Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки — все о налогах

Счет 71 — проводки по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт	Кт	Описание	Документ
71	50	Выданы средства наличными через кассу	Расходный кассовый ордер
71	51	Перечислены средства на банковскую карту	Платежное поручение
71	55	Выданы средства со специальных банковских счетов	Банковская выписка
71	52	Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту	Банковская выписка
71	50.3	Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку	Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт	Кт	Описание	Документ
50	71	Возврат средств сотрудником наличными через кассу	Приходный кассовый ордер
52	71	Зачисление остатка средств на специальный банковский счет	Банковская выписка
55	71	Зачисление остатка средств в иностранной валюте	Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт	Кт	Описание	Документ
20	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы
23	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы
28	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака	Авансовый отчет, подтверждающие документы
29	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт	Кт	Описание	Документ
44	71	Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица	Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	51	На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды	2500 руб.	Платежное поручение
10	71	Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.)	2407 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
19	71	Отражена сумма НДС	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1	19	НДС отражен в составе расходов	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
71	51	На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств	340 руб.	Платежное поручение

Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html

Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.

Порядок работы с подотчетными лицами

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Ндфл и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
учетной политикой;
внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Как правильно составить приказ, см. в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах».

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
Командировочные расходы.
Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат.

Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).

Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Ндфл и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
багаж;
аренда жилья;
затраты на связь;
получение визы;
комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания.

В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами.

При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Подробнее об этом см. здесь.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным.

Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом.

Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией.

В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд.

Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Подробнее см. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_nalogooblozheniya_raschetov_s_podotchetnymi_licami/

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п	Содержание хоз. операции	Дебет	Кредит	Документы-основания
1	Выплата наличных денежных средств в подотчет	71	50	Отчет кассира, расходный ордер
2	Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку	71	51	Выписка банка, платежное поручение
3	Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку	71	55	Выписка со специальных счетов
5	Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств	08	71	Акт о приемке работ и услуг
6	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7	Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды	20/26/44	71	Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9	Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом	41	71	Авансовый отчет и накладные
11	Возврат в кассу неистраченных средств	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
12	Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ — основание
71	51	На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды	2 500	Платежное поручение
10	71	Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС	2 840	Авансовый отчет, товарный чек
71	51	На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода	340	Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ-основание
26/44	60	Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)	6 102	Акт выполненных работ
19	60	Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг	1 098	Акт выполненных работ
68/2 НДС	19	Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету	1 098	Акт выполненных работ, счет-фактура
71	50/1	Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет	7 500	Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60	71	В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»	7 200	Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1	71	Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.	300	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт	Кт	Содержание операции	Сумма, руб.	Документ-основание
71	50	Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы	20 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на билеты без НДС	6 780	Авансовый отчет, ж/д билет
19	71	Выделен НДС по расходам на билеты	1 220	Ж/д билет
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	1 220	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС	4 237	Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19	71	Выделен НДС по расходам на гостиницу	763
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	763	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны суточные	6 000	Авансовый отчет
50	71	Работником возвращены непотраченные средства в кассу	1 000	Приходный кассовый ордер

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств.

Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору.

Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Дебет	Кредит	Название операции
71	50	Выдана подотчетная сумма из кассы
71	51	Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника
50	71	Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу
20 (26, 44)	71	Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции
10 (15, 41)	71	Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом
94	71	Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок
70	94	Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://online-buhuchet.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

Подотчетные суммы могут быть предназначены:

для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
для командировки.

Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги.

Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.

2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета.

Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94.

В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskiy-uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это служащие компании, получившие деньги в подотчет для совершения расходов в интересах этой компании. Для учета расчетов с ними предусмотрен счет №71. О том, какие существуют типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.

Порядок проведения подотчетных операций
Счет №71
Типовые проводки

Подотчетным лицом является сотрудник, который получил деньги в подотчет для использования их на хоз. нужды фирмы.

Основанием для выдачи денег в подотчет является заявление от работника, заверенное подписью директора компании. В нем должны быть отражена цель выдачи денег и их размер. Заявление может быть написано в свободной форме, так как законодательством не была разработана унифицированная форма.

По результатам совершенной операции, работник должен предоставить в отдел бухгалтерии документы, которые могут подтвердить совершенные им расходы и авансовую отчетность. Эти документы являются основанием для бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Если работник получил больше денег, чем потратил, он должен вернуть оставшуюся сумму средств в кассу. Если он потратил больше денег, чем получил и может это подтвердить документально, размер превышенных затрат возвращается ему через кассу.

Важным моментом является то, что работник, который не отчитался по ранее полученным средствам, не может получить деньги под отчет.

Счет №71

Для синтетического учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен счет №71. На нем происходит обобщение сведений о расчетах с сотрудниками компании по деньгам, которые были выданы в подотчет для совершения затрат управленческого и хозяйственного характера.

Однако на данном счете ведется учет не только выданных под отчет денег, но и учет возмещения затрат, осуществленных сотрудниками за свой счет, но в нуждах фирмы.

Аналитический учет по этому счету ведется в отдельности по каждому подотчетному сотруднику, а также сумме денег, выданных под отчет.

Подробнее о том, как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.

Типовые проводки

Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:

Д71 – К50 – осуществлена выдача денег в подотчет из кассы фирмы.
Д71 – К51 – выдача подотчетных денег на банковский счет служащего.
Д71 – К55 – выдача денег в подотчет со спец. банковского счета.
Д20, 23, 25, 26, 44 – К71 – списание осуществленных подотчетными лицами затрат в расходы, в соответствие с предъявленным авансовым отчетом.
Д20, 26, 44 – К71 – списание на себестоимость товаров командировочных затрат.
Д10, 15, 41 – списание затрат на покупку ценностей, осуществленных подотчетным работником.
Д10, 15, 07, 41, 08, 11 – К71 – оприходование ценностей на основе предоставленного авансового отчета.
Д28 – К71 – отражение в учете денег, которые были направлены на гарантийное обслуживание товаров или устранение брака продукции.
Д68 – К71 – оплата платежей по налогам через подотчетных работников.
Д91 – К71 – отражение прочих затрат фирмы, которые оплатил подотчетный работник.
Д50 – К71 – подотчетный служащий вернул в кассу не потраченные средства.
Д94 – К71 – списание денег, которые подотчетный рабочий не вернул в компанию в установленный срок.
Д70 – К94 – сумма подотчетных средств, не возмещенная служащим, удержана из его зарплаты.
Д60 – К71 – погашение долга перед поставщиком подотчетным работником.

Источник: https://okbuh.ru/buhgalteriya/raschety-s-podotchetnymi-litsami-provodki

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. Счет, проводки

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

Оплата различных услуг.
Приобретение канцтоваров.
Приобретение бензина для служебных авто.
Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

Информация о сотруднике (ФИО, должность).
Цели расходования.
Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
План счетов и инструкция по его применению.
Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ.

Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей.

Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
Срок, на который предоставляются деньги.
Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
Размер удержания не может быть больше 20%.
Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных.

Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия.

Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок: