Новая опись: инспекции начали принимать все электронные документы только сейчас — все о налогах

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает.

Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного.

Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями.

Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами.

Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке».

На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде.

Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;
Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);
При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;
Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;
Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;
В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

Принимаются документы только в формате PDF;
Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI;
Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;
Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;
Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов.

Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа.

В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора).

Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера.

Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки.

И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;
Журналы учета;
Товарная накладная ТОРГ-12;
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;
Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг.

Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот.

Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись.

В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы.

А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же.

Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге «1С Предприятие 8.3 онлайн» и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас.

Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота.

В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Желаем успехов!

Источник: https://scloud.ru/blog/skany_dokumentov_fns_diktuet_svoi_pravila/

Когда налоговая просит документы… и не только | Журнал «Главная книга» | № 7 за 2015 г

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 марта 2015 г.

Содержание журнала № 7 за 2015 г.

Печать ИФНС на требовании не нужна

Елена Сергеевна, г. Москва

Предприниматель, у которого я работаю, по почте получил в рамках проводимой проверки требование о представлении копий документов, подтверждающих его расходы. Требование никем со стороны руководства ИФНС не подписано, на нем нет печати. Как реагировать на этот документ? Я, как бухгалтер, если честно, вообще документ без подписи и печати рассматривать не хочу.

: Требование о представлении документов должен подписать налоговый инспектор, проводящий проверкуп. 1 ст. 93 НК РФ. А вот кто-либо из руководства инспекции (руководитель или заместитель руководителя) подписывать его не обязан. Также не требуется проставление печати инспекцииПисьмо Минфина от 22.03.2010 № 03-02-07/1-122.

Так что посмотрите внимательно на полученное требование: если на нем есть подпись налогового инспектора, проводящего налоговую проверку, то игнорировать требование нельзя.

Надо представлять то, что связано с расчетом налогов

Нам из инспекции пришло требование представить кучу документов: практически всю нашу бухгалтерию. Да еще в сжатые сроки. Мы не успеем все откопировать и заверить.

Поэтому задались вопросом: а может, вовсе не обязательно все представлять? Например, у нас запросили кадровые документы в рамках камеральной проверки декларации по налогу на прибыль.

Какие нам грозят штрафы, если мы не представим требуемые документы на том основании, что они не связаны с расчетом налогов?

: По общему правилу проверяющие не могут требовать первичные документы при камеральной проверкеп. 7 ст. 88 НК РФ. Но есть случаи, когда проверяющие вправе запросить конкретные документы или пояснения (а чтобы пояснить что-то, часто проще подать те или иные документы):

проверяющие могут требовать представления документов, подтверждающих заявленные вами льготып. 6 ст. 88 НК РФ;
налоговики могут запросить пояснения в рамках проверки первичной декларации, в которой заявлена сумма убыткап. 8.3 ст. 88 НК РФ;
инспекция вправе затребовать пояснения, если выявлены ошибки и иные противоречия в декларациях, а также если данные декларации не соответствуют иным сведениям, имеющимся в распоряжении инспекциист. 88 НК РФ.

Случаи, когда инспекция требует от организации представить «все на свете и топор», совсем нередки

Чтобы определить, законны ли требования инспекторов, проверьте основание для запроса документов.

Обратите внимание, что штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ должен накладываться только за непредставление документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, а не всех подряд документов, которые запросила инспекция.

Требование о представлении необходимых для налоговой проверки документов должно содержать достаточно определенные данные о документах, которые истребуются налоговым органом, а сами запрошенные документы должны иметь отношение к предмету налоговой проверкистатьи 88, 93 НК РФ; Постановление АС ПО от 06.02.2015 № Ф06-19254/2013.

Источник: https://GlavKniga.ru/elver/2015/7/1824-kogda_nalogovaja_prosit_dokumenti_ne_toliko.html

Электронные документы и Налоговая. Часть 1: Почему ФНС ждет электронные документы от вас

Мы запускаем маленькую серию статей на сайте synerdocs.ru, в которой мы рассмотрим нюансы взаимодействия с ФНС. Мы уверены, что электронные документы фундоментально готовят нас к существенным переменам во взаимодействии налогоплательщиков и государственных органов. При чем, подготовка эта будет исходить из самых глубин нашей деловой культуры.

Не секрет, что одним из центральных аргументов при переходе на электронные документы часто называют упрощение взаимодействия с ФНС. Само по себе взаимодействие – понятие слишком обширное.

Что в него вкладывают маркетологи и операторы ЭДО? Во-первых, это непосредственно предоставление документов в службу во время встречных и камеральных проверок. Во-вторых, это работа с документами в ходе выездных налоговых проверок.

И, в-третьих, это предоставление налоговых деклараций в электронном виде. Вот, собственно, и все.

Но это не все. На самом деле формальной работой с документами взаимодействие с ФНС никак не ограничивается.

Мы встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить на первый взгляд простую проблему.

В результате мы накопили довольно много интересных писем и ответов и наконец-то начали понимать, насколько глубоко переход на электронные документы меняет подход к работе как на стороне пользователя, так и на стороне ФНС.

Почему бумага мешает

Все уже привыкли работать на компьютере.

Вы уже умеете пользоваться учетной системой, на компьютере удобно проводить различные сверки, формировать консолидированную отчетность, управлять финансами – даже на простейшем уровне в excel-файлах и т.п.

Но в момент, когда вам необходимо передать эту информацию контрагенту, приходится все данные как-то умещать на бумагу, отправлять, ждать, звонить, контролировать и т.п. А компьютер делает все это в считанные минуты.

Ситуация справедлива и для работы в налоговом ведомстве. Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумага регистрируется, поступает в их систему, идет на исполнение, потом формируется ответ, который приходится переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Откажитесь от печати и копирования

Большую часть печатаемых документов – бухгалтерскую первичку – можно вообще никогда не выводить на принтер, законодательство позволяет нам НЕ печатать их, хранить и передавать контрагентам или контролирующим органам в электронном виде.

Это прекрасно ложится на существующие учетные системы: документ формируется на основе данных системы, создается в нужном формате в ECM-системе, подписывается и отправляется контрагенту через оператора ЭДО.

Таким же образом, только в обратном порядке, он поступает от внешних партнеров: через оператора в СЭД, где хранится и обрабатывается, а информация из документа – прямиком в учет.

Работая с бумагой, есть все шансы потерять многие часы на ксерокопировании оригиналов, например, во время проведения камеральной проверки, и увеличить в разы расходы своей компании. Согласно п. 3 ст.

93 части первой Налогового кодекса РФ истребованные документы необходимо представить в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. А на основании п. 1 ст.

126 части первой Налогового кодекса РФ непредставление в установленный срок истребованных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Количество документов, интересующих инспектора, может достигать сотни.

Подготовить за 10 дней заверенные копии документов и составить описи, конечно, можно, но тратить на это драгоценное время, когда можно сделать всё за несколько часов – роскошь в наши дни.

Фнс идет навстречу

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки. Мы уже писали, что российское законодательство не предусматривает штрафных санкций за ошибки при работе с электронной первичкой. А вот наказания за ошибки в бумаге только ужесточаются.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, тогда вы имеете право представить их на бумаге, даже, если уже не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не создает жестких границ, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .xml является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в xml неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

ФНС ждет электронных документов?

Подведем промежуточный итог. Мы видим, что эффективность безбумажной работы интересует не только бизнес (нас с вами), но и налоговую службу, которая тоже стремится к быстрой и слаженной работе всех своих подразделений.

Налогоплательщиков много и их число постоянно растет, раздувать штат ведомства, чтобы успевать работать со всеми, ФНС не стремится. Следовательно, как и любая коммерческая организация, налоговая будет планомерно реформировать собственную работу в сторону автоматизации.

А это означает гарантированный переход на электронные документы.

Поэтому ответ на вопрос выше – да.

Это только первая часть статьи. О том, как конкретно выглядит процесс предоставления документов в ФНС в ходе камеральных, встречных и выездных проверках читайте в следующем материале — «Практика налоговых проверок с участием электронных документов».

Не пропустите вторую статью «Практика налоговых проверок с участием электронных документов». Лучший способ прочитать ее в день выхода – подписаться на наш дайджест Synerbox.

Источник: https://www.synerdocs.ru/6254657.aspx

Представить документы в ответ на требование будет проще

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Теперь не только компании смогут использовать опись, когда представляют документы в налоговый орган, но и сами налоговые органы могут аналогично пользоваться описью. Набор реквизитов в ней в этих случаях различается.

Если опись сопровождает документ от налоговой, то в ней содержится идентификатор приложенного файла и информационное сообщение о направляемом документе: КНД, номер, дата, количество файлов, из которых состоит документ, и их названия.

Как и раньше, с описью в ФНС можно направить xml-документы и скан-образы. Однако максимальное число документов, которые можно отправить, увеличено с 99 до 9 999.

В прежней описи для всех документов нужно было заполнять их коды, которые были строго ограничены форматом: всего можно было представить 14 кодов, то есть типов xml-документов. Теперь этого не требуется, такого поля нет.

Это значит, что когда будут появляться новые утвержденные форматы электронных документов, бизнес сможет сразу начать их использовать. Раньше приходилось ждать, когда обновится список кодов в описи. Без этого электронный документ невозможно было представить в ФНС.

Например, весной 2016 года вступил в силу формат УПД, а в составе описи его код появился лишь спустя полгода.

Представление скан-образов упростилось еще больше. Код, как и прежде, обязательно заполняется для каждого документа.

Но если раньше можно было указать коды только для 11 типов документов, то теперь будет единый код для любого типа документа — 9998. Это значит, что теперь в виде скана можно представить любой документ, без ограничений.

Раньше, чтобы представить документы, для которых в формате описи не было кодов, приходилось делать бумажные копии и направлять в налоговую в таком виде.

Значительно уменьшился набор реквизитов, с помощью которых идентифицируются сканированные документы. Теперь в числе обязательных, кроме кода, только наименование документа (или другие идентифицирующие признаки) и имя файла. Ранее для большинства типов документов обязательными были еще дата, номер, сумма сделки, сумма налога, предмет документа и реквизиты лица — составителя документа.

Согласно еще одному нововведению, если скан документа заверен электронной подписью (ЭП) нотариуса, то файл электронной подписи можно представить вместе со сканом, а имя файла ЭП указать в описи.

И последнее изменение: если раньше в описи налогоплательщик указывал только код налогового органа, в который направлял документы, то теперь наряду с кодом следует указывать наименование налогового органа.

Новый формат описи вступит в силу в июне и упростит документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами. Однако проблема представления электронных неформализованных документов остается. Их по-прежнему нужно представлять в виде заверенных бумажных копий.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7748

Опись документов для налоговой: образец заполнения бланка

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись.

Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов.

О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

Опись документов для налоговой: образец

Целесообразность составления описи

Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Бланк для заполнения

Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет.

Рядом с каждым документом следует обозначить:

количество листов и экземпляров;
копия или оригинал;
наличие печати.

Завершает опись подпись налогоплательщика

Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

тип отправления: ценное письмо;
имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
печать почтового отделения.

Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

Описание

Шаг 1	Конверт принимается в открытом виде.
Шаг 2	Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
Шаг 3	Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
Шаг 4	Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Видео — Правильная почтовая опись

Источник: https://nalog-expert.com/obraztsy-dokumentov/opis-dokumentov-dlya-nalogovoj-obrazets.html

Определены требования к отсканированным документам для передачи в налоговую

Доброе утро, дорогие читатели! С вами Юлия Дидух, а первая информация окажется важна для всех налогоплательщиков.

ФНС России разработала требования к документам, которые нужно представлять по требованию инспекторов в виде электронных скан-копий. Такие документы должны иметь прежние реквизиты, определенный размер и формат.

Предоставить их в налоговый орган разрешат любым удобным способом, даже на флешке.

ФНС России продолжает разработку проекта ведомственного приказа, которым будут утверждены требования к формату документов, требуемых для проверки или контроля инспекторами ФНС, если они изначально были составлены на бумажном носителе, а в налоговый орган представлены в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов). Документом налоговая служба предполагает утвердить такие параметры документов, как:

требования к формату истребуемых документов, составленных на бумажном носителе и представляемых в налоговый орган в отсканированной форме;

форму уведомления проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)
формат указанного уведомления,
способы предоставления скан-копий документов в территориальный орган ФНС.

С чем связана необходимость новых требований предоставления документов в фнс

Федеральным законом от 01.05.2016 № 130-ФЗ в статью 93 НК РФ и статью 93.

1 НК РФ внесены поправки, в результате которых налогоплательщикам разрешается предоставлять по требованию проверяющих из ФНС не бумажные, а отсканированные копии необходимых для проверки документов.

Так как, законодатели определили саму возможность, но не регламентировали порядок передачи скан-копий в ФНС, налоговики решили урегулировать этот вопрос самостоятельно.

Какие скан-копии примет налоговая

В проекте приказа установлено, что любой документ, который изначально составлен на бумажном носителе, может быть преобразован в электронный образ путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.

Такая копия документа может быть предоставлена по требованию в налоговый орган, наравне с бумажной копией. Важно только, чтобы скан-копия отвечала требованиям, установленным ФНС.

В их число вошли такие требования:

Копия документа может состоять из одного или нескольких файлов изображений,
Формат изображения документа может быть один из допустимых ( .tif , .jpg, .pdf, .png),
Разрешение изображение не должно быть ниже 150 и выше 300 dpi (точек на дюйм),
Цветопередача должна составлять не менее 256 градаций серого цвета.

Основной целью таких требований является обеспечение свободного чтения отсканированного документа, разборчивости всех необходимых реквизитов, виз, дат, штампов и печатей.

Направлять отсканированные копии в налоговые органы разрешается с использованием технологического xlm-файла, формат которого будет установлен ФНС.

Передать этот файл можно как по электронным каналам связи в сети интернет, так и непосредственно инспектору, с помощью записывающих устройств, например флешки.

Основное требование — все документы обязательно должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его законного представителя.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

e-mail рассылка

Подпишитесь на новости для бухгалтера!

Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: https://ppt.ru/news/137425

Как электронные документы проверяют налоговики

В этой статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам в ходе выездной налоговой проверки

Каждый раз, когда в компанию собираются с выездной проверкой налоговики, любой даже самый щепетильный в вопросах документооборота бухгалтер начинает вспоминать — все ли документы на месте.

И если в случае с бумажными документами все более-менее понятно, то с электронными носителями вопросов довольно много.

В сегодняшней статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам.

Сроки и условия хранения электронных документов

Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 к хранению электронных документов предъявляются определенные требования. В своем документе №ПЗ-13/2015 Минфин России отметил, что в целях организации хранения электронных документов (в том числе и первичной бухгалтерской документации) нужно придерживаться именно этих требований.

В частности, приказом оговорены следующие условия хранения документов ЭДО:

каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.

О сроках хранения электронных документов в нормативных актах говорится довольно размыто, поэтому эти требования равнозначны как для бумажных, так и электронных носителей.

Для разных видов документов налоговым и бухгалтерским законодательством предусмотрены разные сроки хранения в зависимости от важности бумаги, ее потребности при ведении бухучета, а также исчислении и уплате налогов.

А именно:

Бухгалтерские документы (счета-фактуры, акты сверок, накладные) согласно положениям Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ хранятся пять лет после года, в котором они применялись для формирования отчетности в последний раз.

Примечательно, что УПД является гибридом счета-фактуры и передаточного документа, для счета-фактуры и первички сроки хранения разные (пять и четыре года соответственно). Более того в ряде случаев сроки могут быть продлены. Таким образом, срок хранения УПД определяется индивидуально для каждого случая.

О том, что такое УПД и как его применять, читайте в нашей статье: «Обновилась форма универсального передаточного документа (УПД)».

Договорные документы (договоры, акты оказания услуг, спецификации, дополнительные соглашения) хранятся от 5 лет до постоянного хранения в зависимости от типа документа и срока его действия.
Прочая документация (письма, решения, справки), как правило, хранится в среднем не менее пяти лет.

Со сроками хранения самих электронных документов все понятно, они аналогичны срокам хранения бумажных носителей. Однако электронный документ невозможно считать подлинным и имеющим юридическую силу без его подписи ЭЦП. Возникает вопрос — как проверить подлинность электронного документа, если срок действия сертификата ЭЦП закончился?

Как известно, срок действия сертификата ЭЦП составляет один год, что намного меньше, чем срок хранения самих электронных документов. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.

2011 №63-ФЗ при проверке электронной подписи сертификат ЭЦП должен быть или еще действующим, или иметь доказательство о своем действии на момент подписания документа.

Таким доказательством может выступать, например, штамп времени и данные о действительности ЭЦП, представляемые удостоверяющим центром.

Важный момент, если удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, прекратил свое существование, то сведения о выданных сертификатах никуда не исчезают, они передаются в головной УЦ.

Вся нужная информация сохраняется, более того, необходимые сведения уже содержатся в самом формате подписи, чего вполне достаточно для решения вопроса о юридической силе электронных документов с длительными сроками хранения.

Стоит обратить внимание на то, что компания в ходе проверки налоговиков не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными.

Подключение электронной отчетности от Бухсофт обеспечит грамотное взаимодействие с контролирующими органами!

Нюансы передачи электронных документов контролерам

Следует сразу уточнить, что на сегодня нет специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок в компаниях, где ведется электронный документооборот.

Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, нужно обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.13 № АС-4-2/13622@ налоговики привели рекомендации по проведению выездных налоговых проверок.

Согласно этому письму проверка документов, в нашем случае электронных, предполагает:

их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.

Стоит отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет положений о том, что электронные документы в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию контролеров любой электронный документ должен быть распечатан.

В целом для построения грамотных взаимоотношений с проверяющими в ходе выездной налоговой проверки нужно обеспечить их программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий.

Вариантов здесь может быть несколько. Во-первых, предоставление контролеру компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.

Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.

В-третьих, проверяемый налогоплательщик может показать все необходимые документы в системе ЭДО, с которой работает. Правда, при этом не исключено, что контролер получит доступ к другим документам, не имеющим отношения к проверке.

Каким же образом в итоге лучше предоставить доступ к электронным документам? Мы рекомендуем обеспечить контролеру отдельное рабочее место за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами.

О плюсах перехода на электронный документооборот с Бухсофт читайте в статьях:

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 1

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 2

Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы инспектор мог просматривать только те документы, которые заявлены для целей проведения проверки.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/893-kak-elektronnye-dokumenty-proveryayut-nalogoviki

Процесс регистрации

Что такое ЕНВД? Все особенности применения единого налога на вмененный доход в 2018 году
Все аспекты и особенности применения единого налога на вмененный доход (ЕНВД) читайте далее…
Количество показов: 1092

Как страховые взносы ИП без работников уменьшают сумму налога на УСН?
О том, как индивидуальный предприниматель на УСН без работников должен уплачивать страховые взносы, чтобы уменьшить сумму налога, читайте далее…
Количество показов: 509

Подборка ответов ФНС России на распространенные вопросы о подаче документов в электронном виде
Нужно ли заверять у нотариуса копию паспорта в случае подачи документов в налоговую инспекцию через Интернет? Ответы на этот и другие спорные вопросы использования ЭЦП при обращении в регистрирующий орган читайте далее…
Количество показов: 11855

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я
Как подшивать документы, и при этом не нарушать общепринятые правила делопроизводства, читайте далее…
Количество показов: 19198

Отправка документов по почте. Как направить документы на регистрацию ООО или ИП почтой?
Что особенного в отправке документов в регистрирующий орган по почте? Ответ читайте далее…
Количество показов: 2878

Приказ ФНС России №ММВ-7-14/72@ от 11 февраля 2016 года. Как проходит проверка достоверности сведений в ЕГРЮЛ?
О том, каким образом, и в каких случаях налоговые органы проверяют сведения реестра юридических лиц на достоверность, читайте далее…
Количество показов: 1471

Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?
Если вы хотите провести общее собрание участников ООО заочно, но не знаете, как это делать, читайте далее…
Количество показов: 5250

Как быстро открыть расчетный счет для ИП и ООО? Процедура открытия расчетного счета в банке
Как выбрать банк при необходимости открыть расчетный счет? Какие документы нужны для оформления отношений с банком? Ответы на все вопросы процесса открытия счета в банке читайте далее…
Количество показов: 817

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
О сроках и особенностях хранения различных документов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей читайте далее…
Количество показов: 2610

Содержание и основные правила оформления протокола общего собрания ООО
О том, как правильно оформить протокол общего собрания участников ООО читайте далее…
Количество показов: 1298

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/elektronnaya-podpis/podacha-dokumentov-v-elektronnom-vide-podborka-otvetov-fns/

Полный перечень документов, которые ФНС принимает в электронном виде через интернет

С 2012 года Федеральная налоговая служба разрешает налогоплательщикам присылать утвержденный перечень документов через интернет. Отправлять документы стало легче: перечисленные документы годятся к отправке даже без печати и подписи. Ноябрьское письмо ФНС разъясняет, как и какие документы можно направлять в электронном виде.

Приказ налоговой службы РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ перечисляет виды документов, которые разрешается передавать через интернет, а также информирует о допустимых форматах описи документации. Согласно законодательству, налоговая инспекция вправе принимать от организаций следующие электронные документы:

Изначально оформленные на бумаге, затем отсканированные. Например, ТОРГ-12, ГТД;
Составленные в произвольном электронном виде. Например, скан-образы ТТН, договора, спецификации или акты приемки-сдачи работ;
Документацию, созданную по установленному формату и переданную контрагентам с помощью системы электронного документооборота. Например, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи или счета-фактуры.

Отправлять электронные документы в ФНС стало проще!

Важные уточнения по отправке электронных документов

Законодательство облегчает процесс передачи информации: не нужно дублировать в электронном виде бумажные документы, достаточно отсканировать. Удобно, что перед отправкой их не нужно заверять печатью и подписью, поскольку действует электронная подпись.

Однако важно помнить, что и электронные формы, и сканы инспекция принимает строго через системы сдачи отчетности, а каналы электронного оборота документов между организацией и контрагентами для этого не годятся. Контур.Экстерн – удобный сервис, позволяющий не только сдавать отчетность, но и отправить в ФНС данные в соответствии с требованиями законодательства.

Также налоговики подчеркивают: они принимают через интернет только те документы, которые входят в список соответствующего приказа. Если вы намереваетесь отсканировать и отправить тот или иной документ, проверьте его наличие в списке, иначе его не примут.

Перечень электронных документов которые принимает ФНС

Документы на бумаге (или электронные документы в произвольном формате), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg или tif:

договор (соглашение, контракт);
дополнение к договору;
товарная накладная (ТОРГ-12);
спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
товарно-транспортная накладная;
счет-фактура (счет-фактуру можно отправить в инспекцию, только если она изначально была создана в бумажном виде; в произвольном формате составить счет-фактуру нельзя).

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле:

журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
товарная накладная (ТОРГ-12);
счет-фактура;
книга покупок;
книга продаж;
дополнительный лист книги покупок;
дополнительный лист книги продаж.

Источник: https://extern.b-ts.ru/articles/dokumenti-kotorye-prinimaet-fns/

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

лично, представителем;
заказным письмом;
в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

при отчетности в налоговые органы;
при передаче дел в суде;
при сдаче документов в архив;
при подаче на участие в тендерах;
при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

степлер и скобы;
иголка, шило и нитки;
специальные механические устройства.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

наименование документа;
дату составления описи;
небольшую аннотацию;
опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
количество листов прописью и цифрами;
подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность.

Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.

Копии прошивают аналогично оригиналам.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя.

Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

игла;
шило;
клей канцелярский;
шпагат, капроновая нить;
чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

Повторяют все операции еще раз.
С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

хорошо читается содержание, визы, даты;
со всех листов легко делаются копии;
прошивка не разлетается при чтении;
страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Заверение документов для налоговой

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки.

Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах.

Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись.

Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
в доверенности;
в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Источник: https://www.finanbi.ru/kak-sshivat-dokumety-dlya-nalogovoy-po-trebovaniu-82