Как правильно оформить представительские расходы — пример? — все о налогах

Образец отчета о представительских расходах, подтверждающего траты на официальные мероприятия

Источник: журнал «Главбух»

Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат.

Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам сейчас не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г.

№ 03-03-РЗ/16288).

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено.

Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным.

То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде (смотрите образец отчета о представительских расходах).

На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Что должно быть в отчете

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д.

То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых.

Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке.

Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему.

Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет (смотрите образец отчета о представительских расходах).

Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде.

Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон.

С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников.

Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон.

Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий.

Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

Какие документы приложить к отчету

К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д.

Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия.

И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46639-obrazec-otcheta-o-predstavitel-skih-rashodah-podtverzhdayuschego-traty-na-oficial-nye-meropriyatiya.html

Как оформить представительские расходы

Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.

В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.

Содержание статьи

• Процедура оформления
• Требования
• Примеры
• Документы

В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен конкретный список документальных актов, которые бы подтверждали представительские расходы при начислении налогов. Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.

Большинство предпринимателей руководствуются пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, который регламентирует признание производимых расходов, если они имеют документальное подтверждение и экономическое обоснование. Таким образом, под доказательством понимаются такие затраты организации, которые оформлены соответствующими документами, согласно нормативно-правовой базе РФ.

В связи с этим бухгалтерские сотрудники компании должны грамотно и согласно утвержденному порядку составлять как внешние первичные акты, так и внутренние распорядительные документы.

Под внешними первичными актами, согласно которым можно произвести оформление представительских затрат, являются:

• товарные накладные;
• различные расходные акты;
• товарные чеки;
• фактурные счета.

Также представительские затраты могут составляться при помощи следующих внутренних организационных документов:

1. Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
2. Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
3. Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
4. Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
5. Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
6. Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
7. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
8. Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
9. Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
10. Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
11. Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.

Требования

Для грамотного оформления представительских затрат, кадровый сотрудник предприятия должен выполнять требования статьи 9 №129-ФЗ от 21.11.1996., а именно, обязательно во всех оформляемых бумагах по данным расходам должен отобразить следующие сведения:

• наименование документального акта;
• дата формирования;
• порядковый номер согласно учету канцелярии;
• название предприятия, где формировался определенный документ;
• содержание хозяйственного процесса;
• натуральное и денежное выражение измерителя хозяйственного процесса;
• перечень лиц, ответственных за оформление и осуществление хозяйственного процесса, назначенных распоряжением руководителя;
• подписи ответственных лиц.

Помимо этого, в оформляемых документах по представительским расходам нужно указать такие данные:

1. Точную дату официальной встречи.
2. Место, где проводилось или будет проводиться деловое мероприятие, с указанием конкретного адреса.
3. Проект встречи, заседания или других проводимых мероприятий.
4. Перечень всех членов организации, принимавших участие в мероприятии. При этом нужно прописывать участников как со стороны предприятия-организатора, так и со стороны сторонней фирмы-гостя.
5. Задачи, преследуемые мероприятием.
6. Предполагаемая сумма затрат.

Примеры

При командировке: финансовый директор ООО «Цемент» Кондратенюк В.И. был командирован в г. Липецк для ведения деловых переговоров с уполномоченными сотрудниками ООО «Бетонит».

Задача данных переговоров заключается в осуществлении совместного ведения бизнеса, а именно, выпуск новой продукции и ее реализация.

В соответствии с распоряжением директора предприятия, расходы по проведению мероприятия оплачивает Кондратенюк В.И.

Сумма затрат на осуществление деловой встречи, а именно, ужин в ресторане составил 8678 рублей, при этом НДС составил 1457 рублей.

В бухучете ООО «Цемент» представительские затраты были показаны следующими проводками.

Дт 26 Кт 71 — учтены понесенные Кондратенюком В.И. расходы во время командировочной поездки (8678 рублей – 1457 рублей) = 7221 рубль. Подтверждающими документами являются предоставленные:

• авансовый отчет;
• счет-фактура из ресторана;
• отчет об итогах поездки;
• акт о результатах проведенных переговорах.

Дт 19 Кт 71 — учитывают сумму НДС по представительским затратам, понесенных командировочным лицом.

В результате проведения культурно-развлекательного мероприятия: в январе 2017 года ООО «Компьютер» организовало деловую встречу с партнерами по бизнесу, программа мероприятий состояла из посещения исторического музея г. Москвы и обеда в японском ресторане «Тануки». Для осуществления данной программы сотруднику ООО «Компьютер» Недоеву А.М. были выданы подотчетные наличные средства в сумме 86000 рублей.

Однако, Недоев А.М. на проведение мероприятий, потратил из всей суммы только 68500 рублей, а именно:

• билеты в исторический музей – 15700 рублей;
• обед в ресторане «Тануки» — 43800 рублей;
• доставка к месту назначения деловых партнеров – 9000 рублей.

Бухгалтерский работник ООО «Компьютер» сделал в бухучете следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50 — выданные подотчетные средства в сумме 86000 рублей (подтверждающий документ – расходный контрольно-кассовый ордер);
• Дт 44 Кт 71 — взяты к учету затраты на посещение музея и обед (15700 + 43800) = 59500 рублей (акты – чек из ресторана, билеты из музея, авансовый отчет);
• Дт 50 Кт 71 — возвращение неиспользованных денежных средств в кассу предприятия 17500 рублей (доказательство – наличие приходного кассового ордера);
• Дт 44 Кт 76 — счет, выставленный транспортной фирмой за предоставленные услуги, равен 9000 рублей (подтверждение – счет-фактура).

Налоговый кодекс РФ не рассматривает поход в музей и транспортные затраты как представительские расходы.

Приказ является внутренним распорядительным актом предприятия и должен включать следующую информацию:

• название субъекта хозяйствования;
• наименование акта (приказ, служебное поручение или распоряжение);
• цель и задачи запланированного мероприятия;
• резолютивные определения, касающиеся определенных лиц (это могут быть сотрудники, на которых возлагается ответственность проводимой программы или задачи);
• утверждающая подпись непосредственного руководителя организации;
• ознакомительные подписи сотрудников, на которых возложены те или иные обязательства;
• список дополнений, если таковые существуют.

Положение должно иметь следующие разделы:

• информация о предназначении документального акта;
• перечень понятий и терминов, используемых в положении;
• задачи осуществления учитываемых затрат;
• указание местоположения, где будут проводиться официальные мероприятия;
• перечень организаций, задействованных в планируемом проведении мероприятия;
• список представительских расходов;
• порядок составления учета представительских расходов;
• правила взаимоотношений со сторонними компаниями.

Правильно оформленный акт обязательно должен содержать следующую информацию:

• затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
• денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
• фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
• наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
• подпись главного бухгалтера организации;
• утверждающая подпись руководителя компании.

Для формирования отчета отображаются следующие сведения:

• дата составления;
• основная тематика проведенной представительской программы;
• итог проведенного мероприятия;
• перечень лиц, принимавших участие в запланированной программе;
• место и время проведения программы;
• список подтверждающих документов.

Подробное определение данного типа расходов представлено в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/passivy/kak-oformit-predstavitelskie-rashody.html

Представительские расходы, что к ним относится? Содержание :

Чтобы поддерживать деловые связи и взаимовыгодные партнерские отношения с другими предприятиями, организациям приходится выделять средства из собственного бюджета на представительские расходы.

Что к ним относится? В налоговом законодательстве РФ данный вид затрат относят к издержкам, связанным с производственным и реализационным процессом. В статье приведем примеры представительских расходов.

Что к ним относится и как оформить правильно данные затраты в бухгалтерии?

В чем особенность представительских расходов

Неслучайно данная статья расходов считается одной из наиболее противоречивых. Все дело в том, что налогоплательщики, то есть владельцы бизнеса, любыми способами (порой и не совсем законными) пытаются провести различные затраты, выдавая их за представительские расходы. Что к ним относится?

В первую очередь стоит отметить, что такие средства не относятся к категории расходов, нормируемых для целей налогообложения прибыли. Это деньги, затраченные из бюджета предприятия на организацию официальных мероприятий.

Однако под видом представительских расходов порой незаконно направляются финансы на развлечения, спорт, отдых, медицинский сервис и т. д.

В этом случае налоговая инспекция, заподозрив сокрытие прибыли, назначит тщательную проверку состава всех растрат юридического лица.

На сегодняшний день судебная практика уже успела пополнится значительным количеством споров между налоговыми инспекциями и налогоплательщиками.

Судебным решением поставлена не одна точка в делах, связанных с выяснением статей расходов предприятия.

Итак, какие расходы не относятся к представительским? Попробуем разобраться, в каких случаях предпринимателю придется отстаивать свою позицию перед инспектором, доказывая обратное.

Что говорит закон

В Налоговом кодексе содержится определение данного термина и обозначено содержание представительских расходов. Что к ним относится? В статье 264 НК РФ отмечено, что в категорию данных затрат входят любые финансовые средства из бюджета учреждения, потраченные на организацию официального приема, а также обслуживание:

• лиц, представляющих другие организации, если с ними проводятся переговоры с целью утверждения плана сотрудничества или развития уже имеющихся партнерских взаимовыгодных отношений;
• членов предприятия-налогоплательщика, которые прибыли на заседание руководящего органа.

Министерство финансов РФ дало разъяснение по этому поводу. Ведомство определяет затраты на переговоры с физлицами, являющимися потенциальными клиентами.

Но что относится к представительским расходам и как оформить их правильно? Важное условие: переговоры должны носить официальный характер и преследовать цель развития взаимовыгодного сотрудничества.

При этом Минфин не считает правильным включать в представительские расходы средства, затраченные на проведение переговоров с сотрудниками своих же филиалов и отделений. Не поддерживают такую позицию и судебные инстанции, исходя из имеющихся прецедентов.

Также нельзя забывать, что средства, затрачиваемые на организацию корпоративных мероприятий для подчиненных, не относятся к представительским. Исключением считают коллективное мероприятие, на которое приглашены клиенты, деловые партнеры, представители других компаний, и только в том случае, если данное событие не носит развлекательный характер.

Нужно ли платить налог на прибыль

Вопрос о представительских расходах стоит остро, потому что эти финансовые затраты должны участвовать при расчете налога на прибыль.

Принципиальная особенность данной статьи растрат заключается в том, что выделенные средства теоретически могут быть использованы предприятием, работающим на общей системе налогообложения с целью сокращения налоговой нагрузки. При этом ст.

264 НК РФ устанавливает ограничения, касаемо их применения в указанных целях: представительские расходы могут составлять не более 4 % от величины расходов, выделенных на оплату труда в этом же налоговом периоде.

Перечень затрат, которые считаются издержками производственного процесса, является исчерпывающим, впрочем, как и варианты учета представительских расходов. Для точного расчета прибыли, подлежащей налогообложению, все траты должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и соответствовать параметрам, прописанным в ст. 252 НК РФ.

Отнесение сумм, потраченных на организацию официальных мероприятий, к налоговой базе предприятия до вычета НДС требует соблюдения ряда условий. В первую очередь, должен присутствовать признак экономической целесообразности представительских расходов.

Что к нему относится? Счета, чеки, квитанции, как подтверждение целевых растрат, учитываются при определении НДС.

Кроме того, данное положение означает, что представительские затраты совершаются ради заключения новых деловых связей или с целью поддержания партнерских отношений между фирмой-налогоплательщиком и ее партнерами.

Затраты на проведение официальных приемов

К представительским расходам относятся затраты по организации встреч представителей разных компаний. Сюда же включают расходы на обеспечение завтрака, обеда или ужина деловых лиц и посредником, принимающих участие в переговорах от компании-налогоплательщика.

Налоговое законодательство не устанавливает принципиальных ограничений в выборе места и времени проведения официальной встречи.

Следовательно, закон не запрещает проводить мероприятие в будничный, выходной или праздничный день, в утреннее или вечернее время суток. Организован прием может быть как в офисе, так и в бизнес-центре, ресторане.

Самое главное – это соблюдение всех формальностей и официоза встречи, которая должна быть подтверждена документально.

Какие расходы не относятся к представительским расходам? В эту категорию не входят денежные средства, выделенные на организацию досуга гостей, развлекательных концертов, торжеств, профилактики или лечения болезней.

Именно поэтому от приемов в таких развлекательных местах, как театр, клуб бильярда и боулинга, сауна, пабы, и лечебно-профилактических санаториях желательно отказаться, тем более, если в них не предусмотрено ресторанного обслуживания.

Несмотря ни на что, многим удавалось доказать обоснованность потраченных средств и обозначить их как представительские расходы.

Что к ним относится? Исключением из правила могут посчитать финансы, выделенные на организацию официального мероприятия, даже в том случае, если прием был проведен в месте, которое явно не способствует деловым переговорам.

Тогда основным обоснованием налогоплательщика должны стать подтверждающие документы, которые смогут доказать формальный характер события и экономическую целесообразность затраченных финансов.

Ярким примером можно назвать одно из постановлений ФАС МО от 03.09.

2013, в котором издержки на организацию технического совещания на теплоходе при участии иностранных делегатов посчитали обоснованными и назвали правомерным учет представительских расходов.

Что к ним относится, сложно ответить однозначно. Но в то же время можно без труда назвать расходы, которые нельзя включать в эту категорию растрат:

• декор и праздничное украшение зала;
• покупка призов и дипломов для вручения участникам конкурсных мероприятий, в том числе и представителям других организаций, клиентам;
• сувениры и презенты, которые вручаются партнерам в рамках официальных переговоров;
• организация досуга, развлекательной программы, не имеющей отношения к официальной части деловой встречи, переговоров, визита.

Другие расходы для важных приемов

В данном случае имеется в виду обеспечение доставки участников официального мероприятия к месту его проведения и обратно.

Учитывая позицию Министерства финансов, к данной категории не относятся затраты на покупку билетов железнодорожного транспорта и авиасообщения из других регионов или стран, а также финансы, которые потребовались для доставки гостей к месту временного пребывания из аэропорта, железнодорожного вокзала, размещения их в гостинице, оформления виз. Указанные статьи растрат организации не считаются официальными.

Представительскими расходами (что к ним относится еще, было отмечено выше) могут считаться растраты на покупку продовольствия, предназначенного для приготовления блюд на завтрак, обед или ужин. Для официальных встреч разрешено также приобретать спиртные напитки, что подтверждается разъяснительным письмом Минфина РФ от 25.03.2010.

Ведомство включило в перечень представительских расходов алкоголь. Что к ним относится еще, помимо спиртного? Многие думают, что в денежные траты на официальный прием, можно включить покупку чая, кофе, сахара, сладостей, которые могут быть предложены клиентам или партнерам вне проведения важного официального мероприятия, а, к примеру, во время ожидания в приемной.

Однако такие издержки Министерство не считает целесообразными.

К представительским расходам относятся затраты по приглашению переводчиков, не входящих в штат компании налогоплательщика. Необходимость в услугах специалистов на период проведения официального мероприятия оправдана при присутствии на приеме важных иностранных гостей.

Какие документы нужны для подтверждения

Конкретного перечня бумаг, которые требуются для проведения расходов через налоговую декларацию в качестве представительских, НК РФ не установил, но Министерство финансов РФ в Письме от 10.04.2014 разъясняет, что может быть признано в качестве таковых. К документам по оформлению представительских расходов относится:

• первичная документация, свидетельствующая о факте покупки товаров, оплаты услуг (акты выполненных работ, товарные накладные, чеки, квитанции и т.д.);
• отчет о проведенном официальном мероприятии или любой другой документ, в котором отражена взаимосвязь между затратами и приемом.

Для составления отчета налогоплательщикам разрешено самостоятельно разрабатывать форму. Однако в произвольном виде документ подавать нельзя.

В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» указаны основные требования к составлению первичной документации и ее оформлению.

Что к ним относится? Представительские расходы нужно подтверждать детальными сведениями о проведенном мероприятии, включая информацию о:

• времени и месте приема;
• составе участников, в том числе приглашенных лицах от других организаций и сотрудниках компании-налогоплательщика);
• итоговой денежной сумме, затраченной на организацию мероприятия;
• заключительной части официального мероприятия (составление резолюций, договоров и соглашений о сотрудничестве, выстраивание партнерских взаимовыгодных отношений и планирование следующих мероприятий и т. п.).

Для аргументирования целей затраченных средств, помимо отчета, также рекомендуется прилагать дополнительные бумаги. К документам по оформлению представительских расходов относится:

• приказ руководителя организации-налогоплательщика о проведении официального приема, торжественной встречи, в котором должна быть указана цель и установлены лица, несущие ответственность за организацию мероприятия;
• подробная смета планируемых и итоговых затрат, в которой указывается список покупок, их предполагаемый ценовой диапазон и конечные расходы.

Ведение налогового учета по ОСН

Налогоплательщики имеют право использовать для налогового учета все затраты, которые имеют экономическую обоснованность, то есть указывать в декларации те расходы, которые направлены исключительно на получение прибыли и имеют документальное подтверждение.

Что касается правил расчета налогов и порядка налогового учета, то здесь многое зависит от используемой системы налогообложения.

Далее рассмотрим, как рассчитываются налоговые сборы при наличии представительских расходов, что к ним относится в бюджетном учреждении и коммерческом предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=8x6cFk6fv8A

Стоит сразу сказать, что форма собственности организации-налогоплательщика не играет никакой роли для расчета налога. Огромное значение имеет система налогообложения (общая или упрощенная).

Чтобы узнать точный размер налога на прибыль при ОСН, затраты на официальные мероприятия нормируют по следующему принципу: их включают в состав иных расходных статей, при этом сумма не должна превышать 4 % от всех расходов, направленных на заработную плату наемным работникам за отчетный период, в котором и были осуществлены представительские расходы.

При этом важно учесть, что издержки организации, связанные с оплатой труда, включают в себя не только суммы, затраченные на выплату окладов и премий работникам, но и взносы в ПФР, ФСС, затраты на дополнительное страхование сотрудников и др.

При увеличении затрат, совокупных с оплатой труда на протяжении налогового периода, возрастает и предельный показатель норматива для проведения официальных расходов.

Таким образом, если часть представительских затрат была осуществлена в первом квартале и превысила положенные 4 %, но при этом не была учтена при расчете налогов, в последующих налоговых периодах ее разрешено учитывать для расчета годовой налоговой базы.

Кроме того, представительские расходы относятся на вычетах в пределах суммы налогооблагаемых доходов.

В данном случае учитывается, так называемый, «входной» НДС, а к вычету средств, затраченных на официальные мероприятия, принимается исключительно с суммы расходов, используемых при расчете налога на прибыль с учетом нормативов.

Если оставшаяся часть издержек суммарно укладывается в нормативы последующих кварталов отчетного года, то НДС с нее также разрешается принимать к вычету.

Пример налогового учета расходов на официальные встречи

В компании «Лидер», использующей общую систему налогообложения, было проведено представительское мероприятие в первом квартале. Издержки на его организацию и проведение составили 22 500 руб. (включая НДС 3 550 руб.).

В следующем квартальном периоде никаких приемов и встреч на официальном уровне не проводилось. При этом суммарные затраты на оплату труда в первом квартале составили 320 тыс. руб., а во втором – 370 тыс. руб.

Порядок налогового учета данной категории затрат для бюджетной или коммерческой организации будет выглядеть следующим образом:

• В первом квартале норматив для учета издержек представительского характера составил 12 800 руб., то есть 4 % от 320 тыс. руб.
• Поскольку норматив меньше полной суммы расходов на официальные мероприятия, к налоговому учету допускается принятие только 12 800 руб.
• Далее высчитывается НДС, допустимый к вычету – 12 800 х 18 % = 2304 руб.

Теперь произведем расчет по двум кварталам, то есть по первому полугодию:

• норматив для учета расходов на официальные встречи и приемы будет составлять 27 600 руб., поскольку при расчете учитывается сумма издержек на оплату труда работников за два квартала (320 тыс. руб. + 370 тыс. руб.) х 4%;
• так как норматив превышает полную сумму представительских расходов, к учету принимается остаток 6150 руб. (22 500 – 3550 – 12 800);
• размер возмещенного НДС во втором квартале составит 1107 руб. (6150 х 18 %).

Особенности учета при упрощенной системе налогообложения

Выделяя средства для покрытия представительских расходов при упрощенном режиме «доходы минус расходы», учреждение не сможет включить их в налогооблагаемую базу для расчета налога. Невозможность получения вычета утверждена статьей 346.

16 НК РФ, содержащая перечень издержек, на которые предприниматель по УСН «доходы минус расходы» смог бы сократить свои доходы. В ней нет упоминания о представительских расходах.

Что к ним относится при УСН? Абсолютно ничего, поэтому затраты на проведение официальных приемов налогоплательщику придется нести за своей счет, то есть задействовать прибыль, оставшуюся после уплаты всех налогов и взносов.

Как проводить такие расходы в бухгалтерии

В отличие от налогового, бухгалтерский учет не считает представительские растраты какой-то особой категорией расходов. Средства, затраченные на организацию и проведение официальных мероприятий, имеют принципиальное значение только для налоговиков.

В бухгалтерии данные издержки никак не квалифицируются. В большинстве случаев бухучет представительских расходов ведут с использованием Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» 10/99.

Согласно его нормам, затраты предприятия по стандартным видам деятельности разделяются на:

• материальные (приобретение сырья, оборудования и т. д.);
• связанные с оплатой труда и страховыми взносами;
• амортизационные затраты,
• иные статьи расходов.

Затраты на официальные мероприятия не подлежат нормированию при проведении бухучета. Что к ним относится? Представительские расходы принимаются в полной сумме, то есть в составе производственных или связанных с продажей затрат.

Никакого разделения на представительские и общехозяйственные расходы бухгалтерия не учитывает.

В некоторых случаях, в зависимости от специфики предпринимательской деятельности, данный вид издержек может присутствовать в корреспонденции счетов в графе учета материальных ценностей.

По экономическому предназначению представительские расходы близки к категории прочих затрат организации. При этом допускается, что фирма сможет определять их самостоятельно, внося перечень издержек в бухучет.

Еще один вопрос, который интересует бухгалтеров, – это отношение представительских расходов к бухгалтерским контировкам.

На практике подобные проводки чаще всего регистрируют с использованием счета 26, который обычно задействуется промышленными предприятиями, и 44 (для торговых фирм). В бюджетных учреждениях в основном применяют счет 86.

Не менее важно при ведении бухгалтерского учета представительских затрат корректно указать последовательность контировок, отражая этапы оборота денежных средств.

Источник: https://BusinessMan.ru/predstavitelskie-rashodyi-chto-k-nim-otnositsya-soderjanie.html

Дело святое: как правильно учесть представительские расходы

Любая, даже самая «скромная», на первый взгляд, организация тратит некоторую часть денег со своего расчетного счета на всевозможные мероприятия, дорогую мебель, автомобили и прочие атрибуты «безбедной жизни». Их называют «представительские расходы» и именно они находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Почему? Собственно, на этот вопрос мы сегодня постараемся ответить, а также обозначить основные принципы их бухгалтерского учета, т.к. в них как раз и кроются ошибки, позволяющие налоговикам «распускать руки».

Для пущей информативности мы обращались к рассказам наших клиентов по услуге «1С Предприятие в облаке», где совместными усилиями мы поставили акценты на общепринятой практике. Посмотрим, что из этого получилось…

«Святая» цель

Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так).

К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно.

С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…

Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:

«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.

Что насчет «физиков»?

Источник: https://scloud.ru/blog/delo_svyatoe_kak_pravilno_uchest_predstavitelskie_raskhody/

Удобная таблица, с которой вы оперативно оформите представительские расходы

Чем поможет эта статья: Быстрее обычного заполнить все необходимые документы, подтверждающие представительские расходы в налоговом учете. От чего убережет: От придирок налоговых инспекторов из-за того, что расходы на переговоры и деловые встречи недостаточно обоснованны.

Как сейчас безопасно признавать расходы на деловые переговоры и прием клиентов

Важная деталь Представительские расходы можете смело учитывать, даже если вашей компании не удалось в итоге заключить с потенциальными клиентами договоры.

За последние три месяца чиновники выпустили несколько писем, в которых они разрешили признавать представительские расходы в неоднозначных прежде ситуациях.

Так, весной сотрудники Минфина России согласились с тем, что расходы на прием партнеров можно списать, даже если встреча не привела к положительному результату. То есть не имеет значения, удалось ли компании по результатам мероприятия заключить какие-либо договоры. Об этом сказано в .

И в июне чиновники тоже подтвердили: при расчете налога на прибыль можно без проблем учесть расходы на прием потенциальных клиентов (то есть не только тех контрагентов, с которыми налажены отношения). При этом не важно, с кем были переговоры — с обычными гражданами или с представителями компаний. Все эти выводы есть в .

Так что теперь вы можете списывать представительские расходы гораздо чаще. Даже в тех случаях, в которых раньше вы это делать опасались.

Но не забудьте про то, что представительские расходы можно признать при расчете прибыли только в пределах норматива — 4 процентов от расходов на оплату труда. Такой лимит предусмотрен в статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Дальше подскажем, какие документы понадобится оформить, чтобы подтвердить представительские расходы. А затем мы дадим совет, как это можно сделать максимально быстро и просто.

Какие документы собрать и оформить

Чтобы списать представительские расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие потраченные суммы. О каких бумагах идет речь? Прежде всего, об авансовом отчете.

Попросите работника, который занимался организацией официального мероприятия, подготовить этот документ по унифицированной или на том бланке, который вы разработали своими силами.

К авансовому отчету пусть сотрудник приложит первичку, подтверждающую расходы. Это могут быть кассовые чеки, квитанции, счета-фактуры из ресторанов, кафе и других сторонних предприятий.

Авансовый отчет и чеки с квитанциями вы получите от работника. Но есть еще ряд важных документов, которые придется оформить вам самим.

В частности, это приказ руководителя о проведении официального мероприятия, отчет по его итогам.

Перечень документов, которые могут потребовать налоговики во время проверки, встречается в письмах чиновников. Например, в . Готовый список необходимых бумаг мы привели ниже.

1.Приказ руководителя компании о проведении официального мероприятия. В документе уточните, когда компания проведет встречу с партнерами, и назовите цель мероприятия.

2.Смета представительских расходов. В этом документе приведите перечень планируемых расходов, их максимальные суммы.

3.Отчет о проведении официального мероприятия. Здесь укажите, что цель мероприятия достигнута.

4.Авансовый отчет и первичные документы, подтверждающие сумму расходов.

5.Бухгалтерская справка о сумме представительских расходов. Этот документ удобно составить, чтобы свести в одном документе все представительские расходы по мероприятию.

Формы по представительским расходам вам придется разработать самостоятельно. Лишь авансовые отчеты сотрудники могут оформлять на унифицированных бланках ().

А вот для приказа руководителя, сметы, отчета о проведенном мероприятии и других документов по представительским расходам специальных форм нет. Разрабатывая формы, не забудьте про обязательные реквизиты первички, предусмотренные в Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Наглядный образец приказа директора мы привели ниже.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

А вот образец бухгалтерской справки.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как быстрее заполнить приказ и отчет с помощью электронной таблицы

В разных документах по представительским расходам встречаются одни и те же данные. Например, название принимающей стороны и приглашенных клиентов, перечень расходов, их суммы, Ф.И.О. генерального директора вашей компании. Один из участников форума журнала «Главбух» посоветовал своим коллегам, как можно упростить заполнение форм документов. Расскажем обо всем подробнее.

Составьте общую таблицу в Excel с исходными данными. То есть с теми сведениями, которые вам понадобится занести в несколько документов (название компании, перечень расходов, их суммы и т. д.). Как может выглядеть такая таблица, мы показали ниже.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Данные из таблицы с исходными данными будут автоматически попадать в нужные ячейки форм документов. Для этого используйте в программе Excel функцию равенства. Смотрите: к примеру, название вашей компании отражено в ячейке С2 таблицы с исходными данными.

И те же данные должны попасть в ячейку J1 другого документа — приказа руководителя компании. Это означает, что в ячейку J1 приказа необязательно вносить название компании вручную. Вам достаточно ввести сюда формулу: = С2.

Формула преобразится в такой вид «=‘Исходные данные’!C2».

Точно так же можно автоматически переносить из таблицы с исходными данными компании и другие значения (суммы и перечень расходов, Ф.И.О. участников мероприятия, итоги встречи). Шаблоны всех необходимых документов по представительским расходам вместе с формулами можно скачать в разделе «Формы».

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/42253-qqgb-16-m3-udobnaya-tablitsa-s-kotoroy-vy-operativno-oformite-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы в бухгалтерском учете

Стратегическая политика многих современных компаний в 2014 году направлена на развитие контактов с действующими и перспективными контрагентами — это требуется, прежде всего, для того, чтобы повысить рентабельность предоставляемых услуг или продукции, а также расширить круг своих клиентов и обозначить влиятельное положение на рынке.

Зачастую такие контакты требуют определенных расходов, которые можно списать на представительские, и выделяются из средств самой организации. Как правильно оформить представительские расходы таким образом, чтобы не возникло проблем со сдачей документов в налоговые органы в 2014 году?

Представительские расходы — что это?

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать.

Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано.

Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

Итак, налоговое законодательство на 2014 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

• Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
• Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия.

Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам.

Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

Правильно оформить такой вид затрат не сложно, главное понимать границу между прочими и потребительскими издержками. Руководству организации и бухгалтерам нужно четко представлять, что можно включать в смету на мероприятие и предъявлять в качестве доказательства представительских издержек, а что точно не примут налоговые органы в качестве такого вида затрат.

Спорные моменты при отнесении расходов

Многие компании, учитывая не совсем четкую формулировку, что же такое представительские расходы, относят к ним те затраты, которые налоговые органы считают в составе прочих. Например, проживание участников официального приема на территории принимающей стороны — в гостиницах, отелях, санаториях и т.д. (статья 264 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно. [goo_mid]

Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов.

Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1.

Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Оформление расходов — документальное подтверждение

Что касается подтверждения, то Налоговый кодекс регламентирует обязательное наличие документов, подтверждающих фактическое понесение компанией затрат (статья 252 пункт 1), без которых оформление не является возможным. Что к ним относится? На этот вопрос дает ответ УФНС по г Москве в частности, перечисляя необходимые документы (письмо от 6 октября 2006 года), без которых оформление невозможно:

1. Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
2. Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
3. Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
4. Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Обязательно учитывайте, что все подтверждающие платежные документы должны признаваться ими в налоговой инспекции. Зачастую компании прикладывают в качестве доказательства счета из организаций общепита, которые никак нельзя считать именно как платежные документы.

В этом случае вопрос можно урегулировать и решить только в судебном порядке, как правило, арбитраж выступает на стороне компании, но чтобы не рисковать, позаботьтесь об наличии корректных документов заранее.

Кроме того, в некоторых налоговых инспекциях представительские расходы могут не признать, если результатом мероприятия не станет выгодное для компании продолжение бизнеса (не заключен договор и т.п.).

Если такое произойдет и с вашей организацией, то смело отстаивайте свои интересы в судебном порядке, ведь налоговое законодательство 2014 года не рассматривает обязательное наличие заключенных договоров или иные аналогичные документы в качестве первичного подтверждения — достаточно упомянуть об их вероятном появлении в итоговом отчете.

Как рассматриваются представительские расходы в стандартном российском бухгалтерском учете? ПБУ 10/99 позволяет списать представительские расходы, как затраты на обычные виды деятельности. Их отражение в 2014 году осуществляется по дебету счета 26 и 44 (в случае, если компания занимается торговлей) в совокупности со счетами 60, 71 и 76.

В отдельных ситуациях такой вид затрат может относится на капитальные вложения, если мероприятие проводилось с целью решения вопроса по капитальному строительству или модернизации, приобретения любых видов основных средств или иных нематериальных активов. Тогда их отражение выполняется по дебету 08 счета.

Если же цель мероприятия — продажа каких-либо активов, ценных бумаг или основных средств компании, то затраты можно списать на прочие операционные в дебет 91 счета 2 субсчет.

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2014 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Совокупная величина, которую будут иметь представительские расходы, не может быть больше, чем 4% от суммы, затраченной налогоплательщиком на оплату труда своих рабочих в том же отчетном периоде. Эта цифра должна подтверждаться соответствующими отчетами.

Немаловажный вопрос — облагаются ли представительские расходы НДФЛ и ЕСН? По этому поводу имеется конкретный ответ:

• ЕСН — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как такой вид расходов относится к связанным с производством.
• НДФЛ — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как ни каким образом не относятся к категории доходов.

Заключение

Если у вас в порядке все платежные документы и документы, подтверждающие представительские расходы в 2014 году, то проблем, как их правильно и законным порядком оформить и списать, возникнуть не должно. В противном случае о списании под видом представительских иных расходов вам придется забыть, хоть на практике различные арбитражи и выступают на стороне компаний, а не налоговых органов.

Источник: https://CleverBuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/predstavitelskie-rasxody-v-buxgalterskom-uchete/