Как правильно хранить электронные счета-фактуры? — все о налогах

Порядок хранения электронных счетов-фактур: разъяснения ФНС России

К сожалению, Налоговый кодекс РФ охватывает далеко не все вопросы хранения счетов-фактур. Особенно электронной версии этого документа, которая приобретает всё большую популярность на практике. ФНС России попыталась закрыть этот пробел в законодательстве. Что из этого получилось – в нашем обзоре.

Позиция налогового ведомства

Если срок хранения счетов-фактур в НК РФ прописан довольно чётко, то с электронной версией этого документа не всё ясно. В письме от 19 июля 2017 года № СД-4-3/14079 Налоговая служба России дала ряд важных разъяснений на этот счёт.

Во-первых, хранение электронных счетов-фактур, которые были выставлены согласно действующим правилам, плательщик обеспечивает тоже в электронном виде самостоятельно. То есть нет необходимости распечатывать и тем самым дублировать их в бумажном варианте.

По мнению ФНС, эти правила хранения счетов-фактур в полной мере распространяются:

подтверждения оператора электронного документооборота;
извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Также м. «Операторы ЭДО: перечень».

Налоговая служба России в своих разъяснениях выделила ещё один важный нюанс порядка хранения счетов-фактур. Как было сказано, счета-фактуры, которые организация выставила в электронном виде, распечатывать не нужно. Поэтому пропуски в хронологии счетов-фактур, которые выставлены электронно, отражать в сшиве счетов-фактур, выставленных в бумажном варианте, закон не требует.

Как видно, требования к хранению счетов-фактур налоговики трактуют в пользу плательщиков. Очевидное преимущество которых – избавление от излишней бумажной документации.

Чем руководствоваться

По закону можно выбирать: сформировать и выставить счет-фактуру на бумаге носителе и/или в электронном виде (абзац 2 п. 1 статьи 169 НК РФ).

Сами требования к выставлению и получению счетов-фактур в электронном виде по ТКС с проставлением усиленной квалифицированной подписи закреплены приказом Минфина России от 10 ноября 2015 года № 174н (далее – Правила).

На основании п. 1.13 этих Правил, участники оборота электронными документами по НДС, подписанными усиленной квалифицированной подписью, обеспечивают их хранение вместе с применённым для формирования ЭП квалифицированным сертификатом ключа проверки в течение установленного срока хранения счетов-фактур на предприятии.

Кроме того, счета-фактуры (в т. ч. корректировочные и исправленные), подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в т. ч. корректировочного и исправленного) хранят по принципу хронологии соответственно по мере:

выставления (составления, в т. ч. исправления, когда не подлежат направлению покупателю либо если направлены (в т. ч. корректировочные и исправленные), но не получены покупателем);
получения за соответствующий налоговый период.

Об этом говорит п. 14 регламента ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур для целей НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Также см. «Журнал учета счетов фактур за 1 квартал 2017 года: пример заполнения».

Источник: https://buhguru.com/news/yelekt-scheta-faktury.html

Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры

Минфин России выпустил письмо от 13.01.16 № 03-03-06/1/259, адресованное тем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые подключены к системам электронного документооборота (ЭДО) и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Чиновники напомнили, что такие налогоплательщики могут хранить электронные счета-фактуры без распечатывания на бумаге.

Как известно, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п.1 ст. 169 НК РФ). При этом электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п.6 ст. 169 НК РФ).

Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключиться к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см.

«С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами».

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. В пункте 1.3 Порядка оговорено: участники ЭДО обязаны хранить электронные документы совместно с сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Счета-фактуры, подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период (п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв.

постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Проанализировав упомянутые нормы, в Минфине делают вывод: электронные счета-фактуры хранятся в электронном виде без распечатывания на бумаге. Аналогичная позиция выражена в письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@. (см. «ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге»).

Напомним, что по общему правилу, срок для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе, счетов-фактур, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Обратите внимание: организации, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об этом см. «Организации и ИП могут бесплатно отправлять контрагентам любое количество электронных документов в течение 2-х месяцев».

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2016/2/10734

Как хранить электронные счета-фактуры?

ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумагеЭлектронные счета-фактуры равнозначны своим бумажным аналогам.

Поэтому компании и предприниматели, которые подключены к системе электронного документооборота и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ), не обязаны хранить эти документы в бумажном виде.

Об этом напомнила Федеральная налоговая служба в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@.

Согласно Налоговому кодексу счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 1 ст. 169НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н.

Электронный счет-фактура признается юридически значимым при соблюдении следующих условий. Во-первых, он должен быть составлен в утвержденном Федеральной налоговой службой XML-формате (приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@).

Во-вторых, подписан электронной подписью (КЭП) руководителя или другого уполномоченного лица. В-третьих, выставлен через оператора ЭДО.

Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключились к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см.

«С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами»; «Чем подписывать электронные счета-фактуры в 2013 и 2014 году: узнайте ответ из “Диадок-news”».

Счета-фактуры, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период. Об этом сказано в пункте 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (утв. постановлением правительства РФ от 26.12.

11 № 1137). Кроме того, пункт 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, обязывает участников ЭДО хранить документы в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Напомним, что общий для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе, счетов-фактур), составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ).

Учитывая изложенное, налогоплательщик не обязан создавать бумажную копию электронного счета-фактуры и хранить документ именно в бумажном виде.

Также авторы письма напомнили, что вычет НДС на основании электронных счетов-фактур применяется в общем порядке.

То есть после принятия на учет товаров (работ, услуг) и при наличии первичных документов, которые также могут быть также оформлены в электронном виде.

Переданные через оператора электронного документооборота формализованные электронные документы можно представить в инспекцию через интернет по телекоммуникационным каналам связи (buhonline.ru)

Источник: https://lawedication.com/blog/2014/02/18/kak-xranit-elektronnye-scheta-faktury/

Электронные счета-фактуры: как учитывать

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст.

169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде.

Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

получайте бесплатно;
отправляйте за несколько секунд;
сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Узнать больше

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж.

Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.

2015 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа.

В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога.

Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

код вида операции;
реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
наименование и код валюты;
стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

код вида операции;
реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
номер таможенной декларации;
наименование и код валюты;
стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам.

Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные.

В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления.

В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции.

На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров.

И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Источник: https://kontur.ru/articles/2795

Актуальные вопросы применения НДС и электронных счетов-фактур

Корр. БЕЛТА

Уже почти год белорусские плательщики работают с электронными счетами-фактурами по НДС по налогу на добавленную стоимость. Какое количество пользователей на портале ЭСЧФ в настоящее время? Сколько поданных ЭСЧФ?

Лагутенко Людмила Дмитриевна

По состоянию на 1 апреля 2017 года в Беларуси состоит на учете 86 882 плательщика НДС, из них 66 845 – организации, 20 037 – индивидуальные предприниматели. Практически все плательщики прошли регистрацию на Портале. Исключение, пожалуй, составляют плательщики, не осуществляющие предпринимательскую деятельность и находящиеся в стадии ликвидации.

На 20 июня в системе зарегистрировано 136 868 пользователей (у отдельных плательщиков несколько пользователей), которыми подано 105 млн 350 тыс. ЭСЧФ.

Юденко Анастасия

Какой опыт взаимодействия с плательщиками в области камерального контроля наработали налоговые органы за прошедший период 2017 года? Какие несоответствия показателей чаще всего выявляются?

Лагутенко Людмила Дмитриевна

При выявлении по результатам камерального контроля отклонений, предусматривающих доплату сумм НДС (уменьшение сумм к возврату), налоговый орган направляет плательщику уведомление об установленных отклонениях и необходимости внесения соответствующих исправлений в декларацию по НДС либо представления в установленный законодательством срок в налоговый орган пояснений о причинах таких отклонений.

Несоответствия, выявленные при проведении камерального контроля, обусловлены несколькими причинами.

Зачастую плательщик, обнаруживая ошибку в выставленном ЭСЧФ, инициирует аннулирование ЭСЧФ и выбирает «текущую» дату аннулирования, которая позже, чем дата свершения операции (строка 3 исходного ЭСЧФ), после чего выставляет «новый» исходный ЭСЧФ за тот же период. Таким образом, в системе за один отчетный период по одной и той же хозяйственной операции действуют два ЭСЧФ;

Допускаются ошибки при управлении вычетами. Например, при ввозе товаров из стран дальнего зарубежья (кроме государств — членов ЕАЭС) не проставляют признак «Отложенный вычет», если вычет ограничен положениями указа № 99 «О взимании налога на добавленную стоимость», и в строке 3 импортер указывает дату выпуска товаров в соответствии с заявленной таможенной процедурой.

При заполнении ЭСЧФ неверно выбираются статусы поставщика и получателя. Например, при ввозе товаров вместо статуса «Покупатель» выбирают статус «Покупатель объектов у иностранной организации» или вместо статуса «Посредник» выбирают статус «Продавец».

При выборе ставки выбирают тип «расчетная ставка», но значение указывают 20% или 10% и так далее, полагая, что этот ЭСЧФ при камеральном контроле попадет в оборот по ставке соответственно 20% или 10%. При камеральном контроле такой ЭСЧФ соотносится с показателями, отраженными по строке 10 «По операциям по реализации товаров по розничным ценам» декларации по НДС.

Неверно заполняют графу 12 «Дополнительные данные» раздела 6 «Данные по товарам (работам, услугам), имущественным правам» в разделе товарных строк ЭСЧФ.

Например, при экспорте заполняют признак «Реализация за пределами», при этом ставку выбирают «Без НДС», что по данным камерального контроля относит такой ЭСЧФ к строке 9 «По операциям, местом реализации которых не признается территория Республики Беларусь» декларации по НДС вместо оборотов по ставке 0% (строка 6 декларации по НДС).

Или при экспорте заполняют признак «Освобождение от НДС», при этом ставку выбирают «Без НДС», что, по данным камерального контроля, относит такой ЭСЧФ к строке 8 «По операциям, освобождаемым от НДС» декларации по НДС вместо оборотов по ставке 0% (строка 6 декларации по НДС).

Этих ошибок можно было бы избежать, если бы плательщик перед созданием ЭСЧФ изучил порядок его заполнения, изложенный в главе 5 Инструкции № 15, применительно к каждой из указанных ситуаций. Кроме того, образцы заполнения ЭСЧФ размещены на сайте МНС в разделе «Электронные счета-фактуры».

Виктория, Молодечно

Какая предусмотрена административная ответственность за нарушение сроков выставления (направления) ЭСЧФ?

Лагутенко Людмила Дмитриевна

ЭСЧФ с 1 января 2017 года является источником сведений об исчисленных и (или) подлежащих вычету суммах НДС, представляемых в налоговые органы (п. 4 ст. 106-1 НК).

За непредставление документов и иных сведений для осуществления налогового контроля либо представление недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность по статье 13.

8 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях в виде штрафа в размере двух базовых величин с увеличением его на одну базовую величину за каждые три календарных дня просрочки представления документов и иных сведений, но не более 30 базовых величин.

Порядок применения мер административной ответственности изложен в пункте 3 письма МНС от 29 декабря 2016 года №2-1-9/02509 «О применении электронных счетов-фактур по НДС», которое размещено на сайте МНС в разделе «Электронные счета-фактуры».

Кураш Елена, Витебск

Будут ли меняться сроки направления ЭСЧФ? Какие еще изменения планируются по ЭСЧФ?

Еськова Светлана Владимировна

С 1 января 2017 года налоговые вычеты по НДС производятся только на основании ЭСЧФ.

В 2018 году будет сохранен общий срок выставления (направления) ЭСЧФ (10-е число), что позволит получателю ЭСЧФ осуществить сверку, обработку, подписание входящих ЭСЧФ и формирование налоговой декларации (расчета) по НДС.

С 2018 года сроки выставления ЭСЧФ, направляемых плательщиком на Портал, будут продлены до 20-го числа.

Это касается экспортно-импортных операций, реализации товаров (работ, услуг) физическим лицам, реализации товаров по «расчетной» ставке НДС, реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Беларуси иностранными организациями, не состоящими на учете в налоговых органах республики.

В рамках проводимой работы по совершенствованию работы АИС «Учет счетов-фактур» будет внедрен механизм автоматического проставления даты наступления права на вычет с учетом избранного субъектом хозяйствования отчетного периода (календарный месяц или календарный квартал), периода подписания ЭСЧФ и установленного законодательством срока предоставления декларации.

Дополнительно МНС прорабатывает вопрос предоставления права индивидуальным предпринимателям определять факт реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, а значит начислять НДС и выставлять ЭСЧФ по дате отгрузки без привязки к поступлению оплаты.

Шех Ольга, специалист ООО «ЮрСпектр»

Если срок выставления (направления) ЭСЧФ приходится на выходной день (например, 10 июня 2017 года – суббота), переносится ли он на следующий за ним рабочий день (12 июня) в соответствии со ст. 3-1 НК?

Еськова Светлана Владимировна

Яцкевич Светлана, специалист ООО «ЮрСпектр»

При сдаче в аренду имущества, находящегося в государственной собственности, арендная плата исчисляется в соответствии с указом от 29.03.2012 №150 исходя из размера базовой арендной величины на день оплаты.

Если арендная плата до окончания текущего месяца арендатором не оплачена, то арендодатель выставляет исходный ЭСЧФ по аренде исходя из размера базовой арендной величины, действующей в текущем месяце. Когда арендатор вносит оплату по истечении месяца аренды, то на момент оплаты размер базовой арендной величины может увеличиться.

Это приводит к увеличению налоговой базы и суммы НДС у арендодателя. Как ему осуществить корректировку НДС в ЭСЧФ: выставить дополнительный либо исправленный ЭСЧФ?

Еськова Светлана Владимировна

В данной ситуации происходит изменение арендной платы, поэтому корректировку (увеличение платы) следует произвести путем выставления дополнительного ЭСЧФ со ссылкой на исходный с указанием разницы, на которую изменяется плата.

Яцкевич Светлана, специалист ООО «ЮрСпектр»

Покупатель получил товар в январе, подписал исходный ЭСЧФ, взял НДС к вычету. Продавец в июне выставил исправленный ЭСЧФ в связи с обнаружением ошибки в номере договора, при этом аннулировав исходный ЭСЧФ январем. Если покупатель подпишет исправленный ЭСЧФ, означает ли это, что он теряет право на вычет НДС в январе, а получает только в июне, когда подписал исправленный ЭСЧФ?

Еськова Светлана Владимировна

В рассматриваемой ситуации покупатель, подписав в июне 2017 года исправленный ЭСЧФ, в котором в качестве даты совершения операции указана январская дата, а даты аннулирования исходного ЭСЧФ — январь 2017 года, не утрачивает право на вычет за январь, так как исправление связано с корректировкой номера договора и не изменяет отчетный период, в котором совершена операция, а также стоимостные показатели.

Кириченко Евгений, Минск

Плательщик НДС при перевыставлении сумм НДС в ЭСЧФ неверно указал статусы поставщика (Продавец вместо Посредник) и получателя (Покупатель вместо Потребитель). При этом все остальные сведения указаны правильно.

Как плательщику корректно исправить ситуацию: выставить исправленный ЭСЧФ с нулевыми показателями (со ссылкой на исходный ЭСЧФ), а затем «новый» исходный ЭСЧФ с правильными статусами или аннулировать исходный ЭСЧФ (с неверными статусами) и выставить «новый» исходный ЭСЧФ с правильными статусами?

Еськова Светлана Владимировна

Следует использовать второй вариант.

При этом если поставщиком начато аннулирование (исправление) ЭСЧФ и получатель подтвердил аннулирование (исправление), то получатель, независимо от периода, в котором он подтверждает аннулирование (исправление), не утрачивает основание на вычет суммы НДС, указанной в аннулированном ЭСЧФ, при условии получения и подписания ЭЦП «нового» ЭСЧФ от поставщика, в котором дата совершения операции (строка 3 ЭСЧФ) соответствует дате совершения операции по ранее аннулированному ЭСЧФ, а также указаны верные статусы поставщика и иные необходимые сведения.

Если «новый» ЭСЧФ подписан получателем ЭЦП после завершения отчетного периода, в котором выполнены условия, установленные НК (ч.6 п.6 ст.107) для осуществления вычета сумм НДС, получателю не следует производить управление вычетами, предусмотренное ч.3 подп.26.11 п.

26 Инструкции №15, так как получателем изначально выполнены обозначенные условия при своевременном подписании исходного ЭСЧФ.

Посредством аннулирования (исправления) в данном случае осуществляется исправление ошибки, допущенной плательщиком, выставившим ЭСЧФ, в связи с чем получатель не утрачивает основание на вычет суммы НДС с даты совершения операции, указанной в исходном ЭСЧФ.

В таком случае по данным камерального контроля у поставщика (по налоговой базе и сумме исчисленного НДС) и у получателя (по сумме налоговых вычетов) отклонения будут отсутствовать.

Шех Ольга, специалист ООО «ЮрСпектр»

Организация в установленный срок уплатила НДС при ввозе товаров из России в апреле 2017 года и направила ЭСЧФ на Портал 19 мая. Этот НДС она приняла к вычету и отразила в декларации по НДС за январь-апрель, поданной 22 мая (т.к. 20 мая — выходной).

На следующий день было обнаружено, что в ЭСЧФ ошибочно выбран статус получателя: «Покупатель объектов у иностранной организации» вместо «Покупатель».

Может быть принят к вычету ввозной НДС в апреле 2017 в данной ситуации? Как корректно исправить ЭСЧФ?

Еськова Светлана Владимировна

При использовании таких статусов камеральный контроль покажет отклонение по строке 13 «Налоговая база и суммы НДС, подлежащие уплате при приобретении объектов у иностранных организаций» декларации по НДС.

Вычет за апрель возможен, если информация в ЭСЧФ позволяет идентифицировать создание этого ЭСЧФ в рамках операции, связанной с ввозом товаров с территории Российской Федерации и определением суммы ввозного НДС. Например, присутствует информация о реквизитах заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, проставлен признак в разделе 6 «Ввозной НДС», а также данное подтверждается пояснениями плательщика.

Для исключения расхождений по данным камерального контроля необходимо исправить статус получателя в ЭСЧФ. Сделать это можно, только аннулировав направленный на Портал ЭСЧФ. При аннулировании необходимо выбрать дату аннулирования, равную дате совершения операции исходного ЭСЧФ.

Затем необходимо выставить «новый» исходный ЭСЧФ с правильными статусами по правилам п.42 Инструкции №15.

В строке 3 необходимо указать дату наступления права на вычет, равную последнему дню соответствующего отчетного периода, в котором сумма НДС будет подлежать вычету в соответствии с законодательством — в рассматриваемой ситуации это 30 апреля 2017 года, — и управлять вычетами плательщику в отношении этого ЭСЧФ после направления его на Портал не требуется. Рекомендуем также в строке 31 «Дополнительные сведения» ЭСЧФ указать информацию о ранее выставленном по данной операции ЭСЧФ с указанием его номера.

Шех Ольга, специалист ООО «ЮрСпектр»

Организация ввезла товар из России. При создании ЭСЧФ она сослалась на номер и дату заявления о ввозе из его первого раздела. В месяце принятия товаров на учет она взяла к вычету сумму ввозного НДС.

Вместе с тем ИМНС отклонило заявление о ввозе в связи с неправильным заполнением некоторых его граф, не касающихся стоимости товаров и суммы НДС.

Составляется ли исправленный ЭСЧФ в связи с подачей уточненного заявления о ввозе? Влияет ли такой ЭСЧФ на период вычета ввозного НДС?

Еськова Светлана Владимировна

При подаче уточненного заявления о ввозе ему будут присвоены плательщиком новые номер и дата, которые не будут соответствовать реквизитам заявления о ввозе, указанным в исходном ЭСЧФ. Поэтому плательщику необходимо создать исправленный ЭСЧФ, в котором указать дату аннулирования исходного ЭСЧФ (строка 5.1), равную дате совершения операции (строка 3) исходного ЭСЧФ.

Так как исходный ЭСЧФ был выставлен на Портал и уплата ввозного НДС произведена своевременно, а сумма НДС к уплате по уточненному заявлению не меняется, то вычет, примененный плательщиком в месяце принятия импортированного товара на учет, сохраняется.

Источник: https://www.nalog.gov.by/ru/confer/view/aktualnye-voprosy-primenenija-nds-i-elektronnyx-schetov-faktur-26494/

Счет-фактура по НДС в электронном виде

Переход на электронный документооборот – устойчивая тенденция развития, применяемая как в передовых современных корпорациях, так и в небольших организациях, стремящихся оптимизировать свою деятельность, в том числе в части затрат на канцелярию, почтовую доставку и соответствующие расходы.

Преимущества электронной формы документа

Сокращение расходов на канцелярию, кстати, не столь незначительное, как может показаться на первый взгляд, далеко не единственное преимущество. Электронная форма удобна как для составления, так и для внесения корректировок, поиска, что ведет к увеличению эффективности работы.

Применение электронного счета-фактуры

Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.

Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.

В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.

Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.

Согласие оформляется по форме согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 1 августа 2011г. №03-07-09/26.

Электронная подпись

Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.

Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).

Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.

В соответствии с подпунктом 1.13. пункта 1 порядка, утвержденного приказом Минфина от 25 апреля 2011г. № 50н., электронная версия документа должна храниться в течение 4 лет – аналогичном для бумажного носителя сроке.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
быть способной к идентификации лица-подписанта;
быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).

К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.

Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.

Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.

Предоставление документов при выставлении получении электронных версий счетов-фактур определяется приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36.

Среди них:

информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
извещение о получении;
подтверждение даты отправки;
уведомление об уточнении.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html

Департамент банковского аудита о правомерности хранения счетов-фактур в электронном виде

10.08.2012

Ответ

Мнение консультантов.

Одной из основных обязанностей продавца товаров (работ, услуг) является предъявление суммы налога на добавленную стоимость (далее по тексту — НДС) покупателю (заказчику) дополнительно к цене реализации:

«При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав налогоплательщик (налоговый агент, указанный в пунктах 4 и 5 статьи 161 настоящего Кодекса) дополнительно к цене (тарифу) реализуемых товаров (работ, услуг), передаваемых имущественных прав обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав соответствующую сумму налога» (пункт 1 статьи 168 НК РФ).

Как справедливо указано Банком в тексте вопроса, законодатель (пункт 3 статьи 168 НК РФ) установил обязанность выставления счета-фактуры при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Кроме того, в силу пункта 3 статьи 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур,книги покупок и книги продаж, если иное не предусмотрено пунктом 4 настоящей статьи.

Согласно абзацу второму пункта 1 статьи 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию[1] сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком».

Формы и правила заполнения счета-фактуры, применяемых при расчетах по НДС, установлены в Приложении № 1 к Постановлению № 1137.

Для счетов-фактур в электронном виде Приказом Минфина РФ № 50н установлен особый порядок их выставления и получения, в котором закреплены процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со статьей 169 НК РФ. В пункте 1.2 данного порядка указано, что в случае выставления счета-фактуры в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном Главой 21 НК РФ, является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате[2], подписанный электронной цифровой подписью продавца.

Таким образом, в зависимости от выбранного налогоплательщиком способа составления и обмена документами, применяемыми при расчетах по НДС, налогоплательщик, при составлении счета-фактуры и формировании журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, руководствуется положениями Постановления № 1137 или Приказа № ММВ-7-6/138@ и № ММВ-7-6/36@[3].

По информации, приведенной в тексте вопроса, Банк не рассматривает вопрос о переходе на электронный обмен счетами-фактурами с контрагентами, а составляет и передает покупателям счета-фактуры за оказанные услуги в бумажной форме.

Консультанты предполагают, что в тексте вопроса идет речь о возможности (правомерности) хранения счета-фактуры, составляемого с применением ЭВМ, в операционной системе налогоплательщика, обеспечивающей возможность распечатывания второго экземпляра счета-фактуры при необходимости, в любой момент, а не о составлении счетов-фактур в электронном виде в случае применения электронного документооборота.

В пункте 6 раздела II Приложения 1 к Постановлению № 1137 указано, что первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца. Из приведенной формулировки правомерным, на наш взгляд, является вывод о том, что счет-фактура в бумажной форме составляется в двух экземплярах.

Вместе с тем, порядок храненияналогоплательщиком НДСвыставленных им счетов-фактур в отношении вида и места хранения в настоящее время не установлен.

Действующие в настоящее время законодательные и нормативные акты не содержат прямого запрета на хранение счета-фактуры, составляемого с применением ЭВМ, в операционной системе налогоплательщика, обеспечивающей возможность распечатывания второго экземпляра счета-фактуры при необходимости, в любой момент.

Пунктом 1 раздела 1 «Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур» Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость счетов-фактур, утвержденных Постановлением № 914 и действовавших до вступления в силу Постановления № 1137, было установлено, что «…продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры

Источник: https://www.mosnalogi.ru/consultation/bankovskiy-audit/departament_bankovskogo_audita_o_pravomernosti_hraneniya_schetov_faktur_v_elektronnom_vide.html

Порядок и сроки выставления электронных счетов-фактур в 2018 году

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

данные и реквизиты организации;
сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

невозможность оформления «задним числом»;
доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
своевременное отправление документа получателю;
формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

отгрузка;
выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования: