Подотчетные риски
03.06.2011
Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты бухгалтеру стоит обратить внимание?
По закону
Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками», являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги.
Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства наоплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен.
Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.
При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г.
№ 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах – не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.
Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетамнеобходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы.
Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном законом порядке.
Отражение в учете
В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Риск при проверке
Налоговые органы очень пристально относятся к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде.
Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.
Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке.
Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009 г. № КА-А40//96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.
Часто в авансовых отчетах встречаются документы, подтверждающие покупку товарно-материальных ценностей. В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов.
При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством.
Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено».
Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке. Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.
В настоящее время организации широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами пластиковые карты оформляются на конкретных сотрудников.
Казалось бы, нюансов в данном вопросе нет.
Но это не так! Виной тому разъяснение ЦБ РФ, в котором говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.
При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на «зарплатные» карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски.
Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось.
Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС.
При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.
Возмещение задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают как получение дополнительного дохода.
По окончании года работнику необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ.
Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1п. 1 ст. 220 НК РФ).
Командировочный конфликт
Организация может направить своих сотрудников в командировку. Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов.
Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978.
Вот он: • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а; • командировочное удостоверение – форма № Т-10; • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;
• авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
Однако специалисты финансового ведомства более лояльны. Организации достаточно наличия следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).
По мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не представил их вовсе, то подотчетные деньги – это его доход, облагаемый НДФЛ.
В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки – для командировок по России; 2500 руб. в сутки – для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).
А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще.
Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г.
№ 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.
Возврат средств
Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм.
Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.
Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.
Срок для осуществления операций по удержанию неограничен.
Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.
Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.
Нюансом в этой ситуации является пропуск месячного срока на удержание подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке.
Налоговики же в данной ситуации считают: раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса.
Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно сделать вывод, что несмотря на встречающиеся попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы.
Все публикации раздела Все публикации
Источник: https://www.cliff.ru/about/publications/nalogi-audit/nalogi-audit_154.html
Уплата налогов наличными через подотчетное лицо
Здравствуйте! Я работаю бухгалтером недавно. Подскажите, можно ли выдать деньги из кассы подотчетному лицу для уплаты налогов за организацию? Генеральный директор настаивает, а я опасаюсь негативных последствий.
На вопрос отвечает заместитель главного редактора журнала «Зарплата» О.С. Овчинникова.
Ваши опасения вполне обоснованны. При уплате налогов через подотчетное лицо наличными действительно существуют определенные риски.
Порядок ведения кассовых операций
Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом Центрального банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок), установлены цели выдачи подотчетных сумм:
- на хозяйственно-операционные расходы;
- расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача подотчетных сумм для уплаты налогов наличными этим документом не предусмотрена.
Порядок исполнения налоговой обязанности
Согласно пункту 1 статьи 45 Налогового кодекса налогоплательщик обязан самостоятельно исполнить обязанность по уплате налога, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах.
Самостоятельно — значит от своего имени и за счет собственных средств. При этом Налоговый кодекс не устанавливает ограничения по способу оплаты — наличный или безналичный (п. 4 ст. 58 НК РФ).
На факт признания исполненной обязанности по уплате налога это не влияет.
Налогоплательщик вправе передать полномочия
Согласно гражданскому законодательству любое лицо (доверитель) может поручить другому лицу (поверенному) совершить от своего имени и за свой счет (за счет доверителя) определенные юридические действия. Об этом говорится в части 1 статьи 971 Гражданского кодекса.
Подобная норма предусмотрена и в налоговом законодательстве. В соответствии с пунктом 1 статьи 27 Налогового кодекса законным представителем организации признается лицо, уполномоченное представлять ее интересы на основании закона или учредительных документов.
В пункте 1 статьи 29 Налогового кодекса дается определение понятию «уполномоченное лицо», применяемому для целей налогового законодательства. Это физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами.
Полномочия представителя организации в налоговых правоотношениях должны быть подтверждены доверенностью, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ). То есть налогоплательщик (например, работодатель — юридическое лицо) может поручить исполнение своей налоговой обязанности другому лицу (работнику).
Из всего вышесказанного следует, что подотчетное лицо может произвести платеж налога от имени работодателя при наличии соответствующей доверенности, выданной в порядке, установленном гражданским законодательством РФ.
Арбитры дают добро
Право налогоплательщика уполномочить работника произвести уплату налога, в том числе и наличными, подтвердил Конституционный суд. В Определении Конституционного суда от 22.01.
2004 № 41-О судьи отметили, что в данном случае важно, чтобы из платежных документов можно было четко установить, что налог уплачен именно этим налогоплательщиком и именно за счет его собственных денежных средств. Вывод арбитров заключается в следующем.
Налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя. НК РФ не содержит указания на то, что уплата налога организациями производится исключительно в безналичной форме.
Минфин России против
Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/112560-uplata-nalogov-nalichnymi-cherez-podotchetnoe-litso
Ндфл по подотчетным суммам
Ответ:
Имущество общества (юридического лица), находящееся в его собственности, обособлено (отделено) от имущества его участников. В свою очередь, имущество участников общества, которыми могут являться как юридические лица, так и граждане, существует отдельно от имущества общества и не связано с ним правовыми отношениями.
Под имуществом общества следует понимать вещи в гражданско-правовом смысле — движимое и недвижимое имущество (предметы, имущественные комплексы, земельные участки, животные, сельскохозяйственные насаждения и др.
), деньги, ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права (права на вещи и обязанности, возникающие по поводу вещей), результаты интеллектуальной деятельности, включая исключительные права на них (интеллектуальная собственность).
Таким образом, деньги, полученные подотчетным лицом являются имуществом общества и подлежат контролю.
Также на все предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем — предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности распространяется обязанность по соблюдению Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40).
Согласно п.11 указанного Порядка предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В соответствии с п.1 ст.
30 НК РФ налоговые органы составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) в бюджетную систему Российской Федерации налогов и сборов, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) в бюджетную систему Российской Федерации иных обязательных платежей.
При проведении налогового контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью перечисления надога на доходы физических лиц, налоговые органы в обязательном порядке проверяют расчеты с подотчетными лицами.
Если подотчетные средства не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.
По истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, организация обязана исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать — письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если не истек срок исковой давности для их взыскания (ст. ст. 209, 226 НК РФ, ст. 196 ГК РФ)?
Источник: https://Krasnodar-Audit.ru/consultations/view/153/%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BD%D0%BE%D0%B5%20%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%BE
Учетные аспекты расчетов с подотчетными лицами (Часть 2-я)
В. Е. Герасимов
В соответствии с п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдача наличных денежных средств под отчет – только при отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам
Для соблюдения указанного правила оформляемые на выдачу подотчетных сумм документы (заявление на выдачу аванса, расходный кассовый ордер и др.) должны пройти проверку на предмет того, числится ли за данным подотчетным лицом задолженность по предыдущим подотчетным суммам.
Приведенное правило должно быть закреплено в принятом организацией графике документооборота. В случае необходимости проверку соответствующих документов должен провести сотрудник бухгалтерии, ответственный за «расчетное» направление.
Несмотря на то что ограничения на выдачу денежных средств под отчет должникам определены законодательно, какая-либо ответственность за ее нарушение не предусмотрена. Нормы ст. 15.1 КоАП РФ, устанавливающие ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в данном случае не применимы.
Ответственность согласно указанной ст. КоАП РФ наступает только в случае осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а также при накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
В несколько ином порядке рассматриваемые положения применяются в организациях государственного сектора, что следует из п.
214 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н.
В органах власти и государственных (муниципальных) учреждениях увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым уже наступил срок представления авансового отчета. Таким образом, если, например, работник прибыл из командировки и на следующий день убывает в очередную командировку, допускается выдача новых сумм для оплаты предстоящих командировочных расходов, если даже работником не представлен отчет об использовании ранее полученных сумм.
Можно ли передавать подотчетные суммы другому лицу?
До 2012 г. ограничения на передачу подотчетных сумм от одного работника к другому были закреплены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Данное правило касалось как инициативы в передаче наличных денег от одного работника другому, так и указаний администрации о передаче денежных средств другому сотруднику.
https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg
Таким образом, для того чтобы переданные одному подотчетному лицу денежные средства отразить в подотчете за другим сотрудником, необходимо было, чтобы первый из них сдал наличность в кассу (на счет), а второй получил денежные средства под отчет.
В новых документах такие ограничения не содержатся.
Впрочем, такие положения представляются излишними. В любом случае именно получивший под отчет суммы денежных средств сотрудник должен отчитаться об их использовании.
В связи с этим передача подотчетных сумм другому лицу не допускается и в настоящее время.
Формальное же оформление подотчетных сумм за другим лицом без получения отчета от их получателя и закрепления за новым лицом повлечет за собой фиктивность операции со всеми вытекающими последствиями.
Использовать личные сбережения для оплаты расходов следует осторожно Если работник получил наличные денежные средства под отчет, но их недостаточно и ему приходится осуществлять какие-либо расходы за счет своих сбережений, он вправе рассчитывать на их возмещение работодателем. Конечно же, при условии, что их целесообразность нельзя оспорить и документы оформлены надлежащим образом.
В таких случаях следует представить отчет с перерасходом, который организация возместит. Однако работник должен быть уверен в том, что рассматриваемые дополнительные расходы он производит с ведома работодателя. В противном случае возмещения перерасхода можно не добиться.
Бывают случаи, когда работники до получения подотчетных сумм или в связи с отсутствием у организации временно свободных наличных денежных средств производят расходы из своих сбережений, намереваясь получить их от работодателя позднее.
Если речь идет о командировочных расходах, то каких-либо вопросов при этом не возникает. На основании представленных документов работодатель обязан оплатить обоснованные расходы работника.
Если же работником приобретаются материальные ценности, и при этом документы оформляются на самого работника, то в последующем возмещение работодателем соответствующих сумм может трактоваться как приобретение ценностей по договору купли-продажи.
Следовательно, таких случаев рекомендуется избегать.
Сроки представления отчета
Согласно п. 6.
3 Указаний Банка России № 3210-У получившие наличные деньги под отчет сотрудники обязаны в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с подтверждающими документами.
По сложившейся практике об использовании сумм, полученных для оплаты командировочных расходов, подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Новеллой с 2012 г. является возможность отчитаться в течение 3 дней со дня выхода на работу, пришедшегося после даты истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы. То есть в случае болезни сотрудника, направления в очередную командировку, ухода в отпуск и т.
д. отчет можно представить после того, когда он выйдет на работу по окончании соответствующих событий. И соответственно такая задержка в представлении отчета будет считаться обоснованной. В частности, налоговые органы не вправе рассматривать указанные суммы как заемные.
Форма авансового отчета
С 2013 г. унифицированные формы первичной учетной документации отменены.
Они не предусмотрены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По этой причине организации вправе самостоятельно определять форму авансового отчета, используемую для оформления отчета подотчетного лица.
Источник: https://dis.ru/library/597/33513/
Подотчетные суммы. Как избежать НДФЛ и взносов
Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст.
137 ТК РФ). Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов.
Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.
Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги
Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки.
Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.
Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.
В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей.
Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени.
Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.
https://www.youtube.com/watch?v=44YOiE5M9po
Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду.
Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.
16 № Ф10-2385/2016).
С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.
Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней
Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно в приказе или служебной записке.
Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег.
Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.
Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам.
Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели.
Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).
Если пропустить срок исковой давности, придется платить НДФЛ
Источник: https://www.NalogPlan.ru/article/4078-podotchetnye-summy-kak-izbejat-ndfl-i-vznosov
Наличные через подотчетных лиц — налог заплатить придется
Особенности ведения бизнеса в России заставляют коммерсантов думать о способах извлечения наличных денег из денежного оборота компании, а российский менталитет побуждает искать «бесплатные», в том числе и «безналоговые» варианты такого извлечения.
Однако, оптимизация налоговых платежей в большинстве случаев не остается без внимания налоговиков. В этом отношении весьма интересны выводы Высшего Арбитражного Суда РФ по подобному делу, которое недавно стало предметом рассмотрения ВАС РФ.
Налоговая инспекция по результатам выездной налоговой проверки доначислила обществу значительную сумму НДФЛ (речь идет о сумме более 30 миллионов рублей), а также пени и штраф.
Поводом для доначисления НДФЛ послужили следующие обстоятельства. В проверяемом периоде директор общества систематически снимал наличные денежные средства с расчетного счета общества. Всего за проверяемый период в результате таких операций было снято более 70 миллионов рублей.
Полученные в банке денежные средства приходовались в кассу общества, после чего, выдавались директору общества под отчет. Однако, какие-либо документы, подтверждавшие расходование указанных денежных средств по целевому назначению отсутствовали. В материалах дела имелись только авансовые отчеты без первичных учетных документов.
Документы, подтверждавшие оплату товарно-материальных ценностей и их оприходование, отсутствовали.
Данные обстоятельства, по мнению налоговиков, явились достаточным основанием для начисления НДФЛ с сумм невозвращенных и неизрасходованных авансов, поскольку подотчетное лицо (генеральный директор общества) получило в результате данных операций экономическую выгоду.
Налогоплательщик обжаловал решение налоговой инспекции в судебном порядке.
Примечательно, что суд кассационной инстанции поддержал позицию налогоплательщика, указав следующее: «авансовые отчеты и первичные бухгалтерские документы, представленные суду, обществом приняты; инспекция не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой директора общества как физического лица, следовательно, у инспекции отсутствовали основания для правовой оценки спорных подотчетных сумм как дохода физического лица или выплат и иных вознаграждений в пользу работников и исчисления налога на доходы физических лиц».
Более того, на момент рассмотрения данного спора в Президиуме ВАС судебная практика по схожим делам оказалась неоднозначной. При этом часть судов занимала позицию, что подотчетные суммы, по которым сотрудник не отчитался или отчитался не полностью, нельзя признавать его доходом и облагать НДФЛ.
Однако, Президиум ВАС РФ, рассмотрев данное дело в порядке надзора (Постановление Президиума ВАС РФ № 14376/12 от 05.03.13), решение налоговых органов признал правомерным.
По мнению ВАС РФ, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет.
Поскольку в данном деле налогоплательщиком не доказано приобретение ценностей или иное расходование подотчетных сумм на уставные цели общества, указанные денежные суммы подлежали включению в доход физического лица их получившего согласно ст. 210 НК РФ.
Таким образом, налогоплательщику, применяющему в своей деятельности подобную «налоговую оптимизацию», необходимо учитывать позицию ВАС РФ по данному вопросу и быть готовым к тому, что в случае налоговой проверки придется расстаться с 13% от неподтвержденных подотчетных сумм, а также уплатить штраф и пени за неуплату НДФЛ.
Источник: https://tax-support-spb.ru/uristi-rekomenduut/novosti-arbitraznoi-praktiki-po-nalogovim-sporam/nalichnyie-cherez-podotchetnyih-lits-nalog-zaplatit-pridetsya.html
Загрузка...
