Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец — все о налогах

Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно

На протяжении длительного трудового пути, практически каждый гражданин может столкнуться с проблемой, когда в его трудовой будет сделана последняя запись. Если для последующей записи не останется места, а вам предстоит трудиться и вносить соответствующие сведения в книжку – вам выдадут вкладыш.

Знать о том, что такое вкладыш в трудовую книжку и каким образом его можно приобрести, должны не только кадровики, но и обычные граждане. Ведь именно их стаж учитывается в книжке, именно их благополучие в нетрудоспособном возрасте зависит от кадровиков и работодателей.

…

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Любая ошибка или недочёт в их работе может обернуться долгой волокитой по сбору справок и восстановлению стажа, которая принесёт значительные неудобства всем участникам этой процедуры.

Что это такое?

Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника. Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.

Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Зачем и для чего он нужен?

Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность.

Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать. А если вы без всяких оснований откажете работнику в приёме, то могут возникнуть иные нелицеприятные результаты:

Вы потеряете хорошего специалиста из-за собственной непредусмотрительности.
Отказав работнику, вы можете наткнуться на рассмотрение ситуации неправомерного отказа в трудовой инспекции, в прокуратуре или суде.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что вкладыш – это далеко не мелочь в кадровом делопроизводстве.

Его наличие может восприниматься как должное, которому не придаётся серьёзного значения. А его отсутствие может привести к неприятным последствиям.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой, в частности, бланк этого документа имеет следующие характеристики:

36 страниц;
картонную обложку;
формат 88х125 мм;
с элементами защиты.

Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Приобретение бланка вкладыша

Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица.

Работодателю непозволительно:

Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности. Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.

Бланки вкладышей приобретаются организацией по договору с компаниями распространителями. Лицо, осуществляющее их приобретение в организации, должно быть обеспечено доверенностью.

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.

Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.

Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость. Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи

Вопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

у работника при трудоустройстве;
у кадровика;
у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Нужны ли заявления?

Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Возможно также, что на предприятии заявления на выдачу вкладышей и ТК являются дополнительной формой учёта и контроля этих бланков, что также имеет смысл.

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Вполне возможно, что на предшествующем месте работы он писал заявление в отношении каких-либо документов, а работодатель убедил его в том, что так должно быть в соответствии с нормативами.

Если вы предоставляете работу гражданам или ведёте записи трудовых, имейте в виду, что работники могут навязывать своё мнение, так как они полагают себя сведущими и информированными во многих вопросах.

В непринципиальных ситуациях с ними лучше не вступать в спор, иначе они потребуют пространных объяснений о структуре вашего кадрового делопроизводства.

А вступать в полемику по этому поводу с подчинёнными – неэффективно. Все ваши действия в глазах работника должны выглядеть действиями компетентного лица. А по сути – они должны таковыми являться.

Как правильно заполнять?

Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным.

Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой.

Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Пустой бланк.

Нумерация или порядковый номер

Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке. То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.

В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.

Оформление

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
Ниже указывается серия и номер вкладыша.
В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК.

Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено.

Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Ошибки: как правильно исправить?

Обратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Обратите внимание, если чистый вкладыш будет подшит и на титульном листе трудовой будет внесён его идентификационный номер – придётся исправлять ошибку на титульном, вырывать (изымать) вкладыш. Эти действия работник может попытаться квалифицировать как порча документа.

Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче целесообразно только после заполнения вкладыша. Этот момент касается первичного его заполнения.

После того как вкладыш благополучно подшит и первая запись внесена в него без ошибок, его заполнение продолжается по аналогии с заполнением трудовой, без каких-либо исключений. Он с трудовой книжкой является одним документом. Соответственно, исправление ошибок производится точно также:

Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

Прежде чем подшить вкладыш в трудовую книжку, работник пользуется много лет. Не удивительно, то в его жизни могут произойти изменения. Женщина может выйти замуж и поменять фамилию, может измениться образование, повыситься квалификация. Эти нюансы должны отражаться в трудовой владельца.

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Запись во вкладыше должна совпадать:

с паспортными данными;
со сведениями в ТК.

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
Подшиваете копию в личное дело.
На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). Имейте в виду, что без предоставления документа, подтверждающего причину смены фамилии, принимать книжку вновь трудоустраивающегося вы не имеете права, так как он не подтвердил её подлинность.

Заключение

Вкладыш в ТК нужен для продолжения внесения записей.

Если книжка завершена, но гражданин продолжает трудиться – ему требуется подшить вкладыш. Вкладыш является таким же важным документом, как трудовая книжка, но без неё он не является действительным.

Бланки вкладышей относятся к документам строгой отчётности, приобретаются в специальных торговых фирмах на основании договора и доверенностей на продажу и приобретение. Хранить их нужно вне прямого доступа, в защищённом месте. Записи требуется вносить также аккуратно и корректно, как и в трудовую книжку.

Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/vkladysh.html

Как вшивается и заполняется вкладыш в трудовую книжку (образец)

Люди, имеющие большой стаж работы, активно развивающиеся на профессиональном поприще, получающие награды, поощрения, повышения, рано или поздно сталкиваются с необходимостью использовать вкладыш в трудовую книжку. Заведение новой трудовой книжки или прекращение всякой деятельности не являются выходом из ситуации.

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

Когда был выпущен	Серия	Внешний вид
1974 год	AT-I
1981 год	AT-II
1988 год	AT-III
1995 год	AT-IV
2004 год (используются и сейчас)	BT
2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)	BT-I

Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года четко регламентирует, как именно заполняются вкладыши. Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом:

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

36 страниц для внесения информации;
обложка выполнена из картона;
формат 88 на 125 миллиметров;
имеет серию и номер;
титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Условия выдачи вкладышей

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных.

Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу.

Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт.

Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
вкладыш;
иголка (лучше брать не тонкую иглу);
нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
ножницы;
шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Куда вшивать вкладыш

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

принимать человека на работу;
увольнять;
делать записи во вкладыше;
совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Иногда на предприятиях требуют написать заявление на вкладыш в трудовую книжку, образец которого позволяет заполнить документ правильно. Установленной законом формы такого заявления нет, но в организации она имеет место быть.

Не всегда при выдаче вкладыша требуется писать заявление. Если сам работодатель об этом сотрудника не просит, то проявлять свою инициативу не нужно. Требование написать заявление на вкладыш в трудовую книжку может быть связано со следующими ситуациями:

Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.

Написание заявления

Если на предприятии есть установленная форма такого заявления, то лучше воспользоваться ею. В противном случае оно пишется в произвольном порядке.

Сначала указывается, на чье имя пишется заявление. Получателем должен быть руководитель организации. Передавать документ ему в руки необязательно. Оставить заявление можно и другим уполномоченным лицам (главному бухгалтеру, кадровому специалисту).

После прописывается, кто является составителем заявления. Здесь указываются следующие данные:

ФИО;
должность;
название структурного подразделения.

Далее идет название документа – «ЗАЯВЛЕНИЕ», а ниже его текст. Тут прописывается просьба об оформлении вкладыша, основание для его использования (закончились графы в разделе о работе или награждении).

Заявитель изъявляет готовность заплатить за вкладыш. Тут можно указать конкретную стоимость, уточнить которую лучше у самого бухгалтера.

В конце документа проставляется дата его составления и личная подпись. Они должны быть написаны от руки, остальные данные можно напечатать на компьютере.

В дальнейшем именно это заявление будет являться основанием для составления приказа и занесения записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Заключение

При окончании граф в трудовой книжке оформление и вшивание вкладыша является единственно верным решением. Другие варианты в этом случае являются недействительными. Юридическая сила вкладыша определяется трудовой книжкой, к которой он прикрепляется. Без регистрации на титульном листе он не является действительным и не может быть использован работодателем или работником.

Источник: https://okbuh.ru/trudovaya-knizhka/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-i-vshit

Зачем нужны вкладыши для трудовых книг и как их правильно оформить?

С необходимостью оформления вкладыша в трудовую книгу сталкивается каждый работодатель. Основной бланк этого документа иногда не вмещает всю информацию и в таком случае требуется дополнить книгу отдельным вкладышем.

Например, работник достаточно часто менял рабочие места и по этой причине в его книжке переполнился записями раздел «О работе».

Чтобы поставить новую отметку сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному на ведение книг лицу придётся воспользоваться вкладышем.

Порядок оформления этого документа и его бланк (унифицированная форма) предусмотрен на законодательном уровне. Уполномоченному лицу остаётся лишь придерживаться общепринятых норм оформления.

Что говорит закон?

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225, составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок.

Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места.

Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.

Как выглядит документ и его образец

Напоминаем, что этот документ без трудовой книги считается недействительным! То есть, он предъявляется всегда в комплекте с трудовой.

Вкладыш имеет титульный листок, на котором фиксируется основная информация о работнике (по аналогии с трудовой книгой):

Вверху титульного листка размещается герб Российской Федерации.
Под ним в специальные строки вписывается фамилия, имя и отчество работника, а также дата его рождения (прописью указывается число, месяц и год).
В следующей строке фиксируется имеющееся образование, а ниже вносится информация по специальности или профессии.
Затем вносится дата оформления вкладыша — число, месяц и год прописью.
На титульном листе подписывается работник, которому выдаётся этот документ.
Также ставит свою подпись лицо, уполномоченное на ведение трудовых (с расшифровкой и разборчиво).
Слева от подписи уполномоченного сотрудника ставится мокрая печать юридического лица (предприятия, организации, учреждения, акционерного общества, и так далее).

Вкладыш комплектуется двумя разделами:

О работе — всего девять разворотов.
О награждениях — всего восемь разворотов.

Как происходит оформление?

Заполнение вкладышей ведётся по аналогичной заполнению трудовых книг схеме, но при этом у сотрудников кадрового отдела могут возникать определённые трудности.

Общие правила заполнения выглядят следующим образом:

Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.

Также Правилами не установлено, куда именно подшиваются эти документы и где ставится отметка об их выдаче. Но исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что:

вкладыш скрепляется с трудовой (подшивается в книгу) с помощью ниток;
после чего на первой странице трудовой (её внутренней стороне) ставится
специальный штамп, подтверждающий выдачу вкладыша, также здесь вносятся
основные реквизиты выданного документа — его номер, серия и дата оформления.

Вместо штампа допускается внесение пометки от руки. А сам вкладыш чаще подшивают в конце книги, хотя было бы логичнее и удобнее расположить его перед заполненным разделом трудовой или в середине книги.

Вкладыши с допущенными при заполнении ошибками подлежат утилизации. Вместо уничтоженного бланка оформляется новый, заполненный без ошибок. Серийный номер уничтоженного документа вырезается и хранится в специальном учётном журнале (вклеивается в него).

Кто заполняет и как хранить?

Оформлением документов этого типа занимается уполномоченный приказом руководства сотрудник. Обычно это один из работников кадрового отдела. А в небольших компаниях вопросами ведения и хранения трудовых книг и вкладышей к ним может заниматься сотрудник, нанятый в качестве совместителя — например, главный бухгалтер или менеджер.

Срок хранения вкладышей зависит от срока хранения трудовых книг, установленных законодательными нормами (документы хранятся вместе), и составляет пятьдесят лет. В отдельных случаях хранение продлевают до 75 лет, если книги вложены в личные дела работников.

Но по общим правилам хранение трудовых должно осуществляться в отдельном сейфе, запирающемся на ключ. Чаще это сейф, контролируемый руководством предприятия или организации либо начальником кадрового отдела.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку?

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

принимать чистый вкладыш от сотрудника;
требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
открыть бланк вкладыша посередине;
сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
без трудовой вкладыш не действителен;
нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

оформлять данного гражданина на работу;
увольнять гражданина с данного места работы;
делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1484934617888721780/kak-oformlyat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/