Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2018) — все о налогах

Образец заполнения журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)

Осуществление расчетов в наличной и безналичной форме предполагает строгий контроль всех операций, связанных с поступлением и расходом денежных средств.

Компании и фирмы, использующие в процессе своей предпринимательской деятельности кассовые аппараты, до недавнего времени обязаны были осуществлять ведение журнала кассира-операциониста, содержащего подробный отчет о выполнении расчетных операций. Является ли такой документ обязательным в настоящее время, каким образом его следует заполнять и какие данные подлежат отражению в нем?

В соответствии с новым законом, определяющим порядок осуществления денежных операций и требования к кассовым аппаратам, все организации и предприятия должны использовать только оборудование нового образца.

Они обеспечивают возможность передачи сведений обо всех наличных расчетах с покупателями посредством интернета на предназначенный для этого сервер Федеральной налоговой службы.

Данное правило пока не коснулось юридических и физических лиц, чти точки продажи находятся в отдаленных местах, где настроить интернет-соединение пока проблематично. Кроме того, в настоящее время подобное требование не относится к тем бизнесменам, какие находятся на патентной системе налогообложения и применяют для регистрации операций БСО.

Параллельно с этим законом перестало быть обязательным и ведение журнала кассира-операциониста, которое требовалось ранее в соответствии с Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998 года.

Несмотря на отсутствие необходимости заполнения такого документа, предприятия и организации вправе использовать его для параллельного ведения отчетности, придерживаясь существующих рекомендаций для таких действий.

Основными данными, которые заносятся в такой журнал, являются следующие:

Сумма выручки за определенный промежуток времени (зачастую берутся сутки или же одна смена кассира, если в течение дня на точке меняется несколько сотрудников).
Величина денежных средств, которая была сдана в смену.
Сумма возвратов покупателям, если такие операции производились.

Правила ведения

В том случае, если организация будет применять журнал кассира-операциониста, необходимо придерживаться следующих существующих правил его ведения:

Перед началом работы с журналом его обязательно прошивают (все листы, включая титульный и обложку).
Листы документа нумеруют.
Контрольный лист журнала (тот, который приклеивается поверх нитки, применяющейся для его прошивки) обязательно подписывается руководителем организации или начальником ее отдельного подразделения.
Если на фирме имеется своя печать, то ее оттиск также ставится на контрольном листке.
Контрольный лист содержит в себе запись об общем количестве листов в журнале.
Заполнение журнала можно осуществлять только чернилами темного цвета (черными или синими).
При внесении записей следует учитывать хронологию событий – не допускается пропуск строк и внесение данных задним числом. В том случае, если по какой-либо причине пропущена строка, то пустую следует зачеркнуть во избежание путаницы либо внесения заведомо ложных сведений с противозаконной целью.
Заполнение журнала осуществляется исключительно на основании данных из дневного отчета кассового аппарата (Z-отчета).

В журнал вносится информация о сотрудниках, которые будут допущены к ведению документа. Кроме того, с такими работниками предварительно должен быть заключен договор о материальной ответственности, поскольку осуществление своих рабочих обязанностей они будут осуществлять при непосредственном контакте с денежными средствами.

Когда и как правильно заполнять

Правильное заполнение журнала кассира-операциониста включает в себя документальную фиксацию данных с учетом следующих требований:

При начале заполнения сначала вносится проверочная сумма нулевого чека – первые данные содержатся в документе, выведенном на печать при вводе аппарата в работу. Причем за день, когда проводилась работа по запуску оборудования, если расчетов с клиентами не было, эта же сумма будет и итоговой.
В том случае, если на протяжении определенного периода работы взаиморасчеты с клиентами и записи в журнале осуществляет один сотрудник, разрешается не записывать его данные каждый раз.
Заполнение журнала осуществляется по окончании каждой смены, причем, если за смену было снято несколько отчетов по кассе, то они все подлежат внесению в журнал в порядке своего осуществления.
Каждая внесенная запись обязательно должна сопровождаться отражением подписи кассира, который осуществлял операцию – при наличии каких-либо ошибок, неточностей, обнаружении излишка или недостачи денежных средств вся ответственность за такие последствия будет лежать именно на нем.

Типовой образец

Журнал кассира-операциониста содержит в себе таблицу, состоящую из 18 столбцов, каждый из которых несет в себе определенную информацию:

Дата осуществления операций (число, месяц и год) – снятие итогового отчета за день. Каждый из них заносится отдельной строчкой.
Номер отдела – он не обязательно заполняется, так как многие Z-отчеты не содержат подобных данных.
Данные кассира, осуществляющего операции.
Порядковый номер отчета.
Номер отчета, который берется непосредственно с чека (это один из способов контроля наличия всех снятых документов). На данный момент он идентичен четвертому столбцу.
Показания аппарата на начало смены (рабочего дня). В том случае, если аппарат применяется уже в течение некоторого времени, цифра берется из данных предыдущего отчета. Кроме того, такую сумму можно вычислить по разнице между предыдущей суммой по чеку и дневной выручкой за текущий день.
Подпись кассира.
Подпись администратора (если администратор и кассир одно и то же лицо, то подпись просто дублируется).
Показания кассового аппарата, которые свидетельствуют о сумме всех произведенных наличных и безналичных расчетов за одну смену. Проверить ее действительность можно сложением данных из шестого столбика журнала и дневной выручки по определенному ККМ.
Общая сумма выручки, которая образовалась в результате продажи товаров или услуг за минусом возвратов, в результате каких определенные средства были возвращены покупателям.
Сумма денег, которая была сдана наличными.
Какая величина денежных средств была оплачена по документам и их количество. Также заносятся данные и о количестве безналичных операций.
Какая сумма проходит по оплаченным документам.
Общая сумма, которая была сдана по всем операциям, сюда не берутся во внимание произведенные возвраты.
Общая сумма возвратов. В обязательном порядке все возвраты денежных средств проводятся через кассовый аппарат, кроме того, большинство точек кроме чека о подтверждении такой операции выполняют оформление заявления от лица, которое по тем или иным причинам потребовало его осуществления.
Столбцы с 16 по 18 отображают подписи ответственных лиц, которые осуществили передачу денежных средств и их прием.

Документы для скачивания (бесплатно)

Образец формы КМ-4
Форма КМ-4

Примеры

При заполнении журнала периодически возникают ситуации, при которых нестандартные события требуют дополнительного уточнения – каким образом их заносить, какие существуют ограничения и каковы могут быть последствия.

Что делать, если в течение дня по определенной кассе не производились никакие расчеты? При отсутствии операций расчета, если в кассу не выполнялось внесение денежных средств (в качестве разменной монеты и торговой выручки), снятие соответствующего посменного отчета не является обязательным.

При желании (большинство кассиров поступают именно таким образом) можно снять нулевой отчет – из всех данных, которые он будет содержать, в журнал заносятся дата его выведения, порядковый номер. Все остальные колонки (за исключением подписи и данных кассира) должны содержать нули.

В том случае, если торговая точка с ККМ работает круглосуточно, то каждый снятый отчет вносится непосредственно после его снятия.

Наличие исправлений и ошибок при занесении данных не допускается. В то же время, поскольку оформление журнала осуществляется вручную, периодически возникают ситуации, когда допускаются неточности.

В таком случае неверные данные аккуратно зачеркиваются, над ними пишется верная цифра или слово, указывается число, когда было внесено исправление, и фамилия кассира, который это сделал, рядом пишется слово «Исправлено».

В некоторых организациях при наличии определенного количества исправлений на одном листе перечеркиваются все данные и обновляются на следующем за ним по порядку – вырывать листы категорически запрещено.

В случае, если был утерян Z-отчет, с которого заносятся данные в журнал, сведения о произведенных за смену расчетах все равно подлежат занесению.

В этом случае отчет можно либо взять из контрольной ленты (не вырезать, а снять копию, приложив к объяснительной по сложившейся ситуации), либо обратиться в сервисную организацию, осуществляющую обслуживание ККМ для снятия копии отчета с аппарата.

Итак, заполнение журнала кассира-операциониста не является обязательным требованием для организаций, осуществляющих расчеты с клиентами путем применения ККМ. Однако, если фирма или предприятие приняли решение о ведении такого документа, то все необходимые данные должны заноситься в соответствии с общепринятыми нормами и требованиями.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, можно узнать из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/buh/rko/operacii/forma-km-4.html

Журнал кассира-операциониста

Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).

Организация может иметь только одну главную кассу и сколько угодно операционных касс. Главная касса организации осуществляет прием денежной выручки из операционных касс. На каждую операционную кассу заводят отдельный журнал кассира-операциониста.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.

Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке кассовой книги.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации.

На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: «в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов».

Заполнение и ведение журнала кассира

В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.

В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).

В графе «Показания» показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.

В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).

После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).

В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.

В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:

графа 11 – наличными деньгами;
графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.

Обычно графы 12 и 13 заполняются при оплате покупки кредитной картой. В этом случае деньги поступают не в кассу, а позднее на расчетный счет организации. Но через кассу эта выручка всё равно проводится. В этом случае в графе 12 указывается количество операций по кредитным картам, а в графе 13 – выручка по кредитным картам.

В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по приходному кассовому ордеру.

После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Заполненный журнал хранится в организации пять лет.

Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 – сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.

Источник: https://doc.blankbuh.ru/article/zhurnal-kassira-operacionista

Журнал кассира-операциониста: заполнение и образец

При использовании контрольно-кассовой техники обязательной к заполнению является журнал кассира–операциониста (форма КМ-4). Журнал нумеруется, прошивается и регистрируется в налоговом органе при постановке на учет ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужно вести до его окончания и затем заменить новым, зарегистрировав их в ИФНС вновь. Часто заполнение документа вызывает трудности. Рассмотрим некоторые из них: по пунктам разберем графы, в которых можно допустить ошибки.

Заполнение журнала кассира–операциониста

Рассмотрим заполнение журнала кассира — операциониста по графам:

Графа 1 — записывается дата.
Графа 1 — записывается номер секции, данная запись делается, если есть разбивка по секциям. Иначе ставим прочерк.
Графа 3 — записывается ФИО кассира – операциониста или лица, непосредственно на данной ККМ в течение смены.
Графа 4 — «Порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня» — проще говоря, номер Z-отчета. Этот номер можно причесть на сомом Z-отчете. Заполняется обязательно без пропусков в нумерации, то есть отчеты идут один за другим: 0001,0002,0003 и т.д.
Графа 5 — «Показания контрольного счетчика, регистрирующего количество переводов..» — опять же, говоря простыми словами, количество продаж в смену.
Графа 6 — «Показания суммирующих денежных счетчиков». Все суммы, пробитые по ККМ заносятся в фискальную память. В фискальной памяти ККМ хранится информация как по отдельному дню, так и общая сумма пробитая по ККМ. Вот эту сумму на начало смены и нужно заносить в эту графу. Или, говоря проще, сумма продаж нарастающим итогом с начала деятельности и до начала смены.
Графы 7-8 пропускаем.
Графа 9 — заносятся данные об общей сумме продаж за весь период деятельности ККМ (с момента регистрации ко конца текущего дня). Сумма, занесенная в эту графу, должна совпадать с суммой, отраженной в графе 6 следующего дня.
Графа 10 — заносится выручка по ККМ, пробитая за день. Данная сумма будет напечатана в Z-отчете. Для контроля: графа 10 = графа 9 – графа 6.
Графа 11 — отражается фактическая сумма наличных денежных средств, сдаваемая в кассу в конце смены.
Графа 12 — отражается количество продаж по документам, проще говоря, по кредитным картам.
Графа 13 – фактически полученная сумма по кредитным картам.
Графа 14 — отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д.
Графа 15 — отражается сумма, возвращенная покупателям, как ошибочно пробитая кассиром в течение дня (графа 10 = графа 15 + графа 14).
Графы 16, 17, 18 — проставляются подписи ответственных лиц.

Исправления в журнале кассира-операциониста

2 способа внести исправления в журнал:

Если пропущена строка, то можно дописать её внизу в свободном поле и заверить исправление.
Если необходимо исправить показатель, то его аккуратно зачеркивают и надписывают правильный, заверяя исправление.

Любые исправления нужно заверить надписью «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и синей печатью.

Образец журнала кассира-операциониста

Пример заполнения журнала приведен ниже.

Левая страница разворота

Продолжение страницы разворота

Теперь вы без труда сможете заполнить журнал кассира — операциониста самостоятельно. Появились вопросы? Задавайте их в комментариях.

Получайте новые статьи блога к себе на почту — так вы всегда будете в курсе новостей для ИП!

Журнал кассира-операциониста: заполнение и образец обновлено: Октябрь 18, 2016 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/ucet/kass/zhurnal-kassira-operacionista

Журнал кассира-операциониста КМ-4

Главная > кассовые и денежные документы > Журнал кассира-операциониста КМ-4

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – это обязательный первичный документ, который должен заполнять ежедневно ответственный кассир. В документе отражаются сведения о движении денежных средств в течение дня, о поступлении выручки.

В конце статьи можно скачать бланк журнала форма КМ-4, кроме того, для примера нами был заполнен образец журнала, скачать который также можно внизу страницы.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Ведение журнала кассира-операциониста

Форма КМ-4 – это важный кассовый документ, который следует заполнять аккуратно, без ошибок. Все записи в журнал заносятся каждый день в хронологическом порядке.

Прежде, чем начать пользоваться журналом, его нужно зарегистрировать в налоговом органе, все страницы бланка КМ-4 нужно пронумеровать, а сам журнал прошнуровать. Последняя страница должна быть снабжена записью «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _ листов», рядом ставят свою подпись руководитель предприятия и его главный бухгалтер.

Журнал используется до тех пор, пока не закончится, не испортится или не износится настолько, что его ведение становится невозможным.

Исправление записей в журнале КМ-4 допускаются, исправлять неверно указанные сведения нужно следующим образом: аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильные данные, рядом написать правильные значения и слово «исправлено». Исправление должно быть заверено подписями ответственного кассира, главного бухгалтера и руководителя.

Ежедневно в журнал вносятся ответственным кассиром-операционистом сведения о денежных средствах, прошедших через кассовый аппарат, то есть вносятся данные счетчиков контрольно-кассовой машины в начале и в конце дня, а также величина дневной выручки, которая представляет собой разницу показателей этих счетчиков.

Образец заполнения КМ-4

Заполнение журнала кассира-операциониста выполняется на основании Z отчета. Снимается этот отчет в конце рабочего дня.

1 – Дата

Дата берется из Z отчета, если таких отчетов в один день несколько, то каждый из них пишется отдельной строкой. Если в одну дату работает более одной смены, то следует написать также номер смены.

2 – № отдела

Номер отдела, на который пробиваются чеки за смену. Если у ККМ нет такой функции ставится прочерк, если все чеки пробиваются на один отдел, то также ставится прочерк.

3 – ФИО кассира

Фамилия, имя, отчество кассира-операциониста, ответственного за работу с кассовым аппаратом и за ведения журнала КМ-4. Возможна ситуация, что с кассой работает постоянно один и тот же кассир, в этом случае допускается вверху указать его Ф.И.О. и в дальнейшем при заполнении этой графы ставить знак — // -.

4 — № контрольного счетчика в конце смены

№ Z отчета, снятого с ККМ в конце рабочей смены.

5 — № счетчика, регистрирующего количество переводов показаний

Можно эту графу вообще не заполнять, важность ее минимальна, и налоговики чаще всего даже не смотрят на эту графу. Возможно указанием номера Z отчета из четвертой графы.

6 – Показания суммирующих денежных счетчиков в начале

Ставится итог на момент начала смены (совпадает с итогом на момент окончания предыдущей смены). Обратите внимание, эта цифра совпадает с величиной, указанной в гр. 9 журнала КМ-4, оформленного за предыдущую смену. Для нового ККМ пробивается сумма 1,11 руб.

7 – подпись ответственного кассира.

8 – подпись администратора (возможно кассир и администратор это одно лицо).

9 – Показания денежных счетчиков в конце дня

Показания получаются путем суммирования суммы из шестой графы и дневной выручки. Информация для заполнения этой графы формы КМ-4 берется из Z отчета.

10 – Выручка

Указывается величина дневной выручки.

11 – Сдано наличными

Сумма наличных средств, переданных в главную кассу в конце рабочей смены.

12,13 – Оплачено по документам

12 — Количество операций по продажам по платежных документам (кредитным картам, чекам).

13 – Сумма по этим документам.

14 – Всего сдано

Общая сумма денежных средств, переданных в главную кассу, без учета возвратов.

15 – Возвраты

Сумма возвратов по чекам из Z отчета, оформленная актом КМ-3.

Если возвратов не было за смену, то сумма из графы 10 должна совпадать с суммой из графы 14. Если же имели место быть ошибочно пробитые чеки и возвраты сумм от покупателей, то значение графы 14 равно разности граф 10 и 15.

16, 17, 18 – подписи

В конце рабочей смены ставятся подписи кассира или кассира-операциониста, ответственного за ведение журнала КМ-4, администратора и руководителя.

Журнал по форме КМ-4 – это лишь один из обязательных ежедневных отчетов, заполняемых кассиром-операционистом. Также нужно вносить необходимые записи в отчет по форме КМ-6 (скачать образец заполнения КМ-6) и при наличии нескольких ККМ в форму КМ-7.

После заполнения данных форм следует также внести необходимые данные в кассовую книгу КО-4, скачать образец которой можно здесь.