабинет:

• после успешной проверки нажмите «Войти в личный кабинет»;
• перейдите в раздел все кассы, найдите кассу, в которой меняете ФН;
• нажмите на регистрационный номер кассы;
• выберите «Перерегистрировать кассу»
• в открывшимся окне укажите причину перерегистрации – «Замена фискального накопителя»
• укажите ОФД
• нажмите «Подписать и отправить»

На видео видно, как перерегистрировать кассу в ФНС

Изменение данных в ОФД и продление

Большинство операторов фискальных данных меняют номер фискального накопителя автоматически. Если этого не произошло скачайте заявление о перерегистрации из личного кабинета ФНС и отправьте в поддержку своего ОФД:

• войдите в личный кабинет налоговой;
• перейдите в раздел с кассами;
• нажмите на иконку файла напротив регистрационного номера кассы;

• скачайте заявление;
• отправьте заполненное заявление к ОФД по электронной почте.

Для продолжения работы кассы, продлите обслуживание у ОФД. Для этого обратитесь к вашему оператору фискальных данных и оплатите счет за обслуживание очередного периода.

Готово! Кассу можно пускать в работу

Источник: https://www.life-pay.ru/blog/zamena_nakopitelya

Замена ФН по истечении срока или другой причине: общий порядок действий

Законодательство, регулирующее использование онлайн-касс, в ряде случаев предписывает их владельцам осуществлять замену фискального накопителя — основного технологического компонента новой ККТ. Изучим подробнее то, по какой причине и как часто производится замена ФН, а также общий порядок действий при проведении этой процедуры.

Расскажем, как заменить фискальный накопитель в ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

В каких случаях требуется замена фн

Необходимость в замене фискального накопителя может быть вызвана следующими причинами:

1. По истечении срока эксплуатации по закону

В общем случае фискальный накопитель рассчитан на работу в течение 13 месяцев. Но законом также предусмотрены модификации, приспособленных к работе в течение 36 месяцев. Обязанность по применению ФН с увеличенным сроком службы установлена:

• для хозяйствующих субъектов на основных спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН) за исключением предприятий, продающих подакцизные товары;
• для предприятий в сфере услуг.

При этом, предприятия, которые относятся к указанным категориям и ведут деятельность в определенные сезоны, вправе выбирать, какой накопитель выбрать — работающий в течение 13 или 36 месяцев.

Аналогичное право установлено для хозяйствующих субъектов, совмещающих спецрежим с ОСН либо задействующих онлайн-кассу в автономном режиме (например, при ведении деятельности в отдаленной местности, где есть сложности с подключением к интернету).

Накопитель, работающий в течение 13 месяцев, обязаны применять хозяйствующие субъекты, реализующие подакцизные товары.

Остальные предприятия вправе выбирать удобный для них фискальный накопитель.

Советы по правильному выбору фискального накопителя для предпринимателей, использующих различные системы налогообложения, можете посмотреть (файл PDF).

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

2. Переполнение памяти

В общем случае в стандартный фискальный накопитель — работающий 13 месяцев, может быть записано порядка 180 тыс. платежных операций. Это примерно 450 чеков ежедневно.

Однажды записанная в память ФН платежная операция не может быть изменена (разве что дополнена корректировочной — которая займет еще одну ячейку памяти), поэтому, общее количество операций, которые отражаются в накопителе, ограничено.

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

3. Смена владельца онлайн-кассы, на которой установлен ФН

Дело в том, что 1 накопитель может быть применен только 1 налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) — это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

4. Неверно введен регистрационный номер ККТ

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

5. Блокировка ФН

Может произойти в следующих случаях:

• передача кассовых чеков в ОФД не производилась более 30 суток подряд;
• открытая смена длится более 24 часов;
• время между формированием двух чеков подряд или первого кассового чека и отчета об открытии смены более, чем на 5 минут отличается от времени по таймеру ККТ.

6. Выход из строя

Причины тому могут быть самыми разными. Фискальные накопители — довольно надежные и защищенные устройства, но при слишком грубой эксплуатации и регулярном воздействии агрессивных сред и они могут выходить из строя.

Вне зависимости от причин, обусловивших необходимость в замене ФН, алгоритм рассматриваемой процедуры, в целом, один и тот же.

Узнайте, в каких случаях нужна замена ФН.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Как производится замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Заменить ФН можно:

1. Обратившись в специализированный центр технического обслуживания.

Если на ФН (кассу) еще действует гарантия, то данный вариант желательно считать приоритетным.

Данная процедура не запрещена законом, но она сопровождается различными рисками — в случае, если что-то пойдет не так, можно запросто привести в негодность новый ФН, стоимость которого не будет возмещена поставщиком.

Но, так или иначе, порядок действий и специалиста и владельца ККТ, решившего заменить ФН самостоятельно, будет одинаковым.

Порядок действий

При замене ФН потребуются:

• компьютер, подключенный к онлайн-кассе (или альтернативный ему вычислительный модуль — например, планшет), если она не автономна (и не включает при этом штатных элементов управления настройками);
• наличие доступа в интернет;
• действующая ЭЦП для ФНС (для личного кабинета ОФД, если она предусмотрена);
• новый фискальный накопитель;
• отвертка.

Убедившись в наличии указанных ресурсов, необходимо выполнить следующий порядок действий:

1. Закрыть архив фискального накопителя.

То, как именно осуществляется данная процедура, должно быть описано в пользовательской документации к ПО онлайн-кассы. По ее завершении имеющиеся данные из ФН передаются в ФНС через ОФД.

Видео о закрытии архива ФН:

1. Отключить ККТ от электропитания, снять ФН.

Для этого потребуется, в свою очередь, руководство по эксплуатации онлайн-кассы. Как правило, ничего кроме обычной отвертки для решения задачи по снятию ФН не требуется.

Видео — замена фискального накопителя в онлайн-кассах ШТРИХ-М-01Ф:

1. Смонтировать новый ФН, включить ККТ. Убедиться, что все работает, а затем выставить новые настройки в программном меню онлайн-кассы.

Как правило, настройки сводятся к указанию корректной даты и времени начала пользования фискальным накопителем. Его установка характеризуется довольно большой автономностью работы ККТ относительно пользователя: кассовый аппарат обычно сам без каких-либо дополнительных настроек распознает и инсталлирует ФН на программном и аппаратном уровне.

После внесения корректировок в настройки онлайн-кассы желательно протестировать ее — в режиме «прогон» или аналогичном.

1. Перерегистрировать онлайн-кассу на сайте ОФД или в Личном кабинете налогоплательщика ФНС (с использованием имеющихся ЭЦП).

В интерфейсах перерегистрации нужно будет указать причину замены ФН.

Порядок действий на сайте налоговой службы при замене ФН приведен в ЭТОЙ пошаговой инструкции.

Собственно, это все, что нужно сделать. Конечно, в зависимости от конкретной модели онлайн-кассы процедура замены ФН может иметь самые разные нюансы. Но в общем случае рассмотренный нами алгоритм оснащения ККТ действующим накопителем не предполагает особых сложностей.

Важный нюанс: старый ФН выбрасывать нельзя. Нужно обеспечить его хранение в фирме в течение 5 лет после извлечения из онлайн-кассы.

Интересует, как произвести замену ФН в онлайн-кассах?

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Советуем прочитать статью об использовании кассовых аппаратов индивидуальными предпринимателями на разных режимах налогообложения.

Источник: https://online-kassa.pro/ispolzovanie/zamena-fn.html

Правила установки и использования фискального накопителя

Для чего нужен фискальный накопитель?

Фискальный накопитель — это аппарат, который шифрует и защищает фискальные данные. Под фискальными данными подразумевают расчеты, осуществляемые контрольно-кассовым устройством. Впервые накопитель был введен в торговый обиход Федеральным законом 209-Ф3 в июле 2016 года.

Назначение накопителя

Функционально накопитель — это та же защищенная кассовая лента, только изрядно модернизирована и способна выполнять дополнительные задачи.

Как работают на практике фискальные накопители — смотрите в этом видео:

Особенности работы фискального накопителя

Фискальный накопитель через интернет передает всю информацию о пробитом чеке оператору. После успешной передачи отправленная информация в устройстве не накапливается.

При возникновении технических неполадок чековые сведения до оператора фискальных данных могут не дойти. В таком случае, каждый пробитый чек будет храниться в накопителе в электронном виде до тех пор, пока связь не восстановится.

Согласно Федеральному закону о фискальном накопителе, устройство при наличии проблем со связью на протяжении 30 дней подлежит замене.

Основы применения кассовых аппаратов с ФН

Пользоваться онлайн ККМ могут предприниматели, у которых имеется специальное оборудование, проработанные бизнес-процессы, специализированное программное обеспечение. Наличие все перечисленных дополнений обязательно для своевременной передачи кассовых расчетов в налоговую инспекцию.

Может ли ИП работать без кассового аппарата вы можете узнать в этой статье.

Онлайн касса может выполнять следующие задачи:

• передавать через интернет информацию о платежах, которые осуществляет покупатель, в налоговую службу;
• создавать кассовые чеки в электронном виде и отправлять их на электронную почту или телефон покупателя;
• хранить и шифровать информацию о платежах.

Платежные сведения передаются в налоговые органы не напрямую. Уполномоченным посредником в этой операции является оператор фискальных данных.

С другой точки зрения кассовый аппарат подкупает клиента тем фактом, что обычный бумажный чек хранить необязательно, поскольку в накопителе есть электронная копия.

Принципиальной разницы между онлайн кассой и обычной нет. Нужно лишь придерживаться всех законодательных норм, которые прописаны в 54-ФЗ.

Главным требованием Федерального закона является обязательная совместимость кассового аппарата с фискальным накопителем. Именно ФН основной компонент ККМ и именно он обеспечивает законность функционирования онлайн-кассы в то время, когда нет доступа к сети интернет.

Кассовый аппарат совместно с фискальным накопителем выполняет следующий перечень задач:

• с помощью сканера для считывания штрих-кода товара и клавиатуры либо сенсорного дисплея на ККТ кассир в ОС кассового аппарата вводит данные о покупке и отправляет сообщение на электронный ящик либо телефон клиента;
• покупателю выдается обычный бумажный чек.

Сравнение ЭКЛЗ и фискального накопителя.

На момент осуществления покупки информация о проведенной оплате поступает на фискальный накопитель, сохраняются во внутренней памяти, шифруется и передается ОФД в режиме онлайн.

После окончания формирования платежной записи в фискальном накопителе, текстовый блок со всеми данными подается на чековый принтер кассовой машины. Распечатывается бумажная копия чека, которую предоставляют покупателю.

После обработки данных оператор также отправляет электронный чек на контакты, которые указывает клиент.

Работа накопителя основана на использовании специального ключа, который имеет два срока действия – 13 и 36 месяцев.

Предприниматели, которые пользуются упрощенной системой налогообложения, патентом и которые предоставляют услуги населению, применяют аппарат с ключом, действительным 36 месяцев.

Данной льготой не могут воспользоваться «упрощенцы», торгующие акцизной продукцией. В других условиях применяется накопитель с ключом, действующим 13 месяцев.

Покупая новый, установленный законом, кассовый аппарат, предприниматель в комплекте получает вмонтированный в корпус ККТ фискальный накопитель. Если модернизируется старая касса, то накопитель нужно приобретать дополнительно.

Особая конструкция фискального накопителя позволяет помещать его в посадочное место корпуса ККТ там, где ранее располагалась кассовая лента. Разъемы ЭКЗЛ и накопителя совершенно одинаковые.

После установки фискального накопителя в кассовый аппарат нужно перепрошить электронную плату для того, чтобы касса могла передавать зашифрованные чеки ОФД.

Современные онлайн кассы уже настроены на полноценную работу по новым правилам.

Преимущества онлайн касс

• удаленная регистрация кассового аппарата без посещения налоговой инспекции;
• исчезает необходимость заключать договор с ЦТО;
• предприниматели с УСН, ЕСХН, ПСН и предоставляющие услуги потребителям могут использовать фискальный накопитель и самостоятельно осуществлять его замену каждые три года;
• возможность избавиться от дополнительных проверок из-за онлайн обмена информацией и автоматизированного анализа.

Основным недостатком онлайн кассы считается расход средств, потраченных на ее приобретение. Также придется потратить определенную денежную сумму на обучение кассиров работе с фискальным накопителем. Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста вы можете прочесть здесь.

Кроме этого, понадобятся средства на оплату услуг оператора фискальных данных, которые будут осуществлять передачу электронной информации.

Реестр фискальных накопителей

Фискальные накопители, которые допускаются к применению, регистрируются в государственном реестре. Документ доступен для свободного просмотра на официальном сайте Налоговой Службы.

Сертификат соответствия фискального накопителя.

Реестр включает около 80 моделей онлайн касс. Список регулярно обновляется. В документе содержаться такие данные:

• название фирмы-изготовителя техники и его организационно-правовой статус;
• ИНН производителя;
• название модели кассовой машины;
• модель фискального накопителя;
• особенности работы кассового аппарата с автоматическими расчетами;
• особенности работы онлайн кассы при проведении электронных платежей;
• функционирование ККТ при формировании бланков строгой отчетности;
• номер решения и дата включения или исключения ФН в реестр.

Для внесения в реестр онлайн кассы производитель должен предъявить пакет документов и заявление, в котором подтверждается соответствие накопителя действующему законодательству. Фирмы не могут регистрировать и устанавливать аппараты, которые не внесены в реестр.

Блокировка накопителя

Фискальный накопитель автоматически заблокируется, если по каким-либо причинам ОФД не будет получать сведения о платежных чеках более 30 календарных дней. Это означает, что кассовый аппарат больше не сможет печатать чеки.

Реализация товара через заблокированный накопитель также невозможна. Причиной отсутствия отправки данных в ОФД могут быть проблемы с интернетом. Чтобы избежать неприятностей, важно регулярно следить за работоспособность сети.

Возможно ли не использовать накопитель

Законодательство разрешает не применять онлайн кассу субъектам, которые занимаются отдельными видами деятельности. Также до средины 2018 года ККТ могут использовать предприниматели, которые заполняют налоговую декларацию по ЕНВД и предоставляют услуги населению.

Послабление существует и для торговых организаций, которые функционируют в отдаленных населенных пунктах с плохим качеством сети связи. Они должны использовать фискальные накопители, но не обязаны передавать фискальные данные налоговой службе.

Регистрация онлайн кассы

Зарегистрировать ФН можно тремя способами:

• подать бумажное заявление в налоговые органы;
• подать электронное заявление через интернет.

Для электронной регистрации понадобится УКЭП, которая выдается в Удостоверяющем центре. Также нужно завести личный кабинет на сайте Налоговой службы и получить к нему доступ.

Закрытие ФН

Фиксальный накопитель закрывают при:

• снятии кассового аппарата с реестра;
• истечении срока эксплуатации ФН и последующая его замена;
• сбои в работе накопителя.

Перед закрытием ФН нужно завершить смену ККТ, убедится, что вся информация из накопителя была передана в ОФД.

Что такое оператор фискальных данных и фискальный накопитель вы можете посмотреть в этом видео:

Источник: https://FBM.ru/kak-sozdat-svojj-biznes/oborudovanie-dlya-biznesa/fiskalnyj-nakopitel.html

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: как заменить накопитель правильно

Фискальный накопитель имеет срок действия, по истечении которого должен быть заменен. Чтобы произвести замену ФН не обязательно идти в сервисный центр. Несложные действия можно произвести своими руками.

Чтобы качественно произвести замену фискального накопителя в онлайн-кассе в той или иной ситуации необходимо знать алгоритм действий и устройство определенной модели ККТ.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) – криптографическое устройство, расположенное внутри онлайн-кассы, позволяющее автоматически выполнять действия, предусмотренные 54-ФЗ.

Внешне это устройство представляет небольшую коробочку размером 30×30мм. Его прочный корпус невозможно вскрыть без повреждений, после которых он смог бы нормально функционировать.

Рис. 2. Фискальный накопитель внутри и снаружи

Фискальный накопитель находится в сердцевине онлайн-кассы и заменяет старую ленту ЭКЛЗ. Именно он сохраняет данные о происходящих операциях, а также передает полученные сведения оператору фискальных данных (ОФД) для последующей обработки и передачи в налоговую службу. Он в обязательном порядке должен иметь заводской номер и пломбу завода-изготовителя.

Важно! Список моделей фискальных накопителей, имеющих допуск к работе, приведен в классификаторе (реестре) на сайте Налоговой службы.

Чтобы определить, когда пришла пора производить замену стоит обратить внимание на случаи, с которыми уже столкнулись пользователи онлайн-касс.

Таблица 1. Основные причины замены устройства

Причина	Описание
Истек срок службы	В отличие от самой онлайн-кассы фискальный накопитель имеет срок годности. Так, кассы, установленные до сентября 2017 года, имеют срок эксплуатации равный 13 месяцам, позже появились устройства со сроком до 36 месяцев. Произвести плановую замену нужно до наступления момента окончания срока эксплуатации, иначе касса перестанет печатать чеки, закрывать смены и производить инкассацию.
Переполнена память устройства	Память встроенного микрочипа ограничена. Обычно ФН со сроком службы на 13 месяцев хватает до 180 тыс. кассовых операций, что составляет около 450 чеков в сутки. Информация сохраняется автоматически. Возможность удалять данные отсутствует. Отслеживать оставшуюся память можно на экране ККТ. Важно обращать внимание на порядковые номера чеков – когда они приближаются к 160 000, говорят о заполнении памяти устройства.
Поменялся владелец ККТ	Если происходит смена собственника кассовой техники, обязательно меняют накопитель. Предыдущий пользователь должен завершить работу с кассой – закрыть архив ФН, отослать данные в ОФД и снять ее с учета в личном кабинете на сайте ФНС России. А новому собственнику предстоит приобрести ФН, установить его в онлайн-кассу и зарегистрировать ее через личный кабинет ФНС России. После постановки на учет налоговая служба выдаст новую карточку регистрации ККТ.
Произошла блокировка ФН (утрата возможности проставлять фискальную подпись на чеках)	В режиме блокировки касса не проставляет фискальный реквизит на чеках и может лишь сформировать отчет о закрытии смены. Такая ситуация возникает если: продолжительность смены составляет более 24 часов; передача чеков в ОФД не производилась в течение 30 суток; время между формированием двух чеков, а также первого чека и отчета об открытии смены более, чем на 5 минут отличается от времени таймера ККТ.
Введен неверный номер регистрации	Ввод регистрационных данных возможен единожды при первом запуске кассы. Поправить ошибочные сведения невозможно.
Выход из строя	Физические неисправности не подлежат устранению.

Важно! Отсчет срока действия начинается с момента фискализации ККТ, т.е. регистрации аппарата в ФНС России.

Когда подойдет время замены по сроку действия, касса самостоятельно предупредит об этом. Программное обеспечение современных ККТ позволяет получать оператору уведомления о предстоящей смене фискального накопителя.

В данном случае владельцам придется также продлить договор с оператором фискальных данных (ОФД).

При переходе на другую систему налогообложения устройство менять не требуется.

Как заменить фискальный накопитель

При замене новый накопитель активируется с регистрационными данными, введенными при установке уже ранее используемого ФН. Поэтому чтобы изменить сведения об ИНН организации или ОФД необходимо выполнить технологическое обнуление и зарегистрировать кассу в налоговой службе заново.

Произвести замену можно не только в сервисном центре, но и самостоятельно.

Следует учитывать, что порядок смены может несколько отличаться в зависимости от модели ККТ, поэтому необходимо иметь под рукой инструкцию от производителя онлайн-кассы.

Для замены необходимо заранее подготовиться к процедуре, обеспечив наличие следующих элементов:

• устройство с выходом в интернет, к которому можно будет подключить онлайн-кассу (компьютер, планшет);
• ЭЦП для личного кабинета ФНС России (если предусмотрено настройками кабинета);
• новый фискальный накопитель.

1. Закрыть архив старого ФН.

Осуществляется с помощью определенной команды, описанной в пользовательском руководстве данной онлайн-кассы. Выполняется это для того, чтобы касса смогла завершить работу и передать все оставшиеся сведения в ОФД, а далее в ФНС России.

1. Отключить онлайн-кассу от электропитания, с помощью отвертки снять крышку корпуса и изъять накопитель.
2. Установить новый ФН, включить кассу в сеть.
3. Произвести необходимые настройки в меню кассы (задать дату и время), убедиться в правильности установки устройства, осуществить прогон чековой ленты в тестовом режиме.
4. Зайти в личный кабинет на сайте ФНС России или на сайте ОФД и произвести необходимые действия по перерегистрации онлайн-кассы в связи с заменой накопителя.

Важно! Использованный фискальный накопитель выбрасывать нельзя.

Согласно п. 2 статьи 5 54-ФЗ использованный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет с момента извлечения из кассы. Сведения могут пригодиться для бухгалтерской и налоговой отчетности.

Если онлайн-касса находится на гарантии, то не стоит пренебрегать этим и надежнее будет обратиться в сервисный центр.

Сколько стоит замена накопителя в сервисном центре

Как правило, чтобы произвести полную переустановку фискального накопителя в онлайн-кассах (закрытие архива ФН, осуществление технических работ, обновление прошивки кассы, регистрация в ФНС России) с помощью специалиста сервиса может обойтись стоимостью от 1 500 до 5 000 рублей.

Видео-инструкция по теме:

Похожие темы

1. Фискальный накопитель
2. Процедура регистрации онлайн кассы в ИФНС

Источник: https://onlainkassy.ru/info/zamena-fiskalnogo-nakopitelya.html