Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2017
Советуем прочитать наш материал Хранение документов, а эту статью разбиваем на темы:
Сроки хранения документов в 2017 году
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная
Не менее 10 лет
Не менее 10 лет
5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей
5 лет при условии проведения проверки
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;
Не менее 10 лет
6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов
5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
Не менее 10 лет
6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц
5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;
б) по трудовым договорам, договорам подряда
в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям
5 лет после истечения срока действия договора
5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
5 лет после истечения срока действия договора
Хранение кадровых документов в 2017 году
• государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения — до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
• иные организации — не менее 50 лет с момента создания.
• наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
• обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.
• шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.
Сроки хранения бухгалтерских документов 2017
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Срок хранения согласно перечню,
утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц
Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников
В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.
Карточки учета основных средств
Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли
Отчетность в ФСС
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 6 лет**
Отчетность в Пенсионный фонд
Минимум 6 лет**, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников
Не менее 75 лет
Отчетность в статистику:
– полугодовая и квартальная;
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
Срок хранения кадровых документов в 2017 году
• полное наименование структурного подразделения;
• срок хранение документов.
• 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).
• дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
• место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
Сроки хранения документов в организации в 2017 году
• долгосрочный – более 10 лет;
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
• культурную и пр. ценность.
• журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
• данные лиц, не принятых на работу;
• графики предоставленных отпусков.
• учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• записи о трудовой дисциплине;
• акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
• выписки по улучшению условий и охраны труда;
• документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
• данные о командировках;
• характеристики и личные карточки сотрудников;
• трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
• личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
• личные дела руководителей.
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Приказ 1182
Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
1. Общие положения
2. Структура Перечня
3. Порядок применения Перечня
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
Указатель видов и разновидностей типовых архивных документов
Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года.
До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).
Архивное хранение документов 2017
Именно поэтому так важно обеспечить сохранность и доступность организации.
Архивное хранение документов в организации в 2017 году должно быть строго регламентировано.
Кроме того, что должен быть создан идеальный порядок в архивных документах, необходимо позаботиться и о помещении, в котором они должны храниться.
Помещение, которое в дальнейшем станет архивом, должно соответствовать различным требованиям, призванным обеспечить сохранность документов на протяжении многих лет.
Немаловажным фактором также является удаленность архива от канализации и водоснабжения.
Планы Росархива в отношении Перечней документов со сроками хранения
показал, что он нуждается в серьезной переработке.
В Росархив поступают обращения как от органов государственной власти и местного самоуправления, так и от государственных и негосударственных организаций, в которых предлагается: Еще в 2015 году Росархив провел анкетирование и предложения по внесению изменений в действующий Перечень УД поступили от 60 архивных органов субъектов РФ, от всех комплектующихся федеральных государственных архивов, а также от 34 федеральных органов госвласти и ВНИИДАД.
Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом
Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Минкультуры своим приказом от 25.08.
2010 № 558 утвердило новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании.
Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные с информацией о сроках, в течение которых от избавляться запрещено.
Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций. Ведомственные перечни включают, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли. Перечни используются в качестве основных нормативных при определении сроков хранения и отборе архивных для их дальнейшего хранения или уничтожения.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.
Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.
Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.
Установлены новые сроки хранения документов компании Приказ Министерства культуры РФ от № 558
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия (учреждения).
Выдача этих документов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия (учреждения), как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера (п.
6.6 Положения о и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105)
- Как получить материнский капитал
- Образец нового полиса ОМС
- Как получить паспорт на квартиру
- Вступление в наследство по завещанию
- Помощь
- Поиск
- Навигация и возможности
- Как оформить развод
- Реклама на сайте
- Регистрация граждан
- Условия использования сайта
- Технические требования
- О системе
- Статьи и обзоры
- О сайте
- Документы для открытия ИП
Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Внимание, только СЕГОДНЯ!(Пока оценок нет)
Загрузка…
Источник: https://amvtrade.ru/info/kompyyutery/perechen-tipovyh-arhivnyh-dokumentov-s-ukazaniem/
Порядок хранения и уничтожения документов
14.12.2010
Все организации независимо от форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но не менее пяти лет.
Срок хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.
2000 (далее — Перечень). В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.
При этом не имеет значения, передают они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида: — документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет);
— документы, которые должны храниться постоянно.
Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет.
В соответствии с Перечнем установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов: — отчетов по налогам: годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; — бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых — постоянно; годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; — первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) — 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета — 5 лет;
— бухгалтерских учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.
) — 5 лет; оборотных ведомостей — 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, — до замены новыми; образцов подписей материально ответственных лиц — до минования надобности; книг, журналов, карточек учета ценных бумаг — постоянно, договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) — 5 лет, основных средств (зданий, сооружений) — 5 лет, расчетов с организациями — 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) — 5 лет, подотчетных лиц — 5 лет, исполнительных листов — 5 лет, депонированной заработной платы — 5 лет, доверенностей — 5 лет.
Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.
Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет.
К ней относятся такие документы, как: — приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков; — личные дела, личные карточки работников (в том числе временных работников); лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы; — табели и наряды работников вредных профессий;
— трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.
Организация хранения и уничтожения документов
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов.
Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить: — виды документов, подлежащих обязательному хранению; — структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов; — порядок поступления документов на хранение; — сроки хранения; — порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; — меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений; — порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
— иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.
Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.
Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указаний*(1)). Положение утверждается руководителем.
Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии.
В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек.
Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива.
Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.
В работе комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами об архивном деле, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
При разработке положения о деятельности комиссии в учреждении необходимо руководствоваться Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
Основными задачами экспертной комиссии являются: — организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел; — организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач: — в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов; — запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов; — заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов; — приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
— не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.
При ее проведении в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.
Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.
По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу.
В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение.
Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.
Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.
Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.
Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Источник: https://os-info.ru/enziklopedia-brzopasnosti/bezopasnost_biznesa/poryadok-xraneniya-i-unichtozheniya-dokumentov.html
Порядок хранения документов
Порядок хранения документов на предприятиях регламентируется и на государственном, и на ведомственном уровне. При разработке правил учета и хранения документов в организации следует, прежде всего руководствоваться спецификой ее производственной деятельности и сложившейся практикой функционирования системы делопроизводства.
Для чего необходимы учет и хранение документов в организации
Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально.
Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне.
Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.
Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск.
Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов.
Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.
Порядок и сроки хранения документов различного типа
Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:
Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».
Порядок и сроки хранения уставных документов
Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя.
Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия.
Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе.
Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211040-qqq-17-m8-poryadok-hraneniya-dokumentov
Применение перечней для определения сроков хранения документов, образованных до 2010 года
Приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.
Данный документ является основным при определении сроков хранения документов, образованных начиная с 2011 года. Вместе с тем наблюдается правовая сложность проведения экспертизы ценности документов, образованных до этой даты. За разъяснениями о применении перечней мы обратились к к.и.н.
, доценту, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой.
Основным нормативным документом при определении сроков хранения документов являются перечни. Обязательность их применения установлена ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Также перечни упоминаются в качестве инструмента при проведении экспертизы ценности в Основных правилах работы архивов организации (М., 2002 г.) и в Основных правилах работы ведомственных архивов (М., 1986 г.), которые до сих пор остаются официально действующими документами.
Аналогичная информация содержится в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.).
Юридическая сила вышеперечисленных правил разная: одни имеют регистрацию в Минюсте, другие утверждены либо одобрены коллегией Росархива.
Однако все они являются нормативными регуляторами архивных процессов, в том числе проведения экспертизы ценности документов. Право устанавливать такие правила закреплено за Росархивом.
Следует лишь обратить внимание, что ни в Федеральном законе, ни в указанных правилах ни слова не говорится о порядке, механизме ввода в действие перечней.
Такие указания можно найти в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 года (пункт 3.13). Звучат они следующим образом:
К сожалению, перечень 2010 года не сдержит никаких указаний по его применению. Минюст в инициативном порядке исключил эту информацию из документа. Но в подготовленном проекте нормативного акта был пункт, содержащий механизм применения перечней (пункт 3.12):
Конечно, эти указания, не увидевшие свет, никакой юридической силы не имеют, но они дают представление, как принято в архивной практике применять перечни в отдельные хронологические периоды.
Отдельно стоит сказать о юридической коллизии, связанной с перечнем 2010 года. По закону перечень вступал в силу по истечении десяти дней после его официального опубликования.
Минюст 8 сентября 2010 г. (регистрационный № 16380) зарегистрировал перечень и опубликовал приказ Минкультуры РФ о его утверждении в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 38 от 20 сентября 2010 г. (с. 159), но приказ был опубликован без приложения, т.е. собственно перечня.
В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1996 г.
№ 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» нормативные акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию в «Российской газете» или Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти в течении 10 дней после дня их регистрации. Официальным опубликованием считается первая публикация их полных текстов.
На сайте Росархива перечень имеет отсылку именно к упомянутому нами Бюллетеню, и соответственно считалось, что с 30 сентября 2010 г. перечень вступил в силу и соответственно номенклатуры дел в организациях на 2011 год должны были составляться уже в соответствии с новым перечнем.
Факт вступления в силу этого нормативного документа оспорили ряд коммерческих фирм.
По их мнению нельзя было считать перечень вступившим в силу в связи с тем, что полный текст собственно документа не был опубликован, а только приказ о его утверждении. Спор решался в судебном порядке.
В результате этот приказ Минкультуры РФ с приложением (перечнем) был еще раз опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 38 от 19.09.2011 г. (с. 3-166).
Источник: https://naar.ru/articles/Primenenie-perechnej-dlja-opredelenija-srokov-hranenija-dokumentov-obrazovannyh-do-2010-goda/
Загрузка...
