Работник в разъездах: суточные, надбавки, компенсации, налоги и взносы
«Разъездному» работнику работодатель обязан возместить (Статья 168.
1 ТК РФ): — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); — расходы на проезд; — расходы по найму жилого помещения; — иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.
Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути. Условно их можно разграничить по следующим признакам.
При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя.
Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени.
Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.
Подвижной характер (Статья 57 ТК РФ) работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т.п.
Примечание
ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характера.
Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.
Однако независимо от вида поездки расходы возмещаются по одинаковым правилам: — суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома; — расходы на проезд и проживание — при их наличии. Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодатель.
Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужно (Статья 255, пп. 49 п. 1 ст.
264 НК РФ): — указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер; — определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре; — документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.
Теперь переходим непосредственно к ответам на вопросы.
Как установить суточные при разъездной работе
В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?
Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно. Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.
Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России «Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна.
Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой.
Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте. Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.
Например, работник выезжает на объект из дома в 5 — 6 часов утра.
Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе».
Источник: https://www.mosbuhuslugi.ru/material/rabotnik-razyezdy-komandirovochnye-sutochnye
Разъездные сотрудники — Все о кадрах
Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге.
Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы.
Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения «разъездного» перечня и порядка возмещения затрат.
«Разъездные» работники
В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
— работа в пути;
— работа в полевых условиях;
— работа экспедиционного характера;
— разъездной характер работы.
При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.
Работа в пути
Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.
Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.
1978 N 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков». Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.
Работа в полевых условиях
Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия .
Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.
Работы экспедиционного характера
Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст.
801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.
2006 N 554).
Источник: https://info-personal.ru/rezhim-raboty/razezdnye-sotrudniki/
Как выплачивать компенсацию за разъездной характер работ? | Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»
Замерщику окон ПВХ установлен разъездной характер работы — ежедневный выезд по адресам клиентов в пределах рабочего дня (8 часов).В форме Положения о разъездном характере работы Системы есть пункт: «1.3.
Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработка, а также возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы:– расходы на проезд;– расходы по найму жилого помещения;– компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора; «О каких компенсациях за разъездной характер работы идёт речь? Необходимо ли их выплачивать в наше случае?Спасибо!
Ответ на вопрос:
Да, необходимо.
Законодательством не даёт определения, что подразумевается под разъездным характером работы.
Отсутствуют не только критерии этого понятия, но и перечни сотрудников, которые могут выполнять такую работу. Это значит, что работодатель вправе решить этот вопрос самостоятельно (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209- ТЗ, письмо ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488).
При этом, в случае возникновения спорной ситуации, работодателя придётся обосновать, что работнику действительно установлен разъездной характер работы.
Поэтому рекомендуется применять такой характер работы, только с указанием в одном из локальных нормативных актов организации, что под ним подразумевается и каким категориям работников установлен такой характер работы.
Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.
Разъездной характер носят работы, при которых:
- у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);
- часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).
К работам с подвижным характером относятся работы, которые:
- производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);
- предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).
В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.
В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждают Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168 и судебная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).
В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.
Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:
- перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
- размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);
- порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).
Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.
Аналогичные разъяснения дают Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ и Минфин России в письме от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182. На это указывают и суды, см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 августа 2014 г. № А32-28657/2013.
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.
В отличие от командировок оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным или подвижным характером работы не нужно. Кроме того, для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям, например, раз в неделю или в месяц, в зависимости от потребностей и целей самой организации.
Условие о разъездном характере работы можно включить в ТД (если оно у Вас не включено) в порядке ст. 72 ТК РФ или 74: https://www.vip.1kadry.ru/#/document/130/50603/?step=4.
Трудовым кодексом РФ предусмотрены:
— надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129);
— возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1).
Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 ТК РФ является элементом оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ.
Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей
Источник: https://www.kdelo.ru/qa/148771-qqkss8-kak-vyplachivat-kompensatsiyu-za-razezdnoy-harakter-rabot
Выплаты, связанные с разъездным характером работы 2008
Выплаты, связанные с разъездным характером работы
(из архива статей БиНО за август 2008 года)
И.В. Алексеева,
специалист Департамента консультационных услуг
государственному сектору компании ФБК,
Е.В. Виговский,
советник налоговой службы III ранга
Во многих организациях есть категории работников, условия труда которых отклоняются от нормальных. Например, таковой признается работа, имеющая подвижной и разъездной характер.
Эта особенность, согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, должна быть указана в трудовом договоре с работником как обязательное условие.
В данной статье мы рассмотрим, какие выплаты полагаются работникам, трудовая деятельность которых имеет разъездной или подвижной характер, или исполняющим свои трудовые обязанности в пути.
Виды служебных поездок
В Трудовом кодексе РФ не определяется, что такое разъездной и подвижной характер работы и работа в пути. Однако анализ действующих нормативных актов, в которых упоминаются данные виды работ, позволяет дать следующие определения.
Под работой, которая носит разъездной характер, обычно понимают работу, при выполнении которой приходится перемещаться в течение дня по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому, например работа участкового, семейного врача, курьера.
Очевидно, что у этих категорий работников есть затраты на проезд.
Работа, выполняемая в пути, отличается от работы, имеющей разъездной характер, тем, что работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Такая работа выполняется при движении какого-либо транспортного средства.
В пути работают, например, водители и экспедиторы, перевозящие и сопровождающие грузы на дальние расстояния. Их работа предполагает выплату суточных и оплату проживания.
При работе, носящей подвижной характер, приходится часто менять рабочее место (место выполнения трудовой функции), находящееся на какой-либо территории. К подвижной относится, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников ведомственной и вневедомственной охраны и т.п.
Для выполнения такого рода работ могут требоваться расходы на проезд, оплату проживания, суточные и др. Все расходы, производимые при работе в пути, разъездном и подвижном характере работы, в статье 168.1 ТК РФ называют расходами, связанными со служебными поездками. Так и мы будем называть их далее в статье.
Надбавки и доплаты за служебные разъезды
Экономический смысл надбавок за разъезды Введение надбавок за служебные разъезды было обусловлено когда-то тем, что работникам с разъездным или подвижным характером работы, а также работающим в пути не выплачивались суточные. Выплата надбавок регламентировалась постановлением Минтруда России от 29 июня 1994 г., которым были утверждены «Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации». В дальнейшем постановлением Минтруда России от 26 апреля 2004 г. № 60 данное постановление было признано утратившим силу. В Трудовом кодексе РФ (статья 168.1) установлена обязанность работодателя возместить работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, все расходы, связанные со служебными поездками, в том числе суточные. Таким образом, потребность компенсировать расходы по служебным поездкам именно надбавками к зарплате в принципе отпала, и данные надбавки не являются сейчас обязательными. Однако отдельным категориям работников надбавки устанавливаются в соответствии с некоторыми нормативно-правовыми актами СССР, продолжающими действовать, поскольку они не противоречат нормам ТК РФ. Данные надбавки носят компенсационный характер и входят в систему оплаты труда. Согласно статье 129 ТК РФ в положении по оплате труда, в коллективном или трудовом договоре работнику за особый характер работы может быть установлена надбавка к заработной плате в виде фиксированной суммы или процента к должностному окладу. Таким образом, надбавка или доплата компенсационного характера, согласно статье 129 ТК РФ, является элементом оплаты труда и не призвана возместить физическому лицу его конкретные затраты, связанные с разъездами при выполнении трудовых обязанностей. Такова позиция Президиума ВАС РФ (информационное письмо от 14 марта 2006 г. № 106 «Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел, связанных с взысканием единого социального налога»).
Установление надбавок в бюджетных учреждениях
Для работников бюджетных учреждений (всех уровней) система оплаты труда устанавливается в соответствии с ежегодно утверждаемыми Едиными рекомендациями, разработанными Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений. В 2008 г.
такие Рекомендации были утверждены решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 21 декабря 2007 г., протокол № 9. Данные Рекомендации разрабатываются в соответствии со статьей 135 ТК РФ, чтобы обеспечить единый подход к регулированию заработной платы работников бюджетной сферы на всех уровнях бюджетов.
Рекомендации учитываются Правительством РФ, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления при определении объемов финансирования учреждений бюджетной сферы и разработке законов и иных нормативных правовых актов по оплате труда работников данной сферы.
Данные Рекомендации учитываются также при подготовке трехсторонними комиссиями по регулированию социально-трудовых отношений, образованными в субъектах РФ и муниципальных образованиях, соглашений и рекомендаций по организации оплаты труда работников бюджетных учреждений.
Согласно Рекомендациям условия оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений устанавливаются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами в соответствии с ТК РФ, а также: – в федеральных государственных учреждениях – с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ; – в государственных учреждениях субъектов РФ – с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ; – в муниципальных учреждениях – с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Таким образом, для бюджетных учреждений конкретные размеры надбавок за разъездной и подвижной характер работы могут быть определены в коллективном договоре, соглашении, в локальном нормативном акте или в трудовом договоре, которые разрабатываются в соответствии с указанными выше нормативными актами. На федеральном уровне этому вопросу посвящены следующие документы: – для работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей – Положение об установлении систем оплаты труда, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2007 г. № 605; – приказ Минздравсоцразвития России от 29 декабря 2007 г. № 822, которым утверждены Перечень видов выплат компенсационного характера и Разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях. Доплаты и надбавки в связи со служебными поездками, их размер и порядок выплаты утверждает руководитель учреждения. Размер надбавок не ограничен, здесь определяющую роль играют фонд оплаты труда конкретного учреждения и размер бюджетных ассигнований.
Первичные документы – основания
для начисления надбавок и доплат
Возможность служебных поездок должна быть отражена в следующих документах, регламентирующих трудовые отношения в учреждении: – в коллективном договоре, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные со служебными поездками; – в трудовых договорах, подписанных работодателем и работником, в которых обязательно указывается характер работы; – в локальных нормативных актах учреждения (приказах руководителя, положении о служебных поездках или ином документе), где определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной, подвижной характер, размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления отчетности и другие необходимые сведения. Однако следует иметь в виду, что коллективный и трудовой договоры, а также локальный акт учреждения об установлении надбавок и доплат в связи со служебными поездками за счет бюджетных средств могут быть приняты только в соответствии с нормативными актами органов государственной власти и муниципальными правовыми актами, устанавливающими данные выплаты. Если такие нормативные акты имеются, то в утвержденном штатном расписании должны быть указаны должности работников, трудовая деятельность которых связана со служебными поездками и которым полагаются надбавки и доплаты. Кроме того, в должностной инструкции работника, трудовая деятельность которого связана со служебными разъездами, должен быть оговорен характер его работы. Перечень должностей, размер и порядок возмещения расходов могут периодически меняться в зависимости от нужд учреждения. Поэтому их целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре, который в большинстве случаев заключается на длительный период и пересматривается редко. Согласно статье 168 ТК РФ служебные поездки не являются командировками, поэтому приказ о командировке издавать не надо. Если надбавки выплачиваются работникам, занятым в деятельности, приносящей доход, этих документов также достаточно.
Источники выплаты надбавок
Выплата надбавок за разъездной и подвижной характер работы за счет бюджетных средств осуществляется в рамках утвержденных бюджетному учреждению бюджетных ассигнований, расчет которых производится в установленном порядке. Надбавка выплачивается помимо суточных.
При этом должны быть соблюдены все условия, указанные выше (установление надбавки определенным категориям работников в нормативных правовых актах, в коллективном и (или) трудовых договорах).
Если работник, совершающий служебные разъезды, занят в деятельности, приносящей доход, то расходы на выплату ему надбавки относятся к расходам на оплату труда.
Налогообложение
Налоги с заработной платы
Источник: https://bino.ru/Viplati_sviazannie_s_raziezdnim_haracterom_raboti
Разъездная работа: как возместить расходы, если подтверждающих документов нет
Порядок возмещения расходов, связанных с постоянными служебными поездками работников, установлен Трудовым кодексом. А может ли компания возместить затраты, понесенные в связи с разъездным характером работы, если работники не представили подтверждающие документы? На вопрос отвечают эксперты журнала «Зарплата».
В конце каждого месяца работники, деятельность которых носит разъездной характер, составляют авансовые отчеты на сумму своих расходов, осуществленных в служебных поездках. К отчетам прикладывают документы, в основном чеки.
Но иногда документы по разным причинам работники предоставить не могут и пишут заявление с указанием суммы, которую надо возместить.
Подскажите, должна ли организация ее возмещать? И если да, то как все лучше оформить? Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?
Ю.Б. Хохлов, бухгалтер
Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ).
Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее.
Какая работа относится к разъездной. В ТК РФ нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.
Если ваш работник в силу должностных обязанностей ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то, очевидно, его функции можно отнести к работе, имеющей разъездной характер.
Подробнее о том, как документально оформить разъездной характер работы сотруднику, читайте в статье «Работник в дороге день за днем»
Как возмещать расходы разъездным работникам. По трудовому законодательству компания обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая компания устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены следующие документы:
— локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы); — трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
— должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.
Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:
— начислять фиксированную прибавку к заработной плате;
— выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных расходов.
Чтобы доплату за разъездной характер работы можно было учесть в расходах, возможность такой выплаты укажите в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником
В ситуации, о которой идет речь в письме нашего читателя, работники не представили документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, следовательно, второй вариант не подходит.
Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить сотрудникам доплату за разъездной характер работы.
НДФЛ. Фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату. Она будет являться составной частью действующей системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ).
Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяются.
Страховые взносы.
Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/159374-qearh-15-m10-razezdnaya-rabota-kak-vozmestit-rashody-esli-podtverjdayushchih-dokumentov
Компенсация за разъездной характер работы – налогообложение НДФЛ | Народный вопрос.РФ
0 [ ] [ ]
Компенсация за разъездной характер работы – налогообложение НДФЛ
Спецификой некоторых видов профессий является тот факт, что трудовые функции работника осуществляются им не на одном месте, а в пути или же носят разъездной характер работы. Такой особый характер работы связан с определенными неудобствами для работника – с ночлегом вне дома, с расходами на питание, проезд и так далее и тому подобное.
Трудовое право обязывает работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей. Так как возмещение производится работодателем в пользу физических лиц, то возникает масса вопросов в части налогообложения НДФЛ.
О порядке налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсаций, выплачиваемых работодателем за разъездной характер работы, мы и поговорим далее.
Прежде чем рассматривать вопросы обложения НДФЛ указанных компенсаций следует определить законодательные основания для их выплаты. Отметим, что в законодательстве Российской Федерации нет официального понятия, что признается «работой в пути» или «разъездным характером работы».
Однако в общепринятом смысле под работой в пути понимается труд работников, осуществляющих регулярные служебные поездки, не имеющих возможности возвращаться домой ежедневно (например, водители-дальнобойщики, экспедиторы, проводники железнодорожных поездов, стюардессы, и тому подобное).
В свою очередь, под разъездным характером работы понимается работа сотрудников, возвращающихся домой ежедневно, чей труд связан с постоянными разъездами. Примером таких работников выступают курьеры, торговые агенты, работники сервисных служб и так далее.
Несмотря на то, что работа в пути или разъездной характер работы связаны с регулярными служебными поездками работника в интересах работодателя, такие поездки не признаются командировками. На это прямо указано в статье 166 Трудового кодекса Российской федерации (далее – ТК РФ).
Исключение таких поездок из состава командировок означает, что в данном случае у работодателя нет обязанности по возмещению командировочных расходов, состав которых определен статьей 168 ТК РФ.
Тем не менее, компенсировать расходы, связанные с разъездным характером работы или с работой в пути, работодатель обязан. Возмещение таких расходов предусмотрено статьей 168.1 ТК РФ. Указанной статьей определено, что работодатель обязан возместить работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, следующие расходы, связанные со служебными поездками:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Если сравнить состав возмещаемых расходов, предусмотренный статьей 168.1 ТК РФ, с составом возмещаемых расходов на командировки, определенным статьей 168 ТК РФ, то можно отметить, что они одинаковы.
Причем состав возмещаемых «разъездных» расходов, как и в случае с командировочными расходами, является открытым, что позволяет судить о том, что он может расширяться работодателем.
В то же время между возмещаемыми командировочными расходами и расходами, возмещаемыми при разъездном характере работы, имеются и отличия.
Во-первых, в части возмещаемых «разъездных» расходов работодателем должны быть определены перечень работ, профессий и должностей работников, которым могут возмещаться данные расходы.
Причем этот перечень должен быть закреплен либо в коллективном договоре, соглашении, либо в ином локальном нормативном документе компании.
Там же, помимо этого перечня, следует закрепить размеры и порядок возмещения «разъездных» расходов, определяемых компанией самостоятельно.
Во-вторых, в отличие от командировочных расходов, условие о выплате таких компенсаций может предусматриваться и трудовым договором.
Отметим, что в трудовом праве содержанию трудового договора посвящена статья 57 ТК РФ, в соответствии с которой одним из обязательных условий трудового договора является условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
Обратите внимание!
В письме Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» разъяснено, что, несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого определяется не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Отметим, что в ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (например, Приказ ФСИН России от 5 июня 2008 года № 379 «Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы», Приказ МВД России от 25 сентября 2012 года № 886 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы»).
В силу того, что порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Отсюда следует, что работодатель имеет право закрепить порядок и размеры возмещения расходов по проезду работника, постоянная работа которого осуществляется в пути, в приложении к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции как самостоятельного документа.
Отметим, что в силу статьи 164 ТК РФ денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, признаются компенсациями.
Причем компенсации, выплачиваемые работнику за работу в пути или за разъездной характер работы, не являются элементом оплаты его труда, а представляют собой компенсации, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей.
Это следует из Писем Минфина России от 14 июля 2014 года № 03-03-06/4/34093, от 1 апреля 2010 года № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 года № 03-03-05/87, такого же мнения придерживаются и налоговики в письме ФНС России от 10 сентября 2008 года № ШС-6-3/643@.
Обратите внимание!
Так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то их выплата не требует от компании оформления так называемого «командировочного» документооборота.
Как быть, ведь правила бухгалтерского (да и налогового) учета требуют от организации документального подтверждения любой хозяйственной операции, в том числе и по выплате такой компенсации.
Трудовое право не содержит каких-либо разъяснений насчет документального подтверждения расходов работника, чей труд осуществляется в пути или связан с разъездным характером работы.
Отметим, что среди обычных организаций чаще других с компенсациями «разъездных» расходов приходится сталкиваться организациям, осуществляющим перевозки пассажиров и грузов на дальние расстояния.
По мнению автора, в такой ситуации перевозчику следует в учетной политике предусмотреть собственный состав документов, которыми водители, работающие в режиме межгорода, будут подтверждать свои «разъездные» расходы.
Так, в своем внутреннем регламенте, которым организация руководствуется в целях ведения бухгалтерского и налогового учета, организация может предусмотреть, что для этих целей используется приказ (распоряжение) руководителя, в котором указываются цель служебной поездки, а также пункт назначения.
При этом можно закрепить положение о том, что основанием для начисления суточных водителю является табель учета рабочего времени и путевой лист, подписанный руководителем организации.
Кроме того, в состав документов, подтверждающих «разъездные» расходы, следует включить и письменный отчет водителя с приложением к нему авансового отчета, содержащего оправдательные документы о фактически произведенных расходах.
Форму такого отчета сотрудника организация на основании закона о бухгалтерском учете вправе разработать сама и закрепить ее использование в приложении к своей учетной политике. При выполнении всех требований бухгалтерского законодательства этот отчет будет признаваться первичным бухгалтерским документом, являющимся документальным подтверждением «разъездных» расходов организации-перевозчика.
Выплата за разъездной характер работы производится в пользу работника организации – физического лица, который, как известно, признается налогоплательщиком налога на доходы физических лиц, следовательно, бухгалтеру, производящему выплату, нужно знать облагается ли такая выплата налогом на доходы физических лиц или нет.
Как было сказано выше, согласно статье 164 ТК РФ возмещение работнику «разъездных» расходов признается компенсационной выплатой, связанной с возмещением «разъездных» затрат.
Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути, или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.
Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в письмах Минфина России от 25 октября 2013 года № 03-04-06/45182, от 7 июня 2011 года № 03-04-06/6-131, от 19 июля 2010 года № 03-04-06/6-154, а также в письме Федеральной налоговой службы от 10 ноября 2011 года № ЕД-4-3/18794@.
Обратите внимание!
Для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в пункте 3 статьи 217 НК РФ.
Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то «разъездные» суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании. На это же указывает Минфин России в письмах от 22 января 2015 года № 03-04-06/1626, от 5 июля 2013 года № 03-04-06/25956, от 7 июня 2011 года № 03-04-06/6-131.
Напомним, что сегодня командировочные суточные, не облагаемые налогом, составляют:
700 рублей в сутки – при российских командировках;
2 500 рублей в сутки – при поездках за рубеж.
Имейте в виду, что если работодатель компенсирует своим работникам «разъездные» расходы при отсутствии соответствующих норм возмещения, закрепленных в трудовом, коллективном договоре или ином нормативном документе, выплата «разъездной» компенсации работнику будет расценена фискальными органами доходом физического лица, с которого они потребуют удержания НДФЛ.
Следует обратить внимание читателей на то, что помимо «разъездной» компенсации работодатель может предусмотреть и иного рода компенсационные выплаты, например, доплаты и надбавки к окладу или тарифной ставке работника за разъездной характер работ.
Отметим, что компенсационные выплаты в виде доплат или надбавок за особые условия труда на основании статьи 129 ТК РФ являются элементом оплаты труда работника. Эти компенсационные выплаты включаются в состав заработной платы сотрудника и облагаются НДФЛ на общих основаниях.
Это подтверждает и Минфин России в своем письме от 4 сентября 2009 года № 03-04-06-01/230. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 26 марта 2012 года № 03-04-06/9-76.
К тому же выводу приходят и налоговики столицы в УФНС России по городу Москве в письме от 17 октября 2007 года № 21-11/099218@.
Источник: https://xn--80aefurcfeajeho7k.xn--p1ai/Home/Article/2791
Налогообложение выплат, связанных с разъездным характером работ
Налогообложение выплат и иных вознаграждений, начисляемых в пользу работников, имеет особенности, связанные с характером данных выплат.
Для осуществления правильного налогообложения необходимо определить, носит ли выплата компенсационный характер (возмещает работнику расходы, связанные с разъездным характером работ) или же является надбавкой (доплатой) за подвижной и разъездной характер работы.
Обязанность работодателей компенсировать (возмещать) расходы, связанные со служебными поездками работников, предусмотрена ст. 168.1 ТК РФ.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также трудовым договором.
Налоговое законодательство состоит из Налогового кодекса РФ и принимаемых в соответствии с ним законодательных актов о налогах и сборах. Разъяснения Минфина России и решения арбитражных судов по налоговым спорам неоднозначны и противоречивы.
Самыми важными при разрешении спорных ситуаций являются прежде всего основные начала законодательства о налогах и сборах, предусмотренные в ст. 3 НК РФ, которые устанавливают следующие положения:
Следует отметить, что неясности, противоречия и неустранимые сомнения законодательства о налогах и сборах толкуются прежде всего в пользу налогоплательщиков (плательщиков сборов).
Кроме того, одним из обстоятельств, исключающих вину лица в совершении налогового правонарушения, является выполнение налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции. Указанные обстоятельства устанавливаются при наличии соответствующего документа этого органа, по смыслу и содержанию относящегося к налоговым периодам, в которых совершено налоговое правонарушение, независимо от даты издания такого документа (ст. 111 НК РФ).
Однако, отстаивая свою позицию по разрешению возникающих споров перед налоговой инспекцией, необходимо обращать внимание, что разъяснения Минфина России и ФНС России часто противоречат друг другу.
Разъяснения по уплате ЕСН и НДФЛ
По вопросу налогообложения ЕСН и НДФЛ выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы, существуют позиции, выраженные Минфином России и ФНС России по данному вопросу.
Источник: https://www.law.ru/article/4322-qqe-ts-nalogooblojenie-vyplat-svyazannyh-s-razezdnym-harakterom-rabot
Учёт компенсации затрат сотрудникам компании
Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты. Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.
Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет — единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость приобретенного ими билета.
Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной. Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:
Шаг 1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:
«…4.3. С целью компенсации затрат на проезд сотрудника в последний рабочий день настоящего месяца выдается приобретённый за счёт средств организации единый проездной билет.
В случае покупки сотрудником проездного билета за личные средства, работнику компенсируется полная его стоимость. Затраты на проезд иными видами транспорта компенсируются в общеустановленном порядке.
4.3. Работники, указанные в п. 4.
3, не позднее трёх рабочих дней по истечении месяца, на который были предоставлены проездные билеты, обязаны предоставить их бланки в бухгалтерию….»
Шаг 2: Надо закрепить приказом или приложением к Положению список «разъездных» профессий и должностей:
«… Перечень профессий и должностей работников ООО «Сатурн»,
постоянная работа которых имеет разъездной характер
1) мерчендайзер
2) юрист…»
Шаг 3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:
«…6.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
6.2. Для выполнения Работником должностных обязанностей он осуществляет рабочие поездки в пределах городов Химки и Реутова.
6.3.
Размер и порядок компенсирования затрат, осуществленных в связи со служебными поездками, закреплены действующим в ООО «Сатурн» Положением о разъездном характере работы, утв. 8.02.2015.
6.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 6.
2 настоящего договора, признаются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке…»
Налоговый учёт Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат.
Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ). Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы.
Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм.
В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов. При применении УСН она не признаётся в расходах. В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 — отражаем проездные затраты;
Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.
Компенсация телефонных счетов Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи.
Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем — сотрудником или компанией — заключен договор с оператором сотовой связи. Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.
Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами.
Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.
Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:
- приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
- детализация счетов поставщика сотовой связи;
- должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.
Размер компенсации определяется по соглашению с работником и, как правило, закрепляется в условиях трудового договора (доп. соглашении).
Компенсировать затраты работника на телефонные переговоры возможно двумя вариантами:
- Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
- Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.
Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды. В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН. В бухучёте компенсация отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;
Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.
НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.
Бухучет
Налог на прибыль
НДС
НДФЛ
Страховые взносы
УСН
Следить за темой
Просмотры:
Источник: https://www.buhday.ru/articles/bukhgalteriya/uchyet-kompensatsii-zatrat-sotrudnikam-kompanii/
Загрузка...
